En plan i Microsoft Office Project 2003 kan liknas vid en triangel

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Oavsett vilken bransch du arbetar i, hur erfaren du är, hur "speciellt" ett projekt är eller vilken version av projektledningsmetodik som används på företaget så utgörs kärnan i alla projekt av faktorerna tid, pengar och omfattning. Det är dessa tre faktorer du kan spela med för att hålla projektet inom angivna ramar.

Artikelinnehåll

Vad är projekttriangeln?

Vilken är den "fasta" sidan av triangeln?

Hur optimerar jag så att jag håller schemat?

Hur optimerar jag så att jag håller budget?

Hur optimerar jag så att jag arbetar inom projektets ramar?

Vad har kvalitet att göra med projekttriangeln?

Vad är projekttriangeln?

Om tiden, pengarna och målet med projektet vore obegränsade skulle du inte behöva hålla på med projektledning. Dessvärre har de flesta projekt en bestämd tidsgräns, budget och omfattning.

Det är den här kombinationen av faktorer (tid, pengar och omfattning) som vi kallar för projekttriangeln. (De här faktorerna kallas ibland för de tre villkoren för ett projekt.) Genom att förstå projekttriangeln kan du göra bättre val när du måste kompromissa.

Projekttriangel

Om du ändrar någon sida av triangeln påverkas de två andra sidorna.

Om du till exempel bestämmer dig för att justera projektplanen för att:

  • nå schemalagt slutdatum kanske du får högre kostnader och en mindre omfattning.

  • hålla projektbudgeten kan resultatet bli ett längre schema och en mindre omfattning.

  • öka omfattningen kan projektet ta längre tid och kosta mer i form av resurser, till exempel anställda.

Ändringar i planen kan påverka triangeln på olika sätt, beroende på de specifika omständigheterna och projektets natur. I vissa fall kan till exempel kostnaderna öka när du kortar ned schemat. I andra fall kan det faktiskt sänka kostnaderna.

När det gäller projekttriangeln ses resurser som en kostnadspost. Så när du justerar resurser för att klara av mer eller mindre arbete eller för att avspegla tillgängligheten går kostnaderna upp eller ned på motsvarande sätt. De här kostnaderna baseras på resursernas kostnader.

Du kanske också lägger märke till att schemat ändras när du justerar resurser. Om du till exempel har ett antal resursöverbeläggningar och du utjämnar projektet kan schemat få delade aktiviteter och förseningar som skjuter fram slutdatumet.

Läs mer:    

Vilken är den "fasta" sidan av triangeln?

Sa du "fast sida"? Det stämmer. I de flesta projekt är minst en sida av triangeln fast, vilket innebär att du sitter fast eftersom du inte kan ändra den. I vissa projekt är det budgeten. Oavsett vad som händer får du inte mer pengar till projektet. I andra projekt är det schemat – datumen kan inte ändras. Eller så är det omfattningen – slutprodukterna är vad de är.

Knepet är att hitta den "fasta" sidan av projekttriangeln. Då vet du vad du kan ändra och var du kan göra justeringar om det finns ett problem. Om du sätter ord på problemet kan det bli enklare att räkna ut vilken sida av triangeln som det finns svårigheter med.

När du vet vilken sida av triangeln som inte kan ändras vet du i stället var du kan göra justeringarna. Så när du börjar optimera projektet:

  • Bestäm först vilken av de tre faktorerna som är fast. Detta är oftast den faktor som är viktigast för att projektet ska lyckas (bli klart i tid, inom budget eller med överenskommen omfattning).

  • Bestäm sedan vilken sida det aktuella problemet uppstår på.När du har gjort det vet du vilka faktorer du kan jobba med för att få projektet på spår igen.

Om den problematiska sidan och den fasta sidan är samma får du arbeta med de två andra sidorna av triangeln. Om projektet till exempel måste slutföras i tid och problemet är att det tar för lång tid kan du justera resurserna eller omfattningen för att få ordning på projektet igen.

Om den problematiska sidan inte är samma som den fasta sidan kan du optimera genom att justera den återstående sidan. Om projektet till exempel måste slutföras i tid och har ökat i omfattning har du bara kostnadssidan att jobba med, till exempel genom att lägga till resurser.

Tänk på att när du justerar en sida av triangeln – tid, pengar eller omfattning – påverkas troligtvis de två andra sidorna. De kan påverkas positivt eller negativt, beroende på hur projektet ser ut.

Obs!: När du har justerat projektplanen kontrollerar du de två andra faktorerna igen, så att ingenting har blivit oacceptabelt. Om du till exempel ändrade planen för att dra in på kostnaderna kontrollerar du om slutdatumet fortfarande är acceptabelt.

Hur optimerar jag så att jag håller schemat?

När du har analyserat schemat kanske du upptäcker att det inte håller tidsgränsen för projektet. Det finns flera sätt att justera schemats längd. Vilka metoder du väljer beror på begränsningarna som projektet styrs av i sin helhet, till exempel budget, resurstillgänglighet, omfattning och flexibilitet i aktiviteterna.

Det effektivaste sättet att korta ned schemat på är att ändra aktiviteterna som finns på den kritisk linje. Den kritiska linjen är en serie avhängiga aktiviteter vars sista aktivitet slutförs på projektets slutdatum. Om någon av aktiviteterna i den här serien flyttas ändras även slutdatumet för projektet. Om aktiviteter som inte finns på den kritiska linjen ändras kanske schemat inte påverkas. Du kan:

  • Korta ned aktiviteternas varaktighet (avspeglar vanligtvis en mindre omfattning eller ökade/effektivare resurser).

  • Låta aktiviteter överlappa så att det går att arbeta med dem samtidigt.

  • Ta bort aktiviteter för att nå slutdatumet (avspeglar vanligtvis en minskad omfattning).

  • Tilldela ytterligare resurser.

  • Minska mängden arbete som tilldelats (avspeglar vanligtvis en minskad omfattning eller effektivare resurser).

När du justerar schemat kan kostnaderna öka, resurserna bli överbelagda och omfattningen ändras. Om du till exempel kortar ned varaktigheten för aktiviteter på den kritiska linjen blir projektet troligtvis klart tidigare, men omfattningen av aktiviteterna och eventuellt hela projektet kan minska. Du kan också tilldela ytterligare resurser till aktiviteter på den kritiska linjen så att de blir klara fortare, men då kanske du upptäcker att resurserna blir överbelagda och att du måste betala dem för övertid, vilket ökar kostnaderna.

Läs mer om hur du optimerar schemat med hjälp av Projektöverblick.

Hur optimerar jag så att jag håller budget?

Det kanske är så att projektplanen du har tagit fram överskrider budgeten. Projektkostnaderna påverkas främst av resurser som tilldelats till aktiviteterna i projektet: lönebaserade kostnader och fasta kostnader för människor, utrustning och material. Därför kan du minska omfattningen av projektet när du vill sänka kostnaderna, så att det är färre aktiviteter eller kortare varaktighet för aktiviteter som behöver resurser.

Om du inte vill minska omfattningen kan du justera resurserna och kontrollera att inställningarna för löner, avgifter och övertid stämmer. Du kan kontrollera att de resurser som tilldelats är bäst lämpade för jobbet. Du kan eventuellt byta ut en dyrare resurs mot en billigare, och använda den dyrare resursen när det är mest kostnadseffektivt att göra det.

När du justerar planen så att budgeten ska hållas kan slutdatumet flyttas framåt eller så kan omfattningen minska. Om du till exempel tar bort övertid från aktiviteter som var tilldelade överbelagda resurser kan schemat plötsligt förlängas så att slutdatumet hamnar en månad senare. Om du dragit ned på omfattningen för att nå budgetmålen kanske slutdatumet hamnar mycket tidigare.

Lär dig hur du optimerar schemat med hjälp av Projektöverblick.

Hur optimerar jag så att jag arbetar inom projektets ramar?

Det finns två typer av omfattning att ta hänsyn till – produktomfattningen och projektomfattningen:

  • Produktomfattningen beskriver slutprodukterna av projektet, oftast på detaljerad nivå. Exemel på produktomfattningn kan vara produktspecifikationer eller ritningar. Som projektledare har du kanske inte så mycket att säga till om vad gäller produktomfattningen.

  • Projektomfattningen inbegriper allt det projektarbete som görs för att framställa de slutprodukter som beskrivs i produktomfattningen. Som projektledare har du oftast åtminstone viss kontroll över projektomfattningen. Till exempel kanske du kan hoppa över kodgranskningar för vissa slutprodukter.

Vanligtvis justerar du omfattningen när du får problem med att hinna klart till slutdatumet eller hålla budgeten. Du kan dra ned på omfattningen när du vill flytta slutdatumet närmare i tiden eller sänka kostnaderna. Du kan också öka omfattningen om du upptäcker att du har mer tid eller får en större budget.

Om du ändrar omfattningen behöver ofta även antalet eller varaktigheten för aktiviteter ändras. Omfattningen är närmast förknippad med kvalitet. När du ökar omfattningen får du möjlighet att höja kvaliteten. När du minskar omfattningen kan du behöva sänka standarden för kvaliteten.

Om du minskar omfattningen kan kostnaderna minska och slutdatumet infalla tidigare. Om du utökar omfattningen kan kostnaderna öka och slutdatumet infalla senare. Om du till exempel drar in på en rad aktiviteter som ses som valfria kanske du inte behöver så många resurser, vilket leder till kostnadsbesparingar. Om du ökar omfattningen genom att lägga till mer tid till en rad aktiviteter kan det vara så att ändringen av omfattningen påverkar schemaläggningen av aktiviteter på den kritiska linjen, och slutdatumet infaller nu två veckor senare.

Läs mer om hur du optimerar schemat med hjälp av Projektöverblick.

Vad har kvalitet att göra med projekttriangeln?

Kvalitet är kärnfrågan i projekttriangeln. Kvalitet påverkar alla triangelns sidor och ändringar du gör för någon sida av triangeln påverkar sannolikt kvaliteten. Kvalitet är inte en faktor i triangeln – det är resultatet av vad du gör med tid, pengar och omfattning.

Projekttriangel med kvalitet

Om du till exempel upptäcker att du har extra tid i schemat kanske du kan öka omfattningen genom att lägga till aktiviteter och varaktighet. Med den här extra tiden och omfattningen kan du höja kvaliteten i projektet och på dess slutprodukter.

Om du behöver sänka kostnaderna för att hålla budgeten kanske du måste minska omfattningen genom att ta bort aktiviteter eller minska varaktigheten för aktiviteter. Med en minskad omfattning sjunker möjligheterna att nå en viss kvalitetsnivå, så lägre kvalitet är ett resultat av behovet att sänka kostnaderna.

Läs mer om hur du hanterar projekttriangeln:    

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×