Använd dokumentkoppling för att skapa och skriva ut brev

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Du kan använda funktionen Koppla dokument när du vill skapa en uppsättning dokument, till exempel ett standardbrev som skickas till många kunder. Varje brev har samma typ av information, men innehållet är unika. Till exempel versaler till dina kunder i kan varje brev anpassas underlättar hanteringen av varje kund efter namn. Unika informationen i varje brev kommer från posterna i en datakälla.

Dokumentkopplingen går i stora drag till så här:

  1. Konfigurera huvuddokumentet. Huvuddokumentet innehåller text och grafik som är gemensamma för alla versioner av det kopplade dokumentet, till exempel avsändaradressen eller hälsningsfrasen i ett standardbrev.

  2. Anslut dokument till en datakälla. En datakälla är en fil som innehåller informationen som ska kopplas till ett dokument. Till exempel namn och adresser för mottagarna av en bokstav.

  3. Förfina listan över mottagare eller objekt. Microsoft Office Word genererar en kopia av huvuddokumentet för varje objekt eller den första posten i datafilen. Om datafilen är en distributionslista, dessa objekt är antagligen mottagare av dina meddelanden skickas. Om du vill generera kopior för vissa objekt i datafilen kan välja du vilka objekt (poster) ska ingå.

  4. Lägg till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i dokumentet. När du utför dokumentkopplingen fylls kopplingsinstruktionerna med informationen från datafilen.

  5. Förhandsgranska och slutföra kopplingen. Du kan förhandsgranska varje kopia av dokumentet innan du skriver ut hela uppsättningen.

Kommandona på fliken Utskick används för att koppla dokument.

Viktigt!: Om du planerar att använda anpassad kontaktfält med kontaktlistan i Microsoft Office Outlook måste du Starta kopplingen i Outlook.

Du kan även utföra ett kopplat dokument med hjälp av åtgärdsfönstret Koppla dokument som leder dig steg för steg genom processen. Om du vill använda åtgärdsfönstret i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick, klicka på Starta koppling av dokument och sedan på Step by Step dokumentkoppling guiden.

Bild av menyfliksområdet i Word

Konfigurera huvuddokumentet

  1. Starta Word.

    Ett tomt dokument öppnas som standard. Låt det vara öppet. Om du stänger det, blir kommandona i nästa steg inte tillgängliga.

  2. Klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  3. Klicka på bokstäver.

Du kan också använda dokumentkoppling för att skapa:

  • En katalog eller en katalog    Samma typ av information, till exempel namn och beskrivning, visas för varje objekt, men namnet och beskrivning i varje objekt är unikt. Klicka på katalogen om du vill skapa den här typen av dokument.

  • En uppsättning kuvert     Avsändaradressen är detsamma på alla kuvert, men måladressen är unikt på var och en. Mer information finns i Skapa och skriva ut kuvert för ett massutskick.

  • En uppsättning adressetiketter    Varje etikett visar en persons namn och adress, men namn och adress på varje etikett är unikt. Mer information finns i Skapa och skriva ut etiketter för ett massutskick.

  • En uppsättning e-postmeddelanden     Grundläggande innehåll är samma i alla meddelanden, men varje meddelande skickas till enskilda mottagare och varje meddelande innehåller information som är specifik för den mottagaren, till exempel mottagarens namn eller några andra viss information. Mer information finns i använda koppling av dokument att skicka personanpassade e-postmeddelanden till adresslistan.

Återuppta ett kopplat dokument

Om du behöver slutar fungera i ett kopplat dokument kan du spara huvuddokumentet och fortsätta med kopplingen senare. Microsoft Office Word behåller informationen om käll- och fält. Om du använder åtgärdsfönstret Koppla dokument, returnerar Word till din plats i åtgärdsfönstret när du fortsätta med kopplingen.

  1. När du vill fortsätta öppnar du dokumentet.

    Word visar ett meddelande där du ombeds att bekräfta om du vill öppna dokumentet, och då körs ett SQL-kommando.

  2. Eftersom det här dokumentet är kopplat till en datakälla och du vill hämta data, ska du klicka på Ja. Om du öppnar ett dokument som du inte visste var kopplat till en datakälla, klickar du på Nej så att du inte riskerar att hämta skadliga data av misstag.

    Texten i dokumentet visas tillsammans med fälten du infogat.

  3. Klicka på fliken Utskick och fortsätt arbeta.

Överst på sidan

Koppla dokumentet till en datakälla

För att kunna koppla informationen till huvuddokumentet måste du ansluta dokumentet till datakällan. Om du inte redan har en datafil skapar du en under kopplingen.

Viktigt!: Om du använder en befintlig lista ska du se till att den innehåller den information du vill använda, till exempel alla kolumner och rader. Du kan göra vissa ändringar under dokumentkopplingen, men du kan inte öppna datakällan separat under dokumentkopplingen. Kopplingsprocessen är enklare om datakällan är färdig innan du ansluter till den.

Välja en datafil

  1. Klicka på Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  2. Gör något av följande:

    • Använd Outlook-kontakter    Om du vill använda din kontaktlista i Outlook klickar du på Välj från Outlook-kontakter.

      Mer information om hur du använder listan kontakter finns i Tips för hur du arbetar med kontaktlistan i Microsoft Office Outlook.

    • Använda en befintlig fil som datakälla    Om du har ett Microsoft Office Excel-kalkylblad, Microsoft Office Access-databas eller en annan typ av fil, klicka på Använd befintlig lista och leta reda på filen i dialogrutan Välj datakälla.

      För Excel kan du välja data från vilket kalkylblad eller namngivet intervall i en arbetsbok som helst. För Access kan du välja data från en tabell eller fråga som definierats i databasen.

      Tips om hur du formaterar data i ett Excel-kalkylblad för dokumentkoppling finns i Tips för hur du formaterar data i Office Excel.

      Markera filen i dialogrutan Välj datakälla för en annan typ av datafil. Om filen inte finns med i listan Välj lämplig filtyp eller markera Alla filer i rutan Filformat. Du kan använda följande typer av filer i ett kopplat dokument:

      • Filer från enkla nivån, Arkiv-baserade databasprogram som du har installerat en OLE-DB provider eller ODBC-drivrutin (ett antal som ingår i Microsoft Office).

      • En HTML-fil som innehåller en enda tabell. Den första raden i tabellen måste innehålla kolumnnamn och de andra raderna måste innehålla data.

      • Elektroniska adressböcker:

        • Microsoft Outlook-adressbok

        • Microsoft Schedule+ 7.0-kontaktlista

        • En liknande adresslista som skapats med ett MAPI-kompatibelt meddelandesystem, till exempel Microsoft Outlook.

      • Ett Microsoft Word-dokument. Dokumentet måste innehålla en enda tabell. Den första raden i tabellen måste innehålla rubriker och de andra raderna måste innehålla de poster som ska kopplas. Du kan också använda en rubrikkälla som datakälla.

      • Valfri textfil med datafält avgränsade (eller avgränsade) med TABB eller kommatecken och poster avgränsade med stycketecken.

    • Skapa en ny datafil i Word    Klicka på Skriv ny lista om du inte har någon datafil, och skapa sedan din lista med hjälp av det formulär som öppnas. Listan sparas som en databasfil (MDB) som du kan återanvända. Mer information finns i Skapa en ny lista.

Om du har installerat Microsoft Office 2007-systemet (i stället för att installera bara Microsoft Word) kan du också använda Microsoft Query för att skapa en fråga och hämta data från en extern datakälla.

Om du är klar att fortsätta går du vidare till nästa steg.

Läs vidare här om du behöver mer information.

Tips på hur du arbetar med kontaktlistan i Microsoft Office Outlook

Att koppla Outlook-kontaktmappen är vanligtvis en enkel process, men ibland kan det uppstå problem. Nedan beskrivs några lösningar på vanliga problem som kan inträffa:


Jag hittar inte mappen Kontakter i Outlook

Du kanske måste aktivera egenskapen Visa denna mapp som en e-postadressbok i Outlook, eller så måste du ändra användarprofilen i Outlook.

Aktivera egenskapen Visa denna mapp som en e-postadressbok

  1. Klicka på KontakterGå till-menyn i Microsoft Office Outlook.

  2. Högerklicka på mappen Kontakter som innehåller den information du vill använda för kopplingen och klicka sedan på Egenskaper.
    Kontaktegenskaper i Outlook

  3. Markera kryssrutan Visa denna mapp som en e-postadressbok på fliken Outlook-adressbok och klicka sedan på OK.

Tillbaka till Outlook-tips

Byta till en annan Outlook-användarprofil

En användarprofil i Outlook består av en grupp e-postkonton och adressböcker. Vanligtvis behöver du bara en användarprofil, men om du delar datorn med andra eller använder olika adressböcker för olika ändamål kan du konfigurera mer än en profil. Om du använder en profil som inte innehåller just den kontaktmapp som du vill använda när du startar dokumentkopplingen är den mappen inte tillgänglig.

Om du vill växla till en annan profil startar du om Outlook. När du uppmanas att ange en profil väljer du den som innehåller mappen Kontakter som du vill använda i kopplingen.

Om du inte uppmanas att ange någon profil och du vet att det finns flera, kanske du måste konfigurera Outlook så att du får en uppmaning. Så här gör du:

  1. Stäng Outlook.

  2. Öppna Kontrollpanelen, växla till klassiskt läge och klicka på E-post.

  3. Klicka på Visa profiler.

  4. Om du vill välja profil varje gång du startar Outlook klickar du på Fråga efter profil och klickar på OK.


Tillbaka till Outlook-tips

Felmeddelanden angående e-postklienter och tabeller visas

Om du försöker ansluta till mappen Kontakter vid en dokumentkoppling i Word och Outlook inte har angetts som standardprogram för e-post i Windows Internet Explorer visas följande felmeddelande:

"Antingen finns det ingen standardklient för e-post eller så går det inte att utföra meddelandebegäran med den aktuella e-postklienten. Kör Microsoft Office Outlook och ange det som standardklient för e-post."

Så här undviker du att det här meddelandet visas under en dokumentkoppling:

  1. Stäng Word.

  2. Klicka på Internet-alternativVerktyg-menyn i Internet Explorer och sedan på fliken Program.

  3. Klicka på Microsoft Office Outlook under E-post och sedan på OK.

Starta Word igen, öppna kopplingsdokumentet och anslut till kontaktmappen i Outlook.

Tillbaka till Outlook-tips

Det går inte att ansluta till en Outlook-mapp för kontakter i Gemensamma mappar

Om du inleder en koppling i Word och försöker att ansluta till en kontaktmapp i Gemensamma mappar i Outlook, visas följande felmeddelande:

"Det går inte att slutföra den här åtgärden på grund av fel i motorn för dialogrutan eller databasen. Försök igen senare."

Om du försöker igen senare visas samma felmeddelande.

Om du vill använda en kontaktmapp i Gemensamma mappar som data fil för dokumentkopplingen måste du inleda kopplingen i Outlook.

Tillbaka till Outlook-tips

Jag vill använda min adressbok i Outlook Express som kontaktmapp

Det går inte att ansluta till den här typen av adressbok direkt under en koppling. I stället exporterar du Outlook Express-adressboken som en CSV-textfil och ansluter sedan till den i det formatet.

Exportera dina Outlook Express-adressbok:

  1. Starta Microsoft Outlook Express.

  2. Öppna Arkiv-menyn, peka på Exportera och klicka sedan på Adressbok.

  3. Klicka på Textfil (semikolonavgränsad) i dialogrutan Exportverktyg för Windows Adressbok och klicka på Exportera.

  4. Ange ett filnamn för den exporterade filen i rutan Spara exporterad fil som, och klicka sedan på Bläddra.

  5. Välj var du vill spara filen i listan Spara i i dialogrutan Spara som och klicka på Spara. Det bästa är att spara datafilerna i mappen Mina datakällor i mappen Mina dokument. Det är där Word börjar att söka efter datafiler när du ska leta efter en sådan vid en dokumentkoppling.

  6. Klicka på Nästa. Markera kryssrutorna bredvid de fält som du vill exportera och klicka på Slutför.

    Obs!: När du bestämmer vilka fält som ska exporteras bör du tänka på hur de standardbrev, e-postmeddelanden eller etiketter som du har för avsikt att skapa genom dokumentkopplingen ska se ut. Om du exempelvis aldrig inkluderar smeknamn eller personliga webbplatser i dina kopplade dokument, exporterar du inte dessa fält.

  7. När ett meddelande visas som informerar dig om att exporten har slutförts klickar du på OK.

  8. Stäng dialogrutan Exportverktyg för Windows Adressbok genom att klicka på Stäng och avsluta Outlook Express.

När du är tillbaka i Word och arbetar med dokumentkopplingen och har kommit till steget där du ska ansluta till en datafil klickar du på alternativet Använd en befintlig lista och letar upp CSV-filen som du just har exporterat. Innan filen öppnas kanske du uppmanas att välja vilket avgränsningstecken som ska användas för att avgränsa kolumnerna från varandra i adresslistan. Klicka på Semikolon och sedan på OK.


Tillbaka till Outlook-tips

Tips på hur du formaterar data i Excel

Om datafilen är ett Excel-kalkylblad som innehåller procent, valutavärden eller postnummer kan du bevara den numeriska formateringen av informationen genom att använda DDE (Dynamic Data Exchange) när du ansluter till Excel-kalkylbladet från Word. Du kan till exempel se till att det femsiffriga postnumret 07865 från datafilen inte visas som talet 7865 (utan inledande nolla).

Gör följande i Word innan du ansluter till kalkylbladet:

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Word-alternativ.

  2. Klicka på Avancerat.

  3. Rulla till avsnittet Allmänt och markera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning.

  4. Klicka på OK.

  5. Medan huvuddokumentet är öppet klickar du på Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och klickar sedan på Använd befintlig lista.

  6. Bläddra till Excel-kalkylbladet i dialogrutan Välj datakälla och dubbelklicka sedan på det.

  7. Klicka på MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) i dialogrutan Bekräfta källdokument och sedan på OK.

    Om MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) inte visas markerar du kryssrutan Visa alla.

  8. För Cellintervall i dialogrutan Microsoft Office Excel markerar du det cellintervall eller kalkylblad som innehåller informationen du vill koppla och klickar på OK.

    Om du inte vill ha en uppmaning varje gång som du öppnar en datafil inaktiverar du alternativet Bekräfta konvertering vid Öppna när du har anslutit till kalkylbladet.

Skapa en ny lista

  1. För in informationen för den första adressen eller den första post du vill ha med i din etikettkoppling i dialogrutan Ny adresslista.

    Klicka på Anpassa kolumner om du vill lägga till eller ta bort kolumner, och gör sedan önskade ändringar.

  2. När du har angett all information för den första posten klickar du på Ny post. Ange informationen för nästa post och fortsätt sedan tills du har fört in alla poster du vill inkludera.

  3. Klicka på OK när den nya listan är klar.

  4. Skriv ett namn för den nya listan i dialogrutan Spara adress lista och klicka sedan på Spara.

Överst på sidan

Finjustera listan med mottagare eller poster

När du ansluter till en viss datafil kanske du inte vill koppla information från alla poster i den datafilen till huvuddokumentet.

Om du planerar att använda hela listan kan du gå vidare till nästa steg.

Så här begränsar du listan med mottagare eller använder en delmängd av posterna i datafilen:

  1. Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  2. I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument gör du något av följande:

    • Välj enskilda poster    Metoden är mest praktisk om listan är kort. Markera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska ingå och avmarkera rutorna bredvid de mottagare som inte ska ingå.

      Om du vet att du bara vill ta med ett par poser i kopplingen kan du avmarkera kryssrutan i rubrikraden och sedan bara markera dem för posterna som du vill använda. Om du däremot vet att du vill ha med de flesta posterna, markerar du kryssrutan i rubrikraden och avmarkerar sedan kryssrutorna för de poster som du inte vill ha med.

    • Sortera poster     Klicka på kolumnrubriken för den post du vill sortera efter. Listan sorteras i fallande alfabetisk ordning (från A till Ö). Klicka på kolumnrubriken igen om du vill sortera listan i stigande alfabetisk ordning (Ö till A).

      Om du vill ha mer komplexa sortering, klicka på Sortera under Förfina mottagarlistan och välj Sortera inställningarna på fliken Sortera poster i dialogrutan Filtrera och sortera. Du kan till exempel använda den här typen av sortering om du vill att mottagarnas adresser i bokstavsordning efter efternamn inom varje postnummer och postnummer i nummerordning.

    • Filtrera poster    Detta är praktiskt om listan innehåller poster som du inte vill se eller som inte ska vara med i den kopplade utskriften. När du en gång har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att inkludera eller utelämna poster.

      Så här sorterar du poster:

      1. Klicka på Filtrera under Förfina mottagarlistan.

      2. Välj vilka villkor som du vill använda i filtret på fliken Filtrera poster i dialogrutan Filtrera och sortera.

        Till exempel om du vill generera kopior av huvuddokumentet för adresser listan Australien som land/region, klicka land eller din Region i listan lika med i listan jämförelse och Australien i jämföra att lista.

      3. Om du vill finjustera filtret ytterligare klickar du på Och eller Eller och väljer fler villkor.

        Till exempel om du vill generera kopior av huvuddokumentet för företag i München vill du filtrera poster vars fältet för staden innehåller München och vars Företagsnamn fältet inte är tomt. Om du använder eller i stället för och i det här filtret innehåller dokumentkopplingen alla München adresser samt alla adresser som innehåller ett företagsnamn, oavsett ort.

    • Lägg till mottagare    Så här lägger du till mottagare i listan:

      1. Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

      2. Klicka på datafilens namn under Datakälla.

      3. Klicka på Redigera.

      4. Klicka på Ny adress i dialogrutan Redigera datakälla och ange sedan informationen för den mottagaren.

        Tips: Beroende på vilken typ av datakälla du använder kanske vissa processer inte är tillgängliga. Se om möjligt till att datafilen är komplett innan du ansluter den till huvuddokumentet för etiketterna.

    • Sök efter en mottagare

      Du kan söka efter en viss mottagare eller grupp med mottagare som delar ett gemensamt attribut. Om du vill identifiera en person eller grupp av personer som delar vanliga attribut (till exempel ett efternamn, postnummer och födelsedatum månad), kan du söka i listan.

      1. Klicka på Sök mottagare i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

      2. I dialogrutan Sök post anger du det attribut som du vill söka efter i rutan Sök text, ange det eller de fält som du vill söka och klicka sedan på Sök nästa.

Om du har installerat programvara för adressverifiering kan du klickar på Verifiera adresser i dialogrutan Koppla dokument för mottagare för att verifiera användarnas adresser.

Överst på sidan

Lägga till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i dokumentet

När du har kopplat huvuddokumentet till en datafil är du redo att skriva texten i dokumentet och lägga till platshållare som anger var den unika informationen ska visas i varje kopia av dokumentet.

Om du är bekant med hur dokumentkopplingsfält fungerar kan du gå vidare till att mappa och koppla.

Läs vidare här om du vill veta mer om hur dokumentkopplingsfält fungerar.

Platshållarna, till exempel adress och hälsningsfras, kallas för kopplingsinstruktioner. Fälten i Word motsvarar kolumnrubrikerna i datafilen som du väljer.

Datafil med kolumner (kategorier) och rader (poster)

1. Kolumnerna i en datafil representerar kategorier med information. Fälten som du lägger till i huvuddokumentet är platshållare för dessa kategorier.

2. Raderna i en datafil representerar poster med information. När du utför en dokumentkoppling genererar Word en kopia av huvuddokumentet för varje post.

Genom att placera ett fält i huvuddokumentet anger du att en viss kategori med information, till exempel ett namn eller en adress, ska visas där.

Fält som har infogats i ett Word-dokument

När du infogar en kopplingsinstruktion i huvuddokumentet på fältnamnet alltid omges av sparrar («»). Dessa tecken visas inte i kopplade dokument. De hjälper bara dig att skilja fält i huvuddokumentet från vanlig text.

Vad händer när du kopplar

När du kopplar ersätter informationen från den första raden i datafilen instruktionerna i huvuddokumentet för att skapa det första kopplade dokumentet. Informationen från den andra raden i datafilen ersätter instruktionerna för det andra kopplade dokumentet och så vidare.

Koppla information från en datafil till ett dokument

Arbeta med fält: exempel

Du kan lägga till en kolumnrubrik från datafilen till huvuddokumentet som ett fält. Detta ger dig flexibilitet när du utformar standardbrev, etiketter, e-postmeddelanden och andra kopplade dokument. Till exempel:

  • Anta att du skapar en bokstav att meddela lokala företag att de har markerats som ska användas i din årliga stad guide. Om datafilen innehåller en kolumn för företag med namnet på varje företag som du vill kontakta, kan du infoga fältet «Företag» i stället för att skriva in namnet på varje enskilt företag.

  • Anta att du skickar kvartalsvis e-postmeddelanden till dina kunder om att nya produkter och specialerbjudanden. Om du vill anpassa dessa meddelanden för dina bästa kunder, kan du lägga till en PersonalNote kolumn i datafilen där du kan skriva anteckningar t.ex "Missar Miller nya widgeten är exakt vad du har letar du efter." Du kan inkludera dessa anteckningar längst ned i vissa meddelanden genom att placera ett «PersonalNote»-fält i huvuddokumentet.

  • Anta att distributionslistan är för prenumeranter på nyhetsbrevet och datafilen innehåller en kolumn som heter ExpireDate, för att lagra det datum då varje prenumeration upphör att gälla. Om du infogar ett «ExpireDate»-fält i etiketthuvuddokumentet innan du utför kopplingen, ser prenumeranter var och en sin egen förfallodatum på deras adressetikett.

Du kan kombinera fält och avgränsa dem med skiljetecken. Till exempel om du vill skapa en adress, kan du konfigurera fält i huvuddokumentet så här:

«Förnamn» «Efternamn»

«Gatuadress»

«Postnummer» «Ort»

För sådant du använder ofta, till exempel adressblock och hälsningsfraser, finns det sammansatta instruktioner som grupperar ihop ett antal kopplingsinstruktioner. Exempel:

  • Instruktionen Adressblock är en kombination av flera fält, bland annat förnamn, efternamn, gatuadress, ort och postnummer.

    element i instruktionen Adressblock

  • Fältet Hälsningsrad kan innehålla ett eller flera namnfält, beroende på vilken hälsning du väljer.

Du kan anpassa innehållet i var och en av dessa sammansatta fält. Till exempel i adressen, kanske du vill markera ett formellt format (Brian Joshua Randall Jr..); i hälsning, kanske du vill använda "Till" i stället för "Hej".

Avbilda kopplingsinstruktioner till datafilen

Om du vill vara säker på att Word kan hitta en kolumn i datafilen som motsvarar alla adress- eller hälsningselement, måste du avbilda kopplingsinstruktionerna i Word till kolumnerna i datafilen.

Du avbildar instruktionerna genom att klicka på Matcha fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

I Word använder du gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

Dialogrutan Matcha fält öppnas.

Dialogrutan Matcha fält

Elementen i en adress eller hälsning anges till vänster. Kolumnrubrikerna från datafilen anges till höger.

Word söker efter kolumnen som matchar respektive element. I bilden har datafilens Surname-kolumn automatiskt matchats till Last Name. Men andra element kunde inte matchas. Från den här datafilen går det till exempel inte att matcha First Name.

I listan till höger kan du välja kolumnen från datafilen som matchar elementet till vänster. I bilden matchar nu kolumnen Name elementet First Name. Courtesy Title, Unique Identifier och Middle Name behöver inte matchas. Dokumentet behöver inte använda alla fält. Om du lägger till ett fält som inte innehåller data från datafilen, visas det i det kopplade dokumentet som en tom platshållare – vanligtvis en tom rad eller ett dolt fält.

Dialogrutan Matcha fält

Skriva innehåll och lägga till platshållare eller fält

  1. I huvuddokumentet skriver du innehåll som du vill ska visas i varje kopia av dokumentet.

    Om du vill lägga till en bild, till exempel en logotyp, klickar du på bild i gruppen illustrationer på fliken Start.

  2. Klicka där du vill infoga fältet.

  3. Använd gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    I Word använder du gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

  4. Lägg till något av följande:

    Adressblock med namn, adress och annan information

    1. Klicka på Adressblock.

    2. I dialogrutan Infoga adressblock väljer du de adresselement som ska infogas och de format du vill ha och sedan klickar du på OK.

    3. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan någon information för adressblocket inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

    Hälsningsraden

    1. Klicka på hälsningsraden.

    2. Välj format för hälsningsraden, vilket inkluderar hälsningsfras, namnformat och skiljetecken efter frasen.

    3. Välj vilken text som ska visas om mottagarnamnet inte kan tolkas av Microsoft Word, till exempel när datakällan inte innehåller något förnamn eller efternamn utan bara ett företagsnamn.

    4. Klicka på OK.

    5. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan någon information för hälsningsraden inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

    Enskilda fält

    Du kan infoga information från enskilda fält, t.ex. förnamn, telefonnummer eller bidragssummor från en lista över donatorer. Om du snabbt vill lägga till ett fält från datafilen i huvuddokumentet klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och sedan på fältnamnet.

    Om du vill ha fler alternativ när du infogar enskilda fält gör du så här:

    1. På fliken Utskick klickar du i gruppen Skriv och infoga fältInfoga kopplingsinstruktion.

    2. Gör något av följande i dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion:

      • Om du vill välja adressfält som automatiskt motsvarar fält i datakällan, även om datakällans fält inte har samma namn som fälten, klickar du på Adressfält.

      • Om du vill välja fält som alltid hämtar information direkt från en kolumn i datafilen klickar du på Databasfält.

    3. Klicka på fältet i rutan Fält.

    4. Klicka på Infoga och klicka sedan på Stäng.

    5. Om dialogrutan Matcha fält visas kan den information som behövs för att infoga fältet inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

      Obs!: Om du infogar ett fält från listan Databasfält och sedan byter till en datakälla som inte har en kolumn med samma namn, kan den här fältinformationen inte infogas i kopplingsdokumentet.

Egna fält från Outlook-kontakter

Det enda sättet att inkludera anpassade kontaktfält i huvuddokumentet är att starta kopplingen i Outlook. Då måste du först ställa in en vy över dina kontakter med de fält som du vill använda i dokumentkopplingen. Starta dokumentkopplingen. När du har valt de inställningar som du vill att Word öppnas automatiskt och du kan slutföra kopplingen.

Konfigurera en vy med kontakter som innehåller egna fält

  1. I Outlook-kontakter klickar du på Visa-menyn pekar du på Aktuell vy och klicka sedan på Telefonlista.

  2. Högerklicka på en kolumnrubrik och klicka sedan på Fältväljaren.

  3. Markera Egna fält i mapp i listrutan högst upp i dialogrutan Fältväljaren.

  4. Dra fältet som du vill lägga till från dialogrutan till kolumnrubrikerna. En liten röd pil gör det enklare att placera fältet på rätt plats.
    Dra eget fält från Fältväljaren till mappvyn Kontakter

    Du kan lägga till ett nytt fält i dialogrutan Fältväljaren genom att klicka på Nytt längst ned.

  5. Stäng dialogrutan Fältväljaren när du har lagt till alla egna fält i vyn.

  6. Om du vill ta bort ett fält som du inte vill ha med i dokumentkopplingen, klickar du på fältnamnet i kolumnrubriken i vyn Telefonlista och drar det sedan bort från kolumnrubriken.

    Köra dokumentkopplingen från Outlook

  7. Markera enskilda kontakter i Outlook-kontakter genom att trycka på SKIFT och klicka på om du vill markera ett område eller genom att trycka på CTRL och klicka på om du vill välja personer. Klicka inte på alla kontakter om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn.

  8. Klicka på Koppla dokumentVerktyg-menyn.

  9. Om du har markerat enskilda kontakter som ska tas med i kopplingen klickar du på Endast markerade kontakter. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn klickar du på Alla kontakter i aktuell vy.

  10. Om du har konfigurerat vyn Telefonlista så att den innehåller exakt de fält som du vill använda i kopplingen, klickar du på Kontaktfält i aktuell vy. Annars klickar du på Alla kontaktfält så att alla kontaktfält blir tillgängliga för kopplingen.

  11. Om du vill skapa ett nytt huvuddokument för kopplingen klickar du på Nytt dokument. Annars klickar du på Befintligt dokument och sedan på Bläddra och bläddrar till dokumentet som ska användas som huvuddokument.

  12. Om du vill spara kontakterna och fälten som du har markerat, så att de kan återanvändas, markerar du kryssrutan Permanent fil och klickar på Bläddra för att spara filen. Informationen sparas i ett Word-dokument som kommaavgränsade data.

  13. Välj önskade alternativ för koppla:

    • Standardbrev      Förbered en samling bokstäver för ett massutskick.

    • Adressetiketter     Skapa adressetiketter för ett massutskick.

    • Kuvert     Konfigurera kuvert för ett massutskick.

    • Katalog     Skapa ett dokument som innehåller en katalog eller adress lista.

    • Nytt dokument     Generera kopplade dokument som du kan redigera individuellt i Word.

    • Skrivare     Skicka kopplade dokument direkt till standardskrivaren.

    • E-post     Generera kopplade dokument utformade för att vara e-postmeddelanden. När du är redo att slutföra koppling av dokument i Word på fliken Utskick i gruppen är klar klickar du på Slutför och koppla och klicka sedan på Skicka e-postmeddelanden. Raden ämne fylls med den text som du skrev i dialogrutan Koppla dokument för kontakter i Outlook.

  14. Klicka på OK. När dokumentet öppnas i Word på fliken Utskick i gruppen Skriv och infoga fält klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och klicka sedan på de fält som du vill lägga till dokumentet.

  • Du kan inte skriva tecknen för kopplingsinstruktioner («« »») manuellt eller använda kommandot SymbolInfoga-menyn. Du måste använda dokumentkoppling.

  • Om kopplingsinstruktionerna visas inom klammerparentes, till exempel { MERGEFIELD Stad }, som Microsoft Word visar fältkoder i stället för fältresultat. Detta påverkar inte kopplingen, men om du vill visa resultatet i stället, högerklickar du på fältkoden och klicka sedan på Växla fältkoder på snabbmenyn.

Formatera kopplade data

Databas- och kalkylprogram, till exempel Microsoft Office Access och Microsoft Office Excel, lagrar informationen som du skriver i celler som råa data. Den formatering som du använder i Access eller Excel, till exempel teckensnitt och färg, lagras inte tillsammans med dessa råa data. När du kopplar information från en datafil till ett Word-dokument, kopplar du dessa råa data utan den tillhörande formateringen.

Lägga till formatering

  1. Markera kopplingsinstruktionen. Kontrollera att markeringen innehåller de kopplingstecken (« ») som omger instruktionen.

  2. Välj önskad formatering i gruppen Tecken på fliken Start. Du kan också klicka på dialogruteikonen Tecken om du vill visa fler alternativ.

Viktigt!: Om du vill minimera avståndet mellan raderna i adresserna på etiketterna måste du markera raderna, klicka på dialogruteikonenStycke på fliken Start och sedan skriva 0 i rutorna för avstånd före och efter. Om du använder kopplingsfältet Adressblock markerar du hela fältet, även tecknen « », och justerar sedan avståndet.

Överst på sidan

Förhandsgranska, Slutför dokumentkopplingen och skriva ut dokument

När du lägger till fält i huvuddokumentet är du redo att förhandsgranska resultatet. När du är nöjd med resultatet kan slutföra du kopplingen.

Förhandsgranska kopplingen

Du kan förhandsgranska de kopplade dokumenten och göra ändringar innan du slutför kopplingen.

Gör något av följande i gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick:

Bild av menyfliksområdet i Word

  • Klicka på Förhandsgranska resultat.

  • Bläddra igenom varje kopplat dokument genom att klicka på Nästa post och Föregående post i gruppen Förhandsgranska resultat.

  • Förhandsgranska ett visst dokument genom att klicka på Sök mottagare.

Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick om du vill öppna dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera listan eller avmarkera mottagare om det finns poster som du inte vill ha med.

Bild av menyfliksområdet i Word

Utföra kopplingen

Du kan skriva ut kopplade dokument eller ändra dem individuellt. Du kan skriva ut eller ändra hela eller en delmängd av dokumenten.

Om du vill skriva ut en delmängd av dokument som kan du ange uppsättningen av olika postnumren. Om du vill skriva ut sidor i stället för att ange postnumren följer du anvisningarna i avsnittet ändra enskilda kopior av dokumentet .

Skriva ut kopplade dokument

  1. Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick och klicka sedan på Skriv ut dokument.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  2. Välj om du vill skriva ut alla dokument, enbart den kopia som visas eller en delmängd som du anger utifrån postnumret.

Ändra enskilda kopior av dokumentet

  1. Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick och klicka sedan på Redigera enskilda dokument.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  2. Välj om du vill redigera alla dokument, enbart kopian som visas eller en delmängd av den mängd som du kan ange genom att spela in tal. Word sparar kopior som du vill redigera till en enda fil med en sidbrytning mellan varje kopia av dokumentet.

När du har redigerat den nya filen med etiketter, kan du skriva ut etiketterna genom att klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka på Skriv ut.

Spara huvuddokumentet

Kom ihåg att de kopplade dokument som du sparar är separata från huvuddokumentet. Du bör därför spara själva huvuddokumentet om du tänker använda det för någon mer koppling.

När du sparar huvuddokumentet sparas också dess koppling till datafilen. Nästa gång du öppnar huvuddokumentet ombeds du att välja om information från datafilen ska kopplas igen till huvuddokumentet.

  • Om du klickar på Ja öppnas dokumentet med informationen från den första kopplade posten.

  • Om du klickar på Nej bryts anslutningen mellan huvuddokumentet och datafilen. Huvuddokumentet blir ett vanligt Word-dokument. Kopplingsinstruktionerna ersätts med den unika informationen från den första posten.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Hade du nytta av den här informationen?

Bra! Andra synpunkter?

Hur kan vi förbättra den?

Tack för din feedback!

×