Arbeta smart: Använda närvaro på ett effektivt sätt

I den här guiden får du mer information om hur du håller kontakten med personer som är viktiga för dig och som är avgörande för om du ska få ditt jobb gjort.

Vad vill du göra?

Låta andra få veta vad du gör

Ändra din närvarostatus

Låta andra få veta vad som händer i dag

Ange din plats

Få kontakt med personer som är viktiga för dig

Söka efter personer

Fästa vanliga kontakter

Skapa grupper för personer som du regelbundet har kontakt med

Skapa en grupp

Lägga till personer i en grupp

Skicka ett snabbmeddelande till en kontakt eller grupp

Bjuda in flera personer till en snabbmeddelandekonversation

Få tag på en upptagen medarbetare

Tagga en kontakt

Se vilka kommunikationssätt som är tillgängliga för en kontakt

Kontrollera kontaktens plats

Kontrollera kontaktens kalender

Hålla ordning på den dagliga kommunikationen

Skicka e-post till en kontakt

Schemalägga ett möte med någon

Sök efter missade konversationer

Se till att inte bli avbruten

Ange Stör ej som din status

Låta andra få veta vad du gör

I Microsoft® Lync™ Online anges din närvaro automatiskt utifrån dina aktiviteter eller kalendern i Microsoft® Outlook®, men du kan ange en plats eller lägga till en anteckning om du vill ge mer information.

Ändra din närvarostatus

  • Öppna Lync Online, klicka på tillgänglighetsmenyn under ditt namn i huvudfönstret i Lync och välj en annan status, till exempel Strax tillbaka.

Lync närvarostatus

I tabellen nedan beskrivs den närvarostatus som visas för andra personer och vad statusen betyder.

Närvarostatus

Beskrivning

Lync-närvaron Tillgänglig Tillgänglig

Du är online och kan kontaktas.

Lync-närvaron Upptagen Upptagen

Du befinner dig i ett Lync-samtal eller deltar i ett möte (enligt din Outlook-kalender), och vill inte bli störd.

Lync-närvaron Stör ej Stör ej

Du vill inte bli störd. Endast konversationsmeddelanden som skickas av någon i din Arbetsgrupp visas.

Lync-närvaron Inte vid datorn Strax tillbaka

Du har lämnat datorn en liten stund.

Lync-närvaron Inte vid datorn Visa som Inte vid datorn

Datorn har inte använts under en viss tid (15 minuter som standard).

Lync-närvaron Inte vid datorn Inte på jobbet

Du jobbar inte och är inte tillgänglig att kontaktas.

Lync-närvaron Offline Offline

Du är inte inloggad. Om du har blockerat enskilda kontakter från att se din närvaro visas du alltid som Offline för dem.

Lync-närvaron Okänd Okänd

Din närvarostatus är inte känd. Om andra inte använder Lync som snabbmeddelandeprogram kanske din närvaro visas som okänd för dem.

Låta andra få veta vad som händer i dag

  • Klicka i anteckningsrutan ovanför ditt namn i huvudfönstret i Lync och skriv en anteckning, till exempel ”Arbetar hemifrån” eller ”Upptagen, skicka ett snabbmeddelande om du vill något”.

Lync, ändringsavisering för personlig status

Ange din plats

  • Under din närvarostatus i huvudfönstret i Lync Online visas en plats relaterat till nätverket du är ansluten till. Du kan ge den här platsen ett mer meningsfullt namn, till exempel ”Arbete” eller ”Hemma”. När du arbetar från den här platsen får alla kontakter som du vill dela den här informationen med mer information om var du befinner dig. Mer information om hur du konfigurerar sekretessrelationer finns i Hantera åtkomst till din närvaroinformation.

Lync Visa plats

Överst på sidan

Få kontakt med personer som är viktiga för dig

Skapa din kontaktlista på ett sätt som förenklar din kommunikation och låter dig se närvaron och kontaktinformationen för de personer som är viktigast för dig. Det lättaste sättet att hitta personer, oavsett om de finns i din kontaktlista eller inte, är att söka efter dem i sökrutan. Förutom att söka efter namn eller telefonnummer kan du söka efter något annat ord som en kontakt kan ha i sin profil. Om knappen Kompetens visas under sökrutan kan du söka efter en kompetens, ett expertområde, en titel eller liknande.

För att du lättare ska kunna organisera din kontaktlista fyller Lync Online automatiskt i dina Vanliga kontakter utifrån de 10 kontakter som du oftast har konversationer med. Du kan också fästa dina viktigaste kontakter högst upp i den här kontaktgruppen för en snabbare åtkomst. Som standard finns dina gruppmedlemmar i Lync Online i den här listan.

Söka efter personer

  • Skriv en persons namn i sökrutan i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync. Resultaten visas under rutan.

Söka efter en kontakt

Fästa vanliga kontakter

  • Högerklicka på personen i kontaktlistan eller sökresultaten och klicka sedan på Fäst i Vanliga kontakter.

Communicator

Överst på sidan

Skapa grupper för personer som du regelbundet har kontakt med

Behöver du skicka ett snabbmeddelande till en hel grupp? Du kan konfigurera grupper för de grupper du arbetar med så att du kan se vilka som är tillgängliga vid en viss tidpunkt eller kontakta hela gruppen.

Skapa en grupp

  • Högerklicka på ett gruppnamn (till exempel Vanliga kontakter) i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync, klicka på Skapa ny grupp och ge sedan gruppen ett namn.

Skapa ny grupp som valts genom att högerklicka på en befintlig grupp

Lägga till personer i en grupp

  • Gör något av följande i kontaktlistan:

    • Dra kontakter till en grupp.

    • Sök efter en kontakt och högerklicka på personen i sökresultaten, klicka på Lägg till i kontaktlistan och klicka sedan på den nya gruppens namn.

Skicka ett snabbmeddelande till en kontakt eller grupp

  • Peka på en kontakt eller grupp i kontaktlistan och vänta tills kontaktkortet öppnas.

  • Klicka på knappen IM på kontaktkortet.

Communicator

Bjuda in flera personer till en snabbmeddelandekonversation

  • Klicka på Personalternativ-menyn i konversationsfönstret och klicka sedan på Bjud in via namn eller telefonnummer.

Lync Bjud in andra

Du kan också lägga till kontakter eller grupper från kontaktlistan genom att dra dem till konversationsfönstret.

Tips:  Du kan även lägga till kontakter utanför din organisation. Om du klickar på Bjud in via e-post kan de ansluta till konversationen genom att klicka på en länk i e-postmeddelandet (oavsett om de har Lync eller inte).

Överst på sidan

Få tag på en upptagen medarbetare

I Lync Online visas inte bara en persons status (till exempel Tillgänglig, Upptagen eller Inte vid datorn). Du får också information om personens plats och kan avgöra vilket kommunikationssätt som passar bäst. Du kan till exempel ”tagga” en kontakt, vilket betyder att ett meddelande visas i Lync Online när kontaktens status ändras till Tillgänglig, så att du vet när det är lägligt att skicka ett snabbmeddelande eller titta förbi.

Tagga en kontakt

  • Högerklicka på en kontakt i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på Tagga för avisering om statusändring.

Communicator

Se vilka kommunikationssätt som är tillgängliga för en kontakt

  • Öppna kontaktkortet genom att peka på kontaktens bild i kontaktlistan.

  • Längst ned visas de olika sätt du kan använda för kommunikation med personen, till exempel e-post och snabbmeddelanden. Klicka på någon av knapparna om du vill kontakta personen.

Communicator

Kontrollera kontaktens plats

  • Peka på kontaktens bild i kontaktlistan och klicka sedan på utvidgningspilen längst ned till höger om du vill öppna det utökade kontaktkortet.

Visa kontaktkort

  • I kontaktkortet visas personens aktuella plats (associerat med nätverket som han eller hon för närvarande är ansluten till) samt kontor och telefonnummer.

Kontrollera kontaktens kalender

  • Öppna det utökade kontaktkortet genom att dubbelklicka på personens bild i kontaktlistan.

  • Titta på posten bredvid Kalender.

Communicator

Överst på sidan

Hålla ordning på den dagliga kommunikationen

Lync Online är nära integrerat med Outlook. Förutom att hantera snabbmeddelandekonversationer genom Lync Online kan du också skicka e-post och Outlook-mötesförfrågningar till dina Lync-kontakter. Både i Lync och i Outlook får du även information när du har missade konversationer.

Skicka e-post till en kontakt

  • Peka på kontaktens bild eller närvaroindikator i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync. Kontaktkortet öppnas och om personen kan kontaktas med e-post visas en e-postknapp längst ned.

  • Klicka på den här knappen om du vill öppna ett nytt e-postmeddelande i Outlook.

Communicator

Schemalägga ett möte med någon

  • Klicka på alternativmenyn bredvid telefonknappen i kontaktkortet och klicka sedan på Schemalägg ett möte.

Communicator

Sök efter missade konversationer

  • Klicka på ikonen Konversationer i huvudfönstret om du vill visa alla konversationer.

Obs!:  Klicka på Personlig information i dialogrutan Lync - Alternativ och kontrollera att kryssrutan Spara mina snabbmeddelandekonversationer i mappen Konversationshistorik i Outlook är markerad.

Lync Personliga alternativ

Överst på sidan

Se till att inte bli avbruten

Om du inte vill bli avbruten i onödan kan du ange din status till Stör ej. Då kan alla se att du inte vill bli störd och du får inga meddelanden om de försöker bjuda in dig till en snabbmeddelandekonversation (om de inte skickas från någon i din Arbetsgrupp. Nedan finns ytterligare information.

Ange Stör ej som din status

  • Klicka på din närvarostatus i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på Stör ej.

Lync Ställ in stör ej

Obs!:  Som standard är alla dina kontakter Kolleger. Om du vill göra någon till en Arbetsgrupp-kontakt så att du får konversationsmeddelanden (även om din status är Stör ej) högerklickar du på kontakten i kontaktlistan, klickar på Ändra sekretessrelation och klickar sedan på Arbetsgrupp. Om du vill stänga av alla meddelanden från samtliga kontakter när din status är Stör ej klickar du på knappen Alternativ, klickar på Aviseringar och klickar sedan på Visa inte aviseringar.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×