Dela dina Business Contact Manager-data med andra användare

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Med Business Contact Manager för Outlook 2010 kan du och dina kollegor kan dela viktiga affärsdata som alla behöver komma åt. Informationen i konto-, affärskontakt-, affärsmöjlighet- eller Affärsprojekt-posterna lagras i Business Contact Manager-databasen. Den person som skapade databasen är också databasägare och kan dela databasen.

Obs!:  Av säkerhetsskäl krypteras alla data som överförs mellan en delad databas och en lokal databas.

Den här artikeln innehåller information om hur du delar och hur du slutar dela din Business Contact Manager för Outlook-databas.

Vad vill du göra?

Hantera åtkomst till Business Contact Manager-databasen

Hantera åtkomst till Business Contact Manager-databasen

Om du är databasens ägare kan du dela ut databasen och bevilja åtkomst till utvalda användare som redan finns som användare på datorn, eller som ingår i din domän. Du kan också ändra behörigheter och byta ut användare som ska få åtkomst till databasen.

Obs!:  Användarnas datorer kan vara medlemmar i samma arbetsgrupp. Det krävs ingen domän för att få dela databasen.

Användare som har åtkomst till databasen kan uppdatera poster, skapa nya poster och flytta poster till mappen Borttaget. De kan inte ta bort poster permanent.

Tips: Om en användare inte har tillgång till nätverket och behöver åtkomst till filer som visas i kommunikationshistoriken för posterna i en delad databas, kan du bifoga filerna i kommentarsavsnittet istället för att länka filerna till kommunikationshistoriken. Observera att databasens övre storleksgräns ligger på 4 GB och att bifogade filer ökar storleken på databasen.

Som en databasägare kan du göra följande:

  • Välja att dela eller inte dela databasen med andra.

  • Bevilja eller neka åtkomst till databasen för enskilda användare.

  • Ändra behörigheter och byta ut användare som ska få åtkomst till databasen.

  • Ta bort databasen.

  • Säkerhetskopiera databasen.

  • Återställa en databas som du tidigare säkerhetskopierat.

  • Ta bort objekt permanent från mappen Borttaget

    Obs!:  Alla användare kan återställa en post som finns kvar i mappen Borttaget.

  • Felsöka och reparera databasen.

Om du är administratör för datorn kan du göra följande:

  • Lägga till nya användare på datorn.

  • Komma åt alla delade databaser på datorn, inklusive databaser som skapats av andra.

Överst på sidan

Dela databasen

Om du vill dela databasen följer du stegen för guiden Hantera delning:

Viktigt!:  Alla datorer måste köra Business Contact Manager för Outlook 2010 innan de kan anslutas till den delade databasen.

Steg 1: Välj att dela dina data

Obs!:  Om datorn kör Microsoft Windows XP Home kan du inte dela databasen med andra användare.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på Hantera delning.

  3. När du befinner dig i guiden Hantera delning går du till sidan Dela eller sluta dela dina affärsdata och klickar på Jag vill dela mina data.

  4. Om du vill dela databasen med kollegor som använder olika datorer markerar du kryssrutan med användare som arbetar på andra datorer i mitt nätverk.

    Guiden Hantera delning, på sidan Dela eller sluta dela dina affärsdata, med Jag vill dela mina data med användare som arbetar på andra datorer i nätverket markerat.

  5. Klicka på Nästa.

Överst på sidan

Steg 2: Avgör om du vill ändra inställningarna för e-postlänkning och spårning

Det finns sekretess- och säkerhetsöverväganden att ta hänsyn när du länkar och spårar e-postmeddelanden och sedan bestämmer dig för att dela databasen. Om du är den enda användaren och delar databasen så att du kan ansluta till den från en annan dator finns det inte mycket att ta hänsyn till. Om du delar data med flera användare delar du all information i databasen med alla som har tillgång till den.

Om du är den enda användaren med tillgång till databasen från mer än en dator

När du är den enda användaren av databasen är säkerhetsöverväganden av relativt enkel art – som att t.ex. tänka på att skydda sitt lösenord. Du kan aktivera e-postlänkning och spårning för alla e-postadresser eftersom ingen annan ser meddelandena.

Obs!:  Du måste dela Business Contact Manager-databasen för att kunna använda en kopia av databasen offline – t.ex. på en bärbar dator – men det finns fortfarande bara en användare av databasen. Mer information om hur du arbetar offline finns i Arbeta offline med Business Contact Manager.

Om det finns flera användare av databasen

När du delar en Business Contact Manager-databas med andra användare har du flera alternativ för att hantera inställningarna för e-postlänkning och spårning:

  • Ändra dina inställningar innan du delar databasen    Om du redan länkar poster i databasen till e-postmeddelanden kan du ändra inställningarna för länkning och spårning till att endast gälla de e-postmeddelanden som du vill att andra ska kunna se. Du kan ta bort alla e-postmeddelanden från varje enskild post som du inte vill att andra ska kunna se. Alla användare av databasen kommer att kunna se alla e-postmeddelanden som är länkade till databasen.

  • Använd dina nuvarande inställningar    Om något av dina meddelanden länkas automatiskt kan alla användare med åtkomst till databasen se de länkade meddelandena.

  • Rensa alla dina inställningar    Inga nya meddelanden länkas, men alla meddelanden som länkades innan inställningarna rensades kommer fortfarande att vara tillgängliga för alla användare som har åtkomst till databasen.

Obs!:  Oavsett vilket av ovanstående alternativ som du väljer kan du ta bort alla befintliga e-postmeddelanden och kommunikationshistorikobjekt som du inte vill att kollegorna ska kunna se innan du delar databasen. Mer information om hur du tar bort kommunikationshistorikobjekt finns i Spåra din kommunikation med kunder i Business Contact Manager.

Ändra inställningar för e-postlänkning och spårning
Klicka på Avbryt för att stänga guiden Hantera delning och öppna sedan dialogrutan Hantera länkning och spårning. Mer information om hur du länkar och spårar e-postmeddelanden samt ändrar dina inställningar finns i Länka och spåra e-postmeddelanden i Business Contact Manager.

Behålla eller rensa inställningar för e-postlänkning och spårning

Guiden Hantera delning, på sidan Inställningar för e-postlänk och spårning, med Jag vill behålla mina inställningar för e-postlänk och spårning markerat.

  1. Gör något av följande i guiden Hantera delning på sidan om inställningar för e-postlänkning och spårning:

    • Markera kryssrutan Jag vill behålla mina nuvarande inställningar för e-postlänkning och spårning om du inte vill göra några ändringar i inställningarna innan du delar databasen.

    • Avmarkera kryssrutan bredvid Jag vill behålla mina nuvarande inställningar för e-postlänkning och spårning om du inte längre vill behålla dina inställningar.

      Viktigt!: När du delar en databas delar du all information i databasen med alla som har åtkomst till den. Om du har angett automatisk länkning och spårning av dina e-postmeddelanden är alla befintliga och framtida e-postmeddelanden och andra kommunikationshistorikobjekt som är länkade till konton och affärskontakter tillgängliga för alla användare som har tillgång till databasen. Om du inte vill dela befintliga e-postmeddelanden eller kommunikationshistorikobjekt tar du bort dessa objekt innan du delar databasen. Mer information om hur du tar bort kommunikationshistorikobjekt finns i Spåra kommunikation med kunder i Business Contact Manager.

  2. Klicka på Nästa.

Överst på sidan

Steg 3: Välj användare för databasen

Om du vill dela databasen med andra måste du ange vilka användare som ska få åtkomst till databasen. Du kan bevilja åtkomst till användare som redan har tillgång till din dator, men du kan även bevilja åtkomst till nya användare.

Viktigt!:  Alla datorer måste köra Business Contact Manager för Outlook 2010 innan de kan anslutas till den delade databasen.

Lägga till användare som redan har tillgång till din dator
  • Gå till guiden Hantera delning och sidan Välj användare, markera kryssrutan bredvid namnen på de användare som du vill dela databasen med och klicka sedan på Nästa.

Lägga till en användare som inte finns med på sidan Välj användare

Obs!:  Endast databasägaren kan bevilja åtkomst till databasen.

  1. Klicka på knappen Lägg till ny användare på sidan Välj användare.

  2. I dialogrutan Lägg till användare gör du något av följande:

    • Om datorn ingår i en arbetsgrupp    

      1. Gå till rutan Tillfälligt lösenord och ange ett lösenord som du är säker på att användaren inte har använt förut.
        Det här tillfälliga lösenordet kan bara användas en gång. Första gången den nya användaren får åtkomst till Business Contact Manager-databasen ombeds denne att ange det här tillfälliga lösenordet och sedan ange sitt nätverkslösenord eller lokala lösenord. Från och med då ger användarens nätverkslösenord åtkomst till både nätverket och databasen.

        Obs!: Du måste ange ett tillfälligt lösenord för varje användare. Alla lösenord som används – oavsett om de är tillfälliga eller permanenta – måste uppfylla de säkerhetsstandarder som är angivna i det lokala nätverket. Lösenordet kan inte lämnas tomt.

      2. Ange det tillfälliga lösenordet på nytt i rutan Bekräfta lösenord .

      3. Markera kryssrutan Tillåt även att den här användaren loggar in på den här datorn om du vill att den nya användaren ska ha behörighet att logga in på och ut från datorn, och åtkomst till andra filer på datorn, till exempel databasen.

    • Om datorn ingår i en domän    

      1. Ange namnet på den domän där användaren är medlem.

      2. Ange användarnamn för den användare som du vill ge åtkomst till datorn. Namnet måste vara samma användarnamn (eller inloggnings-ID) som användaren anger när personen loggar in i nätverket.
        -Eller-
        Klicka på Bläddra och leta reda på ett användarnamn eller en domän.

  3. Klicka på Nästa.

    Tips:  Du kan tilldela poster till medarbetare som har beviljats åtkomst till din delade databas. Om du vill tilldela ett konto till en kollega som har beviljats åtkomst till databasen kan du t.ex. välja kollegans namn i listan Tilldelad till på sidan Allmänt för kontoposten.

Överst på sidan

Steg 4: Kontrollera att datorinställningarna medger att andra får åtkomst till databasen

Om du vill dela den lokala databasen med andra användare kan du behöva justera inställningarna på datorn för att tillåta åtkomst. Vi rekommenderar att du låter Business Contact Manager för Outlook ändra inställningarna, men du kan också avmarkera kryssrutan bredvid en inställning som du inte vill ändra.

Meddelanden: 

  • Sidan Kontrollera datorinställningar för databasdelning visas endast om du har markerat alternativet med användare som arbetar på andra datorer i mitt nätverk i det första steget i guiden Hantera delning.

  • Du måste vara administratör och inloggad som administratör för att tillåta att ändringar görs eller göra dem själv. Om du inte är administratör kan du be en person som är administratör på datorn att logga in som administratör och göra ändringarna åt dig.

  1. Gå till guiden Hantera delning och sidan Kontrollera datorinställningar för databasdelning och markera kryssrutan Jag vill granska de inställningar som kommer att ändras om du vill visa en lista över alla inställningar som ändras av Business Contact Manager för Outlook.

  2. Klicka på Nästa.

  3. Granska listan med inställningar i rutan Inställningar under Inställningar som behöver ändras.

  4. Om du klickar på namnet på objektet visas ytterligare information bredvid rutan Inställningar. Om du inte vill göra den rekommenderade ändringen avmarkerar du kryssrutan bredvid inställningen.

  5. Klicka på Nästa när du är redo att fortsätta.

Överst på sidan

Steg 5: Slutför den sista sidan i guiden och ge åtkomst till databasen

  1. Gå till guiden Hantera delning och sidan Tilldela databasåtkomst och granska listan under Följande användare får nu åtkomst till databasen. Alla dessa användare får åtkomst till din delade databas när du har slutfört den här guiden.

  2. Du kan göra något av följande:

    • Om du vill gå tillbaka och göra ändringar, t.ex. lägga till eller ta bort användare, klickar du på Bakåt.

    • Om du vill ge alla användare i listan åtkomst till databasen klickar du på Slutför.

    • Om du inte vill dela databasen klickar du på Avbryt.

Överst på sidan

Steg 6: Förse användarna med namnen på datorn och databasen

Var hittar jag datornamnet och databasnamnet?    

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager .

  3. Gå till avsnittet Hantera databaser. Dator- och databasnamnet (datornamn\databasnamn) visas bredvid Databasnamn.

  4. Användarna behöver också information om hur man ansluter till den delade databasen.

Överst på sidan

Lägga till eller ta bort en användares åtkomst till databasen

Om databasen redan har delats kan du ge andra användare åtkomst till databasen eller ta bort deras åtkomst.

Tips:  Du kan tilldela poster till medarbetare som har beviljats åtkomst till din delade databas. Om du vill tilldela ett konto till en kollega som har beviljats åtkomst till databasen kan du t.ex. välja kollegans namn i listan Tilldelad till på sidan Allmänt för kontoposten.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på Hantera delning.

  3. I guiden Hantera delning går du till sidan Dela Business Contact Manager-databasen och klickar på Nästa.
    I rutan Användare med åtkomst till den här datorn visas en lista med alla användare som har tillgång till din delade databas.

    Obs!:  Som standard visas administratörerna för datorn i den här listan, men administratörerna för domänen visas inte, såvida du inte uttryckligen lägger till dem. Alla som är administratörer – oavsett om hans eller hennes användarkonto visas i den här listan eller inte – kan komma åt alla data. Mer information om administratörer finns i Hur vet jag om jag är administratör?.

  4. Gör följande:

    • Markera kryssrutan intill namnen på de användare som du vill dela databasen med.

    • Avmarkera kryssrutan intill namnen på de användare vars behörighet du vill ta bort.

    • Om du vill lägga till en användare som inte finns med på sidan klickar du på knappen Lägg till ny användare och följer sedan anvisningarna under rubriken Lägga till en användare som inte finns med på sidan Välj användare tidigare i den här artikeln.

      Obs!:  Du måste vara databasägare för att få lägga till en ny användare i den här listan.

  5. Klicka på Nästa och slutför guiden.

  6. Förse användarna med namnen på datorn och databasen.

Överst på sidan

Sluta dela databasen

Obs!:  Om du slutar dela databasen med kollegor som har tilldelats poster blir fältet Tilldelad till tomt för dessa poster.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på Hantera delning.

  3. När du befinner dig i guiden Hantera delning går du till sidan Dela Business Contact Manager-databasen och klickar på Jag vill inte dela mina data.

    Guiden Hantera delning, på sidan Dela eller sluta dela dina affärsdata, med Jag vill inte dela mina data markerat.

  4. Klicka på Nästa och slutför guiden.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×