Dokumentkoppling med hjälp av ett kalkylblad i Excel

Dokumentkoppling med hjälp av ett kalkylblad i Excel

Koppla dokument används för att skapa flera dokument på en gång. Dokumenten har identisk layout, formatering, text och grafik. Bara vissa delar av dokumenten skiljer sig åt och är anpassade. Med funktionen koppla dokument kan Word skapa etiketter, brev, kuvert och e-post. Tre dokument är inblandade i processen för dokumentkoppling:

  • Huvuddokumentet

  • Datakällan

  • Det kopplade dokumentet

I den här videon får du mer information om hur du kan använda Excel-data för dokumentkoppling. Videon är en del av en kurs – Ta dokumentkoppling till nästa nivå

Steg 1: Förbereda data i Excel för dokumentkoppling

Det viktigaste steget i dokumentkopplingen är att konfigurera och förbereda de data som ska användas. Du kommer att använda Excel-kalkylbladet som datakälla för mottagarlistan.

Det här är några tips för att förbereda data för dokumentkoppling. Kontrollera att:

  • Kolumnnamnen i kalkylbladet överensstämmer med de fältnamn du vill infoga i dokumentkopplingen. Du behöver till exempel separata kolumner för förnamn och efternamn om du vill tilltala läsarna med förnamn i dokumentet.

  • Alla data som ska användas finns i det första bladet i kalkylbladet.

  • Data med procentvärden, valutor och postnummer är korrekt formaterade i kalkylbladet så att Word kan läsa värdena korrekt.

  • Excel-kalkylbladet som ska användas vid dokumentkopplingen är sparat på den lokala datorn.

  • Ändringar eller tillägg i kalkylbladet har slutförts och sparats innan det ansluts till kopplingsdokumentet i Word.

Meddelanden: 

  • Du kan importera information från Excel-kalkylbladet genom att importera information från en fil med kommaseparerade värden (.csv) eller en textfil (.txt) och använda Textimportguiden för att skapa ett nytt kalkylblad.

  • Mer information finns i Förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling i Word.

Steg 2: Starta dokumentkopplingen

  1. Öppna Word och välj Arkiv > Nytt > Tomt dokument.

  2. På fliken Utskick i gruppen Starta koppling av dokument väljer du Starta koppling av dokument och sedan vilken typ av koppling som ska göras.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Starta koppling av dokument och listan med tillgängliga alternativ för den typ av koppling som du vill köra.

  3. Markera Välj mottagare > Använd en befintlig lista.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Välj mottagare där alternativet Använd en befintlig lista är markerat.

  4. Leta upp Excel-kalkylbladet och välj Öppna.

  5. Om Word ställer en fråga väljer du Blad1$ > OK.

    Obs!: Nu är kalkylbladet i Excel anslutet till kopplingsdokumentet som du skapar i Word.


Redigera din distributionslista

Du kan begränsa till vilka du skickar dokumentet.

  1. Välj Redigera mottagarlista.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Redigera mottagarlista markerat.

  2. I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument avmarkerar du kryssrutan bredvid namnet på varje person som inte ska få dokumentet.

    Välj rader genom att markera kryssrutan

    Obs!: Du kan också sortera eller filtrera listan för att göra det enklare att hitta rätt namn och adresser. Mer information om hur du gör för att sortera och filtrera objekt finns i Sortera och filtrera information för en dokumentkoppling.

Steg 3: Infoga ett kopplat fält

Du kan infoga ett eller flera kopplade fält som hämtar information från kalkylbladet till dokumentet.

Infoga ett adressblock för ett kuvert, en etikett, ett e-postmeddelande eller ett brev

  1. Välj Adressblock i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Kopplingsinstruktion för att infoga adressblock

  2. I dialogrutan Infoga adressblock väljer du ett format för mottagarens namn så som det ska visas på kuvertet.

    Alternativ för Adressblock

  3. Välj OK.

  4. Klicka på Arkiv > Spara.

Infoga en hälsningsrad i ett e-postmeddelande eller ett brev

  1. Välj Hälsningsrad i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Hälsningsrad markerat.

  2. I dialogrutan Infoga hälsningsrad gör du följande:

    • Under Format för hälsningsrad ändrar du vid behov hälsningen genom att välja hälsningen (Kära är standard), formatet för mottagarens namn och avslutande skiljetecken (ett komma är standard).

      och

    • Under Hälsningsrad för ogiltiga mottagarnamn väljer du ett alternativ i listan med hälsningar.

  3. Välj OK.

  4. Klicka på Arkiv > Spara.

Infoga data från ett kalkylblad i ett e-postmeddelande eller brev

  1. Välj Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

  2. I dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion under Fält väljer du ett fältnamn (kolumnnamn i kalkylbladet) och sedan Infoga.

  3. Upprepa steg 2 efter behov och välj Stäng när du är klar.

  4. Klicka på Arkiv > Spara.

Mer information om hur du lägger till fält från kalkylbladet till kopplingsdokumentet finns i Infoga kopplingsinstruktioner. Vill du veta mer om alternativen för att konfigurera e-postmeddelanden läser du Koppla e-post i Word.

Steg 4: Förhandsgranska och slutför dokumentkopplingen

När du infogat de kopplingsinstruktioner du vill ha förhandsgranskar du resultatet för att bekräfta att innehållet är korrekt och sedan är du klar att slutföra dokumentkopplingen.

  1. Välj Förhandsgranska resultat på fliken Utskick.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med gruppen Förhandsgranska resultat.

  2. Välj knappen för Nästa Knappen Nästa post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat eller Föregående Knappen Föregående post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat post för att bläddra genom posterna i datakällan och se hur de kommer att visas i dokumentet.

  3. I gruppen Slutför väljer du Slutför och koppla samt Skriv ut dokument eller Skicka e-postmeddelanden.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Slutför och koppla och dess alternativ.

Steg 5: Spara dokumentkopplingen

När du sparar kopplingsdokumentet förblir det kopplat till datakällan. Du kan återanvända kopplingsdokumentet för nästa massutskick.

  • Öppna det kopplade dokumentet och välj Ja när Word uppmanar dig att behålla anslutningen.

Se även

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×