Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats

Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats

När du tillfälligt eller permanent behöver flytta några av dina Access-data till en SharePoint-webbplats, kan du exportera dem till webbplatsen från din Access-databas. När du exporterar data skapar Access en kopia av den valda tabellen eller frågedatabasobjektet och lagrar kopian som en lista. Det är viktigt att komma ihåg att den exporterade listan inte kommer att visa ändringar som görs i källtabellen eller frågan efter exporten.

Artikelinnehåll

Vanliga scenarier vid export av data till en SharePoint-webbplats

Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats

Vad mer bör jag känna till om export?

Så här mappas Windows SharePoint Services-datatyper till Access-datatyper

Vanliga scenarier vid export av data till en SharePoint-webbplats

Du kan exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats i en rad olika syften, exempelvis:

  • Du har nyss kommit igång med att använda Windows SharePoint Services och du inser att det blir lättare för alla om vissa av databastabellerna också finns som SharePoint-listor. När du vill dela data med din grupp kan det vara enklare att arbeta med SharePoint-listor än att arbeta i en databas. Det kan också vara lättare för nybörjare att bläddra och redigera i listor. Du kan dessutom dra nytta av flera SharePoint-funktioner, som t.ex. att få en avisering när en lista har ändrats, tilldela och samordna uppgifter som är associerade med en lista, samt arbeta offline.

  • Du vill dela data mellan Access och en SharePoint-webbplats kontinuerligt, men datan lagras för närvarande i Access. Om du vill visa och redigera senaste data med Access eller från SharePoint-webbplatsen, exporterar du först datan som en lista och länkar sedan till den från Access-databasen.

  • Du använder frågor i en Access-databas för att generera dagliga eller veckovisa statusrapporter och du vill publicera resultaten på någon av dina webbplatser med jämna mellanrum.

I det här avsnittet visas hur du exporterar data till SharePoint som en lista. Mer information om hur du länkar till en SharePoint-lista från Access finns i Importera från eller länka data till en SharePoint-lista.

Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats

Det enklaste sättet att exportera data till en SharePoint-webbplats är att köra guiden Exportera – SharePoint-webbplats. När du har kört guiden kan du spara dina inställningar – dvs. den information som du angav när du körde guiden – som en exportspecifikation. Du kan sedan köra exporten igen utan att behöva ange indatan en gång till. I det här avsnittet beskrivs hur du förbereder exporten, exporterar dina data och sparar inställningarna som en specifikation.

Förbereda åtgärden

  1. Leta upp den databas som innehåller tabellen eller frågan som du vill exportera.

    När du exporterar en fråga exporteras raderna och kolumnerna i frågans resultat som listobjekt och kolumner. Du kan inte exportera ett formulär eller en rapport till SharePoint.

    Obs!: Du kan bara exportera ett objekt i taget.

  2. Hitta den SharePoint-webbplats där du vill skapa listan.

    En giltig webbplatsadress inleds med http:// eller https:// följt av namnet på servern och avslutas med sökvägen till en viss plats på servern. Nedan visas ett exempel på en giltig adress:

    https://contoso/AnalysisTeam

  3. Se till att du har nödvändiga behörigheter för att skapa en lista på SharePoint-webbplatsen. Kontakta serveradministratören om du är osäker på behörigheterna.

    Exporten skapar en ny lista med samma namn som källobjektet från Access. Om SharePoint-webbplatsen redan har en lista med det namnet, uppmanas du att ange ett annat namn för den nya listan.

    Obs!: Du kan varken skriva över eller lägga till data i en befintlig lista.

  4. Granska fälten i källtabellen eller frågan.

    I följande tabell beskrivs hur vissa element exporteras och om du måste vidta ytterligare åtgärder i specifika fall.

    Element

    Lösning

    Fält och poster

    Alla fält och poster i tabellen eller frågan exporteras, inklusive fält som är dolda i databladet. Filterinställningar ignoreras under exportåtgärden.

    Bifogade filer

    Om källobjektet har mer än en kolumn för bifogade filer, måste du ta bort alla utom en av de kolumnerna. Det beror på att en SharePoint-lista endast har stöd för en kolumn för bifogade filer. Om källobjektet innehåller mer än en sådan kolumn, visas ett meddelande som uppmanar dig att ta bort alla utom en av kolumnerna för bifogade filer innan du startar åtgärden. För att kringgå det här kan du kopiera alla ytterligare kolumner för bifogade filer till andra Access-objekt och sedan exportera dem till andra SharePoint-listor.

    Uppslagsfält med enstaka eller flera värden

    Visa värdena i uppslagsfält med enkelvärden som exporteras som alternativfält i en nedrullningsbar meny i SharePoint-listan. Om källfältet har stöd för flera värden skapas ett alternativfält som tillåter att flera val skapas i SharePoint-listan.

    Obs!: Ett alternativfält i en SharePoint-lista kan bestå av mer än en kolumn. Om källans uppslagsfält innehåller flera kolumner, kombineras värdena i alla kolumner i en enda kolumn.

    Beräknade frågefält

    Resultaten i beräknade kolumner kopieras till ett fält vars datatyp beror på det beräknade resultatets datatyp. Uttrycket som ligger till grund för resultaten kopieras inte.

    OLE-objektfält

    OLE-objektfält ignoreras under exportåtgärden.

  5. Om källans Access-databas inte redan är öppen öppnar du den och går sedan till nästa uppsättning med steg.

Exportera data

  1. Platsen för guiden Exportera – SharePoint-webbplats skiljer sig något beroende på vilken version av Access du använder. Välj de steg som motsvarar din Access-version:

    • Om du använder Access 2016, Access 2013 eller Access 2010 går du till fliken Externa data. Klicka på knappen Mer i gruppen Exportera. En lista med alternativ öppnas där du klickar på SharePoint-lista.

    • Om du använder Access 2007 öppnar du fliken Externa data. Klicka på SharePoint-lista i gruppen Exportera.

  2. Guiden Exportera – SharePoint-webbplats öppnas.

    Ange en SharePoint-webbplats som du vill exportera din Access-tabell eller fråga till.

  3. I rutan Ange en SharePoint-webbplats anger du adressen till målplatsen.

  4. I rutan Ange namnet på den nya listan anger du ett namn för den nya listan.

    Om källobjektet i databasen redan har samma namn som en lista på SharePoint-webbplatsen anger du ett annat namn.

  5. Du kan också ange en beskrivning för den nya listan i rutan Beskrivning och sedan markera kryssrutan Öppna listan vid slutförande.

  6. Klicka på OK för att starta exporten.

  7. Access skapar en lista på SharePoint-webbplatsen och visar sedan status för åtgärden på sista sidan i guiden. När exporten avslutas kan du stänga guiden eller spara exportstegen som en specifikation.

    Under åtgärden väljer SharePoint också rätt datatyp för varje kolumn, baserat på motsvarande källfält. En lista över hur Access och Windows SharePoint Services-datatyper mappas till varandra när du exporterar data och vilka fältinställningar som exporteras för varje datatyp, finns i avsnittet Så här mappas Windows SharePoint Services-datatyper till Access-datatyper längre fram i den här artikeln.

Vad mer bör jag känna till om export?

Så här mappas Windows SharePoint Services-datatyper till Access-datatyper

I följande tabell visas hur Access identifierar datatypen för kolumnerna i den exporterade listan när du exporterar en tabell eller fråga.

Datatyper i Access

Windows SharePoint Services-datatyp

Egenskapsinställningar för standardfält

Anteckningar

Text

Enskild rad med text

Kolumnnamn     Speglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Speglar inställningen Beskrivning i Access.

Krävs     Speglar inställningen Krävs i Access.

Maximalt antal tecken     Speglar inställningen Fältstorlek i Access.

Standardvärde     Speglar inställningen Standardvärde inställningen i Access, om det inte är ett uttryck. Annars är det tomt.

Lägg till i standardvy     Ja

PM/lång text

Flera rader med text

Kolumnnamn     Speglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Speglar inställningen Beskrivning i Access.

Krävs     Speglar inställningen Krävs i Access.

Antal rader att visa     5

Lägg till i standardvy     Ja

Tal

Tal

Kolumnnamn     Speglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Speglar inställningen Beskrivning i Access.

Krävs     Speglar inställningen Krävs i Access.

Min     Tom

Max     Tom

I följande tabell visas hur egenskapen Antal decimaler anges i enlighet med inställningen Decimaler i Access.

Access-inställning    

Windows SharePoint Services-inställning    

Automatiskt

Automatiskt

0–5

0–5

6–15

5

Standardvärde     Speglar inställningen Standardvärde inställningen i Access, om det inte är ett uttryck. Annars är det tomt.

Lägg till i standardvy     Ja

Visa som procent     Ja om egenskapen Format är angiven som Procent.

Datum/tid

Datum eller tid

Kolumnnamn     Speglar inställningen Fältnamn i Access

Beskrivning     Speglar inställningen Beskrivning i Access

Krävs     Speglar inställningen Krävs i Access

Datum- och tidsformat     Ange som Endast datum om egenskapen Format är Kort datum. I annat fall anges Datum och tid.

Kalendertyp     Ange som Islamsk om alternativet Använd islamsk kalender är markerat. I annat fall anges Gregoriansk.

I följande tabell visas hur egenskapen Standardvärde anges i enlighet med inställningen Standardvärde i Access.

Access-inställning    

Windows SharePoint Services-inställning    

=Date()

Dagens datum

Fältet är inställt på ett visst datum

Fältet är inställt på ett visst datum

Lägg till i standardvy     Ja

Valuta

Valuta

Kolumnnamn     Speglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Speglar inställningen Beskrivning i Access.

Krävs     Speglar inställningen Krävs i Access.

Min     Tom

Max     Tom

I följande tabell visas hur egenskapen Antal decimaler anges i enlighet med inställningen Decimaler i Access.

Access-inställning    

Windows SharePoint Services-inställning    

Automatiskt

Automatiskt

0–5

0–5

6–15

5

Standardvärde     Speglar inställningen Standardvärde inställningen i Access, om det inte är ett uttryck. Annars är det tomt.

Lägg till i standardvy     Ja

Valutatyp     Speglar inställningen Format i Access.

Räknare

Tal

Kolumnnamn     Speglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Speglar inställningen Beskrivning i Access.

Krävs     Speglar inställningen Krävs i Access.

Min     Tom

Max     Tom

Antal decimaler    Automatiskt

Lägg till i standardvy     Ja

Räknare där egenskapen Fältstorlek är inställd som Replikerings-ID

Enskild rad med text

Kolumnnamn     Speglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Speglar inställningen Beskrivning i Access.

Krävs     Speglar inställningen Krävs i Access.

Maximalt antal tecken    38

Standardvärde    Tom

Lägg till i standardvy     Ja

Ja/Nej

Ja/Nej

Kolumnnamn     Speglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Speglar inställningen Beskrivning i Access.

Standardvärde     Speglar inställningen Standardvärde inställningen i Access, om det inte är ett uttryck. Annars är det tomt.

Lägg till i standardvy     Ja

OLE-objekt

Fältet exporteras inte

Hyperlänk

Hyperlänk

Kolumnnamn     Speglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Speglar inställningen Beskrivning i Access.

Krävs     Speglar inställningen Krävs i Access.

Formatera URL som    Hyperlänk

Lägg till i standardvy     Ja

Bifogad fil

Bifogad fil

Kolumnnamn     Speglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Speglar inställningen Beskrivning i Access.

Krävs     Speglar inställningen Krävs i Access.

Lägg till i standardvy     Ja

Flervärdesfält

Val

Kolumnnamn     Speglar inställningen Fältnamn i Access.

Beskrivning     Speglar inställningen Beskrivning i Access.

Krävs     Speglar inställningen Krävs i Access.

Lägg till i standardvy     Ja

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×