Automatisk arkivering av gamla objekt

Automatisk arkivering av gamla objekt

Inkorgen i Outlook kan snabbt bli överfull av e-post – helt plötsligt har du tusentals nya, besvarade och vidarebefordrade meddelanden. Se till att behålla kontrollen över Inkorgen och mapparna i den genom att flytta gamla objekt som du vill behålla till ett arkiv. Om du använder Arkivera automatiskt behöver du inte göra något för hand.

Du kan ändra hur ofta den automatiska arkiveringen körs, var de arkiverade objekten lagras och hur länge objekten ska behållas i Outlook innan de arkiveras.

  1. Klicka på Arkiv > Alternativ > Avancerat.

  2. Klicka på Inställningar för Arkivera automatiskt under Arkivera automatiskt.

  3. Klicka på rutan Arkivera automatiskt var n:e dag och ange sedan hur ofta Arkivera automatiskt ska köras.

  4. Välj andra alternativ som du kan vilja använda, t.ex. att gamla objekt ska tas bort i stället för arkiveras.

    Tips: Alternativen Arkiv och Arkivera automatiskt är kanske inte tillgängliga om din e-postprofil är ansluten till Exchange Server. Det kan även vara så att organisationen där du arbetar har en policy för bevarande av e-post som åsidosätter den automatiska arkiveringsfunktionen. Kontakta systemadministratören om du behöver mer information.

Mer information om inställningarna för automatisk arkivering finns i Beskrivning av inställningarna för Arkivera automatiskt.

Ändra inställningarna för Arkivera automatiskt för en enskild mapp

  1. Högerklicka på mappen som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka på Egenskaper.

  2. Välj önskade alternativ på fliken Arkivera automatiskt.

Första gången du kör Outlook är Arkivera automatiskt aktiverat som standard, och körs var 14:e dag. Du kan ändra hur ofta Arkivera automatiskt ska köras, ange den Outlook-datafil (.pst) som ska användas för att lagra arkiverade objekt och välja när objekt i dina Outlook-mappar ska arkiveras.

  1. Välj Verktyg > Alternativ, och välj sedan fliken Annat.

  2. Välj Arkivera automatiskt.

    Arkivera automatiskt i dialogrutan Alternativ

  3. Markera kryssrutan Arkivera automatiskt var n:e dag och ange sedan hur ofta Arkivera automatiskt ska köras.

  4. Markera de alternativ du vill använda.

    • Arkivera automatiskt var Ange hur ofta du vill att Arkivera automatiskt ska köras. Arkivering av många objekt samtidigt kan inverka negativt på datorns prestanda. Därför är det bra att välja ett tidsintervall som säkerställer att processen Arkivera automatiskt hålls kort. Fundera över hur många objekt som du brukar få under en viss tid, och justera tidsramarna därefter. Fråga före automatisk arkivering Välj det här alternativet om du vill visa ett påminnelsemeddelande i Outlook innan Arkivera automatiskt bearbetar dina Outlook-objekt. När meddelandet visas kan du klicka på Nej om du vill avbryta den Arkivera automatiskt-sessionen.

    • Ta bort inaktuella objekt (endast e-postmappar) Det här alternativet är inte valt som standard. Du kan välja att låta e-postmeddelanden tas bort när deras föråldringsperiod har löpt ut. Standardperioden för dina objekt i Inkorgen och Utkast är sex månader, och tre månader för dina objekt i Skickat, men du kan ändra dessa perioder med hjälp av alternativet Ta bort Outlook-objekt äldre än.

    • Arkivera eller ta bort gamla objekt Du måste välja det här alternativet om du vill att Arkivera automatiskt ska ta bort vissa eller alla objekt när de löper ut. Med det här alternativet aktiveras andra alternativ som du kan använda för att avgöra vilka objekt som ska arkiveras och vilka som ska tas bort när de når slutet av föråldringsperioden. Välj sedan eventuella ytterligare inställningar som ska gälla för både arkivering och borttagning.

      Obs!: I dialogrutan Arkivera automatiskt avser ”mappar” dina huvudsakliga funktionsområden i Outlook, t.ex mappen Kalender och mappen Uppgifter, samt enskilda e-postmappar. Det beror på att dina kalender- och uppgiftsobjekt lagras i mapparna Kalender respektive Uppgifter.

    • Visa arkivmapp i mapplistan Välj att låta arkivmappen visas tillsammans med de andra arbetsmapparna i navigeringsfönstret. I den huvudsakliga arkivmappen kan du öppna undermappar och visa dina arkiverade objekt. När du visar arkiverade objekt kan du kontrollera att rätt objekt har arkiverats, och du kan också dra tillbaka eventuella objekt som du behöver till en arbetsmapp.

    • Ta bort objekt som är äldre än    Ange standardinställningen för när du vill att dina objekt ska arkiveras i dagar, veckor eller månader. Du kan ange en tidsperiod på mellan en dag och sextio månader. ”Städa” innebär att arkivera – lagra – objekt. Det innebär inte ”ta bort”, såvida du inte angett den inställningen för mapparna någon annanstans.

    • Flytta gamla objekt till    Standardinställningen för den här platsen är olika för datorer med operativsystemen Microsoft Windows Vista och Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\användare \Lokala inställningar\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Om du vill ange en annan destination för de arkiverade objekten, så kan du bläddra till och ange en annan plats. Objekten flyttas till den här platsen efter deras föråldringsperiod.

      Obs!: Objekt som arkiveras på en anpassad plats tas inte bort om du inte öppnar mapparna och tar bort dem manuellt.

    • Ta bort objekt permanent    Med det här alternativet tas inaktuella objekt bort direkt, i stället för att flyttas till standardplatsen, en annan mapp som du har tilldelat eller mappen Borttagna objekt.

    • Tillämpa inställningarna på alla mappar nu    Det här alternativet används för att tillämpa inställningarna för Arkivera automatiskt, inklusive dina ändringar, på alla dina mappar. Om du vill ange olika inställningar för en eller flera mappar, så ska du inte välja det här alternativet. Använd i stället de instruktioner som visas nedanför knappen och som förklarar hur du anger inställningar för enskilda mappar. De här instruktionerna ingår även i följande avsnitt: ”Ändra inställningarna för Arkivera automatiskt för en enskild mapp”. Ändringar som gjorts på specifika mappar gäller endast för de mapparna.

    • Information om bevarandeprincip    Inom din organisation kan en administratör ha ställt in bevarandeprinciper som bestämmer när och hur dina postlådeobjekt ska arkiveras automatiskt. Du kan visa principerna här, men du kan inte ändra dem utan att ha rätt behörighet.

  5. Klicka på OK.

Ändra inställningarna för Arkivera automatiskt för en enskild mapp

  1. Högerklicka på mappen som du vill ändra i mapplistan i Navigeringsfönstret och klicka på Egenskaper på snabbmenyn som visas.

  2. Klicka på fliken Arkivera automatiskt.

  3. Markera de alternativ du vill använda.

    Obs!: Mer information om inställningarna finns i steg 4 i avsnittet ”Granska eller ändra standardinställningarna för Arkivera automatiskt” ovan.

  4. Klicka på OK.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×