Effektivisera datainmatning med uppslagsfält

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Genom att skapa ett uppslagsfält i Microsoft Office Access-tabeller kan du effektivisera inmatningsprocessen för databasen. I uppslagsfältet kan ett användarvänligt värde visas som är bundet till ett annat värde i källdatatabellen eller värdelistan. I uppslagsfältet kan till exempel ett kontaktnamn visas som är bundet till motsvarande kontakt-ID-nummer i en annan tabell, fråga eller lista.

Den här artikeln innehåller information om typer av uppslagsfält och hur och när du skapar respektive typ.

Vad vill du göra?

Välja en typ av uppslagsfält

Skapa uppslagsfält

Använda flera värden i ett uppslagsfält

Ta bort en uppslagsegenskap för

Välja en typ av uppslagsfält

I ett uppslagsfält visas en lista med de värden användaren kan välja. På så sätt kan inmatningen bli snabbare och mer korrekt. När data som matas in i ett fält redan finns i en annan tabell kan du undvika duplicering och möjliga fel som uppstår när data skrivs in igen. Uppslagsfält kan vara enkla eller komplexa. I enkla uppslagsfält kan du lagra ett enkelt värde, och i komplexa uppslagsfält kan du spara flera värden som visas i en kombinationsruta eller en listrutekontroll. För varje post i ett flervärdesfält hämtas ett visningsvärde baserat på motsvarande bundna värde. När ett uppslagsfält visas eller används i ett datablad kallas det för en uppslagskolumn. Du kan skapa två typer av uppslagsfält: en uppslagslista och en värdelista.

Använda en uppslagslista

När ett uppslagsfält utgår från en uppslagslista hämtas data till fältet från en befintlig tabell eller fråga i databasen. För den här typen av uppslag är tabellerna relaterade och när värdena i datakällan ändras finns aktuella data tillgängliga i uppslagsfältet.

Använd en värdelista för uppslag

När ett uppslagsfält bygger på en värdelista hämtas data till uppslagsfältet från en lista med värden som du anger när du skapar fältet. Den här typen av uppslagsfält är ideala när du har en begränsad uppsättning värden som inte ändras ofta.

Skapa uppslagsfält

Du kan skapa ett uppslagsfält i designvyn eller i databladsvyn. Om du vill ändra ett befintligt fält till ett uppslagsfält använder du designvyn och ändrar datatypen. Om du vill lägga till ett nytt uppslagsfält använder du antingen en befintlig tabell eller fråga som datakälla, eller skapar en egen värdelista. I följande avsnitt förklaras dessa båda metoder att skapa ett uppslagsfält.

Skapa ett uppslagsfält utifrån en datakälla som är en tabell eller en fråga

  1. Öppna tabellen i databladsvyn och klicka på den kolumnrubrik där du vill skapa ett uppslagsfält.

  2. Klicka på uppslag och relationer datatyp.

    Vy över uppslagsfält

  3. Kontrollera att alternativet Jag vill att uppslagsfält ska hämta värdena från en annan tabell eller fråga är markerat i uppslagsguiden och klicka sedan på Nästa.

Obs!: Om ett uppslagsfält är kopplat till en SharePoint-lista måste alla redigeringar av data göras i SharePoint-listan.

  1. Välj källa för värdet i uppslagsfältet genom att välja mellan alternativen Tabeller, Frågor eller Båda.

Om programmet är utformat för webben, men källtabellen är i klientläget, måste källtabellen ha en numerisk primärnyckel, annars visas ett felmeddelande i Access. Om detta inträffar måste du först skapa en numerisk primärnyckel för tabellen från designvyn, och sedan gå tillbaka till webbläge och skapa ett uppslagsfält. Mer information om hur du utformar en tabell i webbläge finns i Skapa en databas som ska delas på webben.

  1. Välj en tabell eller fråga i listan och klicka sedan på Nästa.

  2. Markera det fält du vill lägga till i listan Tillgängliga fält och klicka sedan på knappen > så läggs det till i listan Markerade fält. Kontrollera att det fält eller de fält som markerats visas i listan Markerade fält. Om du vill lägga till ytterligare fält upprepar du proceduren tills du har lagt till önskade fält. Klicka sedan på Nästa.

  3. Om du markerar flera fält och vill specificera sorteringsalternativ för uppslagsfältet ska du markera nedpilen bredvid den första sorteringsfältet. Klicka sedan på namnet på det fält som du vill sortera värdena utifrån.

  4. Klicka på knappen Stigande om du vill ändra sorteringsordning, och klicka sedan på Nästa.

  5. Om du vill justera bredden på uppslagsfältet använder du musen och drar i kolumnen tills du får önskad bredd. Klicka sedan på Nästa.

Obs!: Du kan justera kolumnbredden på uppslagsfältet, men om du minskar bredden så att den inte längre syns, kommer inte kolumnen att visas.

Tips: Lämna kryssrutan Dölj nyckelkolumn markerad så att de som använder uppslagskolumnen bara ser de värden som du vill att de ska se i fältet, och inte värdena i primärnyckelfältet.

  1. Ange ett etikettnamn för uppslagsfältet.

  2. Om du vill skapa en uppslagskolumn för flera värden markerar du kryssrutan Tillåt flera värden.

Obs!: Tillåt flera värden måste vara markerad för att lagring av flera värden ska vara möjlig. Läs avsnittet Tillåta flera värden i ett uppslagsfält.

Alternativet för flera uppslagsvärden markeras i Uppslagsguiden

  1. Klicka på Slutför, klicka på fliken Arkiv och klicka sedan på Spara.

Tips: Öppna tabellen i designvyn och egenskaperna är tillgängliga på fliken uppslag under Fältegenskaper om du vill kontrollera eller ändra egenskaper för ett uppslagsfält.

Använda en tabell eller fråga som datakälla för ett uppslagsfält

överst på sidan

Skapa ett uppslagsfält utifrån en värdelista

  1. I navigeringsfältet högerklickar du på den tabell du vill arbeta med och klickar sedan på Designvy.

  2. Klicka i cellen i kolumnen Datatyp som motsvarar den kolumn som du vill definiera som ett uppslagsfält, klickar du på nedpilen och välj en datatyp och klicka sedan på Uppslagsguiden.

Obs!: Om ett meddelande visas i Access om att det inte går att starta uppslagsguiden byter du datatyp för fältet.

  1. I uppslagsguiden markerar du Jag skriver värdena själv och klickar på Nästa.

  2. På nästa sida i guiden anger du hur många kolumner du vill att uppslagslistan ska ha.

Obs!: Du kan justera kolumnbredden på uppslagsfältet, men om du minskar bredden så att den inte längre syns, kommer inte kolumnen att visas.

  1. Skriv värdena som du vill använda visas i uppslagslistan leta och klicka på Nästa.

Du kan redigera en värdelista direkt i textrutan Radkälla från fältegenskaper för Uppslag.

  1. Om du anger mer än en kolumn i steg 4 måste du välja vilken kolumn som ska användas för att identifiera varje värde unikt. Dubbelklicka på den kolumn i rutan Tillgängliga fält som du vill använda för att unikt identifiera varje värde. Klicka på Nästa.

Obs!: Det här steget visas inte om du inte anger mer än en kolumn i steg 4.

  1. På nästa sida i guiden anger du ett etikettnamn för uppslagsfältet.

  2. Om du skapar en uppslagskolumn med flera värden markerar du kryssrutan Tillåt flera värden.

    Obs!: Tillåt flera värden måste vara markerad för att lagring av flera värden ska vara möjlig. Läs avsnittet Tillåta flera värden i ett uppslagsfält.

  3. Klicka på Slutför och sedan på Ja för att spara ändringarna.

Överst på sidan

Använda flera värden i ett uppslagsfält

Överväg att låta flera värden visas i uppslagsfältet om något av följande villkor överensstämmer med det sätt databasen används på:

  • Du har en aktuell lista med värden som ger användaren flera inmatningsalternativ.

  • Databasen ansluter ofta till en SharePoint-webbplats.

  • Databasen är kopplad till en SharePoint-webbplats.

Det är användbart att tillåta flera värden i ett fält, men det kan också leda till att databasens funktionalitet minskas om du flyttar den till en server.

Varning!: När du skapar ett uppslagsfält för flera värden med en befintlig tabell som datakälla, kan du inte ändra varken datatyp eller fältstorlek i uppslagsfältet utan att först ta bort relationerna.

Ange eller ändra egenskaperna för ett uppslagsfält

När du använder Uppslagsguiden anges egenskaperna för uppslagsfältet automatiskt. Du kan emellertid ändra dessa egenskaper om du vill ändra hur ett uppslagsfält fungerar.

  • I navigeringsfältet högerklickar du på den tabell som du vill arbeta med och klickar sedan på Designvy.

  • Klicka på det fält vars uppslagsegenskaper du vill ändra.

  • Klicka på fliken Uppslag.

  • Klicka på den nedrullningsbara listrutan bredvid den egenskap som du vill ändra och välj önskat alternativ.

I följande tabell visas de egenskaper för uppslagsfält som du kan ange eller ändra.

Egenskap

Åtgärd

Visa kontroll

Du kan välja något av följande, beroende på typen av kontroll:

Kryssruta Endast Ja/nej-fält.

  • Textruta     Visar innehåll som har angetts av en användare.

  • Listruta     Visar en lista med värden i ett öppet fönster.

  • Kombinationsruta     Visar valda värden när den stängs och alla tillgängliga värden när den öppnas.

Obs!: Ange Visa kontrolltill kryssrutan eller Textruta som inaktiverar uppslag.

Typ av radkälla

Ange om du vill fylla uppslagsfältet med värden från en annan tabell eller fråga, eller från en lista med värden som du själv anger. Du kan också fylla i listan med namnen på fälten i en tabell eller fråga.

Radkälla

Ange den tabell, fråga eller lista med värden som innehåller värdena för uppslagsfältet. Om du har valt Tabell/fråga eller Fältlista för egenskapen Typ av radkälla bör den här egenskapen tilldelas namnet på en tabell, fråga eller ett SQL-uttryck som representerar frågan. Om du har valt Värdelista för egenskapen Typ av radkälla, bör den här egenskapen innehålla en lista med värden som är avgränsade med semikolon.

Bunden kolumn

Ange den kolumn i egenskapen Radkälla som innehåller värdet som lagras i uppslagsfältet. Detta kan vara ett värde från 1 till antalet kolumner för egenskapen Radkälla.

Antal kolumner

Ange hur många kolumner i radkällan som kan visas i uppslagskolumnen. Den här egenskapen kan vara ett heltal från 1 till 255.

Kolumnrubriker

Ange om kolumnrubriker ska visas. Värdet kan vara Nej (standardvärdet) eller Ja.

Kolumnbredder

Ange kolumnbredden för varje kolumn. Om du exempelvis inte vill visa en kolumn, till exempel ett ID-nummer, anger du 0 för bredden.

Listrader

Ange antalet rader som ska visas när du visar uppslagskolumnen.

Listbredd

Ange bredden på kontrollen som visas när du visar uppslagskolumnen.

Endast från lista

Ange om en användare kan infoga ett värde som inte finns i listan.

Tillåt flera värden

Ange om uppslagsfältet ska använda ett flervärdesfält och om flera värden ska kunna väljas. Den här inställningen kan vara Nej (standardvärdet) eller Ja. Om du väljer Ja kan användaren välja flera värden från egenskapen Radkälla för varje post. Mer information om hur det här alternativet kan användas finns i Använda flera värden i ett uppslagsfält.

Tillåt redigering av värdelistor

Ange om användare ska kunna redigera objekten i en uppslagskolumn som baseras på en värdelista. När den här egenskapen anges till Ja visas menyalternativet Redigera listobjekt om du högerklickar på uppslagsfältet. Om uppslagsfältet har två eller fler kolumner ignoreras den här egenskapen.

Redigeringsformulär för listobjekt

Namnge ett befintligt formulär som kan användas för att redigera listobjekten i ett uppslagsfält.

Visa endast värden i radkälla

Visa bara värden som matchar den aktuella radkällan om Tillåt flera värden har värdet Ja.

Överst på sidan

Ta bort en uppslagsegenskap

  1. I navigeringsfältet högerklickar du på den tabell som du vill arbeta med och klickar sedan på Designvy.

  2. Markera det fält vars uppslagsegenskap du vill ta bort.

  3. Klicka på fliken Uppslag.

  4. Klicka på Textruta, i listrutan Visa kontroll och spara sedan ändringen.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×