Förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling i Word

Ett viktigt steg i en Word-dokumentkopplingsprocess är att konfigurera och förbereda en datakälla. Du kan använda en befintlig Excel-datakälla eller skapa en ny genom att importera en fil med tabbavgränsade värden (.txt) eller med kommaavgränsade värden (.csv). När du har konfigurerat och förberett datakällan kan du utföra en dokumentkoppling med Dynamic Data Exchange (DDE) genom att använda steg för steg-guiden Koppla dokument eller med en metod för manuell dokumentkoppling.

Om du inte använder en befintlig Excel-datakälla för dokumentkopplingen kan du använda en kontaktlista eller en adressbok i en .txt- eller .csv-fil. Textimportguiden leder dig genom stegen för att hämta data i en .txt- eller .csv-fil till Excel.

  1. Öppna Excel.

  2. Välj Hämta externa Data > Från text på fliken Data.

    Alternativet Från text är markerat på fliken Data.

  3. Välj den .txt- eller .csv-filen du vill använda och välj sedan Importera.

  4. Välj Avgränsad i fönstret Ursprunglig datatyp i Textimportguiden.

    Excel, Hämta externa data från text, Textimportguiden, steg 1 av 3

  5. Markera kryssrutan Mina data innehåller rubriker ovanför fönstret Förhandsgranska om filen du importerar har rubriker och välj sedan Nästa.

  6. I fönstret Avgränsare markerar du kryssrutan som motsvarar den avgränsare (t.ex. tabb- eller kommatecken) som används i data och väljer sedan Nästa.

    Alternativen för avgränsarna markeras i Textimportguiden.

    Tips: I fönstret Förhandsgranskning visas hur resultatet ser ut i ett tabellformat.

  7. Välj den kolumn som innehåller postnummer under Förhandsgranskning och välj Text under Kolumndataformat.

    Alternativet Text för kolumndataformatet är markerat i Textimportguiden.

    Meddelanden: 

    • De tillgängliga formaten är Allmänt, Text och Datum. Varje gång du använder ett dataformat på en kolumn visas namnet på formatet i tabellrubriken för den kolumnen.

    • En kolumn som innehåller numeriska data, t.ex. procentsatser eller valutavärden, kan bara formateras efter att filen har importerats. Mer information finns i det kommande underavsnittet Formatera numeriska data i Excel.

  8. Upprepa steg 7 så många gånger det behövs. Välj den kolumn som du vill ändra och det dataformat som du vill använda.

  9. Välj Finish.

  10. I dialogrutan Importera data accepterar du standardinställningarna för Befintligt kalkylblad och celladressen och väljer sedan OK.

    I dialogrutan Importera Data väljer du att placera data i ett befintligt kalkylblad, standardinställningen, eller i ett nytt kalkylblad

    Varning!: Celladressen i dialogrutan Importera data visar den cell som är markerad för närvarande. Data importeras med början i den namngivna celladressen.

  11. När det är klart sparar du datakällan med ett nytt filnamn.

Formatera numeriska data i Excel

Formatera numeriska data, t.ex. procentsatser eller valutavärden, i en ny eller befintlig datakälla i Excel som du tänker använda i en Word-dokumentkoppling. Om du vill bevara numeriska data som har formaterats som procentsatser eller som valutavärden vid en dokumentkoppling följer du anvisningarna i avsnittet Steg 2: Använda DDE (Dynamic Data Exchange) för en dokumentkoppling.

I Excel-datakällan som du använder för en distributionslista i en Word-dokumentkoppling säkerställer du att du kan formatera kolumner med numeriska data på rätt sätt. Formatera en kolumn med tal till att matcha en specifik kategori, t.ex. valuta.

  1. Öppna Excel-datakällan.

  2. Välj en kolumn som du vill formatera.

  3. Välj nedpilen för rutan Talformat (Allmänt) i gruppen Tal på fliken Start och välj ett alternativ i listan.

    Välj nedpilen för rutan Allmänt i gruppen Tal på fliken Start i Excel och välj det talformat du vill använda.

  4. Upprepa steg 2 och 3 så många gånger det behövs.

  5. När du är klar väljer du Spara.

Om du har en Excel-datakälla som innehåller formaterade tal, t.ex. procentsatser och valutavärden, kan det hända att vissa numeriska data inte behåller sin formatering vid dokumentkoppling. Du får det dokumentkopplingsresultat du vill ha och bevarar formatet för numeriska data i Excel genom att använda DDE.

Excel-dataformat jämfört med Word-kopplingsfält genom att använda eller inte använda Dynamic Data Exchange

Obs!: Om du bestämmer dig för att inte använda DDE följer du anvisningarna i Använda dokumentkoppling för att skicka massutskick.

  1. Öppna Word och välj Arkiv > Alternativ > Avancerat.

  2. Markera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning under Allmänt.

    Alternativet Bekräfta filformatskonvertering vid öppning

  3. Välj OK.

  4. Välj Starta koppling av dokument > Steg för steg-guiden Koppla dokument på fliken Utskick.

    Välj Starta koppling av dokument och välj sedan Steg för steg-guiden Koppla dokument på fliken Utskick i Word.

  5. Välj Använd befintlig lista under Välj mottagare i fönstret Dokumentkoppling.

    Åtgärdsfönstret Koppla dokument som öppnas när du väljer Steg för steg-guiden Koppla dokument i gruppen Koppla dokument i Word

  6. Välj Bläddra under Använd befintlig lista och öppna sedan det formaterade kalkylbladet.

  7. Markera kryssrutan Visa alla i dialogrutan Bekräfta datakälla och välj MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) > OK.

    Dialogrutan Bekräfta källdokument

  8. Välj Hela kalkylbladet > OK i dialogrutan Microsoft Excel.

    Dialogrutan Microsoft Excel i Word

  9. Välj OK när dialogrutan Mottagare av kopplat dokument öppnas.

    Dialogrutan Mottagare av kopplat dokument visar innehållet i ett Excel-kalkylblad som används som datakälla för en distributionslista

  10. Fortsätt med kopplingen av brevet, e-postmeddelandet, etiketten eller kuvertet.

Tips: Du kan förhindra att du får en fråga i Word varje gång du öppnar en datafil. När du ansluter till din distributionslista går du till Arkiv > Alternativ > Avancerat. Avmarkera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning under Allmänt.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×