De 10 främsta skälen för att använda Access med Excel

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Bör du använda Excel eller Access för dina tabelldata när du använder Office-program? En artikel, Använda Access eller Excel för att hantera dina data, tog nyligen upp fördelarna med varje produkt och vad de har att erbjuda. Men varför välja en när du kan dra nytta av båda? Om du lagrar dina data i Access och ansluter till dem från Excel, får du fördelarna hos båda programmen. Här ger vi tio skäl till att det är ett smart drag att kombinera Excel och Access. Excel-användare, var inte rädda att släppa ifrån er era data. Tänk så här. Du förlorar inte Excel, du vinner Access.

Artikelinnehåll

Excel och Access, bättre tillsammans

Anledning 1: Kopiera ett kalkylblad i Excel till ett datablad i Access

Anledning 2: Dela data genom att länka till ett kalkylblad i Excel från Access

Anledning 3: Flytta data genom att importera Excel-data till Access

Anledning 4: Ansluta till Access-data från Excel

Anledning 5: Använda Access-rapporter med Excel-data

Anledning 6: Använda Access-formulär med Excel-data

Anledning 7: Filtrera, sortera och fråga i Access är mycket lika Excel

Anledning 8: Samla in data för Excel-analys med Access

Anledning 9: Koppla dokument eller skapa etiketter

Anledning 10: Kombinera Excel och Access med SharePoint-funktioner

Nästa steg: Bli en avancerad användare av Access

Excel och Access, bättre tillsammans

Även om Excel inte är en databas används det ofta för att lagra data och för att lösa enklare databasproblem. Men, Excel är en ”flat fil-databas”, inte en relationsdatabas. När enklare tabeller måste utvecklas till flera tabeller med relaterade data, är Access förstahandsvalet för informationspersonal som snabbt måste skapa ett databasprogram. Access har alltid varit bra för ”datainsamling”, för att samla och ordna olika data i företaget, varav stora delar finns i arbetsböcker i Excel. När dina data är i Access, kan du lägga till flera tabeller och koppla samman dem, skapa frågor (eller vyer av dina data), strukturera dina data och definiera datatyper som säkerställer integriteten, dela och uppdatera data mellan många användare och skapa kraftfulla rapporter och formulär.

Utan tvekan är Access funktionsspäckad produkt. Till skillnad från Excels enkla kalkylbladslayout är Access organiserat med flera relaterade objekt som kan verka svåra att förstå till en början. Men du behöver inte vara en expert för att använda Access. Access är utformat för alla typer av användare och du använder bara det du behöver.

Upptäck Access ett steg i taget

Översikt över Access-komponenter och användare

1. Använd Access på tre sätt: som en sporadisk användare, som en avancerad användare eller som utvecklare.

2. Tabeller, frågor, formulär och rapporter bygger på varandra och utgör mittpunkten i ett databasprogram.

3. Sporadiska användare har guider, egenskapsverktyg, Office Fluent-användargränssnittet och Excel-liknande funktioner för att få jobbet gjort snabbt.

4. Avancerade användare har makron, egenskapsfönster, uttryck och verktyg för databasdesign för att gå djupare och göra mer.

5. Utvecklare kan arbeta med moduler och skriva VBA-kod för att skapa anpassade databaslösningar och distribuera körbara program.

Flikobjekt i Access 2007 Har du sett nya Access? Det är inte pappas gamla skrivbordsdatabas längre. Du ser stora skillnader så fort du startar Access. Robusta, väldesignade databasmallar för att bygga kompletta program väntar på dig. Ett flexibelt navigeringsfönster, över 40 guider och egenskapsverktyg samt ett nydesignat WYSIWYG-gränssnitt för formulär och rapporter samverkar för att minska inlärningskurvan.

Kommandon i gruppen Kontrollayout på fliken Ordna Särskilt Excel-användare kommer snabbt att känna sig bekväma. Många Access-funktioner har ett bekant utseende: Office Fluent-användargränssnitt, stavningskontroll, databladsvy, sortering och filtrering, statusfält, spara rapporter i PDF-format, Hjälp-system och annat.

Anledning 1: Kopiera ett kalkylblad i Excel till ett datablad i Access

kopiera excel-data till access Ett bra sätt att test den nya samverkan mellan programmen är att kopiera data från Excel till Access. Du kan skapa en Access-tabell och visa den i databladsvyn, som nu i mycket liknar ett kalkylblad i Excel. Du kan utföra vanliga åtgärder för tabellskapande, som att definiera en datatyp, ett fältnamn eller ett nytt fält direkt i databladsvyn. Om du exempelvis anger ett datum i ett tomt fält, så ställer Access in datatypen Datum/tid för det fältet. Om du anger text, som exempelvis ett namn, tilldelar Access datatypen Text till fältet. Vill du flytta ett fält är det bara att klicka och dra.

När du kopierar data från Excel och klistrar in dem i Access, måste du inte ens skapa en tabell först eller öppna en tabell i databladsvyn. Access frågar automatiskt om dina data har rubriker, gör bra gissningar när det gäller datatyper och skapar en Access-tabell. Det är så enkelt det blir.

Mer information finns i Artikel: Öppna ett tomt datablad.

Anledning 2: Dela data genom att länka till ett kalkylblad i Excel från Access

länka excel-data till access Ett av de enklaste sätten att dra nytta av både Excel och Access är att länka ett kalkylblad i Excel till en Access-tabell. Använd en Access-länk när du planerar att behålla dina data i Excel, men även vill kunna utnyttja några av de många olika Access-funktionerna, som rapportering och att skapa frågor. Du länkar data från Access, inte från Excel.

Access kan skapa databastabeller på två helt olika sätt. Användare kan skapa tabeller för att spara data i en Access-databas eller skapa länkar till befintliga data utanför Access-databasen. Data i länkade tabeller visas och fungerar på många sätt precis som vanliga lokala tabeller. Länkhanterarguiden hjälper dig att spåra, hitta och uppdatera Excel-kalkylbladet eller en annan datakälla om den flyttas och länken bryts.

När du länkar till ett Excel-kalkylblad eller ett namnområde skapar Access en ny tabell som är länkad till dessa Excel-data. Om du vill lägga till, redigera eller ta bort data gör du ändringarna i Excel och uppdaterar (eller frågar om) data i Access-tabellen. Du kan dock inte redigera tabellinnehållet i Access. När dina data är länkade till Excel kan du skapa rapporter, frågor och skrivskyddade formulär Access.

Mer information finns i artikel: importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

Anledning 3: Flytta data genom att importera Excel-data till Access

importera data från excel till access Du kan flytta data till Excel genom att importera data till Access. Notera att ordet "importera" betyder olika saker i Excel och Access. När du importerar (eller ansluter) i Excel, skapar du en permanent anslutning till data som kan uppdateras. När du importerar till Access, tar du in data en gång, men utan en permanent dataanslutning. När du importerar data sparar Access data i en ny eller befintlig tabell utan att ändra data i Excel. I Access 2007, kan du nu importera ett specifikt eller alla kalkylblad i en arbetsbok i Excel i en enda operation.

Guiden Importera hjälper dig genomföra importstegen och att fatta beslut om att ändra datatyper och lägga till rubriker. Om du stöter på fel när du importerar data, meddelar Access detta och spara felen i en tabell så att du snabbt kan hitta och åtgärda dem. Det kan exempelvis finnas ett alfanumeriskt postnummer långt ned i en kolumn som du trodde var helt numerisk, eller också kanske ett upprepat ID upptäcktes för ett primärt fält. Du kan antingen göra ändringarna i Excel-arbetsboken och göra om importen eller göra ändringarna i den nya Access-tabellen. När du slutför operationen kan du spara stegen du utförde och till och med skapa en Outlook-uppgift för att påminna dig om du behöver utföra importen regelbundet.

När data har importerats finns de i Access, och du kan använda datablad för att lägga till, redigera eller ta bort data. När du genomfört importen bestämmer du själv om du vill ta bort eller behålla dina data i Excel. Det är normalt bra att bara uppdatera data på en plats.

Obs!: Import av data från Excel till Access importerar inte formler, bara resultaten av dessa formler.

Mer information finns i:

Anledning 4: Ansluta till Access-data från Excel

ansluta till access-data från excel Om du tror att du behöver få tillbaka dina data, kan du överföra Access-data tillbaka till Excel. För att göra detta skapar du en anslutning i Excel, denna lagras ofta i en Office Data Connection-fil (.odc), till Access-databasen och hämtar alla data från en tabell eller fråga. När du anslutit till dina data kan du även automatiskt uppdatera dina Excel-arbetsböcker från den ursprungliga Access-databasen när databasen uppdateras med ny information. Du kan med andra ord både ha och äta kakan.

Ansluta till externa datakällor

1. I allmänhet gör du en dataanslutning till många datakällor, i detta fall Access.

2. Du kan använda antingen en ODBC-drivrutin eller en OLE DB-provider.

3. Anslutningsfilen innehåller all information som du behöver för att få tillgång till och hämta data från Access.

4. Anslutningsinformationen kopieras från anslutningsfilen till en arbetsbok och kan redigeras i en dialogruta.

5. Informationen kopieras till arbetsboken så att du kan använda den på samma sätt som du använder data som har sparats direkt i arbetsboken.

Mer information finns i:

Anledning 5: Använda Access-rapporter med Excel-data

Rapport för anställda i tabellform När dina data är i Access, kan du utnyttja det stora utbudet av verktyg för att skapa och anpassa rapporter. Vill du skapa en rapport med några få klick? Använd Rapportguiden. Vill du designa och redigera rapportlayouten i realtid med realtidsdata, flytta och storleksförändra datablock, lägga till och ta bort fält och se förändringarna direkt? Använd den nya Layoutvyn. Vill du interagera med rapporten för att söka, filtrera och sortera realtidsdata? Använd Rapportvyn. Vill du lägga till kommandoknappar, sidnummer, bilder, hyperlänkar och professionell formatering själv? Använd de många kontrollguiderna och gallerierna i grupperna Kontroller och Layout på fliken Design i menyfliksområdet. Budskapet är tydligt. Genom att använda Access kan du lätt skapa enkla rapporter, grupp- och sammanfattningsrapporter, adressetiketter, grafiska rapporter och underrapporter.

När rapporten skapats använder du Access för att distribuera rapporten elektroniskt. Du kan exempelvis skicka rapporten med e-post eller spara rapporten i olika format, som en Access-ögonblicksbild eller en PDF-fil som kan läggas till på en webbsida eller en SharePoint-webbplats.

Mer information finns i:

Anledning 6: Använda Access-formulär med Excel-data

exempelformulär När dina data är i Access, kan du utnyttja det stora utbudet av verktyg för att skapa och anpassa formulär. Vill du skapa ett formulär med några få klick? Använd Formulärguiden. Vill du designa och redigera formulärlayouten i realtid med realtidsdata, flytta och storleksförändra datablock, lägga till och ta bort fält och se förändringarna direkt? Använd den nya Layoutvyn. Vill du lägga till kommandoknappar, listrutor, kombinationsrutor, alternativgrupper, bilder, indatamasker, diagram, hyperlänkar och professionella format själv? Använd de många kontrollguiderna och gallerierna i grupperna Kontroller och Layout på fliken Design i menyfliksområdet. Budskapet är tydligt. Med Access kan du enkelt skapa enkla formulär, formulär med flikar, kontinuerliga formulär, popup-formulär, modala dialogrutor och underformulär.

Om du drabbades av deja vu när du läste detta avsnitt finns det en anledning till det. Att skapa, redigera och använda rapporter och formulär görs på liknande sätt vilket gör det enklare att lära sig Access.

I Access 2007 kan du nu enkelt skapa ett nytt delat formulär, som visar ett synkroniserat datablad och en formulärvy, så att du får det bästa från båda. När du skapat ett slutarbetat formulär är det enkelt att rulla, filtrera och till och med söka i formulärets bakomliggande data med standardknapparna för navigering och sökrutan längst ned i formuläret.

Delat formulär

Mer information finns i:

Anledning 7: Filtrera, sortera och fråga i Access är mycket lika Excel

Autofilter Oavsett vilken produkt du använder, filtrerar du data för att arbeta med en delmängd av dessa data och sorterar data i den ordning du vill. I Access kan Excel-användare filtrera och sortera data i ett datablad utan att behöva lära sig ett helt nytt användargränssnitt. Ikoner, kommandomenyer, kommandon, villkor och dialogrutor är mycket lika de i Excel oavsett om du arbetar med text, siffror, datum eller tomma fält. Du kan även spara filter och sorteringsordning med databladsvyn.

Du kan skapa en fråga i Access utan att behöva veta vad SQL betyder. Fyra frågeguider hjälper dig skapa enkla frågor, hitta dubbletter, omatchade poster och skapa korsfrågor. Du behöver inte ens skapa en fråga, bara filtrera och sortera data som du vill så sparas det med ett datablad. Om du vill använda frågedesignern för att skapa grupperade frågor, parametrar eller avancerade villkor kanske du märker att den är väldigt lik Excels Microsoft Query – en tidigare kusin till Access.

Villkor för Land

Mer information finns i:

Anledning 8: Samla in data för Excel-analys med Access

Vill du inte mata in data själv? Då får du se till att någon annan gör det t dig.

I Access är det enkelt att samla in data från andra personer världen över, t.ex. personer i säljgruppen, deltagare i en undersökning eller kontaktpersoner. Genom att använda datainsamlingsguiden samarbetar Access 2007 med Office Outlook 2007 för att skapa och skicka e-postmeddelanden som innehåller dataformulär. När mottagarna fyller i formulären och skickar tillbaka dem till dig, bearbetas svaren enligt dina angivelser. Om du t.ex. väljer att låta svaren bearbetas automatiskt läggs innehållet i formulären till i lämpliga tabeller i databasen så snart svaren ankommer till inkorgen.

Samla in data via e-post

Du kan exempelvis:

  • Göra en undersökning och samla in resultatet i Access.

  • Skapa statusrapporter för de senaste lagernivåerna eller uppdaterad information om utestående frågor som regelbundet skickas av din grupp för att hålla dig informerad.

  • Organisera ett evenemang, exempelvis en konferens eller utbildning för att samla in kontaktinformation samt rese- och hotellinformation.

    Mer information finns i Artikel: Samla in data med e-postmeddelanden.

Anledning 9: Koppla dokument eller skapa etiketter

Första sidan i Etikettguiden När familjen blivit större har plötsligt listan med folk som ska ha julkort blivit längre, och du behöver hålla reda på många fler födelsedagar och årsdagar. Inget problem. Du kan använda en Access-tabell eller en fråga som en källa för att koppla dokument och använda Guiden Koppla dokument i Microsoft Word för brev, kort, e-postmeddelanden och kuvert. Om du bara behöver skapa adressetiketter använder du Etikettguiden i Access för att skapa och skriva ut etiketterna från en rapport som du skapar. Vill du ha mer? Då kan du till och med automatiskt lägga till en streckkod som motsvarar varje kundadress.

Mer information finns i:

Anledning 10: Kombinera Excel och Access med SharePoint-funktioner

Både Access och Excel har kommandon för att ansluta till data i Microsoft Windows SharePoint Services-listor. Excel 2007 ger skrivskyddad (enkelriktad) anslutning till länkade SharePoint-listor. I Access 2007 kan du läsa och skriva (tvåvägs) data i länkade SharePoint-listor. Access och SharePoint-listor fungerar mycket bra tillsammans. Nya datatyper för Access och SharePoint – som RTF, endast tillägg (för att ge stöd för att spara revideringshistorik i ett memo-fält), bilagor, räknare, sökningar och fält med flera värden – ger enkel integrering och få, om några, inkonsekventa datavärden.

När du publicerar din Access-databas till en SharePoint-webbplats kan du till och med ha data från SharePoint-listan offline i en lokal Access-databas, arbeta med data lokalt och sedan ansluta till SharePoint-webbplatsen för att överföra alla ändringar. Alla datakonflikter på grund av ändringar som andra användare utfört hanteras i en konfliktlösningsguide. Formulären och rapporterna du skapade i Access baseras på samma data, men är länkade till SharePoint-listor och kan öppnas direkt i Windows SharePoint Services.

Excel tillhandahåller följande integreringsmöjligheter med SharePoint Server 2007.

Datafokuserade integrationspunkter i Excel

1. Gör en engångsimport av Excel-kalkylbladsdata till en SharePoint-lista, eller exportera Excel-kalkylbladsdata till en SharePoint-lista för att skapa en permanent och enkelriktad dataanslutning.

2. Använd den permanenta och enkelriktade dataanslutning för att uppdatera data i ett Excel-kalkylblad från SharePoint-listan.

3. Publicera Excel-arbetsböcker till Excel Services, och visa samt interagera med data genom att använda Microsoft Office Excel Web Access-webbdelen på en webbdelssida.

4. Importera (anslut) data till en Excel-arbetsbok från OLAP-servrar, SQL Server och Access-databaser och flata filer.

Access tillhandahåller följande integreringsmöjligheter med SharePoint Server 2007.

Datafokuserade integrationspunkter i Access

1. Utför en engångsimport eller engångsexport av data mellan Access-vyer och en SharePoint-lista.

2. Länka data mellan Access-tabeller och en SharePoint-lista genom att skapa en permanent tvåvägsanslutning (uppdaterade listdata kan ses i en Access-tabell och uppdaterade Access-tabelldata kan ses i en lista).

3. Ta listdata offline, uppdatera i Access, ta tillbaka online, synkronisera uppdateringar och lös konflikter.

4. Visa och redigera listdata i Access-datablad, -formulär och rapportvyer.

5. Publicera Access-databaser i Office SharePoint Server 2007.

Mer information finns i:

Nästa steg: Bli en avancerad användare av Access

Om du är den äventyrliga typen kan du ta nästa steg och lära dig mer om Access. Du kan skapa relativt sofistikerade databastillämpningar utan att behöva skriva en enda rad VBA-kod. Varje Access-objekt har en omfattande uppsättning egenskaper och händelser som är lätt åtkomliga från en egenskapssida för att underlätta anpassningen av din lösning. Varje objekt har detaljerade designverktyg som visar alla funktioner som är tillgängliga. Ytterligare databasmallar är tillgängliga på Office Online. Fält- och tabellmallar hjälper dig skapa och anpassa nya tabeller snabbt. Utforma en databas från början med inbyggda verktyg för databasdesign.

Sedan finns det även makron i Access. Makron använder en deklarativ miljö som inte kräver att du skriver någon VBA-kod, så du behöver inte vara en utvecklare. Varje makroåtgärd utför en uppgift, som att öppna ett formulär, köra en fråga, leta upp poster eller visa ett meddelande. Makron kan användas för alla händelser i rapporter, formulär och kontroller. De flesta makron har argument, och du kan utöka dem med villkorsstyrd logik för att få dem att göra det du vill. Du kan till och med definiera variabler och göra felkontroll, fortfarande utan att skriva VBA-kod.

Designa en prototyp och låt IT-avdelningen ta en titt. Skapa en snabblösning för din grupp för att de behöver den så fort som möjligt, och gör det med minimalt med personal och resurser. Håll reda på antalet biljetter som sålts för en företagsfest, följ upp hållbarhetstiden för tillverkningsmaterial eller skriv ut kontrollkvitton för delar. Håll reda på uppgifter, problem och leveranser i grupprojekt. Skapa en databas för säljstöd för att övervaka potentiella säljmöjligheter i en liten grupp säljare.

Som du ser är Excel och Access en vinnande kombination. Tillsammans tillför dessa produkter från Office-familjen många värdefulla funktioner.

Mer information

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×