Exempel på arbetsflöde: Skapa en aktivitet från en diskussionspost

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Gruppen använder listan Gruppdiskussion när de arbetar med frågor och problem som gruppen måste hantera. Ofta uppstår det en fråga eller en uppgift under diskussionerna som en gruppmedlem behöver följa upp på. Du vill enkelt kunna skapa ett uppgiftsobjekt från ett gruppdiskussionsobjekt. Du bestämmer dig därför för att skapa ett arbetsflöde så att gruppen bara behöver klicka på en knapp i listan Gruppdiskussion när de vill skapa en uppgift i listan Uppgifter. Uppgiften som skapas innehåller automatiskt information från det tillhörande gruppdiskussionsobjektet, och uppgiften tilldelas automatiskt den person som skapade det ursprungliga gruppdiskussionsobjektet. Den här processen är inte bara enklare för gruppen, den gör också att det inte uppstår några oklarheter kring vem som ansvarar för vilken uppgift och vilket gruppdiskussionsobjekt som uppgiften relaterar till.

En gruppmedlem skapar till exempel ett gruppdiskussionsobjekt i listan Gruppdiskussion och skriver in Skapa en projektplan i fältet Ämne. Under diskussionens gång inser du att diskussionen har resulterat i en uppgift. Klicka på objektet i listan Gruppdiskussion, klicka på kommandot Arbetsflöden och välj sedan att köra arbetsflödet genom att klicka på Starta. En uppgift i listan Uppgifter som är tilldelad gruppmedlemmen som ursprungligen skapade diskussionsobjektet skapas och uppgiften får namnet Skapa en projektplan.

Även om det här exemplet baseras på listan Gruppdiskussion, så kan du använda samma grundläggande process när du vill skapa ett liknande arbetsflöde för objekt i andra listor och bibliotek på webbplatsen. Se bara till att arbetsflödet är kopplat till den lista eller det bibliotek som du vill att arbetsflödet ska startas från.

Mer information om arbetsflöden finns i Introduktion till SharePoint-arbetsflöde.

Viktigt!: Webbplatsen måste finnas på en server som kör Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007 för att du ska kunna skapa ett arbetsflöde.

Artikelinnehåll

Innan du börjar

Design arbetsflödet

Innan du börjar

Innan du utformar arbetsflödet behöver du göra nödvändiga ändringar eller anpassningar av webbplatsen, listan eller biblioteket, till exempel:

  • Ett arbetsflöde är alltid kopplat till en viss SharePoint-lista eller ett visst SharePoint-bibliotek. Webbplatsen måste innehålla minst en lista eller ett bibliotek innan du skapar ett arbetsflöde. Om det inte finns några listor på webbplatsen uppmanas du att skapa en lista när du skapar ett arbetsflöde.

  • Om du vill att anpassade kolumner eller inställningar ska användas i arbetsflödet behöver du göra de ändringarna innan du skapar arbetsflödet, så att kolumnerna och inställningarna är tillgängliga i arbetsflödesdesignern.

  • Om du vill att list- eller biblioteksfunktioner som inte är aktiverade som standard ska användas i arbetsflödet, till exempel Godkännande av innehåll, behöver du aktivera de här funktionerna innan du skapar arbetsflödet.

Obs!: Arbetsflödesfunktionen baseras på Microsoft Windows Workflow Foundation, en komponent i Microsoft Windows. Samma version av Workflow Foundation måste vara installerad på både datorn och servern. Första gången du skapar ett arbetsflöde kan du uppmanas att installera Workflow Foundation.

I det här exemplet används listan Gruppdiskussion, som ingår som standard i mallen Gruppwebbplats.

Överst på sidan

Utforma arbetsflödet

Om det finns en diskussionstavla på webbplatsen, till exempel listan Gruppdiskussion på en gruppwebbplats, är du redo att börja använda arbetsflödesdesignern.

  1. Klicka på Öppna webbplatsArkiv-menyn.

  2. Bläddra till och markera den SharePoint-webbplats som du vill skapa arbetsflödet på i dialogrutan Öppna webbplats och klicka sedan på Öppna.

  3. Peka på NyttArkiv-menyn och klicka sedan på Arbetsflöde.

    Arbetsflödesdesignern öppnas.

  4. Skriv in Skapa en uppgift i rutan Ge arbetsflödet ett namn.

    Det här namnet visas för besökare på webbplatsen när de vill visa sidorna Arbetsflödesstatus och Arbetsflöden i webbläsaren.

  5. Klicka på Gruppdiskussion i listan Vilken SharePoint-lista ska det här arbetsflödet kopplas till?.

    När gruppmedlemmarna visar biblioteket Delade dokument kan de se en ny kolumn för det här arbetsflödet med namnet Skapa en uppgift. I den här kolumnen visas arbetsflödesstatus för varje objekt, till exempel om arbetsflödet har startats eller slutförts.

  6. Gör följande under Välj startalternativ för objekten i Delade dokument:

    • Markera kryssrutan Tillåt att det här arbetsflödet startas manuellt från ett objekt.

    • Avmarkera Starta det här arbetsflödet automatiskt när ett objekt skapas.

    • Avmarkera Starta det här arbetsflödet automatiskt när ett objekt ändras.

      Genom att välja de här alternativen gör du ett kommando för arbetsflöden tillgängligt för alla objekt i listan. Om du vill starta arbetsflödet Skapa en uppgift för ett diskussionsobjekt klickar du på det objektet, klickar på Arbetsflöden på menyn, dubbelklickar på arbetsflödet som du vill starta och klickar sedan på Starta-knappen.

      Första sidan i Workflow Designer

  7. Klicka på Nästa.

  8. Klicka på Åtgärder och klicka sedan på Skapa listobjekt i listan.

    Om åtgärden inte visas i listan klickar du på Fler åtgärder, klickar på den åtgärd som du vill använda och klickar sedan på Lägg till.

  9. Klicka på den här listan i åtgärden Skapa objekt i den här listan.

  10. Klicka på Uppgifter i rutan Lista i dialogrutan Skapa nytt listobjekt, eftersom det är där som du vill skapa ett nytt objekt.

    Obs!: Med den här åtgärden skapas ett uppgiftsobjekt, men – till skillnad från åtgärden Samla in data från en användare – innebär den här åtgärden inte att arbetsflödet pausas tills uppgiften har slutförts.

    Under Fält och Värde kan du lägga till, ta bort eller ändra fält som visas i det nya listobjektet som du skapar. Du vill att rubriken för det nya uppgiftsobjektet ska innehålla faktisk information från gruppdiskussionsobjektet, så nu klickar du på det fältet och ändrar det så att information från gruppdiskussionsobjektet slås upp och visas.

  11. Klicka på Rubrik (*) under Fält och klicka sedan på Ändra.

  12. Klicka på Visa databindning Bild av knapp i dialogrutan Värdetilldelning.

    Dialogrutan Värdetilldelning

  13. Klicka på Aktuellt objekt i listan Källa i dialogrutan Definiera arbetsflödesuppslag. Klicka på Ämne i listan Fält.

    Nu slås informationen upp i fältet Ämne för det aktuella diskussionsobjektet och används i rubrikfältet för den nya uppgiften.

    Dialogrutan Definiera arbetsflödesuppslag

  14. Klicka på OK två gånger.

    Nu vill du att den person som skapade det tillhörande diskussionsobjektet automatiskt ska tilldelas den nya uppgiften.

  15. Klicka på Lägg till i dialogrutan Skapa nytt listobjekt eftersom du vill lägga till ett fält i den nya uppgiften som skapas i arbetsflödet.

  16. Klicka på Tilldelad i listan Ange följande fält i dialogrutan Värdetilldelning.

    Dialogrutan Värdetilldelning

  17. Klicka på Visa databindning Bild av knapp under till det här värdet.

  18. Klicka på Aktuellt objekt i listan Källa i dialogrutan Definiera arbetsflödesuppslag. Klicka på Skapat av i listan Fält.

    Dialogrutan Definiera arbetsflödesuppslag

  19. Klicka på OK två gånger.

    Dialogrutan Skapa nytt listobjekt

    En uppgift vars rubrik matchar ämnet för gruppdiskussionsobjektet, som uppgiften skapades från, skapas och uppgiften tilldelas den person som ursprungligen skapade gruppdiskussionen.

  20. Klicka på OK i dialogrutan Skapa nytt listobjekt.

    Workflow Designer med en åtgärd för steg 1

    Du har nu skapat en regel som innebär att uppgiften skapas när någon startar arbetsflödet manuellt från ett objekt i listan Gruppdiskussion.

  21. Om du vill kontrollera att arbetsflödet inte innehåller några fel innan du avslutar arbetsflödesdesignern klickar du på Kontrollera arbetsflöde.

    Om det finns ett fel i arbetsflödet ändras färgen på hyperlänken och asterisker visas före och efter den ogiltiga parametern. Dessutom visas en felsymbol bredvid varje ytterligare steg som innehåller ett fel under Arbetsflödessteg.

  22. Klicka på Slutför när du vill spara arbetsflödet.

En knapp visas på sidan för listan Gruppdiskussion på SharePoint-webbplatsen. Gruppmedlemmarna kan klicka på knappen när de vill starta arbetsflödet manuellt.

Om du vill prova arbetsflödet bläddrar du till listan Gruppdiskussion och skapar ett nytt objekt – observera att som standard är fältet Ämne ett obligatoriskt fält. När du har sparat det nya objektet klickar du på diskussionsobjektet i listan och klickar sedan på Arbetsflöden på menyn. Klicka på arbetsflödet Skapa en uppgift på sidan Arbetsflöden och klicka sedan på Starta. Bläddra sedan till listan Uppgifter. Eftersom du skapade diskussionsobjektet ska nu en uppgift som innehåller informationen som du angav i fältet Ämne ha tilldelats dig.

Om du vill kan du lägga till ytterligare ett steg i arbetsflödet, där en annan åtgärd utförs när den nya uppgiften anges som slutförd. Du kan börja med ett arbetsflöde med ett steg och sedan lägga till steg, så att arbetsflödet blir mer omfattande och kan användas för en komplicerad affärsprocess.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×