Arbeta smart: Använda närvaro på ett effektivt sätt

I den här guiden får du mer information om hur du håller kontakten med personer som är viktiga för dig och som är avgörande för om du ska få ditt jobb gjort.

Vad vill du göra?

Låta andra få veta vad du gör

Ändra din närvarostatus

Låta andra få veta vad som händer i dag

Ange din plats

Få kontakt med personer som är viktiga för dig

Söka efter personer

Fästa vanliga kontakter

Skapa grupper för personer som du regelbundet har kontakt med

Skapa en grupp

Lägga till personer i en grupp

Skicka ett snabbmeddelande

Bjuda in fler personer till en snabbmeddelandekonversation

Få tag på en upptagen medarbetare

Tagga en kontakt

Se vilka kommunikationssätt som är tillgängliga för en kontakt

Kontrollera kontaktens plats

Kontrollera kontaktens kalender

Hålla ordning på den dagliga kommunikationen

Skicka e-post till en kontakt

Schemalägga ett möte med någon

Sök efter missade konversationer

Se till att inte bli avbruten mer

Ange Stör ej som din status

Låta andra få veta vad du gör

I Microsoft® Lync™ 2010 anges din närvaro automatiskt utifrån dina aktiviteter eller kalendern i Microsoft® Outlook®, men du kan ange en plats eller lägga till en anteckning om du vill ge mer information.

Ändra din närvarostatus

  • Öppna Lync 2010, klicka på tillgänglighetsmenyn under ditt namn i huvudfönstret i Lync och välj en annan status, till exempel Strax tillbaka.

Lync närvarostatus

I tabellen nedan beskrivs den närvarostatus som kan visas för andra personer, vad varje status innebär och hur den anges.

Närvarostatus

Beskrivning

Lync-närvaron Tillgänglig Tillgänglig

Du är online och kan kontaktas. Den här inställningen är automatisk eller vald av användaren.

Lync-närvaron Upptagen Upptagen

Du är upptagen och vill inte bli störd. Den här inställningen är automatisk (om användaren befinner sig i en konferens schemalagd i Outlook) eller vald av användaren

Lync-närvaron Upptagen I samtal

Du befinner dig i ett Lync-samtal (tvåvägssamtal) och vill inte bli störd. Den här statusen är automatisk.

Lync-närvaron Upptagen I möte

Du befinner dig i ett möte (via Lync eller via Outlook) och vill inte bli störd. Den här statusen är automatisk.

Lync-närvaron Upptagen I konferenssamtal

Du befinner dig i ett konferenssamtal (ett Lync-möte med ljud) och vill inte bli störd. Den här statusen är automatisk.

Lync-närvaron Stör ej Stör ej

Du vill inte bli störd. Endast konversationsmeddelanden som skickas av någon i din Arbetsgrupp visas. Den här statusen är vald av användaren.

Lync-närvaron Inte vid datorn Strax tillbaka

Du lämnar datorn en liten stund. Den här statusen är vald av användaren.

Lync-närvaron Inte vid datorn Inte vid datorn

Datorn har varit inaktiv under en viss tid (5 minuter som standard, men värdet kan ändras). Den här statusen är automatisk.

Lync-närvaron Inte vid datorn Inte på jobbet

Du jobbar inte och är inte tillgänglig att kontaktas. Den här statusen är vald av användaren.

Lync-närvaron Offline Offline

Du är inte inloggad. Om du har blockerat enskilda kontakter från att se din närvaro visas du alltid som Offline för dem. Den här statusen är automatisk.

Lync-närvaron Okänd Okänd

Din närvarostatus är inte känd. Om andra inte använder Lync som snabbmeddelandeprogram kanske din närvaro visas som okänd för dem. Den här statusen är automatisk.

Låta andra få veta vad som händer i dag

  • Klicka i anteckningsrutan ovanför ditt namn i huvudfönstret i Lync och skriv en anteckning, till exempel ”Arbetar hemifrån” eller ”Upptagen, skicka ett snabbmeddelande om du vill något”.

Lync, ändringsavisering för personlig status

Ange din plats

  • Under din närvarostatus i huvudfönstret i Lync visas en plats relaterat till nätverket du är ansluten till. Du kan ge den här platsen ett mer meningsfullt namn, till exempel ”Arbete” eller ”Hemma”. När du arbetar från den här platsen får alla kontakter som du vill dela den här informationen med mer information om var någonstans du befinner dig. Mer information om hur du konfigurerar sekretessrelationer finns i Hantera åtkomst till din närvaroinformation.

Lync Visa plats

Överst på sidan

Få kontakt med personer som är viktiga för dig

Skapa din kontaktlista på ett sätt som förenklar din kommunikation och låter dig se närvaron och kontaktinformationen för de personer som är viktigast för dig. Det lättaste sättet att hitta personer, oavsett om de finns i din kontaktlista eller inte, är att söka efter dem i sökrutan. Förutom att söka efter namn eller telefonnummer kan du söka efter något annat ord som en kontakt kan ha i sin profil. Om knappen Kompetens visas under sökrutan kan du söka efter en kompetens, ett expertområde, en titel eller liknande.

För att du lättare ska kunna organisera din kontaktlista fyller Lync automatiskt i dina Vanliga kontakter utifrån de 10 kontakter som du oftast har konversationer med. Du kan också fästa dina viktigaste kontakter högst upp i den här kontaktgruppen för en snabbare åtkomst. Som standard finns dina gruppmedlemmar i Lync 2010 i den här listan.

Söka efter personer

  • Skriv en persons namn i sökrutan i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync. Resultaten visas under rutan.

Söka efter en kontakt

Fästa vanliga kontakter

  • Högerklicka på personen i kontaktlistan eller sökresultaten och klicka sedan på Fäst i Vanliga kontakter.

Communicator

Överst på sidan

Skapa grupper för personer som du regelbundet har kontakt med

Behöver du skicka ett snabbmeddelande till en hel grupp? Du kan konfigurera en grupp för varje arbetsgrupp som du arbetar med så att du kan se vilka som är tillgängliga vid en viss tidpunkt, eller kontakta hela arbetsgruppen.

Skapa en grupp

  • Högerklicka på ett gruppnamn (till exempel Vanliga kontakter) i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync, klicka på Skapa ny grupp och ge sedan gruppen ett namn.

Skapa ny grupp som valts genom att högerklicka på en befintlig grupp

Lägga till personer i en grupp

  • Gör något av följande i kontaktlistan:

    • Dra kontakter till en grupp.

    • Sök efter en kontakt och högerklicka på personen i sökresultaten, klicka på Lägg till i kontaktlistan och klicka sedan på den nya gruppens namn.

Skicka ett snabbmeddelande

  1. I din kontaktlista gör du så här:

    • Om du vill skicka ett snabbmeddelande till en kontakt dubbelklickar du på kontaktens namn. Om du vill skicka ett snabbmeddelande till en grupp högerklickar du på gruppens namn och klickar sedan på Skicka ett snabbmeddelande.

  2. Skriv in ditt meddelande i konversationsfönstret som öppnas och tryck sedan på Retur.

Bjuda in fler personer till en snabbmeddelandekonversation

  • Klicka på Personalternativ-menyn i konversationsfönstret och klicka sedan på Bjud in via namn eller telefonnummer.

Lync Bjud in andra

Du kan också lägga till kontakter eller grupper från kontaktlistan genom att dra dem till konversationsfönstret.

Tips:  Du kan även lägga till kontakter utanför din organisation. Om du klickar på Bjud in via e-post kan de ansluta till konversationen genom att klicka på en länk i e-postmeddelandet (oavsett om de har Lync eller inte).

Överst på sidan

Få tag på en upptagen medarbetare

I Lync visas inte endast en persons status (till exempel Tillgänglig, Upptagen eller Inte vid datorn) utan du kan också se personens plats och avgöra vilket kommunikationssätt som passar bäst. Du kan till exempel ”tagga” en kontakt, vilket betyder att ett meddelande visas i Lync när kontaktens status ändras till Tillgänglig, så att du vet när det är lägligt att skicka ett snabbmeddelande eller titta förbi.

Tagga en kontakt

  • Högerklicka på en kontakt i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på Tagga för avisering om statusändring.

Communicator

Se vilka kommunikationssätt som är tillgängliga för en kontakt

  1. Öppna kontaktkortet genom att peka på kontaktens bild i kontaktlistan.

  2. Längst ned visas de sätt du kan använda för att kommunicera med personen, till exempel e-post och snabbmeddelanden. Klicka på någon av knapparna om du vill kontakta personen.

Communicator

Kontrollera kontaktens plats

  • Peka på kontaktens bild i kontaktlistan och klicka sedan på utvidgningspilen längst ned till höger om du vill öppna det visade kontaktkortet.

Visa kontaktkort

I kontaktkortet visas personens aktuella plats (associerat med nätverket som han eller hon för närvarande är ansluten till) samt kontor och telefonnummer.

Kontrollera kontaktens kalender

  1. Öppna det visade kontaktkortet genom att dubbelklicka på personens bild i kontaktlistan.

  2. Titta på posten bredvid Kalender.

Communicator

Överst på sidan

Hålla ordning på den dagliga kommunikationen

Lync är nära integrerat med Outlook. Förutom att hantera snabbmeddelandekonversationer genom Lync kan du också skicka e-post och Outlook-mötesförfrågningar till dina Lync-kontakter. Både i Lync och i Outlook får du även information när du har missade konversationer.

Skicka e-post till en kontakt

  1. Peka på kontaktens bild eller närvaroindikator i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync. Kontaktkortet öppnas och om personen kan kontaktas med e-post visas en e-postknapp längst ned.

  2. Klicka på den här knappen om du vill öppna ett nytt e-postmeddelande i Outlook.

Communicator

Schemalägga ett möte med någon

  • Klicka på alternativmenyn bredvid telefonknappen i kontaktkortet och klicka sedan på Schemalägg ett möte.

Communicator

Sök efter missade konversationer

  1. Klicka på ikonen för missade meddelanden längst ned till höger i huvudfönstret i Lync och gör sedan något av följande:

    • Klicka på Missade konversationer så att mappen Konversationshistorik öppnas i Outlook.

  • Klicka på Nytt telefonsvararmeddelande om du vill spela upp meddelandet.

Communicator

Obs!:  Klicka på Personlig information i dialogrutan Lync - Alternativ och kontrollera att kryssrutan Spara mina snabbmeddelandekonversationer i mappen Konversationshistorik i Outlook är markerad.

Lync Personliga alternativ

Överst på sidan

Se till att inte bli avbruten mer

Du kan ange Stör ej som din status så att du inte blir avbruten i onödan. Alla kan se att du inte vill bli störd och du får inga meddelanden om de försöker bjuda in dig till en snabbmeddelandekonversation om de inte skickas från någon i din Arbetsgrupp. Om du vill veta mer om detta går du till stycket nedan.

Ange Stör ej som din status

  • Klicka på din närvarostatus i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på Stör ej.

Lync Ställ in stör ej

Obs!:  Som standard är alla dina kontakter Kolleger. Om du vill göra någon till en Arbetsgrupp-kontakt så att du får konversationsmeddelanden (även om din status är Stör ej) högerklickar du på kontakten i kontaktlistan, klickar på Ändra sekretessrelation och klickar sedan på Arbetsgrupp. Om du vill stänga av alla meddelanden från samtliga kontakter när din status är Stör ej klickar du på knappen Alternativ, klickar på Aviseringar och klickar sedan på Visa inte aviseringar.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×