Dela webbplatser eller dokument med personer utanför organisationen

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Om din organisation utför arbete som kräver dokumentdelning eller direkt samarbete med leverantörer, klienter eller kunder kanske du vill använda dina SharePoint Online-webbplatser för att dela innehåll med personer utanför organisationen som inte har licenser för din Microsoft Office 365-prenumeration.

Du kan göra det på något av tre sätt:

  • Du kan dela en hel webbplats genom att låta externa användare logga in på din webbplats med ett Microsoft-konto eller ett konto för arbete eller skola.

  • Du kan dela enskilda dokument genom att låta externa användare logga in på din webbplats med ett Microsoft-konto eller ett konto för arbete eller skola.

  • Du kan publicera eller skicka en gästlänk till användare som de kan använda för att visa enskilda dokument på din webbplats anonymt.

Obs!: Bara en person kan logga in och komma åt din webbplats eller ett dokument med hjälp av en inbjudan som du skickar. Men den person som får din inbjudan kan välja att inte använda den och istället vidarebefordra den till någon annan som sedan kan logga in med sitt Microsoft-konto eller arbetskonto för att få åtkomst till webbplatsen eller dokumentet.

Obs!: Din globala administratör måste aktivera extern delning och ställa in lämplig behörighet innan du kan dela webbplatser eller dokument. Mer information finns i Hantera extern delning i SharePoint Online-miljön.

Vad är en extern användare?

En extern användare är en person utanför organisationen som kommer åt dina SharePoint Online-webbplatser och dokument, men som inte har någon licens för din SharePoint Online eller Microsoft Office 365-prenumeration. Externa användare inte är anställda, leverantörer eller agenter som jobbar på plats för dig eller hos dina filialer.

Externa användare ärver användningsrättigheterna från den Sharepoint Online-kund som bjuder in dem att samarbeta på en webbplats. Om en organisation köper ett E3 Enterprise-abonnemang och bygger en webbplats som använder enterprise-funktionerna beviljas alltså den externa användaren rätten att använda och/eller visa enterprise-funktionerna i webbplatssamlingen de bjuds in till. Även om externa användare kan bjudas in som utökade projektmedlemmar för att kunna utföra alla aktiviteter på en webbplats får de inte exakt samma rättigheter som en fullvärdig, betalande, licensierad medlem i organisationen. Läs mer i avsnittet Hantera extern delning i SharePoint Online-miljön.

Dela en webbplats

När du delar en webbplats med externa användare skickar du en inbjudan till dem som de kan använda för att logga in på din webbplats. Du kan skicka den här inbjudan till valfri e-postadress. När mottagaren accepterar inbjudan loggar han eller hon in med antingen ett Microsoft-konto eller ett arbetsplats- och skolkonto. När du delar en webbplats kan du välja vilken typ av behörigheter som du vill att personen ska ha på webbplatsen.

Du måste vara webbplatsägare eller ha fullständig behörighet för att kunna dela en webbplats med externa användare.

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Välj ikonen för startprogrammet högst upp till vänster på sidan Office 365-startprogramsikon och välj sedan panelen SharePoint (tidigare panelen Webbplatser) eller klicka på SharePoint (tidigare Webbplatser) högst upp på sidan.

  3. Gå till den webbplats som du vill dela med externa användare.

  4. Klicka på Dela i det övre högra hörnet av skärmen.

    Bild på kommandot Dela uppe till höger på skärmen.

  5. I dialogrutan Dela skriver du namnen på de externa användare som du vill bjuda in. Till exempel: vemsomhelst@outlook.com eller vemsomhelst@contoso.com.

    Obs!: Du kan också använda kommandot Dela för att bevilja interna licensierade användare åtkomst till en webbplats. Om du vill göra det skriver du namnen på de personer som du vill bjuda in.

  6. Klicka på Dela.

    Obs!: Om du får ett felmeddelande om omatchad användare när du anger ett namn och en e-postadress kan det bero på att din webbplats inte är aktiverad för att tillåta externa användare. Kontakta administratören om hjälp med att aktivera den.

  7. Skriv ett meddelande som ska följa med inbjudan.

  8. Som standard skickas en e-postinbjudan automatiskt. Om du vill avaktivera e-postinbjudningar klickar du på Visa alternativ och avmarkerar Skicka en e-postinbjudan

Som standard förfaller inbjudningar du skickar till externa användare efter 90 dagar. Om en inbjuden person inte accepterar inbjudan inom 90 dagar, och du fortfarande vill att personen ska komma åt din webbplats, måste du skicka en ny inbjudan.

När de externa användarna får sina inbjudningar kan de välja en knapp som leder dem till en sida där de loggar in på din SharePoint Online-webbplats med hjälp av ett Microsoft-konto eller en arbets- eller skolkonto. Om användarna inte har åtminstone ett Microsoft-konto kan de registrera sig för ett kostnadsfritt Microsoft-konto.

Dela ett dokument genom att skicka eller publicera en anonym gästlänk

Du kan skapa en anonym gästlänk och sedan dela länken med hjälp av valfri media. Du kan till exempel publicera den på en sida i sociala medier eller klistra in den i ett e-postmeddelande. Du kan skapa en gästlänk som ger redigeringsbehörighet eller bara visningsbehörighet.

Du måste vara en webbplatsägare eller ha fullständig behörighet för att kunna dela ett dokument med externa användare. Dessutom måste funktionen för extern delning vara aktiverad antingen i Office 365-tjänstinställningarna eller i SharePoint Online-administrationscentret (beroende på vilken plan du har). Extern delning måste också vara aktiverat för din webbplatssamling (endast företagsplaner).

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Välj ikonen för startprogrammet högst upp till vänster på sidan Office 365-startprogramsikon och välj sedan panelen SharePoint (tidigare panelen Webbplatser) eller klicka på SharePoint (tidigare Webbplatser) högst upp på sidan.

  3. Klicka på punkterna ... bredvid dokumentet och klicka sedan på Dela.

    Börja dela ett dokument i ett SharePoint-bibliotek

  4. I dialogrutan Dela klickar du på Hämta en länk.

  5. Välj den typ av behörighet du vill bevilja: Begränsad länk, Visa länk eller Redigera länk.
    En gästlänks-URL skapas.

  6. Markera gästlänk-URL:en och kopiera den.
    Skapa en anonym gästlänk och kopiera den
    Nu kan du klistra in gästlänkens URL-adress i valfri media.

  • Om ett dokument ligger på en gruppwebbplats kan medlemmar hitta gästlänkar i dialogrutan Dela och skicka dem till andra användare.

  • Om filen som du försöker dela finns i ett bibliotek som använder IRM (Information Rights Management) kan du inte dela den externt.

  • Anonyma gästlänkar kan vidarebefordras eller delas med andra, som i så fall också kan visa eller redigera innehållet utan att logga in. Använd inte anonyma gästlänkar för känsligt innehåll.

  • Personer som bjuds in att använda dokument via anonyma gästlänkar kan bara visa eller läsa filer i relevant Office Online. De kan inte öppna filerna i motsvarande skrivbordsversion av Office-programmet.

  • Om extern delning inaktiveras i Office 365-tjänstinställningarna eller i SharePoint Online-administrationscentret slutar delade länkar att fungera. Om funktionen senare återaktiveras börjar länkarna fungera igen. Du kan också inaktivera enskilda länkar som har delats om du vill återkalla åtkomsten till ett särskilt dokument. Mer information finns i avsnittet Inaktivera en anonym gästlänk.

  • Om du delar Excel-arbetsböcker som innehåller Power View-blad med personer utanför organisationen så kan de inte se Power View-bladen i dessa arbetsböcker.

Tillåt att andra skapar gästlänkar med dokument som du har delat med dem

Du kanske gärna delar vissa dokument med flera och kanske också vill uppmuntra andra att dela dokumenten vidare. För sådana dokument kan du tillåta att andra skapar anonyma gästlänkar med dokument som du delar med dem.

För att kunna ge den tillåtelsen måste du ha fullständig behörighet.

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Välj ikonen för startprogrammet högst upp till vänster på sidan Office 365-startprogramsikon och välj sedan panelen SharePoint (tidigare panelen Webbplatser) eller klicka på SharePoint (tidigare Webbplatser) högst upp på sidan.

  3. Gå till det bibliotek där du vill tillåta personer att skapa gästlänkar.

  4. Klicka på Inställningar Knappen Office 365-inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  5. Klicka på Webbplatsbehörigheter under Användare och behörigheter.

  6. Klicka på Inställningar för åtkomstbegäran.

    Obs!: Om du inte ser Inställningar för åtkomstbegäran, klicka på Hantera överordnad under fliken Behörigheter och klicka sedan på Inställningar för åtkomstbegäran.

    Knappen Inställningar för åtkomstbegäran på fliken Behörigheter.
  7. Markera kryssrutan Tillåt att medlemmar delar webbplats och enskilda filer och mappar i dialogrutan Inställningar för åtkomstbegäran.

  8. Du kan också markera Tillåt åtkomstförfrågningar och lägga till en e-postadress som kommer att få åtkomstförfrågningar.

  9. Klicka på OK.

När andra väljer dokument som du har delat med dem och öppnar dialogrutan Dela kan de skapa en gästlänk. Observera dock att de kan bara skapa gästlänkar som tillåter att gäster redigerar dokumentet om du gav dem redigeringeringsbehörighet när du först delade dokument. Om de bara har visningsbehörighet kan de bara skapa gästlänkar som tillåter visningsbehörighet.

Obs!: Om du avmarkerar Tillåt att medlemmar delar webbplats och enskilda filer och mappar om du vill inaktivera den här möjligheten delningsmenyn fortfarande är tillgänglig för användare, men ett felmeddelande visas när en gruppmedlem försöker dela.

En översikt över Inställningar för åtkomstbegäran finns i Video: Dela en webbplats utan åtkomstbegäran.

Inloggning på din webbplats krävs för att dela ett dokument

Du måste vara en webbplatsägare eller ha fullständig behörighet för att kunna dela ett dokument med externa användare. Dessutom måste funktionen för extern delning vara aktiverad antingen i Office 365-tjänstinställningarna eller i SharePoint Online-administrationscentret (beroende på vilken plan du har). Extern delning måste också vara aktiverat för din webbplatssamling (endast företagsplaner).

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Välj ikonen för startprogrammet högst upp till vänster på sidan Office 365-startprogramsikon och välj sedan panelen SharePoint (tidigare panelen Webbplatser) eller klicka på SharePoint (tidigare Webbplatser) högst upp på sidan.

  3. Gå till webbplatsen och dokumentet som du vill dela.

  4. Klicka på punkterna (...) bredvid dokumentet och klickar sedan på Dela.
    Börja dela ett dokument i ett SharePoint-bibliotek

  5. Klicka på Bjud in personer om det inte redan är markerat och skriv sedan e-postadresserna för de personer du bjuder in för att dela dokumentet. Till exempel: nagon@outlook.com, vemsomhelst@gmail.com eller externanvandare@contoso.com.

  6. Välj den behörighetsnivå i listrutan som du vill bevilja de här användarna: Kan redigera eller Kan visa.

  7. Om du vill kan du skriva ett meddelande som inkluderas i e-postmeddelandet. Meddelandet kan innehålla information eller anvisningar om det delade dokumentet.

  8. Klicka på Visa alternativ.

  9. Markera Kräv inloggning.

    Vissa webbplatser är anpassade och visar kanske inte Kräv inloggning. Om du behöver det här alternativet kan du kontakta webbplatsadministratören.

    Obs!: Om du inte markerar kryssrutan Kräv inloggning innehåller e-postmeddelandet en anonym gästlänk till dokumentet. Anonyma gästlänkar kan vidarebefordras eller delas med andra, som i så fall också kan visa eller redigera innehållet utan att logga in.

  10. Klicka på Skicka en e-postinbjudan.

  11. Klicka på Dela.

Obs!: Läs mer om ändringar i e-postadressen för avisering i SharePoint för att förhindra att e-postmeddelanden hamnar i mottagarens skräppostmapp.

Visa vilka personer som har åtkomst till en viss webbplats eller ett visst dokument

Du kan också använda kommandot Dela för att snabbt se en lista med personer som ett dokument har delats med.

Gör något av följande:

  • Om du vill se vem som har åtkomst till en webbplats klickar du på Dela längst upp till höger på sidan. Klicka på länken efter Delas med i dialogrutan Dela för att visa en lista över personer som har åtkomst till webbplatsen.

  • Om du vill se vem som har åtkomst till ett dokument, en mapp eller en dokumentgrupp klickar du på punkterna ... bredvid dokumentet, klickar på Dela och klickar sedan på Delas med.

Återkalla användares åtkomst till en webbplats

Om en webbplats har delats med en extern användare och du vill återkalla användarens åtkomst till webbplatsen, kan du göra det genom att ta bort användarens behörigheter för webbplatsen.

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Välj ikonen för startprogrammet högst upp till vänster på sidan Office 365-startprogramsikon och välj sedan panelen SharePoint (tidigare panelen Webbplatser) eller klicka på SharePoint (tidigare Webbplatser) högst upp på sidan.

  3. Gå till den webbplats där du vill återkalla en inbjudan.

  4. Klicka på Inställningar Knappen Office 365-inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställning.

  5. Klicka på Personer och grupper under Användare och behörigheter.

  6. Välj gruppen på Snabbstartsfältet till vänster om de användare du vill ta bort.

  7. Markera de användare som du vill ta bort och klicka på Åtgärder och klicka sedan på Ta bort användare från grupp.

    Vy av snabbstartsfältet med grupper och menyn Åtgärder öppnad med Ta bort användare från grupp markerat.
  8. Klicka på OK.

Inaktivera en anonym gästlänk

Du kan se om ett dokument har delats via gästlänk genom att markera dokumentets egenskapsmeny.

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Välj ikonen för startprogrammet högst upp till vänster på sidan Office 365-startprogramsikon och välj sedan panelen SharePoint (tidigare panelen Webbplatser) eller klicka på SharePoint (tidigare Webbplatser) högst upp på sidan.

  3. Gå till det bibliotek som innehåller det dokument som du vill ta bort gästlänken för.

  4. Klicka på punkterna ... bredvid dokumentet och klicka sedan på Dela.
    Börja dela ett dokument i ett SharePoint-bibliotek

  5. I dialogrutan Dela klickar du på Hämta en länk.

  6. Klicka på Ta bort. (Om Ta bort är avaktiverat, är dokumentet troligen inställt på att endast tillåta användare med användarnamn och lösenord.)

  7. När du tillfrågas om du vill avaktivera länken klickar du på Avaktivera länk.

    Dialogruta där du tillfrågas om du vill inaktivera en gästlänk för ett dokument som har delats så att den slutar fungera.

  8. Klicka på Stäng.

När personer utanför din organisation försöker komma åt innehållet via gästlänken visas ett meddelande som anger att de inte har åtkomst till innehållet.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Hade du nytta av den här informationen?

Bra! Andra synpunkter?

Hur kan vi förbättra den?

Tack för din feedback!

×