Använda rapporter och diagram i Business Contact Manager

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

En rapport är ett utmärkt verktyg för att få insikter till dina konton, affärskontakter, Leads, affärsmöjligheter, affärsprojekt och marknadsföringsaktiviteter. Du kan öppna mängder av rapporter i Business Contact Manager för Outlook, plus ändra, spara, uppdatera och återanvända en nästan obegränsad mängd ytterligare rapporter.

Den här artikeln beskrivs de rapport-funktionerna i Business Contact Manager för Outlook och hur du kan arbeta med rapporter, anpassa dem och använda dem för att starta andra affärsverksamhet.

Vad vill du göra?

Öppna och ändra en rapport

Spara, uppdatera och skriva ut en öppen rapport

Skapa ett diagram från en rapport

Exportera en rapport till Excel eller något annat program för analys

Starta en marknadsföringsaktivitet från en rapport

Öppna en rapport från en gadget

Visa lista över vanliga rapporter

Öppna och ändra en rapport

Business Contact Manager för Outlook innehåller många fördefinierade rapporter. Om du inte ser exakt vad du behöver kan du öppna en rapport som liknar och ändra den efter behov. Du kan också spara din anpassade rapporter för senare återanvändning.

Öppna en rapport

  1. I menyfliksområdet, klicka på fliken rapporter tillgängliga rapporter grupperade efter deras relaterade arbetsytor: Kontakthantering, Försäljning, marknadsföring eller Affärsprojekt. Öppna gruppen innehåller rapporter som du har ändrat och sparat.

    Fliken Rapporter i menyfliksområdet

  2. Om du vill öppna en fördefinierad rapport klickar du på knappen för den typ av rapport du vill visa. Klicka sedan på namnet på rapporten i listan.

  3. Om du vill öppna en ändrad rapport som du har sparat klickar du på Sparade rapporter, klickar på rapportnamnet i dialogrutanÖppna sparade rapporter och sedan på Öppna.

Tips: Om du är osäker på innehåller vilken grupp eller kategori den rapport som du letar efter finns en lista över vanliga rapporter.

Om du behöver hjälp med att ändra en rapport finns i Ändra en rapport för att göra den mer användbar.

Överst på sidan

Ändra en rapport

Du har en stor mängd kontroll över utseendet på dina rapporter i Business Contact Manager för Outlook.

I det här avsnittet

Ändra layouten för en rapport

Ändra en rapport för att göra dem mer användbara

Byta layout på en rapport

Det går att byta layout eller utseende på en rapport på flera sätt. Du kan använda de här metoderna enskilt eller i kombination – det spelar ingen roll i vilken ordning du gör ändringarna.

  • Använd fönstret Anpassa rapport    Klicka på något av alternativen för att öppna Fönstret Anpassa rapporten i menyfliksområdet i gruppen Layout:

    • Välj kolumn. Om du vill ändra vilka kolumner som ska visas klickar du på den här knappen och sedan på plustecknet, +, så visas listan och alla objekt på den. De tillgängliga alternativen varierar beroende på vilken rapport du ändrar. Markera kryssrutorna för de kolumner du vill visa och avmarkera kryssrutorna för de objekt du inte vill visa i rapporten.

    • Sidhuvud och sidfot. Om du vill lägga till sidhuvud och sidfot i rapporten, eller lägga till anteckningar, klickar du på den här knappen och markerar sedan kryssrutorna och skriver in information för de kolumner du vill visa. Avmarkera kryssrutorna för de kolumner du inte vill visa i rapporten.

    • Tecken. Om du vill ändra hur tecken och siffror visas klickar du på Tecken. Klicka på de alternativ du vill ändra och uppdatera dem efter behov. Du kan ändra tecken i rapporttexten, på etiketterna för rader och kolumner och i de numeriska fälten för summor och delsummor.

  • Använd kontrollerna sortera och filtrera     Menyfliksområdet i gruppen Sortera och filtrera gör du något av följande:

    • Filter. Du kan begränsa resultatet ska visas i rapporten genom att filtrera rapporten. Mer information om filtrering en rapport finns i Filtrera poster i Business Contact Manager.

    • Stigande eller Fallande. Klicka på något av alternativen om du vill ändra sorteringsordningen för posterna i rapporten. Som standard sorteras listor i alfabetisk ordning utifrån det första fältet i rapporten. I rapporten med namnet Affärskontakter efter konto är listan exempelvis sorterad efter kontonamnet från start. Under kontonamnet visas alla affärskontakter som är länkade till ett konto i alfabetisk ordning.

      Tips: Namn visas som informationen i fältet Fullständigt namn. Om du tar med rubriker i det fullständiga namnet ingå rubrikerna i sorteringen. Till exempel skulle det fullständiga namnet Sr. Carlos Lacerda stå under S.

  • Ändra ordning på kolumner     Om du vill ändra ordningen på kolumner i en rapport, helt enkelt klicka på ett kolumnnamn och drar den sedan till önskad plats.

  • Sortera objekt i en sekundär datafält    Om du vill vända ordningen på text och tal i ett sekundärt fält klickar du på namnet på fältet i rapporten. Du kan till exempel klicka på kolumnen Business Contact Name för att sortera namnen på listan över affärskontakter under varje kontonamn i omvänd alfabetisk ordning i rapporten med titeln Affärskontakter efter konto. Klicka på rubriken för kolumnen igen om du vill återställa den ursprungliga ordern. Om du klickar på kolumnnamnet adress - POSTNUMMER över på samma sätt listan affärskontakter under varje kontonamn i omvänd nummerordning.

  • Visa eller dölja grupper i en sekundär datafält     Klicka på - (minustecken) på en rad i rapporten om du vill dölja alla underordnade objekt och visa bara den första raden i rapportposten. Till exempel i rapporten med titeln Affärskontakter efter konto kan du på – (minustecken) med ett kontonamn så här döljer du listan över länkade affärskontakter. Om du vill ange att en lista är komprimerad ändras -- (minustecken) till ett + (plustecknet). Den här funktionen kan användas för att minska storlek och komplexitet i rapporten. Om du vill expandera en grupp genom att klicka på + plustecknet.

Överst på sidan

Ändra en rapport så att den blir mer användbar

Du kan ändra dina rapporter på flera sätt och göra dem mer användbara för dig och dina medarbetare.

  • Filtrera resultat    Använda enkla och Avancerade filter när du har öppnat en rapport för att utesluta specifika poster från rapporten. Filtrera rapportresultat kan vara användbart för olika uppgifter. Till exempel är en rapport på Leads som är filtrerad efter plats ett utmärkt sätt för en direktutskick marknadsföringskampanjer om en händelse som du planerar i området. Mer information om filtrering finns i Filtrera poster i Business Contact Manager.

  • Ändra utseende    Uppdatera hur dina rapporter kommer att se ut med information i ändra layouten för en rapport

  • Data anpassningar    Innan du öppnar en rapport, kan du ringa viktiga ändringar i den, med anpassningar som användardefinierade fält eller ändringar i standard-posterna i olika listor. Lägga till egna fält i Lead- formulär till exempel att registrera den branschspecifika information du behöver och generera rapporter från den. Ändra alternativen i en lista, och dessa alternativ blir kolumner med data i rapporten nästa.

Mer information om hur du redigerar värden i listor finns Skapa och anpassa posttyper och listor.

Obs!: Om ett användardefinierat fält som du har lagt till en rapport tas bort från din Business Contact Manager-databasen, visas inte den sparade rapporten information från fältet borttagna. Om du exporterar en rapport med information till Excel innan fältet tas bort dessa rapporter inte är påverkas.

Överst på sidan

Korrigera datafel i en rapport

När du ser över en rapport kan du hitta fel som du vill korrigera. Du upptäcker kanske att en affärskontakt har associerats med fel konto. Den här typen av fel kan inte korrigeras i rapporten, utan måste korrigeras i de enskilda berörda posterna.

Om du vill korrigera ett fel av den här typen öppnar du affärskontaktposten och på sidan Allmänt som hör till posten anger du det rätta kontot i fältet Länkat konto. Om du sedan går tillbaka till rapporten och klickar på Uppdatera i gruppen Åtgärder kommer rapporten att stämma.

Överst på sidan

Spara, uppdatera eller skriva ut en öppen rapport

När du har granskat en rapport vill du kanske spara några ändringar som du har gjort i den, uppdatera data eller skriva ut rapporten. Starta med en öppen rapport om du vill utföra någon av de här åtgärderna.

Spara en ändrad rapport

Det finns behöver inte spara en rapport som du inte har ändrat, eftersom det är tillgänglig på fliken rapporter i menyfliksområdet. Sparade rapporter lagras i Business Contact Manager för Outlook databas.

  1. Klicka på fliken Rapporter i menyfliksområdet och klicka sedan på den typ av rapport du vill öppna och på rapportens namn så öppnas den.

  2. Anpassa rapporten enligt beskrivningen i Öppna och ändra en rapport.

  3. Klicka på Spara som i gruppen Åtgärder i menyfliksområdet.

  4. I dialogrutan Spara som som öppnas skriver du ett namn på rapporten och klickar sedan på OK.

Om du vill öppna en anpassad rapport klickar du på Sparade rapporter.

Tips: Rapporten sparas i samma kategori som den rapport som du har ändrat om du vill skapa den sparade rapporten.

Uppdatera data i en rapport

Rapportdata uppdateras när du öppnar en sparad rapport. Du kan också uppdatera data efter behov.

  1. Klicka på fliken Rapporter i menyfliksområdet och klicka sedan på den typ av rapport du vill öppna och på rapportens namn så öppnas den.

  2. Klicka på Uppdatera i gruppen Åtgärder i menyfliksområdet.

Skriva ut en rapport

  1. Klicka på fliken Rapporter i menyfliksområdet och klicka sedan på den typ av rapport du vill öppna och på rapportens namn så öppnas den.

  2. Klicka på Skriv ut i gruppen Åtgärder i menyfliksområdet.

Överst på sidan

Skapa ett diagram från en rapport

Du kan skapa ett diagram från de flesta rapporter i Business Contact Manager för Outlook och från de egna rapporter som du har skapat från en rapport. Rapporter som kan visas i diagrammet formuläret visas en aktiv diagramknappen ( chart button ), i menyfliksområdet. Rapporter som saknar data kan inte visas som diagram.

  1. Öppna den rapport du vill visa som ett diagram.

  2. Klicka på Diagram i gruppen Visa i menyfliksområdet. Om ett diagram är för brett för att visas på bildskärmen visas en vågrät rullningslist nedanför diagrammet.

    Tips: Om du vill skapa mer sofistikerade diagram, exportera rapportdata till Excel och använda det för att skapa ditt diagram. Mer information om hur du exporterar rapportdata till Excel finns i Exportera en rapport till Excel eller något annat program för analys.

chart example

  1. Använd kontrollerna i gruppen Diagram i menyfliksområdet om du vill anpassa diagrammen.

  2. Etiketter     Klicka på etiketter om du vill lägga till eller ta bort axelrubriker och förklaring.

  3. Värden     Klicka på värden för att markera de data som visas i rapporten. Du kan till exempel visa Tal affärsmöjligheter    eller intäkter data i diagrammet för affärsmöjligheter efter källa.

  4. Förväntat    och Total    markerar du kryssrutorna om du vill att diagrammet ska visa faktisk intäkt eller den förväntade intäkter.

    Obs!: De här kryssrutorna är inte tillgängliga på varje diagram.

Överst på sidan

Exportera en rapport till Excel eller något annat program för analys

Du kan enkelt exportera en Business Contact Manager för Outlook rapport till Microsoft Excel eller något annat program för djupare analys. Om du vill exportera rapportdata till ett annat program än Excel, börjar du med att exportera data till Excel. I Excel kan sparar du sedan data i ett filformat som kan öppnas i det andra programmet. Till exempel kan en Excel-fil som sparats i kommaavgränsade värden (.csv) filformat öppnas i en mängd olika program.

Gör något av följande:

Spara rapporten som en Excel-fil på datorn   

  1. Öppna den rapport du vill exportera till Excel.

  2. Klicka på Exportera till Excel i gruppen Åtgärder i menyfliksområdet. Rapporten öppnas i Excel.

  3. I Excel klickar du på knappen Spara så öppnas dialogrutan Spara som. Välj bland mer än 20 olika filformat att spara rapporten i.

E-rapporten som en Excel-fil bifogad fil   

  1. Öppna den rapport du vill skicka med e-post som en bifogad fil.

  2. Klicka på Skicka som e-post i gruppen Åtgärder i menyfliksområdet. Då öppnas ett formulär för e-postmeddelande i Outlook med rapporten som en bifogad Excel-fil (formatet XLSX).

  3. Fyll i raderna Till och Ämne, skriv ett meddelande (valfritt) och klicka sedan på Skicka.

Överst på sidan

Starta en marknadsföringsaktivitet från en rapport

Du kan använda en rapport som innehåller adresser, telefonnummer eller e-postadresser med konton, affärskontakter, eller leder till att starta en marknadsföringsaktivitet i Business Contact Manager för Outlook.

  1. Öppna den rapport du vill använda som grund för en marknadsföringsaktivitet.

  2. Klicka på CTRL+A så markeras alla poster i listan.

  3. I menyfliksområdet, i gruppen Kommunicera, klickar du på Ny samtalslista, Massutskick via e-post eller Utskrift av direktutskick och klickar sedan på Alla mottagare eller Markerade mottagare.

  4. I formuläret för marknadsföringsaktivitet som öppnas skapar du en mottagarlista för aktiviteten och innehållet.

    Information om hur du skapar en samtalslista finns i Skapa och använda samtalslistor i Business Contact Manager. Mer information om hur du skapar andra marknadsföringsaktiviteter finns i marknadsföra produkter och tjänster i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Öppna en rapport från en gadget

Om du vill öppna en rapport från en gadget klickar du på ikonen rapport i gadgeten. Rapporter som öppnas från gadgetar fungerar precis som med rapporter som öppnas från menyfliksområdet.

Mer information om gadgetar finns i Använda gadgetar i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Se listan med standardrapporter

Följande lista över vanliga rapporter som är tillgängliga i Business Contact Manager för Outlook är ordnade efter posttyp.

Tips: De flesta rapporter kan omvandlas till ett diagram, enligt beskrivningen i Skapa ett diagram från en rapport.

Kontorapporter    

  • Konton efter tilldelad till

  • Konton efter ort

  • Konton efter region

  • Konton efter postnummer

  • Konton efter område

  • Konton efter kategori

  • Konton efter klassificering

  • Konton efter betalningsstatus

  • Konton efter källa

  • Sammanfattning av kontoaktivitet

  • Aktivitet efter konto

  • Ej underhållna konton

  • Snabbkontolista

Företag kontakt rapporter    

  • Affärskontakter efter konto

  • Affärskontakter efter tilldelad till

  • Affärskontakter efter ort

  • Affärskontakter efter region

  • Affärskontakter efter postnummer

  • Affärskontakter efter kategori

  • Affärskontakter efter klassificering

  • Affärskontakter efter betalningsstatus

  • Affärskontakter efter källa

  • Affärskontakter efter årsdag

  • Affärskontakter efter födelsedag

  • Sammanfattning av affärskontaktaktivitet

  • Aktivitet efter affärskontakt

  • Ej underhållna affärskontakter

  • Snabblista över affärskontakter

Lead-rapporter

  • Leads efter tilldelad till

  • Leads efter tilldelad till och klassificering

  • Leads efter poäng

Rapporter om affärsmöjligheter

  • Affärsmöjligheter efter produkt eller tjänst

  • Affärsmöjligheter efter tilldelad till

  • Affärsmöjligheter efter källa

  • Affärsmöjligheter efter konto

  • Affärsmöjligheter efter affärskontakt

  • Affärstillfällen med passerat förfallodatum

  • Försäljningsflöde

  • Försäljningsförlopp

  • Aktivitet efter affärsmöjlighet

Andra försäljningsrapporter

  • Främsta kunderna efter intäkter: Konton

  • Främsta kunderna efter intäkter: Affärskontakter

  • Främsta produkterna: Produkter som säljer bäst

  • Främsta produkterna: Produkter med högst lönsamhet

  • Främsta produkterna: Produkter med högst marginal

  • Främsta hänvisare: Efter leadvolym

  • Främsta hänvisare: Efter total försäljning

  • Inaktiva kunder: Under de senaste 30 dagarna

  • Inaktiva kunder: Under de senaste 90 dagarna

  • Inaktiva kunder: Under de senaste 180 dagarna

  • Inaktiva kunder: Under de senaste 365 dagarna

Marknadsföring rapporter

  • Affärsmöjligheter efter marknadsföringsaktivitet

  • Affärskontakter efter marknadsföringsaktivitet

  • Konton efter marknadsföringsaktivitet

  • Marknadsföringsaktiviteter efter kampanj

  • Marknadsföringsaktiviteter efter typ

  • Telefonloggar efter samtalslista

Jobb projektrapporter

  • Alla affärsprojekt

  • Affärsprojekt som ännu inte förfallit

  • Affärsprojekt som förfallit

  • Affärsprojekt efter status

  • Affärsprojekt efter förfallodatum

  • Affärsprojekt efter tilldelad till

  • Affärsprojekt efter typ

  • Affärsprojekt efter prioritet

  • Affärsprojekt efter konto

  • Affärsprojekt efter affärskontakt

  • Alla projektuppgifter

  • Projektuppgifter som ännu inte förfallit

  • Projektuppgifter som förfallit

  • Projektuppgifter efter projekt

  • Projektuppgifter efter tilldelad till

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×