Använda ett arbetsflöde för godkännande

I den här artikeln

• Hur fungerar godkännande?

• Lägga till eller ändra ett arbetsflöde för godkännande för listor, bibliotek eller innehållstyp

• Starta ett arbetsflöde för godkännande på ett dokument eller objekt

• Utföra en uppgift i arbetsflödet godkännande

Hur fungerar arbetsflödet för godkännande?

Arbetsflödet för godkännande stöder affärsprocesser som handlar om att skicka ett dokument eller objekt till kolleger eller hanterare för godkännande. Med arbetsflödet för godkännande blir en affärsprocess för godkännande effektivare genom att alla användaruppgifter i processen hanteras och spåras och en arkivhandling för processen tillhandahålls när processen har slutförts.

Om arbetsflöden är tillgängliga kan du starta ett arbetsflöde för godkännande direkt från ett dokument eller objekt i en lista eller ett bibliotek. Du startar ett arbetsflöde genom att välja det arbetsflöde som du vill använda, och sedan fyller du i ett arbetsflödesinitieringsformulär som anger arbetsflödesdeltagarna (godkännare), ett förfallodatum och relevanta uppgiftsinstruktioner. När ett arbetsflöde har startats tilldelar servern uppgifter till alla deltagare. Om e-postaviseringar är aktiverade för servern skickas också e-postaviseringar till alla deltagare. Deltagarna kan klicka på en länk i e-postaviseringen för att öppna det dokument eller objekt som ska godkännas. Deltagarna kan välja att godkänna, avvisa eller tilldela om godkännandeuppgifterna. De kan också begära en ändring av det dokument eller objekt som ska godkännas. Deltagarna kan välja att slutföra arbetsflödesuppgifterna från antingen Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbplatsen eller direkt i vissa program som ingår i Microsoft Office 2007-systemet. När arbetsflödet pågår kan arbetsflödets ägare eller deltagare visa sidan Arbetsflödesstatus för att se vilka deltagare som har slutfört arbetsflödesuppgifterna. När arbetsflödesdeltagarna slutför arbetsflödesuppgifterna avslutas arbetsflödet, och ägaren meddelas automatiskt om att arbetsflödet har slutförts.

Som standard associeras arbetsflödet för godkännande med dokumentinnehållstypen och är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek. Standardarbetsflödet för godkännande för dokumentbibliotek är ett seriellt arbetsflöde där uppgifter tilldelas till deltagare, en åt gången. En version av arbetsflödet för godkännande associeras också som standard med biblioteket Sidor på en publiceringswebbplats, och arbetsflödet kan användas för att hantera godkännandeprocessen för publiceringen av webbsidor. Du kan anpassa dessa förassocierade versioner av arbetsflödet för godkännande för att uppfylla organisationens behov, eller så kan du lägga till en helt ny version av arbetsflödet för godkännande i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp.

Överst på sidan

Lägga till eller ändra ett arbetsflöde för godkännande för en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp

Innan ett arbetsflöde kan användas måste det läggas till i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp för att det ska bli tillgängligt för dokument eller objekt på en specifik plats. Du måste ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbetsflöde i en lista, i ett bibliotek eller i en innehållstyp. Webbplatsadministratörer eller individer som hanterar specifika listor eller bibliotek utför i de flesta fall denna uppgift.

Hur tillgängligt ett arbetsflöde är på en webbplats varierar och beror på var det lagts till:

• Om du lägger till ett arbetsflöde direkt i en lista eller ett bibliotek blir det endast tillgängligt för objekt i den listan eller biblioteket.

• Om du lägger till ett arbetsflöde i en listinnehållstyp (en instans av en webbplatsinnehållstyp som har lagts till i en specifik lista eller ett specifikt bibliotek), är det tillgängligt endast för objekt av den innehållstypen i den specifika listan eller det specifika biblioteket som innehållstypen associeras med.

• Om du lägger till ett arbetsflöde i en webbplatsinnehållstyp, är arbetsflödet tillgängligt för alla objekt av den innehållstypen i varje lista och bibliotek som en instans av webbplatsinnehållstypen har lagts till i. Om du vill att ett arbetsflöde ska ha omfattande tillgänglighet över listor eller bibliotek i en webbplatssamling för objekt av en specifik innehållstyp, är det effektivaste sättet att lägga till arbetsflödet direkt i en webbplatsinnehållstyp.

Om du vill lägga till ett arbetsflöde för godkännande i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp, eller om du vill ändra ett arbetsflöde för godkännande som redan associeras med en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp, följer du samma steg.

1. Gör något av följande om du vill öppna sidan Lägg till arbetsflöde eller sidan Ändra arbetsflöde för listan, biblioteket eller innehållstypen som du vill lägga till eller ändra ett arbetsflöde för.

   • Om det gäller en lista eller ett bibliotek:

     1. Öppna listan eller biblioteket för vilken du vill lägga till eller ändra ett arbetsflöde.

     2. Klicka på Inställningar för lista på Inställningar-menyn , eller klicka på inställningar för typ av bibliotek som du öppnar.

        I ett dokumentbibliotek klickar du till exempel på Inställningar för dokumentbibliotek.

     3. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Behörigheter och hantering.

   • Om det gäller en listinnehållstyp:

     1. Öppna listan eller biblioteket som innehåller förekomsten av den listinnehållstyp för vilken du vill lägga till eller ändra ett arbetsflöde.

     2. Klicka på Inställningar för lista på Inställningar-menyn , eller klicka på inställningar för typ av bibliotek som du öppnar.

        Klicka till exempel på Inställningar för dokumentbibliotek i ett dokumentbibliotek.

     3. Klicka på namnet på innehållstypen under Innehållstyper.

        Obs!: Om listan eller biblioteket inte är inställd så att flera innehållstyper tillåts, visas inte avsnittet Innehållstyper på sidan Anpassa för listan eller biblioteket.

     4. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Inställningar.

   • Om det gäller en webbplatsinnehållstyp:

     1. Peka på Webbplatsinställningar på startsidan för webbplatssamlingen på Webbplatsåtgärder-menyn , och klicka sedan på Ändra alla Webbplatsinställningar.

     2. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Gallerier.

     3. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp för vilken du vill lägga till eller ändra ett arbetsflöde och klicka sedan på Arbetsflödesinställningar.

        Obs!: Om arbetsflöden har redan lagts till i den här listan, biblioteket eller innehållstyp, det här steget tar dig direkt till sidan Ändra arbetsflödesinställningar och du måste du klicka på Lägg till ett arbetsflöde om du vill gå till sidan Lägg till arbetsflöde. Om inga arbetsflöden har lagts till på den här listan, biblioteket eller innehållstyp kan tar det här steget dig direkt till sidan Lägg till arbetsflöde.

1. Klicka på Lägg till arbetsflöde på sidan Ändra arbetsflödesinställningar eller klicka på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningarna för.

2. Gör något av följande:

   • Om du lägger till ett arbetsflöde på sidan Lägg till ett arbetsflöde i avsnittet arbetsflöde på arbetsflödesmallen för godkännande.

   • Om du vill ändra inställningarna för ett arbetsflöde, ändrar du på sidan Ändra arbetsflöde önskade inställningar i enlighet med följande instruktioner.

3. Ange ett unikt namn för arbetsflödet vid Namn.

   1. Ange en uppgiftslista som ska användas med detta arbetsflöde i avsnittet Uppgiftslista.

      Meddelanden: 

      • Du kan använda den standardinställda Uppgifter-listan eller skapa en ny lista. Om du använder den standardinställda Uppgifter-listan, kommer arbetsflödesdeltagare enkelt att kunna hitta och visa sina arbetsflödesuppgifter genom att använda Mina uppgifter-vyn över Uppgifter-listan.

      • Om uppgifterna för detta arbetsflöde medger insyn i känslig eller konfidentiell information som du vill hålla separat från den allmänna Uppgifter-listan, ska du skapa en ny uppgiftslista.

      • Om ditt företag planerar att skapa många arbetsflöden eller om arbetsflödena omfattar många uppgifter bör du skapa en ny uppgiftslista. I detta fall kan det vara lämpligt att skapa uppgiftslistor för varje arbetsflöde.

4. I avsnittet Historiklista väljer du en historiklista som ska användas med detta arbetsflöde. I historiklistan visas alla de händelser som inträffar under varje instans av arbetsflödet.

   Obs!: Du kan använda den standardinställda Historik-listan eller skapa en ny. Om din organisation kommer att ha många arbetsflöden kan det vara lämpligt att skapa en separat historiklista för respektive arbetsflöde.

5. Ange i avsnittet Startalternativ hur, när och av vem ett arbetsflöde kan startas.

   Om du vill använda det här arbetsflödet för godkännande för att hantera godkännande av innehåll för ett bibliotek, markerar du kryssrutan Starta det här arbetsflödet om du vill godkänna publiceringen av en huvudversion av ett objekt. Mer information om hur du använder ett arbetsflöde för att hantera godkännande av innehåll finns i använda ett arbetsflöde för att hantera godkännande av innehåll för ett bibliotek.

   Meddelanden: 

   • Specifika alternativ är eventuellt inte tillgängliga om de inte stöds av arbetsflödesmallen som du valt.

   • Alternativet Starta det här arbetsflödet om du vill godkänna publiceringen av en huvudversion av ett objekt är tillgängligt endast om stöd för större eller mindre versionshantering har aktiverats för biblioteket och om den arbetsflödesmall som du har valt kan användas för godkännande av innehåll.

6. Om du lägger till detta arbetsflöde i en innehållstyp för webbplats, anger du om du vill lägga till arbetsflödet i alla innehållstyper som ärver från denna innehållstyp i avsnittet Uppdatera list- och webbplatsinnehållstyper.

   Obs!: Avsnittet Uppdatera list- och webbplatsinnehållstyper visas på sidan Lägg till arbetsflöde endast för innehållstyper för webbplats.

7. Klicka på Nästa.

8. Ange önskade alternativ för hur uppgifter cirkuleras, standardstartvärden för arbetsflöde, hur arbetsflödet slutförs och vilka åtgärder som inträffar när arbetsflödet har slutförts.

   Ange alternativ i följande avsnitt. Du behöver inte ange alternativ i varje avsnitt:

   Arbetsflödesuppgifter

   Om du vill	Gör du så här
   Tilldela uppgifter till alla deltagare samtidigt (parallellt arbetsflöde)	Välj knappen Alla deltagare samtidigt (parallellt).
   Tilldela uppgifter till en deltagare i taget (seriellt arbetsflöde) Om du gör arbetsflödet seriellt måste en deltagare slutföra en uppgift innan nästa deltagare får en uppgift.	Välj knappen En deltagare i taget (seriellt).
   Tillåta att arbetsflödesdeltagare tilldelar om uppgifterna till andra personer	Markera kryssrutan Tilldela om uppgiften till en annan person.
   Tillåta att arbetsflödesdeltagare begär en ändring av det dokument eller objekt som ska godkännas innan en uppgift slutförs	Markera kryssrutan Begära en ändring innan uppgiften slutförs.

   Standardvärden arbetsflöde Start

   Om du vill	Gör du så här
   Ange en standardlista över deltagare för alla instanser av detta arbetsflöde	Skriv namnen på personer som du vill ska delta när detta arbetsflöde startas, eller klicka på Godkännare för att välja personer och grupper från katalogtjänsten. Obs!: Om du har konfigurerat arbetsflödet som ett seriellt arbetsflöde lägger du till namnen på arbetsflödesdeltagarna i den ordning som du vill att uppgifterna ska tilldelas.
   Tilldela en enskild uppgift till grupper	Markera kryssrutan Tilldela en enskild uppgift till varje grupp som anges (utöka inte grupper). Markera detta alternativ om du planerar att ange grupper som arbetsflödesdeltagare och du vill att endast en uppgift ska tilldelas till gruppen i stället för enskilda uppgifter för varje gruppmedlem.
   Tillåta att personer som startar arbetsflödet ändrar eller lägger till deltagare	Markera kryssrutan Tillåt ändringar i deltagarlistan när arbetsflödet har startats. Detta alternativ markeras som standard. Om du vill förhindra att personer som startar arbetsflödet ändrar eller lägger till deltagare, avmarkerar du kryssrutan.
   Ange ett standardmeddelande som visas med varje uppgift	Skriv ett meddelande eller instruktioner i textrutan.
   Ange ett förfallodatum för parallella arbetsflöden	Skriv eller välj ett datum under Uppgifterna förfaller (parallellt).
   Ange hur lång tid arbetsflödesdeltagare ska ha på sig för att slutföra arbetsflödesuppgifter	Skriv ett nummer, och välj sedan antingen dag/dagar eller vecka/veckor som tidsperiod under Ge varje person så här lång tid att slutföra sin uppgift (seriellt).
   Ange en lista över personer som ska få aviseringar (inte aktivitetstilldelningar) när arbetsflödet har startats	Skriv namnen på de personer som du vill ska meddelas under Meddela andra, eller klicka på Kopia för att välja personer och grupper från katalogtjänsten.

   Slutför arbetsflödet

   Om du vill	Gör du så här
   Ange att ett parallellt arbetsflöde slutförs när ett särskilt antal deltagare slutför sina uppgifter	Markera kryssrutan Följande antal uppgifter är slutförda och skriv sedan ett nummer. Obs!: Detta alternativ är inte tillgängligt om arbetsflödet är seriellt.
   Ange att ett arbetsflöde slutförs när dokumentet eller objektet avvisas	Markera kryssrutan Dokument avvisas.
   Ange att ett arbetsflöde slutförs när dokumentet eller objektet ändras	Markera kryssrutan Dokument ändras.

   Arbetsflödet har slutförts aktiviteter

   Om du vill

   Gör du så här

   Uppdatera godkännandestatus för ett dokument eller objekt när arbetsflödet har slutförts

   Markera kryssrutan Uppdatera godkännandestatus (använd det här arbetsflödet om du vill styra innehållsgodkännande). Om du använder detta arbetsflöde för godkännande för att hantera godkännande av innehåll (redigering) för ett bibliotek och du har markerat kryssrutan Starta det här arbetsflödet om du vill godkänna publiceringen av en huvudversion av ett objekt på sidan Lägg till arbetsflöde, markeras detta alternativ som standard. Om du inte har markerat kryssrutan Starta det här arbetsflödet om du vill godkänna publiceringen av en huvudversion av ett objektpå sidan Lägg till arbetsflöde för att du inte vill att detta arbetsflöde ska vara standardarbetsflöde för innehållsgodkännande för ett bibliotek, kan du markera kryssrutan Uppdatera godkännandestatus (använd det här arbetsflödet om du vill styra innehållsgodkännande)för att göra detta arbetsflöde till ett sekundärt arbetsflöde för innehållsgodkännande som specifika användare kan starta manuellt.

9. Klicka på OK.

Överst på sidan

Starta ett arbetsflöde för godkännande för ett dokument eller objekt

Du kan manuellt starta ett arbetsflöde för godkännande för ett dokument eller objekt direkt från den lista eller det bibliotek som det är sparat i. De alternativ som är tillgängliga när du startar arbetsflödet kan variera beroende på hur arbetsflödet har anpassats när det lades till för listan, biblioteket eller innehållstypen för objektet. Du måste åtminstone ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde. För vissa arbetsflöden kan du också behöva ha behörigheten Hantera listor för att starta ett arbetsflöde för ett dokument eller objekt.

1. Om listan eller biblioteket inte har öppnats klickar du på namnet i Snabbstart.

   Om namnet på listan eller biblioteket inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på listans eller bibliotekets namn.

2. Peka på namnet på dokumentet eller objektet som du vill starta ett arbetsflöde för, klicka på pilen som visas och sedan på Arbetsflöden.

3. Klicka på namnet på det arbetsflöde för godkännande som du vill starta under Starta ett nytt arbetsflöde.

4. Skriv namnen på de personer som du vill ska godkänna dokumentet eller objektet på raden Godkännare, eller klicka på Godkännare för att välja personer och grupper från katalogtjänsten.

   Obs!: Om arbetsflödet är ett seriellt arbetsflöde, skriver eller väljer du namnen på arbetsflödesdeltagarna i den ordning som du vill att uppgifterna ska tilldelas.

5. Om du inkluderar grupper som arbetsflödesdeltagare markerar du kryssrutan Tilldela en enskild uppgift till varje grupp som anges (utöka inte grupper), om du vill att endast ett uppgiftsmeddelande ska tilldelas till gruppen i stället för enskilda uppgiftsmeddelanden för varje gruppmedlem.

6. Om du vill inkludera ett meddelande eller särskilda uppgiftsinstruktioner, skriver du informationen i textrutan under Skriv ett meddelande som ska bifogas i din begäran.

7. Gör något av följande om du vill ange när uppgiften ska slutföras under Förfallodatum:

   • Skriv ett nummer och välj sedan antingen dag/dagar eller vecka/veckor som tidsperiod, för ett seriellt arbetsflöde.

   • Skriv eller välj ett datum under Uppgifterna förfaller, för ett parallellt arbetsflöde.

   • Om du vill att andra personer ska få meddelanden (inte aktivitetstilldelningar) när arbetsflödet har startats, skriver du namnen på raden Kopia eller klickar på Kopia för att välja personer och grupper från katalogtjänsten.

8. Klicka på Start.

Överst på sidan

Slutföra en arbetsflödesuppgift för godkännande

Deltagare i ett arbetsflöde för godkännande kan slutföra arbetsflödesuppgifterna från antingen den lista eller det bibliotek som objektet eller dokumentet finns i eller direkt i vissa program som ingår i Office-version 2007. Information om hur du slutför en arbetsflödesuppgift i ett klientprogram finns i hjälpen för programmet.