Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats

Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Om du och medarbetarna på din avdelning eller i din arbetsgrupp kommunicerar och samarbetar med hjälp av Windows SharePoint Services 2.0 eller senare, kanske det finns tillfällen då data i en Access-databas måste göras tillgängliga på en eller flera SharePoint-webbplatser.

Om du behöver flytta vissa Microsoft Office Access 2007-data till en SharePoint-webbplats tillfälligt eller permanent, kan du exportera informationen från Access-databasen till webbplatsen. När du exporterar data skapas en kopia av den tabell eller det frågeobjekt som har valts i Access. Kopian sparas som en lista. Det är viktigt att komma ihåg att listan inte uppdateras med ändringar som görs i källtabellen eller frågan efter exporten.

Om du inte är så van vid Windows SharePoint Services och vill lära dig mer, besöker du hemsidan för Windows SharePoint Services. Följ länken under Se även i den här artikeln.

Artikelinnehåll

Vanliga scenarier för export av data till en SharePoint-webbplats

Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats

Hur Windows SharePoint Services-datatyper som stöds mappa till Access-datatyper som stöds

Vanliga scenarier för dataexport till en SharePoint-webbplats

Det kan finnas flera anledningar till att exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats, till exempel:

  • Du har precis börjat använda Windows SharePoint Services och inser att det blir enklare för alla om vissa databastabeller också är tillgängliga i form av SharePoint-listor. Om du vill dela data med dina medarbetare är det ofta enklare att använda SharePoint-listor än att arbeta i en databas. För nybörjare kan det också vara enklare att använda och redigera listor. Dessutom kan du dra nytta av flera Windows SharePoint Services 3.0-funktioner: Du kan få meddelanden om ändringar som har gjorts i listorna, tilldela och samordna uppgifter som är kopplade till en lista och arbeta offline.

  • Du vill att data ska delas mellan Access och en SharePoint-webbplats kontinuerligt, men just nu finns informationen bara i Access. Om du vill visa och redigera den senaste informationen i Access eller från SharePoint-webbplatsen bör du börja med att exportera informationen till en lista och sedan skapa en länk till listan från Access-databasen.

  • I Access-databasen skapar du dags- eller veckorapporter genom att använda frågor. Du vill att resultatet ska skickas till en viss webbplats regelbundet. Om Microsoft Office Outlook 2007 är installerat kan du utöka exportfunktionen, så att frågeresultaten skickas till webbplatsen med jämna mellanrum.

Det här avsnittet finns steg för att exportera data till Windows SharePoint Services som en lista. Hjälp om att koppla till en SharePoint-lista från Access finns i Importera från eller länka till en SharePoint-lista.

Överst på sidan

Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats

Det enklaste sättet att exportera data till en SharePoint-webbplats är att köra Exportguiden. När du har gjort det kan du spara inställningarna – den information som du anger när du kör guiden – som en exportspecifikation. Du kan sedan köra exportåtgärden igen utan att behöva ange samma information en gång till. I anvisningarna i det här avsnittet förklaras hur du förbereder exporten, exporterar data och sparar inställningarna som en specifikation.

Förbereda åtgärden

  1. Leta reda på den databas som innehåller tabellen eller frågan som ska exporteras.

    Om du exporterar en fråga, exporteras frågeresultatet som listobjekt och kolumner. Det går inte att exportera formulär och rapporter.

    Obs!: Du kan bara exportera ett objekt i taget.

  2. Leta reda på den SharePoint-webbplats där listan ska skapas.

    En giltig webbplatsadress inleds med http:// följt av namnet på servern och avslutas med sökvägen till en viss plats på servern. Det här är ett exempel på en giltig adress:

http://adatum/AnalysisTeam

  1. Kontrollera att du har behörigheter för att skapa listor på SharePoint-webbplatsen. Kontakta serveradministratören om du är säker på vilken behörighet du har.

    Vid exporten skapas en ny lista. Den tilldelas samma namn som källobjektet i Access. Om en befintlig lista på SharePoint-webbplatsen har samma namn blir du ombedd att ange ett annat namn för den nya listan.

    Obs!: Det går inte att skriva över eller lägga till data i en befintlig lista.

  2. Granska fälten i källtabellen eller källfrågan.

    I följande tabell beskrivs hur olika element importeras och om ytterligare moment måste utföras i specifika fall.

Element

Lösning

Fält och poster

Alla fält och poster i tabellen eller frågan exporteras, inklusive fält som är dolda i databladet. Filterinställningar förbises när du exporterar.

Bifogade filer

Om källobjektet har flera kolumner för bifogade filer får bara en av de aktuella kolumnerna behållas, eftersom SharePoint-listor bara har stöd för en kolumn för bifogade filer. Om källobjektet innehåller flera kolumner för bifogade filer visas ett Access-meddelande där du blir ombedd att, innan exporten startas, bara behålla en kolumn för bifogade filer. Du kan kringgå det här genom att kopiera resterande kolumner för bifogade filer till andra Access-objekt, som du sedan exporterar till andra SharePoint-listor.

Uppslagsfält som innehåller ett eller flera värden

Visningsvärden i uppslagsfält för enstaka värden exporteras som nedrullningsbara alternativfält i SharePoint-listan. Om källfältet har stöd för flera värden skapas ett alternativfält för flera värden i SharePoint-listan.

Obs!: Ett alternativfält i en SharePoint-lista kan innehålla högst en kolumn. Om källuppslagsfältet innehåller flera kolumner kombineras samtliga kolumners värden till en enda kolumn.

Beräknade frågefält

Resultaten i beräknade kolumner kopieras till ett fält vars datatyp beror på det beräknade resultatets datatyp. Uttrycket som ligger till grund för resultatet kopieras inte.

OLE-objektfält

OLE-objektfält förbises när du exporterar.

  1. Öppna källdatabasen om den inte redan är öppen, och gå sedan vidare till följande steg.

Exportera data

  1. Klicka på SharePoint-lista på fliken Externa Data i gruppen Exportera. Bild av knapp

    Exportguiden startar.

  2. Skriv adressen till målwebbplatsen i rutan Ange en SharePoint-webbplats.

  3. Skriv namnet på den nya listan i rutan Ange namnet på den nya SharePoint-listan.

    Om källobjektet i databasen redan har samma namn som en lista på SharePoint-webbplatsen, anger du ett nytt namn för källobjektet.

  4. Du kan också ange en beskrivning av den nya listan i rutan Beskrivning, och sedan markera kryssrutan Öppna listan vid slutförande.

  5. Starta exporten genom att klicka på OK.

  6. En lista skapas på SharePoint-webbplatsen och sedan visas åtgärdens status på den sista sidan i guiden. När exportåtgärden är klar, kan du stänga guiden eller spara exportstegen som en specifikation.

    Under importen markeras också, Windows SharePoint Services rätt datatyp för varje kolumn, baserat på motsvarande fält i datakällan. Om du vill se en lista över hur Access och Windows SharePoint Services-datatyper mappa till se varandra när du exporterar data och vilka Fältinställningar exporteras för varje datatyp, avsnittet hur Windows SharePoint Services-datatyper som stöds mappa till Access-datatyper som stöds, senare i den här artikeln.

Spara specifikationen

  1. Markera kryssrutan Spara exportsteg på den sista sidan i guiden.

    Fler kontroller visas.

  2. Skriv ett namn på exportspecifikationen i rutan Spara som.

    Du kan också skriva en beskrivning i rutan Beskrivning.

  3. Om du vill utföra åtgärden med jämna mellanrum, till exempel varje vecka eller månad, markerar du kryssrutan Skapa Outlook-uppgift.

    Med den Office Outlook 2007-uppgift som skapas kan du köra specifikationen vid ett senare tillfälle.

  4. Klicka på Spara export.

Konfigurera Outlook-uppgiften

Om du har markerat kryssrutan Skapa Outlook-uppgift i proceduren ovan, startar Outlook och en ny uppgift visas. Konfigurera uppgiften genom att följa anvisningarna nedan.

Obs!: Om Outlook inte är installerat visas ett felmeddelande. Om Outlook inte har konfigurerats med rätt inställningar, startas guiden Starta Outlook. Konfigurera Outlook genom att följa anvisningarna i guiden.

  1. Granska och ändra inställningarna, till exempel förfallodatum och Påminnelse i fönstret Exportera-namn-uppgift i Outlook.

    Klicka på Återkommande om du vill skapa en återkommande uppgift. I bilden nedan visas schemaläggaren med några vanliga inställningar:

    Schemaläggaren i Outlook

    Information om hur du schemalägger Outlook-uppgifter finns i artikeln schemalägga en import- eller exportåtgärd.

  2. När du är klar med inställningarna klickar du på Spara och stäng.

Kör en sparad uppgift

  1. Klicka på Uppgifter i navigeringsfönstret i Outlook och dubbelklicka sedan på uppgiften som du vill köra.

  2. Klicka på Kör Export Bild av knapp på fliken aktivitet i gruppen Microsoft Office Access.

  3. Navigera till SharePoint-webbplatsen och öppna sedan den nya listan.

    Kontrollera att alla fält och poster har exporterats som de ska och att allt stämmer.

    Med Windows SharePoint Services väljs rätt datatyp för varje kolumn, enligt motsvarande källfält. I nästa avsnitt finns en lista med information om hur Access-datatyper mappas till SharePoint Services-datatyper när du exporterar. Listan innehåller också information om vilka fältinställningar som exporteras för varje datatyp.

Överst på sidan

Hur Windows SharePoint Services-datatyper mappas till Access-datatyper

I följande tabell beskrivs hur datatypen för den exporterade listans kolumner fastställs i Access när du exporterar en tabell eller fråga.

Access-datatyp

Windows SharePoint Services-datatyp

Standardinställning för fältegenskap

Anteckningar

Text

Enskild rad med text

Kolumnnamn     Avspeglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Avspeglar inställningen Beskrivning i Access.

Obligatorisk     Avspeglar inställningen Obligatorisk i Access.

Maximalt antal tecken     Avspeglar inställningen Fältstorlek i Access.

Standardvärde     Avspeglar inställningen Standardvärde i Access om det inte är ett uttryck. Annars tomt.

Lägg till i standardvy     Ja

PM

Flera rader med text

Kolumnnamn     Avspeglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Avspeglar inställningen Beskrivning i Access.

Obligatorisk     Avspeglar inställningen Obligatorisk i Access.

Antal rader som ska visas     5

Lägg till i standardvy     Ja

Tal

Tal

Kolumnnamn     Avspeglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Avspeglar inställningen Beskrivning i Access.

Obligatorisk     Avspeglar inställningen Obligatorisk i Access.

Min     Tom

Max     Tom

I tabellen nedan beskrivs hur egenskapen Antal decimaler anges enligt inställningen Decimaler i Access.

Inställning i Access   

Windows SharePoint Services-inställning   

Automatisk

Automatisk

0-5

0-5

6-15

5

Standardvärde     Avspeglar inställningen Standardvärde i Access om det inte är ett uttryck. Annars tomt.

Lägg till i standardvy     Ja

Visa som procent     Ja om Procent har angetts för egenskapen Format.

Datum/tid

Datum eller tid

Kolumnnamn     Avspeglar inställningen Fältnamn i Access

Beskrivning     Avspeglar inställningen Beskrivning i Access

Obligatorisk     Avspeglar inställningen Obligatorisk i Access

Datum- och tidsformat     Ange Endast datum om Kort datum har angetts för egenskapen Format. Annars anger du Datum och tid.

Kalendertyp     Ange Islamsk kalender om alternativet Använd islamsk kalender är markerat. Annars anger du Gregoriansk kalender.

I tabellen nedan beskrivs hur egenskapen Standardvärde anges enligt inställningen Standardvärde i Access.

Inställning i Access   

Windows SharePoint Services-inställning   

=Datum()

Dagens datum

Fält angivet till ett visst datum

Fält angivet till ett visst datum

Lägg till i standardvy     Ja

Valuta

Valuta

Kolumnnamn     Avspeglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Avspeglar inställningen Beskrivning i Access.

Obligatorisk     Avspeglar inställningen Obligatorisk i Access.

Min     Tom

Max     Tom

I tabellen nedan beskrivs hur egenskapen Antal decimaler anges enligt inställningen Decimaler i Access.

Inställning i Access   

Windows SharePoint Services-inställning   

Automatisk

Automatisk

0-5

0-5

6-15

5

Standardvärde     Avspeglar inställningen Standardvärde i Access om det inte är ett uttryck. Annars tomt.

Lägg till i standardvy     Ja

Valuta     Avspeglar inställningen Format i Access.

Räknare

Tal

Kolumnnamn     Avspeglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Avspeglar inställningen Beskrivning i Access.

Obligatorisk     Avspeglar inställningen Obligatorisk i Access.

Min     Tom

Max     Tom

Antal decimaler     Automatisk

Lägg till i standardvy     Ja

Räknare där egenskapen Fältstorlek är angiven till Replikerings-ID

Enskild rad med text

Kolumnnamn     Avspeglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Avspeglar inställningen Beskrivning i Access.

Obligatorisk     Avspeglar inställningen Obligatorisk i Access.

Maximalt antal tecken     38

Standardvärde     Tom

Lägg till i standardvy     Ja

Ja/Nej

Ja/Nej

Kolumnnamn     Avspeglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Avspeglar inställningen Beskrivning i Access.

Standardvärde     Avspeglar inställningen Standardvärde i Access om det inte är ett uttryck. Annars tomt.

Lägg till i standardvy     Ja

OLE-objekt

Fältet exporteras inte

Hyperlänk

Hyperlänk

Kolumnnamn     Avspeglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Avspeglar inställningen Beskrivning i Access.

Obligatorisk     Avspeglar inställningen Obligatorisk i Access.

Formatera URL som     Hyperlänk

Lägg till i standardvy     Ja

Bifogad fil

Bifogad fil

Kolumnnamn     Avspeglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Avspeglar inställningen Beskrivning i Access.

Obligatorisk     Avspeglar inställningen Obligatorisk i Access.

Lägg till i standardvy     Ja

Flervärdesfält

Alternativ

Kolumnnamn     Avspeglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Avspeglar inställningen Beskrivning i Access.

Obligatorisk     Avspeglar inställningen Obligatorisk i Access.

Lägg till i standardvy     Ja

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×