Dela webbplatser eller dokument med personer utanför organisationen

Om din organisation utför arbete som kräver dokumentdelning eller direkt samarbete med leverantörer, klienter eller kunder kanske du vill använda dina SharePoint Online-webbplatser för att dela innehåll med personer utanför organisationen som inte har licenser för din Microsoft Office 365-prenumeration.

Du kan göra det på något av tre sätt:

  • Du kan dela en hel webbplats genom att låta externa användare logga in på din webbplats med ett Microsoft-konto eller ett konto för arbete eller skola.

  • Du kan dela enskilda dokument genom att låta externa användare logga in på din webbplats med ett Microsoft-konto eller ett konto för arbete eller skola.

  • Du kan publicera eller skicka en gästlänk till användare som de kan använda för att visa enskilda dokument på din webbplats anonymt.

Obs!   Bara en person kan logga in för att komma åt din webbplats eller ett dokument med hjälp av en inbjudan som du skickar. Men den person som får din inbjudan kan välja att inte använda den och i stället vidarebefordra inbjudan till någon annan som sedan kan logga in med ett Microsoft-konto* eller arbetskonto för att få åtkomst till webbplatsen eller dokumentet.

Obs!   Din globala administratör måste aktivera extern delning och ställa in lämplig behörighet innan du kan dela webbplatser eller dokument. Mer information finns i Hantera extern delning i SharePoint Online-miljön.

Vad är en extern användare?

En extern användare är en person utanför organisationen som kommer åt dina SharePoint Online-webbplatser och dokument, men som inte har någon licens för din SharePoint Online eller Microsoft Office 365-prenumeration. Externa användare inte är anställda, leverantörer eller agenter som jobbar på plats för dig eller hos dina filialer.

Externa användare ärver användningsrättigheterna från den Sharepoint Online-kund som bjuder in dem att samarbeta på en webbplats. Om en organisation köper ett E3 Enterprise-abonnemang och bygger en webbplats som använder enterprise-funktionerna beviljas alltså den externa användaren rätten att använda och/eller visa enterprise-funktionerna i webbplatssamlingen de bjuds in till. Även om externa användare kan bjudas in som utökade projektmedlemmar för att kunna utföra alla aktiviteter på en webbplats får de inte exakt samma rättigheter som en fullvärdig, betalande, licensierad medlem i organisationen. Läs mer i avsnittet Hantera extern delning i SharePoint Online-miljön.

Dela en webbplats

När du delar en webbplats med externa användare skickar du en inbjudan till dem som de kan använda för att logga in på din webbplats. Du kan skicka den här inbjudan till valfri e-postadress. När mottagaren accepterar inbjudan loggar han eller hon in med antingen ett Microsoft-konto eller ett arbetsplats- och skolkonto. När du delar en webbplats kan du välja vilken typ av behörigheter som du vill att personen ska ha på webbplatsen.

Du måste vara webbplatsägare eller ha fullständig behörighet för att kunna dela en webbplats med externa användare.

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Högst upp på sidan väljer du Webbplatser. Du kan också välja startprogrammet Office 365-startprogramsikon och sedan välja Webbplatser.

    Office 365-navigeringsalternativ
  3. Gå till den webbplats som du vill dela med externa användare.

  4. Klicka på Dela i det övre högra hörnet av skärmen.

    Bild på kommandot Dela uppe till höger på skärmen.

  5. Skriv namnen på de externa användare som du vill bjuda in i dialogrutan Dela, till exempel: someone@outlook.com eller someone@contoso.com.

    Påminnelse: Du kan även använda kommandot Dela för att snabbt bevilja interna, licensierade användare åtkomst till en webbplats. Skriv bara namnen på de personer som du vill bjuda in.

  6. Skriv ett meddelande som ska följa med inbjudan.

  7. Om du vill lägga till en extern användare i en särskild behörighetsgrupp väljer du Visa alternativ och väljer önskad grupp.

    Ta för vana att bevilja de lägsta behörigheter som användarna behöver för att utföra sina uppgifter. Om de personer du bjuder in exempelvis bara behöver läsa innehåll lägger du till dem i gruppen Besökare, som har läsbehörighet som standard. Om de externa användarna behöver kunna redigera eller uppdatera innehåll lägger du till dem i gruppen Medlemmar, som har redigeringsbehörighet som standard. Tänk efter noga innan du lägger till externa användare i en grupp som har fullständig behörighet.


    Bild på dialogrutan Dela för en webbplats där användarnamn för externa användare har lagts till.

  8. Välj Dela.

Som standard kommer inbjudningar som du skickar till externa användare att löpa ut efter sju dagar. Om någon som du bjudit in inte accepterar inbjudan inom sju dagar, och du fortfarande vill att personen ska komma åt din webbplats, måste du skicka en ny inbjudan.

När externa användare får inbjudningarna kan de klicka på en knapp som leder till en sida där de kan logga in på din SharePoint Online-webbplats, antingen med ett Microsoft-konto eller med ett arbets- eller skolkonto. Användare som inte redan har åtminstone ett Microsoft-konto kan skaffa ett kostnadsfritt Microsoft-konto.

Dela ett dokument genom att skicka eller publicera en anonym gästlänk

Du kan skapa en anonym gästlänk och sedan dela länken med hjälp av valfri media. Du kan till exempel publicera den på en sida i sociala medier eller klistra in den i ett e-postmeddelande. Du kan skapa en gästlänk som ger redigeringsbehörighet eller bara visningsbehörighet.

Du måste vara en webbplatsägare eller ha fullständig behörighet för att kunna dela ett dokument med externa användare. Dessutom måste funktionen för extern delning vara aktiverad antingen i Office 365-tjänstinställningarna eller i SharePoint Online-administrationscentret (beroende på vilken plan du har). Extern delning måste också vara aktiverat för din webbplatssamling (endast företagsplaner).

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Högst upp på sidan väljer du Webbplatser. Du kan också välja startprogrammet Office 365-startprogramsikon och sedan välja Webbplatser.

    Office 365-navigeringsalternativ
  3. Klicka på ellipsen ... bredvid dokumentet om du vill öppna dokumentets bildtext, och klicka sedan på Dela.
    Börja dela ett dokument i ett SharePoint-bibliotek

  4. Välj Visa länk i dialogrutan Dela.

  5. Välj Skapa en länk för den typ av behörighet du vill ge: läsa eller redigera.
    En gästlänkwebbadress skapas.

  6. Markera gästlänk-URL:en och kopiera den.
    Skapa en anonym gästlänk och kopiera den
    Nu kan du klistra in gästlänkens URL-adress i valfri media.

  • Om ett dokument ligger på en gruppwebbplats kan medlemmar hitta gästlänkar i dialogrutan Dela och skicka dem till andra användare.

  • Om filen som du försöker dela finns i ett bibliotek som använder IRM (Information Rights Management) kan du inte dela den externt.

  • Anonyma gästlänkar kan vidarebefordras eller delas med andra, som i så fall också kan visa eller redigera innehållet utan att logga in. Använd inte anonyma gästlänkar för känsligt innehåll.

  • Personer som bjuds in att använda dokument via anonyma gästlänkar kan bara visa eller läsa filer i relevant Office Online. De kan inte öppna filerna i motsvarande skrivbordsversion av Office-programmet.

  • Om extern delning inaktiveras i Office 365-tjänstinställningarna eller i SharePoint Online-administrationscentret slutar delade länkar att fungera. Om funktionen senare återaktiveras börjar länkarna fungera igen. Du kan också inaktivera enskilda länkar som har delats om du vill återkalla åtkomsten till ett särskilt dokument. Mer information finns i avsnittet Inaktivera en anonym gästlänk.

  • Om du delar Excel-arbetsböcker som innehåller Power View-blad med personer utanför organisationen så kan de inte se Power View-bladen i dessa arbetsböcker.

Tillåt att andra skapar gästlänkar med dokument som du har delat med dem

Du kanske gärna delar vissa dokument med flera och kanske också vill uppmuntra andra att dela dokumenten vidare. För sådana dokument kan du tillåta att andra skapar anonyma gästlänkar med dokument som du delar med dem.

För att kunna ge den tillåtelsen måste du ha fullständig behörighet.

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Högst upp på sidan väljer du Webbplatser. Du kan också välja startprogrammet Office 365-startprogramsikon och sedan välja Webbplatser.

    Office 365-navigeringsalternativ
  3. Gå till det bibliotek där du vill tillåta personer att skapa gästlänkar.

  4. Välj Inställningar Knappen Inställningar > Webbplatsinställningar > Användare och behörigheter > Webbplatsbehörigheter > Inställningar för åtkomstbegäran.

  5. Markera kryssrutan Tillåt att medlemmar delar webbplats och enskilda filer och mappar i dialogrutan Inställningar för åtkomstbegäran.

När andra väljer dokument som du har delat med dem och öppnar dialogrutan Dela kan de skapa en gästlänk. Observera dock att de kan bara skapa gästlänkar som tillåter att gäster redigerar dokumentet om du gav dem redigeringeringsbehörighet när du först delade dokument. Om de bara har visningsbehörighet kan de bara skapa gästlänkar som tillåter visningsbehörighet.

En översikt över Inställningar för åtkomstbegäran finns i Video: Dela en webbplats utan åtkomstbegäran.

Inloggning på din webbplats krävs för att dela ett dokument

Du måste vara en webbplatsägare eller ha fullständig behörighet för att kunna dela ett dokument med externa användare. Dessutom måste funktionen för extern delning vara aktiverad antingen i Office 365-tjänstinställningarna eller i SharePoint Online-administrationscentret (beroende på vilken plan du har). Extern delning måste också vara aktiverat för din webbplatssamling (endast företagsplaner).

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Högst upp på sidan väljer du Webbplatser. Du kan också välja startprogrammet Office 365-startprogramsikon och sedan välja Webbplatser.

    Office 365-navigeringsalternativ
  3. Klicka på ellipsen ... bredvid dokumentet om du vill öppna dokumentets bildtext, och klicka sedan på Dela.
    Börja dela ett dokument i ett SharePoint-bibliotek

  4. Se till att alternativet Bjud in användare är markerat och skriv sedan in e-postadresserna till de personer som du bjuder in till att dela dokumentet, exempelvis: person@outlook.com eller person@gmail.com eller externanvändare@contoso.com.

  5. Välj den behörighetsnivå i listrutan som du vill bevilja de här användarna: Kan redigera eller Kan visa.

  6. Om du vill kan du skriva ett meddelande som inkluderas i e-postmeddelandet. Meddelandet kan innehålla information eller anvisningar om det delade dokumentet.

  7. Markera kryssrutan Kräv inloggning.

    Obs!   Om du inte markerar kryssrutan Kräv inloggning innehåller e-postmeddelandet en anonym gästlänk till dokumentet. Anonyma gästlänkar kan vidarebefordras eller delas med andra, som i så fall också kan visa eller redigera innehållet utan att logga in.

  8. Välj Dela.

Visa vilka personer som har åtkomst till en viss webbplats eller ett visst dokument

Du kan också använda kommandot Dela för att snabbt se en lista med personer som ett dokument har delats med.

Gör något av följande:

  • Om du vill se vem som kan komma åt en webbplats väljer du Dela längst upp till höger på sidan och sedan länken efter Delas med i dialogrutan Dela. Nu visas en lista med alla som har åtkomst till webbplatsen.

  • Om du vill se vem som har åtkomst till ett dokument, en mapp eller en dokumentgrupp markerar du objektet i dokumentbiblioteket och går till Delas med på fliken Filer.

Återkalla användares åtkomst till en webbplats

Om en webbplats har delats med en extern användare och du vill återkalla användarens åtkomst till webbplatsen, kan du göra det genom att ta bort användarens behörigheter för webbplatsen.

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Högst upp på sidan väljer du Webbplatser. Du kan också välja startprogrammet Office 365-startprogramsikon och sedan välja Webbplatser.

    Office 365-navigeringsalternativ
  3. Gå till den webbplats där du vill återkalla en inbjudan.

  4. Välj Inställningar Knappen Inställningar > Webbplatsinställningar > Användare och behörigheter > Användare och behörigheter.

  5. Välj den grupp som du vill ta bort användare från.

  6. Markera de användare som du vill ta bort och välj Åtgärder > Ta bort användare från grupp.

  7. Välj OK.

Inaktivera en anonym gästlänk

Du kan se om ett dokument har delats via gästlänk genom att markera dokumentets egenskapsmeny.

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Högst upp på sidan väljer du Webbplatser. Du kan också välja startprogrammet Office 365-startprogramsikon och sedan välja Webbplatser.

    Office 365-navigeringsalternativ
  3. Gå till det bibliotek som innehåller det dokument som du vill ta bort gästlänken för.

  4. Välj dokumentet och klicka på de tre punkterna ().

  5. Välj en gästlänk i meningen Öppen för alla med ett gästkonto. (Om du inte ser denna länk är ditt dokument troligen inställt på att endast tillåta användare med användarnamn och lösenord.)

    Dialogrutan Egenskaper som visar att ett dokument har delats emd en gästlänk.

  6. Välj Inaktivera intill webbadressen för gästlänken.

  7. Välj Inaktivera länk när du tillfrågas om du vill inaktivera länken.

    Dialogruta där du tillfrågas om du vill inaktivera en gästlänk för ett dokument som har delats så att den slutar fungera.

När personer utanför din organisation försöker komma åt innehållet via gästlänken visas ett meddelande som anger att de inte har åtkomst till innehållet.

Gäller för: SharePoint Online



Hade du nytta av den här informationen?

Ja Nej

Hur kan vi förbättra den?

255 återstående tecken

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!

Supportresurser

Ändra språk