Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

Översikt

Dokument med arbetsflödesikon

Använder din organisation en Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbplats? Delar ni filer med hjälp av dokumentbibliotek på den webbplatsen? I så fall bör du lära dig att använda arbetsflöden. Arbetsflöden är automatiserade processer som cirkulerar dokument för olika typer av granskning. I den här kursen, som är den första i en serie, förklaras grunderna.

Har du inte 2007-versionen av Office? Du kan hämta en kostnadsfri 60-dagars utvärderingsversion eller köpa den nu.

När du har slutfört den här kursen kommer du att kunna följande:

  • Förstå hur värdefullt ett arbetsflöde kan vara för dig och dina kollegor.

  • Känna till grunderna för arbetsflöden: hur du startar ett, hur andra kan delta och så vidare.

  • Starta arbetsflödet Godkännande, där du kan skicka en fil till andra som ska godkänna den.

Den här kursen omfattar:

  • En självstudielektion.

  • Ett kort test i slutet av varje lektion. Test betygsätts inte.

  • En snabbreferens som du tar med dig efter att du har slutfört kursen.

Du bör kunna lägga till, redigera och checka ut filer på ett SharePoint-bibliotek. Annars kan du gå igenom SharePoint-dokumentbibliotek I: Introduktion till att dela filer och SharePoint-dokumentbibliotek II: Allt om utcheckning.

Använder din organisation en Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbplats? Delar ni filer med hjälp av dokumentbibliotek på den webbplatsen? I så fall bör du lära dig att använda arbetsflöden. Arbetsflöden är automatiserade processer för att cirkulera dokument för granskning av olika slag. I den här kursen, som är den första i en serie, förklaras grunderna.

Om du vill veta mer om den här kursen läser du avsnitten Mål och Om den här kursen eller tittar i innehållsförteckningen. Klicka sedan på Nästa för att starta den första lektionen.

Grunder i arbetsflöden

Person som frågar ifall alla har granskat en fil, människor som ger olika svar: "Vet inte","Jag tror det","Nej", "Visst!"

Det är inte alltid lätt att hålla ordning på feedback.

spworki11aud_ZA10262736.wma

Har du varit i den här situationen? Du behöver få en fil granskad av många olika personer. Du ger dem papperskopior eller skickar filen bifogad som e-post. Men sedan går dagarna, och du kommer inte längre ihåg vilka som har granskat filen och vilka som inte har gjort det. Och även om några har gjort ändringar eller skrivit in kommentarer i filen kanske du inte kan se alla deras ändringar och kommentarer på ett och samma ställe.

Det finns ett bättre sätt att använda – genom att använda arbetsflöden på en SharePoint Server 2007-webbplats.

Vad är ett arbetsflöde?

Flödesschema av ett arbetsflöde: Start, pil, person som håller en fil, pil, person som håller en fil, pil, person som håller en fil, pil, bockar för slutförda uppgifter

En bild på hur ett arbetsflöde kan se ut.

Vad är ett arbetsflöde? I ett dokumentbibliotek i SharePoint är ett arbetsflöde en automatiserad process som underlättar den gemensamma granskningen av en fil. Du, personen som behöver få filen granskad, startar arbetsflödet. Sedan lutar du dig bara tillbaka och de inblandade personerna får automatiskt ett meddelande om att granska filen. Om de glömmer bort det, får de en ny påminnelse. När alla är färdiga visas en översikt över arbetsflödet på en webbsida, som också fungerar som ett dokument över vilka som var inblandade i arbetsflödet.

Men hur går egentligen granskningen av filen till? Det beror på vilket arbetsflöde som du väljer att använda. Klicka på Nästa om du vill veta mer.

Tre arbetsflöden

E-postmeddelande om godkännande, e-postmeddelande om feedback, e-postmeddelande om signaturer

Tre olika arbetsflöden.

När du sparar en fil till ett dokumentbibliotek på en SharePoint Server 2007-webbplats finns tre olika arbetsflöden tillgängliga för dig:

1. Godkännande: Med det här arbetsflödet ber du alla att godkänna en fil. Innan du till exempel ska hålla en presentation kanske du vill använda det här arbetsflödet så att betydande personer inom företaget kan godkänna det.

2. Samla in feedback: Med det här arbetsflödet samlar du in feedback. Om du till exempel skriver på en ny företagspolicy kanske du vill ha feedback från kollegor från olika avdelningar. Sedan kan du integrera deras feedback i den slutgiltiga versionen innan den blir officiell.

3. Samla in signaturer. Med det här arbetsflödet samlar du in signaturer från andra. Du kan använda det här arbetsflödet om du vill att någon ska signera en utgiftsrapport eller en resultatutvärdering.

Godkännande

Ett dokumentbibliotek som skickar e-postmeddelanden till tre granskare

En fil passerar genom arbetsflödet Godkännande.

Det mest grundläggande arbetsflödet är Godkännande. Först kommer du att få lära dig det arbetsflödet i den här kursen. På det sättet kommer du att gå igenom visa grunder innan du lär dig de andra två, som är mer komplicerade arbetsflöden. (Observera att de andra två arbetsflödena lärs ut i kurs II och kurs III i den här serien.)

Hur fungerar arbetsflödet Godkännande? När du startar ett arbetsflöde från en fil i ett dokumentbibliotek händer följande:

1. Ett särskilt e-postmeddelande skickas till den som först ska godkänna filen. På din SharePoint-webbplats kallas detta e-postmeddelande för en "uppgift" eftersom meddelandet är som en "att göra-uppgift" för någon i arbetsflödet. Uppgiften är att godkänna filen. För att göra det klickar de på knappen Godkänn (mer information om den knappen kommer snart).

2. Sedan får nästa person uppgiften, och klickar på knappen Godkänn.

3. Slutligen skickas uppgiften till den sista personen. När den sista personen klickar på Godkänn är arbetsflödet slutfört.

Den huvudsakliga poängen här är att varje uppgift skickas ut till en godkännare åt gången, i en ordning som du har bestämt i förväg. Om någon av dem glömmer bort att godkänna filen, kan det hindra nästa person från att få uppgiften. Men du kan ställa in ett förfallodatum så att arbetsflödet skickar en e-postpåminnelse. Du kan se allt detta i animeringen som kommer snart.

För användare av Microsoft Office Outlook:    Uppgifterna i arbetsflödet är inte samma sak som uppgifterna i Outlook som hjälper dig att hålla ordning på saker att göra. Det här är något annat.

Sidan Arbetsflödesstatus

Sidan Arbetsflödesstatus med slutförda uppgifter för Anna, Brian och Matthias

Sidan Arbetsflödesstatus.

När arbetsflödet är slutfört visas en översikt över aktiviteterna i arbetsflödet på sidan Arbetsflödesstatus. Här kan du se varje uppgift, dess status och resultatet. Du som initierade arbetsflödet får också den här informationen i ett e-postmeddelande när arbetsflödet har slutförts.

Sidan Arbetsflödesstatus är en av de viktigaste fördelarna med ett använda ett arbetsflöde. Varför? Därför att det senare inte uppstår några tveksamheter om filen hade blivit godkänd eller inte. Man kan gå tillbaka till den här sidan och få svar direkt.

Obs!    Sidan Arbetsflödesstatus finns också i arbetsflödet Samla in feedback och Samla in signaturer.

Så här ser det ut

[Untitled] Muspekare som klickar på länken för arbetsflödet Godkännande

En animerat exempel av arbetsflödet Godkännande.

Hur startar du då ett arbetsflöde och hur slutför personerna sina uppgifter? Vi ska titta på det nu. Lisa har skapat en presentation inför ett kommande sammanträde. Presentationen innehåller ett par viktiga tillkännagivanden. Hon har sparat presentationen i dokumentbiblioteket och namngett det Sammanträde. Men innan hon håller presentationen vill hon få det godkänt av tre nyckelpersoner i företaget: Anna, Brian och Matthias.

Klicka på Spela upp ovanför bilden för att se hur hon startar arbetsflödet för godkännande och hur det ser ut för de tre som ska godkänna filen. Observera att den här animeringen visar hur det ser ut i PowerPoint 2007, men det är samma procedur i Word 2007 och Excel 2007.

Beskrivning av animering:

Någon håller muspekaren ovanför filen, klickar på nedpilen och sedan på Arbetsflöden.

Klickar sedan på länken Godkännande, anger mottagarnas e-postadresser, skriver ett meddelande, anger ett slutdatum och klickar på Starta.

Anna får ett e-postmeddelande. Hon klickar på länken till filen, granskar den och klickar sedan på Redigera den här uppgiften.

Brian och Matthias gör likadant.

I dokumentbiblioteket står det nu Godkänd i kolumnen för Godkännande och tre slutförda uppgifter visas på sidan för arbetsflödesstatus.

Kommentarer

Sidan Arbetsflödesstatus med kommentarer från varje granskare

Kommentarer visas längst ner på sidan Arbetsflödesstatus.

Innan de klickar på Godkänn kan de som granskar också skriva in korta kommentarer om filen. Var visas dessa kommentarer? De visas längst ner på sidan Arbetsflödesstatus i avsnittet Arbetsflödeshistorik.

Om någon avvisar filen

Sidan Arbetsflödesstatus med en avvisad uppgift från Brian

Även om någon avvisar filen räknas uppgiften som slutförd.

I animeringen kanske du lade märke till att det också finns en knapp för att avvisa filen. På den här bilden kan du se att Brian avvisade filen eftersom han tycker att bild 2 är fel.

Det är dock viktigt att lägga märke till att Brians uppgift ändå räknas som Slutförd, även om han har avvisat den.

Om någon avvisar filen måste du åtgärda den och sedan starta om arbetsflödet och få filen godkänd igen, det vill säga om du behöver ett enhälligt godkännande.

Meddelanden till initieraren

1 - Ett meddelande som visar: "Godkännande har startats", "Visa statusen för det här arbetsflödet". 2 - Ett meddelande som visar: "Godkännande har slutförts", "Godkänd av Anna, avvisad av Brian, godkänd av Matthias", "Visa statusen för det här arbetsflödet".

Den som initierat arbetsflödet får dessa två meddelanden.

I animeringen såg du hur arbetsflöden startas och hur personerna slutförde sina uppgifter med hjälp av e-postmeddelanden. Men om det är du som har initierat ett arbetsflöde kommer du också att få två särskilda e-postmeddelanden:

1. Du kommer att få ett meddelande om att ett arbetsflöde har startats.

2. När alla har slutfört sina uppgifter kommer du att få ett slutgiltigt meddelande om att arbetsflödet har slutförts, tillsammans med namnen på de personer som har godkänt eller avvisat filen.

Varje meddelande innehåller en länk längst ner. Om du klickar på den kommer du till sidan Arbetsflödesstatus. Den här länken är särskilt användbar vid det första meddelandet eftersom du då kan kontrollera vem som har och vem som ännu inte har slutfört sina uppgifter. Om du klickar på länken i det sista meddelandet kommer du till sidan Arbetsflödesstatus, där du kan kontrollera om filen verkligen har godkänts eller inte.

Avbryta ett arbetsflöde

Sidan Arbetsflödesstatus med länken Avbryt det här arbetsflödet markerad

Var du avbryter ett arbetsflöde.

Tänk om du vill avbryta ett arbetsflöde? Filen var till exempel kanske inte så färdig som du trodde från början. Om du vill avbryta ett arbetsflöde går du till sidan Arbetsflödesstatus och klickar på Avbryt det här arbetsflödet. Det stoppar arbetsflödet och ett meddelande skickas till de inblandade om att arbetsflödet har avbrutits.

Uppgifterna, oavsett om de är färdiga eller inte, finns kvar på statussidan så att du kan se dem.

Vad du behöver

En öppnad PowerPoint-fil med knappen Redigera den här uppgiften i meddelandefältet

Den här knappen kanske inte visas.

Som du nu har sett är knappen Redigera den här uppgiften perfekt att använda för att slutföra en arbetsflödesuppgift. Om de inblandade personerna i arbetsflödet inte ser den här knappen i Word 2007, Excel 2007 eller PowerPoint 2007, kan det bero på att de har stängt av Meddelandefältet. Det går alltid att slå på Meddelandefältet igen på fliken Visa.

Om knappen fortfarande inte visas, kan de alltid slutföra uppgiften direkt på själva SharePoint-webbplatsen via deras webbläsare. Information om hur du gör det finns i Snabbreferensen i slutet av den här kursen.

Varför visas inte knappen Redigera den här uppgiften? Därför att den endast är tillgänglig om någon har köpt någon av följande programsviter:

  • Microsoft Office Professional Plus 2007

  • Microsoft Office Enterprise 2007

  • Microsoft Office Ultimate 2007

Den är också tillgänglig i de fristående versionerna av Word 2007, Excel 2007 och PowerPoint 2007. Den är dock inte tillgänglig i andra Office-sviter, exempelvis Microsoft Office Standard 2007.

Vad du behöver

Programmet Office SharePoint Server 2007

Produkten som behövs för dessa arbetsflöden.

En annan sak som är bra att känna till är att de arbetsflöden som tas upp i den här kursen endast är tillgängliga om du kan spara filer i ett dokumentbibliotek på en SharePoint Server 2007-webbplats. Hur vet du om du har SharePoint Server 2007? Det är en vanlig fråga. Försök att starta arbetsflödet för godkännande som visas i animeringen. Om du har ett alternativ för att starta arbetsflödet är det bara att fortsätta. Om du inte har det alternativet frågar du den som är ansvarig för din server, eller din IT-avdelning, hur du kan göra för att få den här typen av arbetsflöden tillgängliga för dig.

Slutför följande test och kontrollera att du har förstått materialet. Dina svar visas bara för dig och testresultat betygsätts inte.

Vad händer vanligtvis när du använder ett arbetsflöde i ett dokumentbibliotek?

Arbetsflödet skickar filerna till varje person i företaget för granskning.

Fel. Försök igen.

Arbetsflödet underlättar granskningen av filen genom att skicka ut ett e-postmeddelande med en länk.

Rätt. Din IT-ansvarige kan också ge tillgång till andra arbetsflöden som gör andra saker, men som standard används arbetsflöden i ett dokumentbibliotek för att skicka filer för granskning.

Arbetsflödet länkar personerna från ett bibliotek till ett annat så att de kan granska en fil.

Fel. Även om personerna är viktiga för arbetsflödet är det inte vad som sker. Försök igen.

Arbetsflödet hjälper till att skicka ut filerna för granskning utan att använda e-post.

Fel. I de flesta fall får deltagarna ett e-postmeddelande om att de måste slutföra en uppgift, exempelvis att godkänna en fil. Den som initierade arbetsflödet behöver inte skicka ut några e-postmeddelanden själv, utan det görs automatiskt av arbetsflödet. Försök igen.

Vilka tre arbetsflöden handlar den här kursserien om?

Godkännande, samla in namn, samla in adresser.

Fel. Godkännande är en av dem, men de andra två stämmer inte riktigt. Försök igen.

Samla in godkännande, samla in signaturer, samla in feedback.

Nästan rätt... men fel. En av dessa är fel. Försök igen.

Godkännande, samla in namn, samla in signaturer.

Nej, det är fel. Två är rätt, men en är fel. Försök igen.

Godkännande, samla in feedback, samla in signaturer.

Ja, det stämmer. Det här är de arbetsflöden som den här kursserien handlar om. Kurs II kommer att handla om att samla in feedback och kurs III kommer att handla om att samla in signaturer.

Hur ser det ut när någon tilldelas en uppgift i ett arbetsflöde?

Det ser ut som en liten klisterlapp med instruktioner på.

Fel. Det är inte så det ser ut. Försök igen.

Det ser ut som ett e-postmeddelande. I e-postmeddelandet finns instruktioner.

Rätt. Det är så uppgiften kommer att se ut.

Det ser ut som en liten skrivplatta med en bock bredvid uppgiften.

Nej, det stämmer inte. Försök igen.

Den visas bredvid dokumentet i en särskild kolumn.

Nej, det är inte rätt. Däremot visas ofta arbetsflödets status i en ny kolumn bredvid filen. Försök igen.

Var kan du se information om vem som har slutfört sina uppgifter i arbetsflödet?

I själva dokumentet.

Fel. Du kan inte se slutförda uppgifter i filen. Försök igen.

I en kolumn bredvid filen i biblioteket.

Nej, det är inte rätt. Däremot visas ofta arbetsflödets status i en ny kolumn bredvid filen. Försök igen.

På sidan Arkiv för arbetsflödesrapporter.

Fel. Den här sidan finns inte, vi hittade på den. Men du är nära. Försök igen.

På sidan Arbetsflödesstatus.

Rätt! Du kan använda sidan som ett officiellt dokument över vilka som var inblandade i arbetsflödet. Och kom ihåg att den som initierade arbetsflödet också kommer att få ett e-postmeddelande med en länk till statussidan.

Sant eller falskt? Om du använder Office Standard 2007 visas knappen Redigera den här uppgiften i Word, Excel och PowerPoint 2007.

Sant.

Fel. Knappen Redigera den här uppgiften visas inte om du har Office Standard 2007. Du behöver Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 eller Office Ultimate 2007. Eller så kan du köpa en fristående version av Word 2007, Excel 2007 eller PowerPoint 2007.

Falskt.

Rätt. Du behöver Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 eller Office Ultimate 2007. Eller så kan du köpa en fristående version av Word 2007, Excel 2007 eller PowerPoint 2007.

Sant eller falskt? Om någon avvisar en fil i arbetsflödet Godkännande kommer deras uppgift att betraktas som inte slutförd.

Sant.

Fel. Om någon avvisar en fil i arbetsflödet Godkännande räknas deras uppgift ändå som slutförd. De har trots allt svarat på filen, även om svaret inte var till initierarens fördel.

Falskt.

Rätt. Om någon avvisar en fil i arbetsflödet Godkännande kommer deras uppgift att räknas som slutförd.

Feedback

Snabbreferens

Se även

Så här startar du arbetsflödet Godkännande

  1. Överför eller spara en Microsoft® Office Excel® 2007-arbetsbok, en Microsoft® Office PowerPoint® 2007-presentation eller ett Microsoft® Office Word 2007-dokument i ett dokumentbibliotek på en Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-webbplats.

  2. Gå till dokumentbiblioteket i webbläsaren. Ställ markören över filen, klicka på nedpilen och sedan på Arbetsflöden.

  3. Klicka på länken för arbetsflödet Godkännande.

  4. Skriv in e-postadresserna till alla granskare.

  5. Om du vill skicka ett meddelande eller specifika instruktioner skriver du det i Skriv ett meddelande som ska bifogas i din begäran.

  6. Under Förfallodatum skriver du ett nummer och väljer dag/dagar eller vecka/veckor som tidsenhet.

  7. Klicka på Starta.

Slutföra en uppgift

  1. I e-postmeddelandet med uppgiften klickar du på länken till filen som visas under För att slutföra uppgiften.

  2. Granska filen.

  3. Klicka på Redigera den här uppgiften för att markera uppgiften som slutförd.

  4. Skriv in en kort kommentar och klicka sedan på Godkänn eller Avvisa.

Så här slutför du en arbetsflödesuppgift om knappen Redigera den här uppgiften inte visas

  1. I uppgiftens e-postmeddelande klickar du på länken här längst ner i meddelandet.

  2. Webbläsaren öppnas och uppgiftssidan visas.

  3. Skriv in eventuella kommentarer och klicka sedan på Godkänn eller Avvisa.

Gäller för: Word 2007



Hade du nytta av den här informationen?

Ja Nej

Hur kan vi förbättra den?

255 återstående tecken

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!

Supportresurser

Ändra språk