Exportera data till en textfil

Exportera data till en textfil

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I det här avsnittet beskrivs hur du exporterar textfiler genom att använda Exportguiden i Microsoft Office Access 2007. Här förklaras också hur du sparar exportinställningarna i en specifikation som kan användas vid efterföljande exporter.

Vad vill du göra?

Förstå hur textfiler exporteras

Exportera data till en textfil

Felsöka saknade och felaktiga värden i en textfil

Förstå hur textfiler exporteras

Du kan exportera data från Office Access 2007 i flera olika format, bland annat Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 och Windows SharePoint Services 3.0-listor. Ibland kanske du måste exportera data till ett program som använder ett filformat som Access inte stöder. Om det går att använda textfiler (TXT) i målprogrammet, kan du så fall exportera data i det formatet och öppna den färdiga filen i programmet.

Du kan exportera tabeller, frågor, formulär och rapporter som textfiler. Du kan också exportera information som har valts i ett datablad. När du exporterar tabeller och frågor kan du välja att exportera hela objektet eller bara själva informationen, utan formatering.

Som ett sista moment i exporten skapas en textfil (*.txt). Om du anger att formateringen ska förbises kan du välja att skapa en avgränsad textfil eller en textfil med fast bredd. Om du väljer att exportera formaterade data får den slutgiltiga textfilen en layout som liknar källobjektets layout.

I Exportguiden skapas följande typer av textfiler:

  • Avgränsade filer     I en avgränsad fil motsvaras varje post av en egen rad, och fälten avgränsas med ett tecken – en så kallad avgränsare. Avgränsaren är ett valfritt tecken, till exempel kommatecken eller semikolon, som inte ingår i något av fältvärdena.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Du kan bara välja att skapa en avgränsad fil om du exporterar en tabells eller frågas innehåll utan formatering. En avgränsad fil innehåller alla poster och fält i det ursprungliga objektet. Dolda kolumner och filtrerade rader exporteras tillsammans med övriga data.

  • Filer med fast bredd     I en fil med fast bredd motsvaras varje post av en rad, och varje fält har samma bredd för alla poster. Det innebär att det första fältet i varje post alltid är till exempel sju tecken långt, det andra fältet i varje post alltid är till exempel tolv tecken långt och så vidare. Om värdena i fälten har olika längd för varje post, fylls teckenpositionerna med avslutande blanksteg.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Du kan bara välja att skapa filer med fast bredd om du exporterar en tabells eller frågas innehåll utan formatering. En fil med fast bredd innehåller alla poster och fält i det ursprungliga objektet. Dolda kolumner och filtrerade rader exporteras tillsammans med övriga data.

  • Formaterade filer     I en formaterad fil ordnas innehållet i ett rutnät av bindestreck (-) och lodstreck (|). Varje post motsvaras av en rad och fälten motsvaras av kolumner. Fältnamnen visas på den översta raden.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Du kan bara välja att skapa en formaterad fil om du exporterar en tabells, en frågas eller ett formulärs innehåll med formatering. En formaterad fil innehåller bara de poster och fält som ingår i källobjektet eller som visas i den aktuella vyn. Dolda kolumner och filtrerade rader exporteras inte.

Överst på sidan

Exportera data till en textfil

Så här exporterar du data till en textfil:

  • Öppna och granska källdatabasen

  • Kör exportguiden

  • Spara exportinställningarna och gå igenom textfilen

I anvisningarna nedan förklaras hur du utför de olika åtgärderna.

Öppna och granska källdatabasen

  1. Öppna källdatabasen i Access.

  2. Markera i navigeringsfönstret det objekt som innehåller de data som ska exporteras. Du kan exportera en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport.

    Obs!: Det går bara att exportera ett databasobjekt vid varje exporttillfälle. Om du exporterar ett formulär eller ett datablad som innehåller underformulär eller underdatablad, exporteras bara huvudformuläret eller huvuddatabladet. Exportåtgärden måste upprepas för varje underformulär eller underdatablad som ska ingå i textfilen. Om du exporterar en rapport, exporteras dock alla underformulär och underrapporter tillsammans med huvudrapporten.

  3. Kontrollera att källinformationen inte innehåller felsymboler eller felaktiga värden.

    Om informationen innehåller fel, måste du ta bort dem innan du exporterar informationen. I annat fall infogas null-värden i textfilen.

  4. Bestäm om informationen ska exporteras med eller utan formatering, om källobjektet är en tabell eller en fråga.

    Beslutet inverkar på tre aspekter i den slutgiltiga textfilen: vilken typ av text som skapas, mängden data som exporteras och informationens visningsformat. I följande tabell beskrivs resultatet av att exportera formaterade och ej formaterade data.

Exportera formaterade data

Källobjekt

Slutgiltig filtyp

Fält och poster

Formatering

Nej

Måste vara en tabell eller en fråga.

Avgränsad fil eller fil med fast bredd

Alla fält och poster i det underliggande objektet exporteras.

Formatinställningar förbises när du exporterar.

För uppslagsfält exporteras bara uppslags-ID-värdena.

Ja

Kan vara en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport.

Formaterad fil

Bara fält och poster som visas i den aktuella vyn eller i det aktuella källobjektet exporteras.

Formatinställningarna för varje kolumn sparas.

RTF-formatering förbises.

För uppslagsfält exporteras uppslagsvärdena.

Hyperlänkar kanske trunkeras i textfilen.

  1. Om du bara vill exportera en del av en tabell, en fråga eller ett formulär öppnar du objektet i databladsvyn och markerar de poster som ska exporteras.

Överst på sidan

Kör Exportguiden

  1. Högerklicka på källobjektet i navigeringsfönstret, peka på Exportera på snabbmenyn och klicka sedan på Textfil Bild av knapp .

    eller

    Öppna källobjektet genom att dubbelklicka på det (i till exempel datablads- eller formulärvyn) och klicka på Textfil i gruppen Exportera på fliken Externa data.

    Dialogrutan Exportera - Textfil visas.

  2. Godkänn eller ändra det filnamn som föreslås i dialogrutan Exportera - Textfil.

  3. Markera kryssrutan Exportera data med formatering och layout, om du exporterar en tabell eller en fråga och vill att informationen ska exporteras med formatering och layout. Om du exporterar ett formulär eller en rapport markeras och inaktiveras alternativet automatiskt.

    Obs!: Om du inte markerar den första kryssrutan går det inte att markera den andra och tredje kryssrutan.

  4. Markera kryssrutan Öppna målfilen efter att exportåtgärden slutförts om du vill öppna måltextfilen för granskning när exporten har slutförts.

  5. Om källan är ett datablad där du markerade vissa poster i det öppna databladet innan du startade exporten, kan du markera kryssrutan Exportera endast markerade poster. Markera inte kryssrutan om samtliga poster i databladsvyn ska exporteras.

    Obs!: Om inga poster har markerats i databladsvyn, eller om källan inte är ett datablad, är kryssrutan inaktiverad (gråmarkerad).

  6. Klicka på OK.

  7. Om den textfil som du anger i steg 2 redan finns får du en fråga om den befintliga filen ska skrivas över. Klicka på Ja om filen ska skrivas över eller klicka på Nej om du vill visa dialogrutan Exportera - Textfil, där du kan ange ett annat namn.

    Viktigt!: Det går inte att lägga till data i en befintlig textfil.

  8. Om du exporterar data med formatering och layout blir du ombedd att ange vilken kodning filen ska sparas med. Godkänn standardalternativet eller välj ett annat alternativ och klicka sedan på OK.

    Informationen exporteras från Access och sedan visas exportstatusen på den sista sidan i guiden. Fortsätt med nästa stycke, Spara specifikationen och granska textfilen.

  9. Om du exporterar data utan formatering och layout startar guiden Textexport, där du blir ombedd att ange vilken typ av textfil som ska skapas. Klicka på Avgränsad eller Fast bredd och sedan på Nästa.

    Vilka val du ska göra beror vanligtvis på vilket system som arbetar med de exporterade filerna. Vissa program arbetar med avgränsade filer, medan andra med avgränsningar eller fast bredd. En fil med fast bredd är enklare att läsa än en avgränsad fil.

  10. Fortsätt med något av följande stycken, beroende på vad du valde i det föregående steget:

    • Avgränsat   

      • Välj eller ange under Välj lämplig fältavgränsare det tecken som ska avgränsa fälten.

      • Markera kryssrutan Inkludera fältnamn i första raden om fältnamnen ska inkluderas i textfilen.

      • Välj en textavgränsare (det tecken som textvärden ska omges av) i listan Textavgränsare. Det är mycket viktigt att ange en textavgränsare om källinformationen innehåller fält med flera värden och om semikolon har valts som fältavgränsare. Genom att omge värdelistan med enkla eller dubbla citattecken säkerställer du att listans värden hålls samman.

    • Fast bredd   

      • Granska och placera de lodräta linjer som avgränsar fälten. Visa alla fält genom att rulla åt höger om det behövs.

  11. På den sista sidan i guiden kan du redigera filnamnet och sökvägen till textfilen eller också kan du lämna uppgifterna som de är. Klicka sedan på Nästa.

  12. Klicka på Slutför. Informationen exporteras från Access och sedan visas exportåtgärdens status på den sista sidan i guiden.

Överst på sidan

Spara specifikationen och granska textfilen

  1. Markera kryssrutan Spara exportsteg på den sista sidan i Exportguiden.

    Fler kontroller visas.

  2. Skriv ett namn på exportspecifikationen i rutan Spara som.

  3. Du kan också skriva en beskrivning i rutan Beskrivning.

  4. Klicka på Spara export.

    eller

    Om du vill köra åtgärden med jämna mellanrum, t.ex. varje vecka eller månad, markerar du kryssrutan Skapa Outlook-uppgift och klickar på Spara export. Då skapas en Microsoft Office Outlook 2007-uppgift så att du kan köra specifikationen genom att klicka på en knapp.

Om du inte skapa Outlook-uppgiften sparas specifikationen. Om du vill skapa Outlook-uppgift visas den dialogrutan Exportera-namn - uppgift. Gå till nästa steg för information om hur du använder dialogrutan.

Obs!: Om Outlook inte är installerat visas ett felmeddelande när du klickar på Spara export. Om Outlook inte är konfigurerat på rätt sätt, öppnas konfigurationsguiden i Outlook. Konfigurera Outlook genom att följa anvisningarna i guiden.

Skapa en Outlook-uppgift

  1. I den dialogrutan Exportera-namn - uppgift i Outlook, granska och ändra inställningarna, till exempel förfallodatum och Påminnelse.

    Klicka på Återkommande om du vill skapa en återkommande uppgift. I bilden nedan visas schemaläggaren med några vanliga inställningar:

    Schemaläggaren i Outlook

    Information om hur du schemalägger uppgifter i Outlook finns i artikeln Schemalägga en import- eller exportåtgärd.

  2. När du är klar med inställningarna klickar du på Spara och stäng.

Kör en sparad uppgift

  1. Klicka på Uppgifter i navigeringsfönstret i Outlook och dubbelklicka sedan på uppgiften som du vill köra.

  2. Klicka på Starta exporten Bild av knapp i gruppen Microsoft Office Access på fliken Uppgift.

  3. Öppna textfilen och kontrollera innehållet.

    Nästa avsnitt innehåller information om felsökning för saknade eller felaktiga värden.

Överst på sidan

Felsöka saknade och felaktiga värden i en textfil

I tabellen nedan beskrivs olika sätt att felsöka vanliga fel.

Tips: Om bara ett fåtal värden saknas korrigerar du dem i Office Excel 2007-filen. Annars korrigerar du källobjektet i Access-databasen och exporterar sedan igen.

Problem

Beskrivning

Fältnamn som saknas

Fältnamnen inkluderas inte i filer med fast bredd. Lägg till namnen manuellt i textfilen. I en avgränsad fil inkluderas fältnamnen om du markerar kryssrutan Inkludera fältnamn i första raden i guiden.

Visning av fält med flera värden

Som standard exporteras flervärdesfält som en lista där värdena avgränsas med semikolon (;) och omges av dubbla citattecken (""). Om du anger att semikolon ska användas som fältavgränsare och värdet Ingen för textavgränsare, ser det ut som om varje värde i flervärdeslistan tillhör ett separat fält. Det löser du genom att ändra avgränsarinställningarna och göra om exporten eller genom att manuellt infoga dubbla citattecken runt flervärdesfältets värden i textfilen.

Bilder, objekt och bifogade filer som saknas

Grafiska element (till exempel logotyper, innehållet i OLE-objekt och bifogade filer som ingår i källinformationen) exporteras inte.

Diagram som saknas

Inga Microsoft Graph-objekt exporteras om du exporterar ett formulär eller en rapport som innehåller sådana objekt.

Uttryck som saknas

Uttryck som används för beräkning av värden exporteras inte till textfilen. Bara beräkningsresultatet exporteras. Du kan lägga till formeln i textfilen manuellt när exporten har slutförts.

Underformulär och underdatablad som saknas

Bara huvudformulär och huvuddatablad exporteras när du exporterar formulär eller datablad som innehåller underformulär eller underdatablad. Upprepa exportåtgärden för varje underformulär eller underdatablad som ska exporteras.

Ettor eller nollor visas i Ja/Nej-fält

Om du exporterar data till en avgränsad fil eller en fil med fast bredd visas värden i Ja/Nej-fält som 1 (Sant eller Ja) eller 0 (Falskt eller Nej). Korrigera värdena genom att använda sök-och-ersätt-funktionen i textfilen.

Null-värden

Kontrollera om motsvarande värden ingår i källfilens fält. Korrigera källfilen och gör om exporten om du hittar felaktiga värden eller värden som inte stöds.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×