Arbeta med kalendrar i Project

Project tillhandahåller automatiskt standardinställningar för kalendrar (måndag till fredag, 8.00 till 17.00), men de standardinställningarna behöver inte vara rätt för ditt projekt. Här följer några avsnitt som kan svara på några specifika frågor om att göra ändringar i schemat:

De här instruktionerna gäller för Microsoft Project 2016, 2013 och 2010.

Närliggande kalenderinformation

Tips: Om du inte behöver en kalender längre kan du ta bort den!

Hur fungerar alla de här kalendrarna tillsammans?

Det finns fyra typer av kalendrar i Project: baskalendrar, projektkalendrar, aktivitetskalendrar och resurskalendrar.

Kalender Baskalendrar används som en sorts mallar för projekt-, aktivitets- och resurskalendrar. De definierar standardtiderna för arbete och ledighet för alla projekt i organisationen. De anger arbetstimmarna för varje dag, arbetsdagarna för varje vecka och eventuella undantag, t.ex. företagshelgdagar. Det finns tre redan konfigurerade standardbaskalendrar i Project: Standard, 24 timmar och Nattskift.

Viktigt!: Använder du Project med Project Web App? Om så är fallet kontakta administratören för att begära ändringar av baskalendrarna.

Aktivitet och resurser Projekt-, resurs- och aktivitetskalendrar använder en baskalender som mall och ändras sedan för att visa unika arbetsdagar och timmar för enskilda projekt, resurser och aktiviteter. Dessa unika kalendrar är särskilt användbara vid redovisning av exempelvis frånvaro, skiftarbete eller aktiviteter som slutförs av utrustning som körs nätter och helger.

De här kalendrarna läggs ihop för att rama in hur arbetet schemaläggs på ett projekt.

Ett exempel ...

Anta att din organisation finns i Göteborg och har en vanlig arbetsvecka med en åttatimmars arbetsdag, måndag till fredag. Baskalendern återspeglar dessa arbetsdagar och timmar, samt företagets helgdagar, t.ex. 6 juni för nationaldagen och 24 december för julafton.

En projektledare startar ett nytt projekt som löper från den 1 juli till 15 juli och kräver en arbetsvecka från tisdag till lördag.

Baskalendern visar en arbetsvecka från måndag till fredag, med 6 juni som helgdag.

Baskalender

Projektkalendern använder baskalendern som utgångspunkt, men lägger till att lördagar är arbetsdagar och att måndagar nu är lediga dagar.

Projektkalender

En aktivitet i projektet sker i ett annat land och därför är 6 juni inte en helgdag. Aktivitetskalendern lägger till att 6 juni är en arbetsdag.

Aktivitetskalender

Slutligen har resursen som ska arbeta med aktiviteten ett annat arbetsschema än resten av organisationen. Resurskalender lägger till att tisdag är en ledig dag och att onsdag till lördag är tiotimmars arbetsdagar.

Resurskalender

När Project schemalägger aktiviteten beaktas den tilldelade resursens kalender, aktivitetskalendern, projektkalendern och baskalendern.

Kalendrar läggs ihop för att fastställa tillgänglighet

Den resulterande tillgängligheten bidrar till hur Project beräknar start- och slutdatum för aktiviteten och projektet.

Tillgänglig arbetstid

De här instruktionerna gäller för Microsoft Project 2007.

Vad vill du veta?

Vad är en baskalender?

Vad är en projektkalender?

Vad är en resurskalender?

Vad är en aktivitetskalender?

Hur påverkas arbetstider av kalenderinställningar?

Vad är en baskalender?

En baskalender är en mall som projektkalendern, resurskalendrar eller aktivitetskalendrar baseras på. Den definierar projektets normala tider för arbete och ledighet. Den anger arbetstimmarna för varje arbetsdag, arbetsdagarna för varje vecka och eventuella undantag, t.ex. helgdagar. Du kan välja en baskalender som projektkalender eller som underlag för en resurskalender. Det går även att tillämpa en baskalender för specifika aktiviteter.

Project har tre inbyggda baskalendrar:

  • Standard    Baskalendern Standard motsvarar traditionella arbetstider: måndag till fredag, 08:00 till 17:00, med en timmes lunch.

  • 24 timmar    Baskalendern 24 timmar är ett schema utan ledig tid. Kalendern 24 timmar används för att schemalägga resurser och aktiviteter för olika skift dygnet runt eller för att kontinuerligt schemalägga utrustningsresurser.

  • Nattskift    Baskalendern Nattskift visar ett nattskiftsschema från måndag kväll till lördag morgon, 23:00 till 08:00 med en timmes rast.

Det går även att skapa en egen baskalender vilket är användbart om ni har olika scheman för olika resurser. Ni kan till exempel ha resurser som arbetar deltid, i 12-timmarsskift eller på helger.

Vad är en projektkalender?

Projektkalendern definierar tider och dagar för arbete och ledighet för aktiviteter. Kalendern motsvarar normalt organisationens normala arbetstider. Project använder kalendern för att schemalägga aktiviteter som inte har några tilldelade resurser eller som har en aktivitetstyp med fast varaktighet. Normalt används baskalendern Standard som projektkalender, men alternativa scheman kan användas genom att använda andra baskalendrar.

Projektkalender

Bild av knapp Projektkalendern anger när projektarbete utförs. I den här projektkalendern är alla veckodagar arbetsdagar.

Bild av knapp I den här projektkalendern kan arbete bara utföras på veckodagar.

Arbetsdagar och arbetstid i projektkalendern beskriver hela projektets arbetsdagar och arbetstid. Vissa dagar kan markeras som lediga, till exempel företagets helgdagar. Det går även att ange andra tider utan arbete för att indikera perioder när hela gruppen kommer att vara upptagen med aktiviteter som inte har med projektet att göra, till exempel företagsmöten eller avdelningskonferenser.

Projektkalendern ställs in genom att klicka på kalendern i listan Kalender i dialogrutan Projektinformation. Mer information om att komma åt och ändra projektkalendern finns i Ställa in arbetstider, ledighet och helger för projekt.

Vad är en resurskalender?

Resurskalendrar ser till att arbetsresurser (personer och utrustning) bara schemaläggs när de är tillgängliga för arbete. De påverkar en specifik resurs eller resurskategori. Som standard överensstämmer arbetstidsinställningarna i resurskalendern med projektkalendern. Resurskalendern kan anpassas så den visar information om enskilda scheman som semestrar, frånvaro eller tid för utrustningsunderhåll.

Genom att klicka på Ändra arbetstid på fliken Allmänt i dialogrutan Resursinformation går det att ändra resurskalendrar så de visar ledig tid. Det går även att skapa eller tilldela olika baskalendrar till enskilda resurser eller resursgrupper för att ange specifika arbetstider. Det går till exempel att tilldela en resurs till en kalender som skapades för snickare som kanske arbetar på tider som skiljer sig från andra arbetare.

Tips: För resurser som använder alternativa scheman som deltid eller nattskift rekommenderar vi att en separat baskalender skapas och tillämpas för varje skift. Använd resurskalendrar för att hantera undantag när det gäller arbetstid för enskilda resurser.

När Project schemalägger projektet använder det resurskalendern för att schemalägga de aktiviteter som inte har en fast varaktighet och som har tilldelade resurser. Om en resurs till exempel har en veckas semester angiven i resurskalendern så schemalägger inte Project aktiviteten under den veckan.

Resurskalender

Bild av knapp I början har resurskalendern samma inställningar som projektkalendern.

Bild av knapp När den lediga tiden för en resurs ställts in visar resurskalendern att denna resurs inte är tillgänglig för projektarbete denna månad under de tre sista dagarna i vecka två eller under de första fyra dagarna i vecka tre.

Om arbetstiderna för en resurs ändras genom att ändra i resurskalendern och resursen redan tilldelats till en aktivitet så ändras aktivitetens schemaläggning för att återspegla ändringarna i arbetstiderna.

Överst på sidan

Vad är en aktivitetskalender?

Aktivitetskalendrar gör det möjligt att schemalägga aktiviteter under tid som är ledig enligt projekt- eller resurskalendern. En aktivitetskalender kan till exempel användas om arbete för en aktivitet måste utföras under natten eller över en veckohelg.

En aktivitetskalender skapas i dialogrutan Ändra arbetstid som en ny baskalender. Baskalendern tillämpas sedan på en aktivitet med fliken Avancerat i dialogrutan Aktivitetsinformation.

Om en aktivitetskalender tillämpas på en aktivitet som redan har tilldelade resurser så schemaläggs aktiviteten som standard under de arbetstider som aktivitetskalendern och resurskalendrarna har gemensamt. För att schemalägga aktiviteten bara med aktivitetskalendern väljer du kryssrutan Schemaläggning utan resurskalendrar på fliken Avancerat i dialogrutan Aktivitetsinformation.

Mer information om att komma åt och arbeta med aktivitetskalendrar finns i Skapa en kalender för en aktivitet i Project och Tilldela en kalender till en resurs eller aktivitet.

Hur påverkar inställningar i kalendrar arbetstiderna?

Kalenderinställningar på fliken Kalender i dialogrutan Alternativ (menyn Verktyg, kommandot Alternativ) anger tidsinställningarna i Project, men de bestämmer inte när arbete kan schemaläggas. Bara kalendrar kan definiera tider för arbete och ledighet.

Standardinställningar kan anges på fliken Kalender, som veckans startdag, månaden då räkenskapsåret startar, tid för alla manuellt angivna datum, det totala antalet arbetstimmar per dag och antalet dagar per månad. Alternativet Standardstarttid anger till exempel den starttid som Project tilldelar till aktiviteter som standard när ett startdatum anges utan en tid. Dessutom anger alternativet Timmar per dag antalet timmar som Project beräknar för en aktivitet när en varaktighet i dagar anges, till exempel standardinställningen 8 timmar under 1 dag. Att ange en varaktighet på 2 dagar är samma som att ange en varaktighet på 16 timmar.

Om arbetstiderna ändras i en kalender måste du komma ihåg att Project använder inställningarna på fliken Kalender för att bestämma hur många timmar det går på en dag, vecka eller månad. Om arbetstiden i en kalender skiljer sig från inställningen för Timmar per dag eller Timmar per vecka på fliken Kalender kanske inte fältet Varaktighet visar det förväntade värdet. Om en kalender till exempel ställs in med en arbetsdag som är fyra timmar lång men standardvärdet för timmar per dag är åtta timmar (i dialogrutan Alternativ) kommer en aktivitet som är en dag lång att visas över två dagar. Överväg att ställa in kalenderinställningarna så de överensstämmer med arbetstiden på fliken Kalender.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×