Distribuera en rapport elektroniskt

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Du kan använda Microsoft Office Access för att elektroniskt distribuera dina Access-rapporter. Det går exempelvis att använda kommandot E-post på Microsoft Office-knappens meny för att snabbt exportera och skicka rapporten som en bilaga i ett e-postmeddelande. Du kan även exportera rapporten som en fil och sedan distribuera filen på flera olika sätt. Det går snabbt och enkelt att hämta viktig information för de som behöver genom att använda sig av elektroniska distribueringsmetoder. Dessutom kan du använda filerna för att skapa säkerhetskopior och rapportarkiv och du kan även minska pappersanvändningen i situationer där det inte krävs rapportutskrifter.

I den här artikeln beskrivs de olika filformat som kan användas för att exportera en rapport och vi diskuterar olika metoder du kan använda för att distribuera den exporterade rapporten till dina mottagare.

Vad vill du göra?

Förstå filformat som du kan exportera en rapport

Distribuera en rapport med hjälp av kommandot e-post

Distribuera en rapport genom att använda andra metoder

Förstå filformaten du kan exportera en rapport till

Du kan exportera en rapport med flera olika filformat. Alla de här filformaten bevarar dock inte layout och formatering från originalrapporten. Om du exempelvis exporterar en rapport som en HTML-fil (*.htm eller *.html), en RTF-fil (*.rtf) eller en textfil (*.txt), innehåller resultatfilen inte alla visuella element som fanns i originalrapporten, t.ex. grafik, färger, rader eller marginaler. Vissa filformat bevarar dock layout och formatering från originalrapporten. Formaten inkluderar en ögonblicksbild (*.snp), PDF-format (*.pdf) och XPS-format (*.xps). Den här artikeln fokuserar på användning av de här tre filformaten.

I följande tabell listas alla tillgängliga format för export av en rapport och programmen som du och dina mottagare kan använda för att öppna resultatfilerna.

Format

Filen utökade ension(s)

Program som används för att öppna filen

HTML

*.htm; *.html

Webbläsare, t.ex. Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.pdf

PDF-läsare, som finns tillgängliga för gratis hämtning från tredje part.

RTF

*.rtf

I Word bearbetas program, t.ex. Microsoft Office Word och WordPad.

Ögonblicksbild

*.snp

Microsoft Snapshot Viewer, finns på Microsoft Download Center. Du hittar en länk för hämtning av gratisprogrammet i avsnittet Se även.

Text

*.txt

Ordbehandlings- och textredigeringsprogram, t.ex. Word och Anteckningar.

XPS

*.xps

  • Finns tillgänglig för hämtning av Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack i Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 eller Microsoft Windows XP    eller Microsoft XML Paper Specification Viewer. Se även länkarna i avsnittet Se även för ytterligare information om Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack.

  • I Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 eller senare.

Obs!: Alternativ för PDF-formatet (*.pdf) och XPS-formatet (*.xps) finns tillgängliga efter att du har installerat ett insticksprogram. I avsnittet Se även hittar du mer information om stöd för de här olika filformaten.

Överst på sidan

Distribuera en rapport med e-postkommandot

Ett av de snabbaste sätten att distribuera en rapport i Office Access 2007 är genom att använda kommandot E-post på Microsoft Office-knappens meny. Det krävs bara några klick med musen för att med hjälp av Access exportera rapporten till det filformat du vill och sedan skapas ett nytt e-postmeddelande med filen bifogad.

  1. Markera i navigeringsfönstret rapporten du vill skicka i ett e-postmeddelande.

  2. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka sedan på e-post.

  3. Markera det utdataformat du vill använda i dialogrutan Skicka objekt som och klicka sedan på OK. Glöm inte att Ögonblicksbild (*.snp), PDF-format (*.pdf) och XPS-format (*.xps) är de enda alternativen som bevarar layout och formatering från originalrapporten.

    I Office Outlook 2007 öppnas ett nytt e-postmeddelande med filtillägg av den typen du har angett.

  4. Skriv mottagarens e-postadress i rutan Till och ett ämne i rutan Ämne, samt ett meddelande i meddelandeområdet.

    Tips: Filen du skickar på det här sättet sparas inte automatiskt på din dator. Högerklicka på bilagan i rutan Bifogat och klicka sedan på Spara som på snabbmenyn.

  5. Klicka på Skicka.

Överst på sidan

Distribuera en rapport på andra sätt

Om du inte vill använda kommandot för E-post för att distribuera rapporten kan du först exportera rapporten till det filformat du vill ha och sedan distribuera det på samma sätt som du distribuerar en annan fil. Du kan exempelvis kopiera filen till någon annan löstagbar media, t.ex. en CD, diskett eller ett USB-minne och sedan distribuera den till dina mottagare. Alternativt kan du kopiera filen till en delad nätverksmapp eller ett dokumentbibliotek på en plats för Microsoft Windows SharePoint Services och sedan informera dina mottagare om filens placering.

I följande avsnitt visas hur du exporterar en rapport som en ögonblicksbild (*.snp), en PDF-fil (*.pdf), eller en XPS-fil (*.xps), som du sedan kan distribuera på det sätt du vill.

Exportera en rapport som en ögonblicksbild

Om du vill visa en ögonblicksbild måste programmet Microsoft Snapshot Viewer vara installerat på din och dina mottagares datorer. I tidigare versioner av Access installerades Snapshot Viewer tillsammans med Access. Snapshot Viewer installeras dock inte med Office Access 2007. För att visa en ögonblicksbild måste du hämta och installera gratisversionen av programmet Microsoft Snapshot Viewer från Microsoft Download Center. Eftersom det inte krävs en Office Access 2007-licens för att hämta programmet Snapshot Viewer kan användare som inte har Access 2007 installerat på din dator även hämta Snapshot Viewer och använda det för att visa ögonblicksbilder du skapar. Gå till avsnittet Se även för att se en länk till det ställe där du kan hämta programmet.

  1. Klicka på den rapport du vill exportera i navigeringsfönstret

  2. Klicka på Mer och sedan på Snapshot Viewer i gruppen Exportera på fliken Snapshot Viewer.

  3. Skriv ett filnamn i rutan Filnamn på första sidan av Exportera - Snapshot Viewer, eller klicka på Bläddra i för att bläddra till en annan plats där du kan spara filen.

  4. Om du vill visa ögonblicksbilden omedelbart efter att den har skapats markerar du kryssrutan Öppna destinationsfil efter att exporten är klar under Specificera exportalternativ.

  5. Klicka på OK.

    Om det redan finns en fil med det namn du anger blir du ombedd att antingen ersätta befintlig fil eller ange ett nytt namn. Klicka på Ja för att ersätta filen, eller på Nej för att ange ett annat filnamn.

    Access skapar ögonblicksbilden. Om du väljer att Access ska öppna destinationsfilen och programmet Snapshot Viewer finns installerat på din dator startar programmet och visar ögonblicksbilden. Om däremot Snapshot Viewer inte är installerat på datorn visas inget meddelande och ögonblicksfilen visas inte. Du kan dock fortfarande distribuera den till andra.

  6. Markera kryssrutan Spara exportsteg för att spara stegen i den uppgift du just utförde så att du snabbt kan reproducera samma uppgift senare och skriv sedan namn och beskrivning för stegen. Markera kryssrutan Skapa Outlook-uppgift för att skapa en uppgift i Outlook som gör det möjligt att planera en export i framtiden.

    Gå till avsnittet Se även för ytterligare information om planering av import och export.

Exportera en rapport som en PDF- eller XPS-fil

Du måste först installera ett tillägg för att exportera en rapport till en PDF- eller XPS-fil. Klicka på länkarna i avsnittet Se även för ytterligare information om andra filformat, exempelvis *.pdf och *.xpssection.

Efter att du har installerat tillägget använder du följande metod för att exportera en rapport som en PDF- eller XPS-fil:

  1. Klicka på den rapport du vill exportera i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på PDF eller XPS i gruppen Exportera på fliken Externa data.

  3. Välj den filtyp du vill använda för rapportexporten i rutan Spara som typ i dialogrutan Publicera som PDF eller XPS.

  4. Skriv ett nytt filnamn i rutan Filnamn för att ändra namnet som rapporten sparas under.

  5. Markera kryssrutan Öppna fil efter publicering för att öppna rapporten omedelbart efter att du har exporterat den. Om du inte har ett program installerat på datorn som är kompatibelt för att öppna den här filtypen är alternativet inte tillgängligt.

  6. Gör något av följande under Optimera för:

    • Markera alternativet Standard.

    • Markera Min. storlek för att optimera rapporten för en mindre, lågupplöst fil (rekommenderas för publicering online).

  7. Klicka på Publicera.

    I Access skapas PDF- eller XPS-filen. Om du väljer att Access ska öppna filen efter publicering startar lämpligt program och visar filen.

  8. Markera kryssrutan Spara exportsteg och skriv sedan namn och beskrivning för stegen för att spara stegen för den uppgift du precis gjorde så att du snabbt kan reproducera samma uppgift vid ett senare tillfälle. Markera kryssrutan Skapa Outlook-uppgift för att skapa en uppgift i Outlook som gör det möjligt för dig att planera exportuppgiften längre fram.

    Gå till avsnittet Se även för ytterligare information om planering av import och export.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×