Förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling i Word

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Ett viktigt steg i en Word post med dokumentkopplingar hur du konfigurerar och hur du förbereder en datakälla. Du kan använda en befintlig datakälla för Excel eller skapa en ny genom att importera en tabbavgränsad (.txt) eller kommaavgränsade värden (.csv) fil. När du har konfigurerat och förberedd datakällan du kan skapa ett kopplat dokument med hjälp av Dynamic Data Exchange (DDE) med guiden Koppla dokument Step by Step eller med hjälp av en manuell dokumentkoppling metod.

Om du inte använder en befintlig Excel datakälla för kopplat dokument, kan du använda en kontaktlista eller en adressbok i en txt- eller CSV-fil. Textimportguiden hjälper dig att stegen för att hämta data i en txt- eller CSV-filen till Excel.

  1. Öppna Excel.

  2. På fliken Data väljer du Från Text/CSV.

  3. Välj txt- eller CSV-filen och klicka på Importera.

  4. Välj Avgränsad i fönstret Ursprunglig datatyp i Textimportguiden.

    Excel, Hämta externa data från text, Textimportguiden, steg 1 av 3

  5. Markera kryssrutan Mina data innehåller rubriker ovanför fönstret Förhandsgranska om filen du importerar har rubriker och välj sedan Nästa.

  6. I fönstret Avgränsare markerar du kryssrutan som motsvarar den avgränsare (t.ex. tabb- eller kommatecken) som används i data och väljer sedan Nästa.

    Alternativen för avgränsarna markeras i Textimportguiden.

    Tips: I fönstret Förhandsgranskning visas hur resultatet ser ut i ett tabellformat.

  7. Välj den kolumn som innehåller postnummer under Förhandsgranskning och välj Text under Kolumndataformat.

    Alternativet Text för kolumndataformatet är markerat i Textimportguiden.

    Meddelanden: 

    • De tillgängliga formaten är Allmänt, Text och Datum. Varje gång du använder ett dataformat på en kolumn visas namnet på formatet i tabellrubriken för den kolumnen.

    • En kolumn som innehåller numeriska data, t.ex. procentsatser eller valutavärden, kan bara formateras efter att filen har importerats. Mer information finns i det kommande underavsnittet Formatera numeriska data i Excel.

  8. Upprepa steg 7 så många gånger det behövs. Välj den kolumn som du vill ändra och det dataformat som du vill använda.

  9. Välj Finish.

  10. I dialogrutan Importera data accepterar du standardinställningarna för Befintligt kalkylblad och celladressen och väljer sedan OK.

    I dialogrutan Importera Data väljer du att placera data i ett befintligt kalkylblad, standardinställningen, eller i ett nytt kalkylblad

    Varning!: Celladressen i dialogrutan Importera data visar den cell som är markerad för närvarande. Data importeras med början i den namngivna celladressen.

  11. När det är klart sparar du datakällan med ett nytt filnamn.

Formatera numeriska data i Excel

Formatera numeriska data, t.ex. procentsatser eller valutavärden, i en ny eller befintlig datakälla i Excel som du tänker använda i en Word-dokumentkoppling. Om du vill bevara numeriska data som har formaterats som procentsatser eller som valutavärden vid en dokumentkoppling följer du anvisningarna i avsnittet Steg 2: Använda DDE (Dynamic Data Exchange) för en dokumentkoppling.

Kontrollera att du formatera kolumner med numeriska data korrekt i datakällan Excel som ska användas för en adresslista i ett Word kopplat dokument. Formatera en kolumn med tal, till exempel om du vill matcha en viss kategori, till exempel valuta.

  1. Öppna Excel-datakällan.

  2. Välj en kolumn som du vill formatera.

  3. Välj nedpilen för rutan Talformat (Allmänt) i gruppen Tal på fliken Start och välj ett alternativ i listan.

    Välj nedpilen för rutan Allmänt i gruppen Tal på fliken Start i Excel och välj det talformat du vill använda.

  4. Upprepa steg 2 och 3 så många gånger det behövs.

  5. När du är klar väljer du Spara.

När du har en Excel datakälla som innehåller formaterade tal som procenttal och valuta får några av de numeriska data inte behålla formateringen under en dokumentkoppling. Du får dokumentkoppling resultat du vill använda och bevara numeriska data i Excel format med hjälp av DDE.

Excel-dataformat jämfört med Word-kopplingsfält genom att använda eller inte använda Dynamic Data Exchange

Obs!: Om du bestämmer dig för att inte använda DDE följer du anvisningarna i Använda dokumentkoppling för att skicka massutskick.

  1. Öppna Word och välj Arkiv > Alternativ > Avancerat.

  2. Markera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning under Allmänt.

    Alternativet Bekräfta filformatskonvertering vid öppning

  3. Välj OK.

  4. Välj Starta koppling av dokument på fliken Utskick > guiden Step by Step Koppla dokument.

    Välj Starta koppling av dokument och välj sedan Steg för steg-guiden Koppla dokument på fliken Utskick i Word.

  5. Välj Använd befintlig lista under Välj mottagare i fönstret Dokumentkoppling.

    Åtgärdsfönstret Koppla dokument som öppnas när du väljer Steg för steg-guiden Koppla dokument i gruppen Koppla dokument i Word

  6. Välj Bläddra under Använd befintlig lista och öppna sedan det formaterade kalkylbladet.

  7. Markera kryssrutan Visa alla i dialogrutan Bekräfta källdokument och välj MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) > OK.

    Dialogrutan Bekräfta källdokument

  8. Välj Hela kalkylbladet > OK i dialogrutan Microsoft Excel.

    Dialogrutan Microsoft Excel i Word

  9. Välj OK när dialogrutan Mottagare av kopplat dokument öppnas.

    Dialogrutan Mottagare av kopplat dokument visar innehållet i ett Excel-kalkylblad som används som datakälla för en distributionslista

  10. Fortsätt med kopplingen av brevet, e-postmeddelandet, etiketten eller kuvertet.

Tips: Du kan förhindra att du får en fråga i Word varje gång du öppnar en datafil. När du ansluter till din distributionslista går du till Arkiv > Alternativ > Avancerat. Avmarkera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning under Allmänt.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×