Dokumentkoppling med kuvert

När du har massutskick som ska skickas till personer på en distributionslista kan du använda dokumentkoppling för att skapa en uppsättning adresserade kuvert. Varje kuvert skrivs ut med en adress från distributionslistan. Du kan också skapa och skriva ut kuvert utan att använda dokumentkoppling.

Meddelanden: 

Tre filer i dokumentkopplingsprocessen, dvs. ett huvuddokument plus en distributionslista som ger uppsättningar med bokstäver eller e-postmeddelanden, kuvert och etiketter.

Följande dokument används i processen för att skapa och skriva ut kuvert genom dokumentkoppling:

  • Huvuddokumentet
    Det här dokumentet innehåller text och grafik (en logotyp eller bild) som är identisk för varje version av det kopplade kuvertet. Returadressen på kuvertet är ett exempel på identiskt innehåll.

  • Din distributionslista
    Detta dokument innehåller de adresser som ska skrivas ut på kuverten.

När du kombinerar dessa två dokument enligt stegen nedan blir resultatet adresserade kuvert.

Steg 1: Konfigurera din distributionslista

Distributionslistan är din datakälla. Det kan vara ett Excel-kalkylblad, en katalog med Outlook-kontakter, en Access-databas eller en Office-adresslista. Den innehåller de poster som Word hämtar information från för att skapa adresserna som ska skrivas ut på kuverten.

Tips

  • Om du inte har en distributionslista kan du skapa en under dokumentkopplingen. Innan du påbörjar dokumentkopplingsprocessen samlar du ihop alla dina adresslistor och lägger till dem i datakällan.

  • Om du använder ett Excel-kalkylblad kontrollerar du att kolumnen för postnummer är formaterad som text så att inga nollor försvinner. Mer information finns i Formatera siffror, datum och andra värden vid dokumentkoppling i Excel

  • Om du vill använda dina Outlook-kontakter måste du se till att Outlook är ditt standardprogram för e-post.

Steg 2: Testa kuvertlayouten

Ett preliminärt steg i dokumentkopplingsprocessen är att konfigurera kuvertet för kopplingen. Det är alltid en god idé att köra ett litet test med kuvert innan du kör den verkliga dokumentkopplingen.

Obs!: Om du är van vid att skriva ut kuvert kan du gå direkt till steg 3.

  1. I Word väljer du Arkiv > Nytt > Blankt dokument.

  2. Välj Kuvert i gruppen Skapa på fliken Utskick.

    Skriva ut kuvert

  3. I rutan Adress skriver du en testadress för att se hur ett kuvert kommer att se ut när det skrivs ut.

    Ruta för leveransadress

    Obs!: Testadressen kommer inte att finnas med i dokumentkopplingen.

  4. I rutan Avsändaradress anger du din adress.

    Ruta för avsändaradress

  5. Välj Alternativ > Kuvertalternativ och gör följande:

    • I listrutan Kuvertstorlek väljer du storleken som överensstämmer med ditt kuvert eller Egen pappersstorlek.

      Fliken Kuvertalternativ där du anger kuvertstorlek och teckensnitt för adresserna

      Obs!: Om du väljer Egen pappersstorlek anger du kuvertets mått i rutorna Bredd och Höjd. Klicka på OK när du är klar.

    • Under Adress och Avsändaradress väljer du ett teckensnitt och positionen för varje adress räknat från vänster och den övre kanten.

      Obs!: Gör de ändringar som krävs baserat på förhandsvisningen av kuvertlayouten.

  6. På fliken Utskriftsalternativ kontrollerar du att rätt Kuvertmatning har valts och matar sedan in kuvertet enligt illustration och väljer OK.

    Obs!: Skrivaren skickar information till Word som anger i vilken riktning kuverten ska matas in i skrivaren. Den här informationen visas under Kuvertmatning.

    Kuvertmatningsdiagram för kuvertmatning till skrivaren

  7. Välj Skriv ut och välj sedan Ja för att spara avsändaradressen som standardadressen.

    Obs!: Om kuvertet skrevs ut korrekt är du redo att gå vidare till nästa steg i dokumentkopplingsprocessen. Om kuvertet inte skrevs ut på det sätt du önskar går du tillbaka till steg 5 och justerar alternativen för kuvertlayout och Kuvertmatning.

Steg 3: Starta dokumentkopplingen

  1. På fliken Utskick i gruppen Starta koppling av dokument väljer du Starta koppling av dokument > Kuvert.

    Menyn Starta koppling av e-post

  2. I dialogrutan Kuvertalternativ konfigurerar du kuvertet genom att välja alternativ som i Steg 2: Testa kuvertlayouten och välj sedan OK.

    Obs!: Word skapar ett dokument som har kuvertets mått och visar var avsändaradressen skrivs ut på kuvertet.

  3. Om du vill lägga till en avsändaradress eller en logotyp till kuvertet är detta ett bra tillfälle att gör det.

  4. Välj Arkiv > Spara och ange ett filnamn.

Steg 4: Länka distributionslistan till huvuddokumentet

Nu är du redo att öppna datakällan för distributionslistan.

  1. Välj Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och välj sedan ett alternativ.

    Kommandot Ange en ny lista

  2. Gör något av följande:

    • Om du inte har en distributionslista väljer du Ange en ny lista och skapar en.

      eller

    • Om din distributionslista finns i ett Excel-kalkylblad, en Access-databas eller en annan typ av datafil väljer du Använd befintlig lista. Gå sedan till listan och välj Öppna.

      eller

    • Om du använder dina Outlook-kontakter väljer du Välj från Outlook-kontakter.

  3. Klicka på Arkiv > Spara.

Redigera din distributionslista

Om du skriver ut kuvert till alla på listan går du till Steg 5: Lägga till adressblocket till kuvertet. Om du vill skriva ut kuvert till personer i listan som bor inom 2 mil från ett evenemang som du är värd för kan du till exempel använda ett postnummer som filter för att begränsa listan. Mer information om filtrering av data finns i Sortera och filtrera data för koppling av dokument.

Tips: Det kan vara praktiskt att använda filterfunktionen för att filtrera bort personer för vilka du inte har ett postnummer. På så sätt skriver du inte ut kuvert som du ändå inte kan posta.

Gör så här för att välja enskilda personer i listan som du vill skapa kuvert för:

  1. Välj Redigera mottagarlista.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Redigera mottagarlista markerat.

  2. Markera namnen på de personer som ska delta i utskicket.

    Välj rader genom att markera kryssrutan

    Du kan också sortera eller filtrera listan för att göra det lättare att hitta namn och adresser.

Steg 5: Lägga till adressblocket till kuvertet

Adressblocket är en kopplingsinstruktion. Kopplingsinstruktionen, som även kallas platshållare, använder du för att markera den plats där du vill att adressen ska visas på kuvertet.

Obs!: Det är ofta enklare att placera adressblocket korrekt om du aktiverar visningen av stycketecken (¶) först. Aktivera detta genom att gå till fliken Start på menyfliksområdet och klicka på knappen Visa/dölj ¶ eller trycka på Ctrl+Skift+8.

  1. Placera markören där du vill placera adressblocket. Om visningen av stycketecken är aktiverad klickar du precis efter det stycketecken (¶) som Word placerat i kuvertets mitt.

  2. Välj Adressblock i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Kopplingsinstruktion för att infoga adressblock

  3. I dialogrutan Infoga adressblock väljer du ett format för mottagarens namn så som det ska visas på kuvertet.

    Alternativ för Adressblock

    Obs!: Välj knappen för Nästa post Knappen Nästa post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat eller Föregående post Knappen Föregående post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat under Förhandsgranska för att bläddra genom posterna i datakällan och se hur en adress kommer att se ut på kuvertet.

  4. Välj OK.

  5. Spara det kopplade dokumentet med Arkiv > Spara innan du går vidare.

Verifiera kopplingsinstruktionsnamnen

Se till att Word placerar namn och adresser från distributionslistan på rätt platser på kuvertet.

  1. Välj Matcha fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

  2. Kolumnen till vänster i dialogrutan Matcha fält innehåller fältnamnen som Word använder i ett adressblock. Med hjälp av kolumnen till höger kan du matcha fält i datakällan med fältnamnen. Kontrollera att fältnamnen som visas till vänster matchar namnen på kolumnrubrikerna för posterna i distributionslistan så att Word kan placera rätt data på rätt plats på kuvertet.

    Dialogrutan Matcha fält
  3. Gör något av följande:

    • Om fältnamnen som visas matchar kolumnrubrikerna du använde för poster i distributionslistans datakälla behöver du inte göra något.

      eller

    • Om (Ej matchad) visas i ett fältnamn som du förväntar dig ska matcha en kolumnrubrik i datakällan väljer du nedpilen för listrutan och väljer sedan fältnamnet i distributionslistans datakälla. Upprepa så många gånger det behövs.

  4. Välj OK.

Steg 6: Förhandsgranska och skriva ut kuverten

Kontrollera kuvertinställningarna en sista gång innan du skriver ut dem.

  1. Välj Förhandsgranska och välj sedan knappen Nästa post Knappen Nästa post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat eller Föregående post Knappen Föregående post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat för att kontrollera att namnen och adresserna på alla kuvert ser rätt ut.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med gruppen Förhandsgranska resultat.

    Tips:  Du kan gå till början av listan genom att välja knappen Första posten Knappen Första posten för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat och gå till slutet av listan genom att välja knappen Sista posten Knappen Sista posten för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat .

  2. Välj Slutför och koppla > Skriv ut dokument.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Slutför och koppla och dess alternativ.

Steg 7: Spara det kopplade dokumentet för kuvert

När du sparar det kopplade dokumentet för kuvert fortsätter det att vara kopplat till din distributionslista så att du kan använda det för nästa massutskick.

Återanvända ett kopplat dokument för kuvert

  • Öppna det kopplade dokumentet för kuvert och välj Ja när Word uppmanar dig att behålla anslutningen.

Byta adresser i det kopplade dokumentet för kuvert

  • Öppna det kopplade dokumentet för kuverten och välj Redigera mottagarlista för att sortera, filtrera och välja specifika adresser.

Snabbreferens

Har du en fråga om Word-dokumentkoppling som vi inte har besvarat här?

Ställ en fråga i Word-forumet

Hjälp oss att förbättra Word

Har du några förslag på hur vi kan förbättra dokumentkoppling (eller någon annan funktion) i Word? Gå i så fall till Word User Voice och berätta det för oss!

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×