Bestämma rätt tröskelvärde för kostnads- och schemaavvikelser i projekt

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Av Bonnie Biafore

Om du i tid får reda på att projektet försenas eller att kostnaderna drar iväg över budgeten kan du vidta åtgärder för att hålla projektet på rätt spår.    Många av dina mål handlar i grunden om hur lång tid det kommer att ta och hur mycket det kommer att kosta. Därför håller en projektledare ett öga på hur projektets verkliga kostnader och schema ligger jämfört med planen. Skillnaden mellan verkliga och planerade värden kallas avvikelse. Problemet är att dessa ofta inte är hela sanningen. Avvikelsevärden som skulle skicka ett projekt i papperskorgen kanske bara är krusningar på ytan i ett annat, större projekt.

Det är mycket lättare att övervaka projektets status genom att spåra avvikelser om du vet vad du ska leta efter. I stället för att oroa dig över små avvikelser mot budget och plan bör du ta dig tid under projektets planering och bestämma hur stora avvikelser projektet tål. Om du lägger upp tröskelvärden för avvikelser i kostnad och schema vet du när det är dags att vidta åtgärder. Det svåra är att välja rätt tröskelvärden för ditt projekt, så att du varken oroar dig i onödan eller handlar för sent.

Hur avvikelser visar projektresultat

När intressenterna lämnar av en projektplan, har du en fullständig bild av projektets planerade resultat. Baslinjevärdena är den standard du använder för att jämföra utfallet, från uppskattat arbete, uppskattad varaktighet och kostnad för enskilda uppgifter till schema och budget för hela projektet. Men så fort du börjar omsätta projektplanen i praktiken börjar verkliga värden trilla in. Och verkligheten stämmer sällan med den baslinje man kommit överens om. Avvikelser i kostnad och schema hjälper dig att avgöra om olika uppgifter, eller hela projektet, drar över budget eller ligger efter schemat. Du kan använda denna information för att avgöra vad som måste göras för att få projektet på rätt spår igen.

Microsoft Office Project 2007 beräknar avvikelser genom att subtrahera baslinjevärden från aktuella uppskattade värden i schemat. När du har börjat spåra verkliga värden beräknar Office Project 2007 aktuella uppskattade värden (schemavärden) genom att lägga till verkliga värden för slutfört arbete till baslinjevärdena för återstående arbete. Antag t.ex. att baslinjens varaktighet är 20 dagar, och att gruppen har tagit 15 dagar på sig att utföra 50 procent av arbetet. Den schemalagda varaktigheten är nu 25 dagar: 15 dagar för den verkliga varaktigheten för de 50 procent som är klara, och baslinjens 10 dagar för återstående 50 procent.

Om avvikelsevärdet är positivt är det schemalagda värdet högre än baslinjevärdet, och projektet ligger antingen över budget eller efter tidsplanen. Negativa avvikelser representerar att projektet ligger under budget eller före tidsplanen. Avvikelser som är mindre än noll är alltså bra, medan avvikelser större än noll kan vara en anledning att vidta åtgärder.

Överst på sidan

Spåra avvikelser med Project 2007

Office Project 2007 har fält för avvikelser som ofta används:

  • Kostnad    Avvikelsen är skillnaden mellan baslinjekostnader enligt schema och ursprungliga baslinjekostnader. Detta visar om du ligger över eller under budgeten.

  • Varaktighet    Det här är skillnaden mellan varaktigheten för en uppgift eller ett projekt enligt schema och enligt baslinjen. Det anger om uppgifter tar längre tid än planerat, vilket i sin tur påverkar projektets schema.

  • Arbete    Bestäm avståndet mellan arbetstider enligt schema och enligt baslinjen. En positiv avvikelse för arbete betyder att projektmedlemmarna tar längre tid på sig än uppskattat för att slutföra arbetet. Om avvikelsen för arbetet är positiv är det sannolikt att alla andra avvikelser också är positiva.

  • Start    Det här är skillnaden mellan det schemalagda (eller verkliga) och det ursprungligen planerade startdatumet. Om avvikelsen för start är positivt betyder det att starten blev försenad eller att föregående uppgifter försenar det schemalagda startdatumet.

  • Slutför    Visar hur schemalagt (eller verkligt) slutdatum skiljer sig från baslinjen. Om avvikelsen för slutförande är positiv, betyder det att uppgiftens slutdatum är försenat.

Överst på sidan

Bestämma tröskelvärden för projektavvikelser

Även om positiva avvikelser i Office Project 2007 inte är goda nyheter, betyder de inte nödvändigtvis att du måste vidta åtgärder. Vissa är för små för att du ska bekymra dig om dem. Det kan till och med vara allvarligare att korrigera små avvikelser samtidigt som du ignorerar frågor som kan leda till allvarliga problem. I stället för att själv försöka hålla reda på vad som är viktigt eller när avvikelser är ett verkligt problem, kan du ange tröskelvärden för avvikelser i projektkostnad och schema som påminnelser. Då kan du snabbt se efter om avvikelserna har överskridit sina tröskelvärden och i så fall vidta åtgärder.

Överst på sidan

Ange tröskelvärden för avvikelser

Om din hund går upp två kilo kanske det inte är något stort problem — så länge det inte är en chihuahua. På samma sätt är projektets storlek en uppenbar faktor när du anger tröskelvärden. Eftersom projekt, precis som hundar, finns i många typer och storlekar, ger beräkning av tröskelvärden med procentandelar indikatorer som är pålitliga oavsett projektets storlek. En avvikelse på 10 procent kan t.ex. vara ett varningstecken om ditt projekt är 5 veckor försenat när schemat sträcker sig över 50 veckor. Å andra sidan är en budget på 10 miljoner som spräcks med 30 000 kr en obetydlig felmarginal, som kan rymmas inom vad ledningen satt av för oförutsedda utgifter, medan samma 30 000 kr över budget för ett projekt som skulle kosta 20 000 kr är en smärre katastrof.

Överst på sidan

Riktlinjer för att bestämma tröskelvärden för avvikelser

Tröskelvärdena för avvikelser är olika i olika företag, och baseras på riskstrategier och de ledningsreserver som organisationen använder. Ofta ligger de mellan 10 och 15 procent. Tröskelvärdena kan också variera från projekt till projekt, beroende på hur kritiska affärsmålen är.

Här är några vanliga procentandelar för tröskelvärden som du kan använda som riktlinjer, men du kan behöva anpassa dem för att passa omständigheterna i ditt projekt.

  • Mindre än 5 procent (låg risktolerans)    Avvikelser på mindre än 5 procent gällande kostnad och schemaläggning varnar tidigt om potentiella problem.

  • Mellan 5 och 10 procent (måttlig risk)    Detta intervall kräver att du vidtar åtgärder.

  • Högre än 10 procent (hög risk)    Allt över 10 procent kräver omedelbara, kraftfulla åtgärder.

Dessa riktlinjer är bäst för avvikelser från schemat på den kritiska linjen, eftersom de har direkt påverkan på avslutsdatum. Riktlinjerna är också lämpliga för kostnadsavvikelser, eftersom uppgifternas kostnader bidrar till projektets sammanlagda utgifter. Du kan ange högre tröskelvärden (t.ex. lägga till 5 procent på värdena ovan) för avvikelser från schemat för uppgifter som inte ligger på den kritiska linjen. Högre tröskelvärden betyder att du inte behöver ingripa lika snabbt, men du vill ändå inte att dessa uppgifter ska försenas så mycket att de påverkar uppgifter på den kritiska linjen.

Obs!: Office Project 2007 innehåller fält för avvikelser, men du måste själv identifiera fälten för tröskelvärden. Du kan lägga upp egna fält för att lagra värden och beräkna skillnaden mellan dina tröskelvärden och avvikelsen. Annars har funktionen Visuella rapporter i Microsoft Office Excel 2007 och Office Project 2007 funktioner för att beräkna och utvärdera avvikelser och tröskelvärden.

Överst på sidan

Vad driver tröskelvärden för projektavvikelser?

De avvikelsevärden som är problematiska skiljer sig inte bara mellan olika projekt, utan även mellan olika uppgifter. Varje projekt är unikt och uppnår unika mål. Dessutom är vissa mål viktigare än andra, vilket kan leda till striktare tröskelvärden för vissa avvikelser. Sådana affärsmål som marknadslansering, en strikt budget eller knappa resurser kan ge olika tröskelvärden för avvikelser beträffande kostnader och schema. Under planeringsfasen arbetar du med dina intressenter att identifiera målen. Samtidigt kan du diskutera projektmålens prioritet, vilket hjälper dig att bestämma tröskelvärden för avvikelser.

För några år sedan kunde t.ex. inga Y2K-programmeringsprojekt acceptera en försening som sträckte sig längre än till 31 december 1999. Tröskelvärdet för avvikelser i schemat kan ha varit noll, medan tröskelvärdet för budgetavvikelser var 20 procent av projektbudgeten. Men om du bor i en husvagn på tomten medan du bygger ett nytt hus, kanske tröskelvärdet för schemat inte är en lika stor fråga som kostnaden. Du lägger undan 10 procent av budgeten för oförutsedda händelser, och sedan finns det inte mer pengar. Övriga familjemedlemmar kanske har andra prioriteter, t.ex. att inte behöva bo i husvagn en enda vecka längre än nödvändigt.

Överst på sidan

Större än noll

Även om Office Project 2007 beräknar avvikelser för flera av projektets nyckeltal, ger siffrorna sällan tillräckligt med information för att du ska kunna veta hur du bäst använder din tid. Ett effektivare sätt att mäta projektet är att bestämma tröskelvärden för avvikelser i schema och kostnader. Det är bra att hålla ett öga på avvikelser som är större än noll, men du vet att du måste agera om en avvikelse går över sitt tröskelvärde.

Överst på sidan

Om författaren     Bonnie Biafore är certifierad som Project Management Professional (PMP) av Project Management Institute (PMI). Hon är konsult, utbildare, talare och prisbelönt författare av flera böcker om investering, personlig ekonomi och projektledning, bland annat On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×