Exempel på arbetsflöde: Skicka ett meddelande

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Den senaste informationen om hur du skapar aviseringar för meddelande finns i Skapa en avisering eller prenumerera på en RSS-feed. Om du använder SharePoint Online listor kan du också använda flöden för att skapa aviseringar via e-post och andra kanaler. Mer information finns i lägga till ett flöde till en lista i SharePoint Online.

Obs!: Det här Avsnittsinformation om SharePoint 2007 endast.

Uppdaterad December 12 2016

Mer information om arbetsflöden finns i Introduktion till SharePoint-arbetsflöde.

Viktigt!: Om du vill skapa ett arbetsflöde för måste webbplatsen finnas på en server som kör Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Innan du börjar

Gruppen använder biblioteket Delade dokument när de vill arbeta gemensamt med dokument och kolumnen Tilldelad när de vill se vem som tilldelats ett visst dokument. I stället för att alla gruppmedlemmar ska behöva kontrollera om några dokument har tilldelats dem på webbplatsen hela tiden kan du skapa ett arbetsflöde där ett e-postmeddelande skickas automatiskt till en gruppmedlem som blivit tilldelad ett dokument. Du kan göra detta snabbt genom att skapa ett arbetsflöde med ett steg.

Varför inte använda en avisering, kanske du tänker? Aviseringar ger många möjligheter, du kan till exempel få en avisering när ett objekt läggs till eller ändras. Men du kan inte skapa en avisering för när en specifik kolumn ändras till en specifik inställning. Med en avisering kan du inte heller skapa ett e-postmeddelande med information om exakt vilken åtgärd som krävs av användaren.

Innan du utformar arbetsflödet behöver du göra nödvändiga ändringar eller anpassningar av webbplatsen, listan eller biblioteket, till exempel:

  • Ett arbetsflöde är alltid kopplad till exakt ett SharePoint lista eller ett bibliotek. Webbplatsen måste ha minst en lista eller ett bibliotek innan du skapar ett arbetsflöde. Om det finns inga listor på din webbplats kan uppmanas du att skapa ett när du skapar ett arbetsflöde.

  • Om du vill att anpassade kolumner eller inställningar ska användas i arbetsflödet behöver du göra de ändringarna innan du skapar arbetsflödet, så att kolumnerna och inställningarna är tillgängliga i arbetsflödesdesignern.

  • Om du vill att list- eller biblioteksfunktioner som inte är aktiverade som standard ska användas i arbetsflödet, till exempel Godkännande av innehåll, behöver du aktivera de här funktionerna innan du skapar arbetsflödet.

Obs!: Arbetsflödesfunktionen baseras på Microsoft Windows Workflow Foundation, en komponent i Microsoft Windows. Samma version av Workflow Foundation måste vara installerad på både datorn och servern. Första gången du skapar ett arbetsflöde kan du uppmanas att installera Workflow Foundation.

Lägga till en kolumn i dokumentbiblioteket

I det här exemplet används biblioteket Delade dokument, som visas som standard på en gruppwebbplats. Du måste dock lägga till kolumnen Tilldelad i biblioteket Delade dokument eftersom den kolumnen inte visas som standard i biblioteket.

  1. Gå till biblioteket Delade dokument i webbläsaren.

    Tips: Klicka på Delade dokument i mapplistan och tryck sedan på F12.

  2. Klicka på Inställningar i verktygsfältet för biblioteket och klicka sedan på Lägg till kolumn från webbplatskolumner.

  3. Klicka på Tilldelad under Tillgängliga webbplatskolumner och klicka sedan på Lägg till.

  4. Klicka på OK.

    När du visar Delade dokument i webbläsaren visas nu kolumnen Tilldelad i biblioteket.

  5. Stäng webbläsaren.

Överst på sidan

Utforma arbetsflödet

När du har lagt till rätt kolumn i biblioteket Delade dokument är du redo att börja använda arbetsflödesdesignern.

  1. Starta Office SharePoint Designer 2007.

  2. Klicka på Öppna webbplatsArkiv-menyn.

  3. Bläddra till och markera den SharePoint-webbplats som du vill skapa arbetsflödet på i dialogrutan Öppna webbplats och klicka sedan på Öppna.

  4. Peka på NyttArkiv-menyn och klicka sedan på Arbetsflöde.

    Arbetsflödesdesignern öppnas.

  5. Skriv in Tilldelningsmeddelande i rutan Ge arbetsflödet ett namn.

    Det här namnet visas för besökare på webbplatsen när de vill visa sidorna Arbetsflödesstatus och Arbetsflöden i webbläsaren.

  6. Klicka på Delade dokument i listan Vilken SharePoint-lista ska det här arbetsflödet kopplas till?.

    När gruppmedlemmarna visar biblioteket Delade dokument kan de se en ny kolumn för det här arbetsflödet med namnet Tilldelningsmeddelande. I den här kolumnen visas arbetsflödesstatus för varje objekt, till exempel om arbetsflödet har startats eller slutförts.

  7. Gör följande under Välj startalternativ för objekten i Delade dokument:

    • Avmarkera kryssrutan Tillåt att det här arbetsflödet startas manuellt från ett objekt.

    • Markera Starta det här arbetsflödet automatiskt när ett objekt skapas.

    • Markera Starta det här arbetsflödet automatiskt när ett objekt ändras.

      Genom att välja de här alternativen ser du till att arbetsflödet körs varje gång ett objekt skapas eller ändras. Den första sidan i arbetsflödesdesignern bör nu se ut på följande sätt:

      Första sidan i Workflow Designer

  8. Klicka på Nästa.

  9. Klicka på Villkor och klicka sedan på Anpassat villkor (Delade dokument) i listan.

    Villkoret Om fält är lika med värde visas i arbetsflödet.

    Den här listan innehåller många färdiga villkor, men du vill skapa ett villkor där ett e-postmeddelande skickas endast när ett specifikt fält – i det här fallet Tilldelad – är lika med ett visst värde – i det här fallet namnet på någon i din grupp. Därför skapar du ett anpassat villkor.

  10. Klicka på Fält i villkoret Om fält är lika med värde och klicka sedan på Tilldelad i listan.

  11. Klicka på Värde i villkoret.

    Dialogrutan Välj användare öppnas. Du vill välja en medlem i gruppen. Det kan du göra genom att skriva in personens namn eller e-postadress och sedan klicka på Lägg till. Du kan också välja från en lista över befintliga användare. Du kan dessutom välja användare i adressboken eller slå upp namn i en lista eller ett listobjekt.

  12. Skriv in eller markera ett användarnamn eller en adress, klicka på Lägg till och klicka sedan på OK.

  13. Klicka på Åtgärder och klicka sedan på Skicka ett e-postmeddelande i listan.

    Om åtgärden inte visas i listan klickar du på Fler åtgärder, klickar på den åtgärd som du vill använda och klickar sedan på Lägg till.

  14. Klicka på det här meddelande i åtgärden E-posta det här meddelandet och fyll sedan i formuläret genom att ange mottagare, ämne och brödtext för meddelandet.

    I Till-raden skriver du in samma namn eller adress som du valde i villkoret.

  15. Klicka på OK.

    Andra sidan i Workflow Designer med ett villkor och en åtgärd

    Nu har du en regel som säger att om en viss gruppmedlem tilldelas ett objekt i biblioteket Delade dokument, så får den personen ett meddelande om detta via e-post. Men vad händer om en annan person tilldelas dokumentet? I nästa steg skapar du ett Else If-villkor för varje ytterligare person i gruppen.

  16. Klicka på Lägg till Else If-villkorsblock.

    Ett villkorsblock läggs till i arbetsflödet. Upprepa steg 8–14 i den här processen om du vill skapa samma regel för en annan gruppmedlem.

  17. Klicka på Lägg till Else If-villkorsblock om du vill lägga till en regel för alla gruppmedlemmar som du vill skicka ett meddelande till när de tilldelas ett dokument.

    Workflow Designer som visar regler med villkorsblock

  18. Om du vill kontrollera att arbetsflödet inte innehåller några fel innan du avslutar arbetsflödesdesignern klickar du på Kontrollera arbetsflöde.

    Om det finns ett fel i arbetsflödet ändras färgen på hyperlänken och asterisker visas före och efter den ogiltiga parametern. Dessutom visas en felsymbol bredvid varje ytterligare steg som innehåller ett fel under Arbetsflödessteg.

  19. Klicka på Slutför när du vill spara arbetsflödet.

    Om du vill prova arbetsflödet bläddrar du till biblioteket Delade dokument, skapar ett nytt objekt och anger en person som finns med i ett villkor i arbetsflödet i kolumnen Tilldelad. Kontrollera sedan om den personen fick det meddelande som du skapade.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×