Förbereda Excel 2016-datakällan för en dokumentkoppling i Word

Förbereda Excel 2016-datakällan för en dokumentkoppling i Word

Du har byggt en lista med kontakter och annan information du vill använda för koppling av dokument i Word. Om datakällan är ett befintligt Excel-kalkylblad, behöver du bara förbereda dina data för koppling av dokument. Om datakällan är en tabbavgränsad (.txt) eller kommaavgränsad (.csv) fil, måste du först importera dessa data till Excel och sedan förbereda dem för koppling av dokument.

Obs!: I en tidigare version av Excel kunde du ha använt Dynamic Data Exchange (DDE) i kombination med steg för steg-guiden Koppla dokument i Word. Excel har inte längre stöd för DDE. Om du vill att vi ser över möjligheten att ta med denna funktion i nästa version av Excel, kan du skriva en kommentar i förslagslådan för Excel.

Steg 1: konfigurera datakällan i Excel

Om du redan använder ett Excel-kalkylblad som datakälla för koppling av dokument i Word, gå till Steg 2 i detta avsnitt. Om datakällan är en .txt- eller en .csv-fil som exempelvis innehåller dina Gmail-kontakter, använder du Textimportguiden för att konfigurera dina data i Excel.

  1. Öppna Excel.

  2. Välj Hämta externa Data > Från text på fliken Data.

    Alternativet Från text är markerat på fliken Data.

  3. Välj den .txt- eller .csv-filen du vill använda och välj sedan Importera.

  4. Välj Avgränsad i fönstret Ursprunglig datatyp i Textimportguiden.

    Excel, Hämta externa data från text, Textimportguiden, steg 1 av 3

  5. Markera kryssrutan Mina data innehåller rubriker ovanför fönstret Förhandsgranska om filen du importerar har rubriker och välj sedan Nästa.

  6. I fönstret Avgränsare markerar du kryssrutan som motsvarar den avgränsare (t.ex. tabb- eller kommatecken) som används i data och väljer sedan Nästa.

    Alternativen för avgränsarna markeras i Textimportguiden.

    Tips: I fönstret Förhandsgranskning visas hur resultatet ser ut i ett tabellformat.

  7. Välj den kolumn som innehåller postnummer under Förhandsgranskning och välj Text under Kolumndataformat.

    Alternativet Text för kolumndataformatet är markerat i Textimportguiden.

    Obs!: Varje gång du använder ett dataformat – Allmänt, Text eller Datum – på en kolumn, visas namnet på formatet i tabellrubriken för den kolumnen.

  8. Upprepa steg 7 så många gånger det behövs. Välj den kolumn som du vill ändra och det dataformat som du vill använda.

  9. Välj Finish.

  10. I dialogrutan Importera data accepterar du standardinställningarna för Befintligt kalkylblad och celladressen och väljer sedan OK.

    I dialogrutan Importera Data väljer du att placera data i ett befintligt kalkylblad, standardinställningen, eller i ett nytt kalkylblad

    Varning!: Celladressen i dialogrutan Importera data visar den cell som är markerad för närvarande. Data importeras med början i den namngivna celladressen.

  11. Spara kalkylbladet med ett nytt filnamn.

Gå till Steg 2 när du importerat en .txt- eller .csv-fil.

Steg 2: Förbereda datakällan

I Excel-datakällan som du använder för en distributionslista i en Word-dokumentkoppling säkerställer du att du kan formatera kolumner med numeriska data på rätt sätt. Formatera en kolumn med tal till att matcha en specifik kategori, t.ex. valuta.

Om du väljer procent som en kategori måste du ta hänsyn till att detta format multiplicerar cellvärdet med 100. Formatera en kolumn med procentvärden som text om du vill undvika denna multiplikationsfaktor. Kolumner som innehåller postnummer måste också formateras som text för att bibehålla data vid koppling av dokument. Inledande nollor – exempelvis 00399 – i postnummer eller andra koder försvinner vid koppling av dokument om de inte är formaterade som text.

  1. Öppna din Excel-datakälla och välj den kolumn som innehåller postnumren.

  2. Välj nedpilen för rutan Talformat (Allmänt) i gruppen Tal på fliken Start och välj ett alternativ i listan.

    Välj nedpilen för rutan Allmänt i gruppen Tal på fliken Start i Excel och välj det talformat du vill använda.

Se till att du anger lämplig symbol innan eller efter ett kopplingsfält. Så här ser exempelvis valuta- och procentvärden ut om du utelämnar symboler.

Kopplat dokument lyder ”ditt bidrag på 50,00” och ”erbjuda dig en rabatt på 20”.

Om du inkluderar symbolerna är det lättare att förstå värdena.

Kopplat dokument lyder ”ditt bidrag på $ 50,00” och ”erbjuda dig en rabatt på 20 %”.

I det kopplade dokumentet anger du symbolerna före eller efter kopplingsfälten så här:

Exempel på kopplat dokument där fältet Donation föregås av ett dollartecken och ett fält kallat Procent följs av ett procenttecken.

Se även

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×