Användarmål: Hantera kostnader

Projektkostnader

Om du planerar att spåra kostnadsinformation så har du kommit rätt. Läs om hur och var du anger olika slags kostnadsinformation så att du kan visa och analysera dina totala kostnader allt eftersom projektet fortlöper.

Om du vet var pengarna tar vägen kan du fatta bättre beslut och har bättre försättningar att slutföra projektet inom angivna budgetramar.

De här instruktionerna gäller för Microsoft Project 2016, 2013 och 2010.

Kostnadstips innan du börjar

Den här artikeln är ett av många projektledningsmål på färdplanen till projektledning.

  • Beräkna projektkostnader   När du ska komma igång kan det vara användbart att titta på kostnadshistorik för projekt som påminner om de projekt du planerar. Det hjälper dig att förebygga dyrbara misstag. Om din organisation har PMO-experter (Project Management Office) kan du även diskutera din kostnads- och budgetplanering med dem eller be en erfaren och kunnig gruppmedlem att granska dina kostnadsberäkningar för aktiviteter och resurser. Kostnadsberäkningar är knepiga – större organisationer följer PMO-riktlinjer eller anlitar professionella kostnadsberäknare.

  • Kostnadstyper i projektet   De flesta projektkostnaderna kommer från arbetsresurser – personerna som arbetar med tilldelade aktiviteter eller material eller utrustning som behövs för att slutföra ett projekt. Resurskostnader bygger oftast på timpriskostnader eller enhetskostnader, men de kan också vara engångskostnader som konsultkostnader, leverantörskostnader eller resekostnader. Kostnader som inte är kopplade till resurser anges oftast som fasta kostnader för specifika aktiviteter eller för hela projektet.

  • Ange kostnader   Resurskostnader anges i resurslistevyn för timanställda, anställda med månadslön, leverantörer, materialkostnader och andra engångsresurskostnader, exempelvis försäkringskostnader. Aktivitetskostnader anges i en kostnadstabell som du kan lägga till i valfri aktivitetslista.

  • Beräkna totala kostnader    Project beräknar totala kostnader för alla kostnader du anger så att du snabbt kan se vad det finns för projektkostnader. Dela kostnadsinformationen med de som är inblandade i projektet och som kan tänkas vara intresserade.

  • Ange budget    När de totala kostnaderna påminner om den budget du och de andra som är involverade i projektet hade beräknat kan du spara en originalplan, så fastställs dessa kostnader som projektets budget. Det gör du vanligtvis efter att du har angett all information som behövs i projektet och innan arbetet påbörjas. En originalplansbudget krävs om du planerar att spåra och hantera kostnader, särskilt om du kommer att göra en analys av upparbetat värde för att analysera budgetavvikelser genom projektet. Mer information finns i Ange och spara en originalplan.

  • Utföra kostnadsanalyser   Exportera dina kostnadsdata till Excel för djupgående dataanalys med hjälp av Excel-pivottabeller, diagram och andra funktioner som villkorsstyrd formatering och miniatyrdiagram (enligt följande bild).

    EVM i Excel med miniatyrdiagram
    Eller använda visuella rapporter i Project för att visa ett pivotdiagram av upparbetat värde (kallas ofta för en S-kurva).
    Tabellen Upparbetat värde i Excel
    Du kan faktiskt göra ännu mer med dina Project-data och skapa en avancerad analys med ANOVA-analysfunktionerna i Analysis ToolPak i Excel. Det finns massor av alternativ för att analysera projektkostnader!

Ange kostnader i projektet

Ange taxabaserade kostnader för personer och material

En sak i taget – du börjar med att ange kostnader för de personer som kommer att utföra arbetet och enhetskostnader för de material som krävs för att slutföra projektet.

Ange utrustningskostnader och andra kostnadsresurser

Sedan anger du de "fasta" resurskostnaderna för utrustning, tillsammans med alla engångskostnader för resurser som du vill spåra i projektet.

Ange fasta kostnader för aktiviteter

Därefter kan du lägga till engångskostnader i specifika aktiviteter eller i projektsammanfattningen som visar hela projektet.

Visa totalsummor för projektkostnader

När du har angett kostnader för resurser, aktiviteter eller både och kan du granska de totala kostnaderna för att se om något behöver justeras för att kostnadsmålet ska nås.

Så väljer du en lämplig rapport

Förr eller senare kommer du att vilja rapportera projektkostnadsinformation till andra personer i organisationen. Använd en fördefinierad kostnadsrapport, till exempel en kassaflödesrapport eller en EV-rapport, eller visa dina kostnadsdata direkt i en visuell rapport, till exempel ett Excel-pivotdiagram eller ett Visio-pivotdiagram.

Hantera dina projektkostnader

Ange och spara en originalplan

När du har angett dina kostnadsberäkningar sparar du dem med din originalplan för att fastställa budgeten. Då kan du jämföra dina planerade kostnader med de verkliga kostnaderna vartefter projektet fortlöper och förutse om projektkostnaderna kommer att hålla sig inom budgetramarna eller inte.

Följ upp planeringen, från lätt till expert

Håll ett öga på hur arbetet med aktiviteterna fortlöper och hur de verkliga kostnaderna utvecklas för att avgöra om projektet kommer att hålla sig inom budgetramarna eller om budgeten riskerar att spricka.

Ange AC (Actual Cost) manuellt

Project beräknar verkliga kostnader automatiskt utifrån det verkliga arbete som har lagts ned eller de material som har förbrukats på aktiviteterna, men om du behöver kan du ange verkliga kostnader för alla tilldelade aktiviteter som har slutförts.

Grunderna i analys av upparbetat värde

Du kan när som helst under projektet utföra en analys av upparbetat värde och ta reda på om pengarna som har spenderats hittills ligger i linje med det arbete som har gjorts och om originalkostnaderna som du har angett för aktiviteter, resurser och tilldelningar överensstämmer med de verkliga kostnaderna.

Lär dig mer om avancerade principer för analys av upparbetat värde (blogg)

Läs om hur du exporterar ditt schema till ett format som är UN/CEFACT-kompatibelt (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business).

De här instruktionerna gäller för Microsoft Project 2007.

Vad vill du göra?

Vilka typer av kostnader är tillgängliga i Project 2007?

Hur skapar du budgetar och spårar kostnader mot dem?

Vad är taxabaserade kostnader och hur beräknas de?

Vad är kostnader per tillfälle och hur beräknas de?

Vad är fasta kostnader och hur beräknas de?

Vad är kostnadsresurser och hur beräknas de?

Hur kan du reglera kassaflödet?

Vilka typer av kostnader är tillgängliga i Project 2007?

Kostnader utgör en viktig del av projektplaneringen och -kontrollen. Project 2007 tillhandahåller flera olika typer av kostnader. Med hjälp av Project 2007 kan du ange och spåra följande kostnadstyper:

  • Taxabaserad kostnad, en kostnad som beräknas utifrån de lönesatser som anges för en resurs och mängden arbete som utförs av resursen.

  • Per tillfälle, en kostnad som påförs antingen varje gång som en resurs används, eller en gång för varje slutförd aktivitet som resursen är tilldelad till.

  • Fast, en kostnad som angetts för en aktivitet och inte för en resurs. En fast kostnad ändras inte, oavsett aktivitetens varaktighet eller arbetet som utförts för aktiviteten av en resurs.

  • Kostnadsresurs, en resurs som gör att du kan ackumulera engångskostnader eller periodiska kostnader som hör till en aktivitet. Kostnadsresurser kan omfatta flygbiljetter och boende. Det här är vanligtvis en engångskostnad per aktivitet, men tilldelningen av kostnadsresursen kan användardefinieras under aktivitetens varaktighet om du har installerat infrastrukturuppdateringen för Project 2007.

  • Budgetresurs, en resurs som tillämpas på projektet som helhet. Budgetresurser representerar den maximala kapaciteten för ett projekt att använda pengar, arbetskraft eller materialenheter. Det betyder dock inte att ett projekt inte kan spräcka sin budget. En budgetresurs ger dig i stället ett sätt att jämföra planerade och aktuella kostnader, så att du kan ha kontroll över projektets ekonomi.

    • Du kan ange mer än en typ av kostnad för en enskild arbetsresurs. Du kan till exempel ange en timtariff för resursens arbete, men också en kostnad per tillfälle för restiden eller andra utgifter.

    • De olika kostnadstyperna fungerar på olika sätt, beroende på om resursen är en arbetsresurs (en person), en materialresurs (t.ex. cement eller armeringsstål) eller en kostnadsresurs (t.ex. flygbiljetter). För arbetsresurser tillämpas kostnaden per tidsenhet. För materialresurser och kostnadsresurser tillämpas kostnaden per andra angivna enheter (till exempel ton, meter eller enheter av en markerad valuta).

Hur skapar du budgetar och spårar kostnader mot dem?

Budgetar kan skapas och spåras från en av två riktningar, antingen genom beräkningsmetoden nedifrån och upp eller uppifrån och ned. Project 2007 har stöd för båda metoder.

Skapa en budget med hjälp av metoden nedifrån och upp

Om du väljer metoden nedifrån och upp beräknas bastaxor eller kostnader per tillfälle för resurser, och fasta kostnader eller kostnadsresurs för enskilda aktiviteter. Project 2007 beräknar totalsummor för resurser, aktiviteter och hela projektet. Den här metoden (kallas också uppskattning nedifrån och upp) hjälper dig att producera tillförlitliga och korrekta resultat.

När du skapar en budget med metoden nedifrån och upp i Project 2007:

  • Först anger du lönesatser, kostnader per tillfälle, fasta kostnader och kostnadsresurser.

  • Sedan anger du beräknat arbete eller uppskattad varaktighet för varje aktivitet.

  • Slutligen tilldelar du resurser till aktiviteter.

Obs!: Budgetresurser är lämpligare att använda vid planering med metoden uppifrån och ned. De kan endast tillämpas på projektnivå genom att en budgetresurs tilldelas till projektsammanfattningsaktiviteten.

Project 2007 beräknar sedan den beräknade totalsumman för att slutföra alla aktiviteter i projektet. Om den här summan inte är i linje med budgeten måste du justera löneklasser, resurstilldelningar och så vidare.

När du har justerat de beräknade kostnaderna kan du spara en originalplan, och därmed fastställer du en budget för projektet.

När du har en budget kan du jämföra faktiska utgifter med de belopp du planerat att spendera och sedan vidta nödvändiga justeringar för att hålla budgeten. Allt du behöver göra i de flesta fall är att ange faktiska kostnadsbelopp för varje aktivitet. Project 2007 beräknar aktivitetens kostnad baserat på projektförloppet. Vid behov kan du också ange specifika kostnader.

Du kan visa kostnadsbelopp i spårningssyfte på ett av följande tre sätt: i dialogrutan Projektinformation, i projektvyerna (särskilt i vyerna Aktivitetsanvändning och Resursanvändning) eller i en rapport. I Visuella rapporter kan du också exportera den här kostnadsinformationen till andra program, som Microsoft Office Excel 2007 och Microsoft Office Visio 2007.

Skapa en budget med metoden nedifrån och upp

Om du väljer metoden uppifrån och ned för budgetberäkningar, beräknas totala resurser, aktiviteter och projektkostnader baserat historik från liknande projekt. Om du har ett fast högsta belopp som du kan spendera i ett projekt är budgetmetoden uppifrån och ned lämpligare än metoden nedifrån och upp.

När du skapar en budget med metoden uppifrån och ned för ett projekt:

  • I steg ett skapar du budgetresurser som representerar den övergripande budgeten för projektet, inklusive budgetresurser för kostnader, arbete och material.

  • I steg två tilldelar du budgetresurserna till projektsammanfattningsaktiviteten. På det här sättet tillämpas budgetar på hela projektet.

  • I steg tre anger du värden för budgetresurserna.

  • I steg fyra anger du vilka andra resurser i projektet som du vill spåra och mäta gentemot de totala budgetresurserna. Det gör du genom att skapa ett anpassat fält för alla resurser i projektet och sedan kategoriserar du varje resurs (inklusive budgetresurserna) genom att ange ett värde i det anpassade fältet som indikerar vilken budgettyp resursen mäts mot.

  • Slutligen, när du kategoriserat alla resurser efter budgettyp grupperar du resurserna för att visa hur de ligger till jämfört med projektets övergripande budget.

Överst på sidan

Vad är taxabaserade kostnader och hur beräknas de?

Taxabaserade resurskostnader är kostnader för arbetsresurser, till exempel arbetskraft eller hyrd utrustning, till vilka du tilldelar standardkostnader och (om tillämpligt) övertidskostnader, vanligtvis på timbasis. När du tilldelar en resurs till en aktivitet beräknar Project 2007 den totala resurskostnaden genom att använda den angivna resurskostnaden per timme och tiden (eller varaktighet) som det tar att slutföra aktiviteten.

Obs!: Som standard använder Project 2007 standardresurskostnader för att beräkna kostnader för hela arbetsmängden som krävs för att slutföra en aktivitet. Project 2007 beräknar inte automatiskt ytterligare timmar som övertidsarbete, såvida du inte specifikt anger de ytterligare timmarna som övertid.

Eftersom arbete alltid representerar den totala mängden slutfört arbete, ingår övertidsarbete i, och läggs inte på, den totala arbetsmängden. Om en person ska arbeta 40 timmar över fyra dagar, som består av 8 timmar normalt arbete och 2 timmar övertid, anger du 10 timmars arbete per dag och 2 av dessa 10 timmar som övertidsarbete. Project 2007 beräknar kostnaden för övertidstimmarna med hjälp av den angivna övertidsersättningen. Återstående timmar beräknas med standardkostnaden.

Taxabaserade materialkostnader är kostnader för förbrukningsbara materialresurser, till exempel byggmaterial eller varor, som du vill använda standardkostnader för (men vanligtvis inte kostnader på timbasis). När du vill tilldela kostnader till materialresurser anger du kostnaden per enhet material, som pris per meter eller pris per ton. När du tilldelar en materialresurs till en aktivitet beräknar Project 2007 totalkostnaderna för materialet genom att multiplicera den angivna materialresurskostnaden med antalet materialenheter som används för att slutföra aktiviteten.

Ibland tillämpas en kostnadstabell på arbetsresurser när kostnader beräknas. En kostnadstabell är en samling med priser och kostnader per tillfälle för material och resurser. Project 2007 innehåller fem kostnadstabeller som benämns med bokstäverna A till E (namnen kan inte ändras), så att om en resurs debiterar olika kostnader för olika typer av arbete, kan du tilldela upp till fem olika kostnadsuppsättningar till den resursen. Om en snickare till exempel debiterar ett högre pris för inredning än konstruktion, kan du tillämpa en kostnadstabell för inredning och en annan för konstruktionsarbeten.

I varje kostnadstabell finns det upp till 25 rader som du kan använda för att ange framtida kostnadsändringar (t.ex. vid löneförhöjningar eller ökade materialkostnader). För varje kostnadsändring anger du det datum då ändringen träder i kraft. Om du till exempel vet att en resurs kommer att få en löneförhöjning om sex månader kan du ställa in Project 2007 så att den nya lönen träder i kraft automatiskt då.

Om du använder Microsoft Office Project Professional 2007 och arbetar med företagsresurser kan din organisation välja att lägga in begränsningar för kostnadstabellerna. Organisationen kan till exempel ange kostnadstabell A för fakturerbara kostnader och kostnadstabell B för icke fakturerbara kostnader. Kontakta administratör om du vill ha mer information.

Överst på sidan

Vad är kostnader per tillfälle och hur beräknas de?

Kostnad per tillfälle är en engångsavgift för användningen av en resurs, som utrustning. Kostnaden per tillfälle är densamma oavsett hur mycket arbete som utförts. Den är i stället en engångskostnad som påförs varje gång den resursen används. Även om en kostnad per tillfälle för en arbetsresurs beror på antalet tilldelningsenheter som använts, tillämpas en kostnad per tillfälle för en materialresurs bara en gång. Om till exempel kostnaden per tillfälle för en murare är 1 000 kronor (i stället för ett timpris) och det krävs tre murare för att slutföra en aktivitet blir kostnaden 3 000 kr. Om kostnaden per tillfälle däremot ställts in för materialleveranser, som cement, tillämpas den bara en gång, oavsett om det är 10 eller 100 ton cement som levereras.

Kostnader per tillfälle anges på fliken Kostnader i dialogrutan Resursinformation.

Vad är fasta kostnader och hur beräknas de?

Fasta kostnader är kostnader för en aktivitet som förblir konstant oavsett aktivitetens varaktighet, mängden arbete som utförts av resursen och antalet tilldelningsenheter.

Obs!: En taxabaserad resurskostnad kan öka när en aktivitet tar längre tid än förväntat, medan en fast kostnad inte gör det. Om till exempel en snickare är en taxabaserade resurs (det vill säga om han eller hon betalas per timme) och han/hon förväntas slutföra en aktivitet på fem dagar, men arbetet faktiskt tar sju dagar att slutföra, får snickaren mer betalt än vad som budgeterats. Om snickaren däremot debiterar ett fast pris för arbetet förblir kostnaden densamma, oavsett hur lång tid aktiviteten tar att slutföra.

Du kan tilldela både fasta kostnader och taxabaserade resurskostnader till en aktivitet samtidigt. Om en taxabaserade resurs som har tilldelats till en aktivitet också ådrar sig resekostnader, kan du lägga till resekostnaderna i samma aktivitet som en fast kostnad. Fasta kostnader ingår i totalsummorna, både för projektfaser (i sammanfattningsaktiviteter) och för hela projektet.

Du kan ange fasta kostnader i en aktivitetsvy (t.ex ett Gantt-schema) genom att tillämpa lämplig kostnadstabell och sedan ställa in kostnadsbeloppet i fältet Fast kostnad.

Vad är kostnadsresurser och hur beräknas de?

Till skillnad från fasta kostnader och kostnader per tillfälle skapas kostnadsresurser (som boende eller flygbiljetter) som en typ av resurs som sedan tilldelas till en aktivitet. Till skillnad från arbetsresurser går det inte att tillämpa en kalender på kostnadsresurser. Beloppet för kostnadsresurserna är inte avhängigt på mängden arbete som utförts för en aktivitet.

Om du har installerat infrastrukturuppdateringen för Project 2007 kan kostnadsresurser påverka en aktivitets start- eller slutdatum. Om du till exempel har en aktivitet som börjar 1 augusti och avslutas 15 augusti och du tilldelar den en kostnadsresurs med ett värde av 5 000 kr den 21 augusti, flyttas slutdatumet fram till 21 augusti så att kostnadsresurstilldelningen inkluderas.

Kostnadsresurser används när du vill tillämpa (på en enda aktivitet) flera andra, separata kostnader som inte ändras av mängden arbete som utförs för aktiviteten. En planeringsansvarig som arbetar på ett nytt projektförslag kan till exempel har tre separata kostnadsresurser som tillämpas på honom eller henne: en för flygbiljetter, en för matutgifter och en för hotellrum. På det här sättet kan flera ”fasta” kostnader tillämpas på en enda aktivitet. Till skillnad från arbetsresurser och materialresurser kan inte kostnadstariffer tillämpas på kostnadsresurser.

Kostnadsresurser skapas på resurslistan. (På fliken Allmänt i dialogrutan Resursinformation klickar du på Kostnad på listan Typ.) När du har skapat kostnadsresursen kan du tilldela den till aktiviteter efter behov. När kostnadsresursen har tilldelats till en aktivitet kan du ange kostnadsbeloppet med hjälp av dialogrutan Aktivitetsinformation för den aktiviteten, dialogrutan Tilldelningsinformation för den aktiviteten eller vyn Aktivitetsanvändning som kostnadstabellen används för.

Hur kan du reglera kassaflödet?

När du tilldelar kostnader till aktiviteter och resurser kan du ange när kostnader ska påföras. Om kassaflödet är en kritisk faktor i projektet kanske du vill ändra hur kostnader ska påföras för enskilda aktiviteter, så att de påförs först när du har tillräckligt med medel för att täcka dem.

Förutom kostnader per tillfälle, som alltid påförs när en aktivitet startar, fördelar Project 2007 kostnader proportionellt som standard och beräknar påförandet av kostnader utifrån procentandel slutförd aktivitet, så att kostnaden fördelas jämnt över aktiviteten. Du kan också påföra kostnader antingen i början av en aktivitet (om du har en klumpsumma som ska betalas vid aktivitetens start) eller i slutet av aktiviteten (om du håller inne betalningen tills arbetet har slutförts).

Metoden för hur kostnader påförs kan ställas in på flera sätt, beroende på vilken typ av kostnad det gäller. För de flesta typer av resurser (inklusive arbete, material och kostnadsresurser och även kostnader per tillfälle) ställer du in den valda metoden på fliken Kostnad i dialogrutan Resursinformation. För fasta kostnader väljer du metod för att påföra kostnader med hjälp av fältet Fast kostnad påförs.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×