Exportera Access-data till ett Word-dokument

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Exportera data från en Microsoft Access 2010-databas till ett Microsoft Word 2010 dokument genom att använda guiden Exportera i Access 2010. I den här artikeln beskrivs hur du exporten förklarar hur du använder guiden Exportera och visar hur du kan återanvända en exportera inställningen genom att spara den.

I den här artikeln

Översikt

Exportera Access-data till Word

Hur Access värden visas när du exporterar till Word

Översikt

Vad händer med de data som du exporterar

När du använder guiden Exportera Access för att exportera data från en Access-databas till ett Word 2010 dokument skapas en kopia av data i en fil i Microsoft Word Rich Text Format (*.rtf). Men exporten kopieras bara synliga fält och poster från Access-tabeller, frågor och formulär och visar dem i en tabell i Word-dokumentet. Om du har några dolda fält eller poster med hjälp av filter kan exporteras inte guiden Exportera dessa data. När du exporterar en rapport kopierade data och dess layout om du vill liknar rapportformatet.

Obs!: Du kan spara en Access-databas eller en tabell som ett Word-dokument med hjälp av kommandot Spara som i Access.

Vilken typ av data kan exporteras

Du kan exportera data från en Access-tabell, fråga, formulär eller rapport. Du kan även exportera markerade poster i en vy. När du exporterar ett formulär eller datablad som innehåller underformulär eller underdatablad exporteras endast huvudformuläret eller datablad. Du måste du upprepa exporten för varje underformulär och underdatablad som du vill visa i Word. Däremot när du exporterar en rapport, exporteras underformulär och underrapporter som ingår i rapporten, tillsammans med huvudrapporten. Du kan inte exportera makron och moduler.

Exportera data till ett befintligt Word-dokument

När du först exporterar data från Access till ett Word-dokument exporteras informationen alltid till en ny Word-fil. Om du vill att data ska infogas i ett befintligt Word-dokument måste du kopiera data från det nya Word-dokumentet och klistra in i det befintliga dokumentet.

Överst på sidan

Exportera Access-data till Word

  1. Öppna källdatabasen.

  2. Markera i navigeringsfönstret det objekt som innehåller informationen du vill exportera.

    Du kan exportera en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport.

  3. Gå igenom källdata och kontrollera att de inte innehåller några felindikatorer (gröna trekanter) eller felvärden, t.ex. #OGILTIGT!.

    Viktigt!: Alla omatchade Värdefel i datakällan, ersätts med ett null-värde i Word-dokumentet.

  4. Om du bara vill exportera vissa data från ett objekt väljer du enbart de poster som du vill exportera.

  5. Klicka på Mer och sedan på Word i gruppen Exportera på fliken Externa data.

    Obs!: Exportera-kommandona är bara tillgängliga när databasen är öppen och ett objekt har valts.

  6. Ange namnet på målfilen i Exportguiden.

  7. Guiden exporterar alltid formaterade data. Om du vill visa Word-dokumentet när exportåtgärden är klar, markerar du kryssrutan Öppna målfilen efter att exportåtgärden slutfört.

  8. Om du har valt posterna som du vill exportera innan exportåtgärden inleds, markerar du kryssrutan Exportera endast markerade poster. Om du vill exportera alla poster i vyn ska du emellertid inte markera kryssrutan.

    Obs!: Den här kryssrutan kan inte användas (nedtonad) om inga poster är markerade.

  9. Klicka på OK.

  10. Om måldokumentet redan finns uppmanas du att klicka på Ja så att filen skrivs över. Klicka på Nej om du vill ändra namnet på målfilen och klicka sedan på OK igen.

Informationen exporteras och måldokumentet öppnas i Word, beroende på vilka exportalternativ som du har angett i guiden. På den sista sidan i guiden visas också åtgärdens status. Gå vidare med följande steg om du vill spara dina importinställningar och återanvända dem senare.

Spara och använda exportinställningar med Outlook

Obs!: Du måste ha Microsoft Outlook 2010 installerade för att kunna skapa en uppgift för återkommande Exportera inställningar.

Det kan vara praktiskt att skapa en uppgift i Outlook 2010 om du vill köra exporten med vanliga eller återkommande intervall. Om du inte har skapat en aktivitet kan sparas emellertid fortfarande specifikationen.

  1. Markera kryssrutan Spara exportsteg på den sista sidan i Exportguiden.

    Fler kontroller visas.

  2. I rutan Spara som behåller du det namn som ges för exportspecifikationen eller ändrar det efter behov.

  3. Du kan också skriva en beskrivning i rutan Beskrivning.

  4. Om åtgärden ska utföras med jämna mellanrum (till exempel varje vecka eller månad) markerar du kryssrutan Skapa Outlook-uppgift. Då skapas en Outlook-uppgift som gör det möjligt att köra exporten igen i framtiden.

  5. Klicka på Spara export.

Om Outlook inte är installerat visas ett felmeddelande när du klickar på Spara export.

Obs!: Om Outlook inte har konfigurerats korrekt startas guiden Starta Microsoft Outlook 2010. Konfigurera Outlook genom att följa anvisningarna i guiden.

Skapa en Outlook-uppgift

Om du vill skapa en Outlook-uppgift i dialogrutan Exportera-namn - uppgift i Outlook.

  1. Granska och ändra inställningarna, till exempel startdatum, förfallodatum och Påminnelse.

    Om du vill göra den exporterade uppgiften till en återkommande händelse klickar du på Frekvens.

  2. Klicka på Spara och stäng.

Kör en sparad uppgift

  1. Klicka på Uppgifter i navigeringsfönstret i Outlook och dubbelklicka sedan på uppgiften som du vill köra.

  2. Klicka på Starta exporten i gruppen Microsoft Access på fliken Uppgift.

  3. I dialogrutan Exportera data från Microsoft Access klickar du på OK.

  4. Stäng exportdialogrutan.

Överst på sidan

Hur Access-värden visas när de exporterats till Word

Om en export inte fungerar som du förväntat dig kan följande tabell hjälpa dig att avgöra hur Access exporterar olika värden till Word.

Access-objekt

Exportresultat i Word

Fältnamn

Fältnamn för data som exporteras från tabeller, formulär och frågor visas i den första raden i tabellen i Word-dokumentet. När du exporterar en rapport varierar placeringen av fältnamnen i Word-dokumentet beroende på rapportens layout.

Flervärdesfält

Ett fält som har stöd för flera värden exporteras till en enda kolumn i Word. Värdena avgränsas med komma (,).

Bilder, objekt och bifogade filer

Grafiska element – logotyper, data i OLE-objektfält och bifogade filer som ingår i datakällan – exporteras inte.

Diagram

Microsoft Graph-objekt exporteras inte.

Uttryck

Uttryck exporteras inte. Det är bara resultatet av dessa uttryck som exporteras.

Underformulär och underdatablad

Endast huvudformuläret eller huvuddatabladet exporteras, inte underformulär eller underdatablad. Du måste exportera alla underformulär och underdatablad separat. Både data och tillhörande layout kopieras för att likna formatet i Access-rapporten, förutom när du exporterar en rapport.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×