Exempel på arbetsflöde: Skicka en utgiftsrapport för granskning

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Gruppen fyller varje månad i utgiftsrapporter som är formulär som har utformats i Microsoft Office InfoPath 2007. Grupper fyller i och sparar de här formulären i ett formulärbibliotek på SharePoint-webbplatsen. När den totala summan i utgiftsrapporten överstiger en viss summa vill du att rätt person ska få ett meddelande om att granska rapporten automatiskt. Du kan snabbt automatisera den här processen med ett arbetsflöde med ett steg.

En av de otroliga funktionerna i Office InfoPath 2007 är att du kan ange att fält i det aktuella formuläret ska visas som kolumner i ett formulärbibliotek. När du väljer att visa ett formulärfält som en kolumn i formulärbiblioteket överför du det fältet. Att överföra ett fält är användbart när du vill visa viktig information i ett formulär utan att behöva öppna varje formulär för sig. Ännu viktigare är att genom att du överför data i formuläret till data i kolumner i formulärbiblioteket, så blir det möjligt att skapa regler baserat på dessa data i arbetsflödesdesignern. Genom att överföra summan för de totala utgifterna från formuläret till en kolumn kan du nu skapa ett arbetsflöde som innebär att utgiftsrapporten skickas för granskning när de totala utgifterna överstiger en viss summa.

Mer information om arbetsflöden finns i Introduktion till SharePoint-arbetsflöde.

Viktigt!: Webbplatsen måste finnas på en server som kör Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007 för att du ska kunna skapa ett arbetsflöde.

Artikelinnehåll

Innan du börjar

Design arbetsflödet

Innan du börjar

Innan du utformar arbetsflödet behöver du göra nödvändiga ändringar eller anpassningar av webbplatsen, listan eller biblioteket, till exempel:

  • Ett arbetsflöde är alltid kopplat till en viss SharePoint-lista eller ett visst SharePoint-bibliotek. Webbplatsen måste innehålla minst en lista eller ett bibliotek innan du skapar ett arbetsflöde. Om det inte finns några listor på webbplatsen uppmanas du att skapa en lista när du skapar ett arbetsflöde.

  • Om du vill att anpassade kolumner eller inställningar ska användas i arbetsflödet behöver du göra de ändringarna innan du skapar arbetsflödet, så att kolumnerna och inställningarna är tillgängliga i arbetsflödesdesignern.

  • Om du vill att list- eller biblioteksfunktioner som inte är aktiverade som standard ska användas i arbetsflödet, till exempel Godkännande av innehåll, behöver du aktivera de här funktionerna innan du skapar arbetsflödet.

Obs!: Arbetsflödesfunktionen baseras på Microsoft Windows Workflow Foundation, en komponent i Microsoft Windows. Samma version av Workflow Foundation måste vara installerad på både datorn och servern. Första gången du skapar ett arbetsflöde kan du uppmanas att installera Workflow Foundation.

Publicera formuläret och skapa en formulärbibliotek

I det här exemplet behöver du ett formulärbibliotek där formulären sparas och du behöver överföra vissa fält från formuläret som kolumner i formulärbiblioteket. I Office InfoPath 2007 är det väldigt enkelt att publicera ett formulär, överföra fält och till och med skapa formulärbiblioteket. Du kan göra allt detta genom att använda publiceringsguiden (klicka på PubliceraArkiv-menyn).

I följande process använder du den färdiga mallen för utgiftsrapporter i Office InfoPath 2007 och använder sedan publiceringsguiden för att överföra fält och skapa formulärbiblioteket på SharePoint-webbplatsen.

  1. Starta Office InfoPath 2007.

  2. Dubbelklicka på exempelutgiftsrapporten i dialogrutan Fyll i ett formulär.

    Utgiftsrapporten öppnas i designläge. Formuläret innehåller redan de fält som du vill överföra som kolumner till formulärbiblioteket: Namn, ID-nummer och Totala utgifter. Du använder mallen som den är.

  3. Klicka på Spara somArkiv-menyn.

  4. Skriv in ett namn i rutan Filnamn i dialogrutan Spara som och klicka sedan på Spara.

  5. Klicka på PubliceraArkiv-menyn.

    Publiceringsguiden öppnas.

  6. Klicka på Till en SharePoint-server med eller utan InfoPath Forms Services under Var vill du publicera formulärmallen? och klicka sedan på Nästa.

  7. Skriv in adressen till SharePoint-webbplatsen och klicka sedan på Nästa.

  8. Klicka på Dokumentbibliotek under Vad vill du publicera? och klicka sedan på Nästa.

    Observera att du också kan göra formuläret tillgängligt som en innehållstyp. Det här alternativet kan du välja om du vill exempel vill att formulärmallen ska vara tillgänglig på alla underwebbplatser på en portal.

  9. Klicka på Skapa ett nytt dokumentbibliotek under Vad vill du göra? och klicka sedan på Nästa.

  10. Skriv in Utgiftsrapporter som namn, skriv in en beskrivning för dokumentbiblioteket och klicka sedan på Nästa.

  11. Klicka på Lägg till på nästa sida.

  12. Klicka på namn i mappen anställd i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp och klicka sedan på OK.

  13. Upprepa de föregående stegen två gånger för att lägga till fältet id-nummer (i mappen anställd) och fältet summa (i mappen objekt).

    Obs!: Använd standardinställningarna för Grupp med webbplatskolumner och Kolumnnamn i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp. Du kan också mappa formulärfältet till en befintlig webbplatskolumn eller ge kolumnen ett annat namn än det som formulärfältet har.

  14. Klicka på Nästa, kontrollera att informationen stämmer och klicka sedan på Publicera.

    Nu har du skapat ett formulärbibliotek med namnet Utgiftsrapporter som innehåller de kolumner som du behöver för att kunna skapa arbetsflödet. I webbläsaren ska kolumnerna i formulärbiblioteket se ut som i illustrationen nedan.

    Formulärbibliotek med formulärfält som har överförts som kolumner till biblioteket

Överst på sidan

Utforma arbetsflödet

När du har lagt till rätt kolumner i formulärbiblioteket är du redo att börja använda arbetsflödesdesignern.

  1. Starta Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. Klicka på Öppna webbplatsArkiv-menyn.

  3. Bläddra till och markera den SharePoint-webbplats som du vill skapa arbetsflödet på i dialogrutan Öppna webbplats och klicka sedan på Öppna.

  4. Peka på NyttArkiv-menyn och klicka sedan på Arbetsflöde.

    Arbetsflödesdesignern öppnas.

  5. Skriv in Granskning av utgiftsrapport i rutan Ge arbetsflödet ett namn.

    Det här namnet visas för besökare på webbplatsen när de vill visa sidorna Arbetsflödesstatus och Arbetsflöden i webbläsaren.

  6. Klicka på Utgiftsrapporter i listan Vilken SharePoint-lista ska det här arbetsflödet kopplas till?.

  7. Gör följande under Välj startalternativ för objekten i Utgiftsrapporter:

    • Avmarkera kryssrutan Tillåt att det här arbetsflödet startas manuellt från ett objekt.

    • Markera Starta det här arbetsflödet automatiskt när ett objekt skapas.

    • Markera Starta det här arbetsflödet automatiskt när ett objekt ändras.

      Genom att välja de här alternativen ser du till att arbetsflödet körs varje gång en gruppmedlem fyller i en ny utgiftsrapport eller ändrar en befintlig utgiftsrapport.

      Första sidan i Workflow Designer

  8. Klicka på Nästa.

    Du vill skapa en regel som säger att om den totala utgiftssumman som rapporteras i formuläret överstiger 5 000 kronor, så får rätt person ett meddelande om att granska utgiftsrapporten.

  9. Klicka på Villkor i arbetsflödesdesignern och klicka sedan på Avancerat villkor i listan.

    Villkoret Om värde är lika med värde visas i arbetsflödet.

    Den här listan innehåller många färdiga villkor, men du vill skapa ett villkor där ett meddelande skickas endast när ett specifikt värde – i det här fallet totala utgifter – är större än ett visst värde – i det här fallet 5 000. Därför skapar du ett avancerat villkor.

  10. Klicka på Visa databindning Bild av knapp i villkoret om värde är lika med värde första värdet hyperlänken.

  11. Klicka på Aktuellt objekt i listan Källa i dialogrutan Definiera arbetsflödesuppslag. Klicka på Summa i listan Fält och klicka sedan på OK.

    Genom att använda den här dialogrutan kan du slå upp ett värde i ett fält i en lista eller ett bibliotek på webbplatsen, så att du kan använda det värdet i regeln för arbetsflödet. I det här fallet vill du använda talet i fältet Summa för det aktuella objektet.

  12. Klicka på är lika med i regeln för arbetsflödet och klicka sedan på är större än i listan.

  13. Klicka på den andra hyperlänken för värde och skriv sedan in 5 000.

  14. Klicka på Åtgärder och klicka sedan på Skicka ett e-postmeddelande i listan.

    Om åtgärden inte visas i listan klickar du på Fler åtgärder, klickar på den åtgärd som du vill använda och klickar sedan på Lägg till.

  15. Klicka på det här meddelande i åtgärden E-posta det här meddelandet och fyll sedan i formuläret genom att ange mottagare, ämne och brödtext för meddelandet.

    Välj den person som måste granska utgiftsrapporten som mottagare.

  16. Klicka på OK.

    Andra sidan i Workflow Designer med ett villkor och en åtgärd

    Nu har du skapat en regel som säger att om en utgiftsrapport skapas eller ändras i biblioteket Utgiftsrapporter och den totala utgiftssumman i den rapporten är större än 5 000 kronor, så skickas ett meddelande till den person som behöver granska rapporten.

  17. Om du vill kontrollera att arbetsflödet inte innehåller några fel innan du avslutar arbetsflödesdesignern klickar du på Kontrollera arbetsflöde.

    Om det finns ett fel i arbetsflödet ändras färgen på hyperlänken och asterisker visas före och efter den ogiltiga parametern. Dessutom visas en felsymbol bredvid varje ytterligare steg som innehåller ett fel under Arbetsflödessteg.

  18. Klicka på Slutför när du vill spara arbetsflödet.

    Om du vill prova arbetsflödet bläddrar du till biblioteket Utgiftsrapporter, klickar på Fyll i det här formuläret för att skapa ett nytt objekt och anger kostnader som överstiger 5 000 kronor. Spara formuläret i formulärbiblioteket och kontrollera sedan att den avsedda personen får det meddelande som du skapade.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×