Använda listor för projekthantering på en gruppwebbplats

Listor kan vara till hjälp för projekthanteringen i gruppen och för att spåra informationen på en webbplats. Du kan till exempel spåra gruppaktiviteter med en kalender, hantera en uppgiftslista och logga och lösa ärenden.

Obs!: I den här artikeln finns referenser till en SharePoint-exempelwebbplats som har skapats av Adventure Works. Adventure Works är ett påhittat företag som tillverkar cyklar, cykeldelar och cykeltillbehör.

Marknadsföringsavdelningen på Adventure Works använder en kalender för att spåra gruppaktiviteter, ledigheter och konferenser. Gruppens medlemmar kan koppla denna kalender till Microsoft Office Outlook 2007 och jämföra den med sina egna kalendrar för att undvika schemaläggningskonflikter. De kan även kopiera aktiviteter fram och tillbaka mellan de olika kalendrarna.

Marknadsföringsavdelningen använder uppgiftslistan för att hantera arbetet i större projekt, till exempel vid planering av ett konvent eller hantering av en marknadsföringskampanj. Uppgifterna kan visas i en vanlig listvy eller som en projektuppgiftslista. Projektuppgiftslistan ger en tydlig översikt över uppgifterna och deras förlopp i ett format som kallas Gantt-schema. Det finns mallar för att skapa listor i båda formaten – en mall för standardlistvy och en för projektuppgiftslista.

Projektuppgiftslista

Marknadsföringsavdelningen använder också en ärendeuppföljningslista för att spåra logistikproblem i samband med planering av konferenser, till exempel problem vid databasregistrering. En gruppmedlem loggar ärendet och sedan kan olika personer uppdatera och korrigera problemet tills det är åtgärdat.

Arbeta med listor

När du skapar en gruppwebbplats skapas flera listor åt dig. Dessa standardlistor omfattar allt från diskussionstavlor till kalenderlistor. Du kan anpassa och lägga till objekt i listorna, skapa fler listor utifrån mallar eller skapa anpassade listor som endast innehåller de inställningar och kolumner som du vill ha.

Listor kan innehålla många typer av information, från text till datum eller bilder. Listor kan även innehålla beräkningar, till exempel summeringar eller ett beräknat datum, till exempel om en vecka från dagens datum.

Med hjälp av listor kan du göra följande:

  • Spåra versioner    Du kan spåra versioner av listobjekt så att du ser vilka listobjekt som har ändrats och vem som har ändrat dem. Om något blir fel i en senare version kan du återställa en tidigare version av ett objekt.

  • Begära godkännande    Inom företaget kan du ställa in att listobjekt behöver godkännande innan de visas för alla.

  • Koppla e-post till en lista    Om inkommande eller utgående e-post har aktiverats på din webbplats, kan du använda e-postfunktioner för vissa listor. Vissa listor, till exempel kalendrar och diskussioner, kan konfigureras så att användarna kan lägga till innehåll i dem genom att skicka e-postmeddelanden. Dessutom integreras Office Outlook 2007 med kalender, uppgifter och kontaktlistor.

  • Anpassa behörigheter    Företaget kan ställa in anpassade behörigheter för en lista eller till och med för enstaka listobjekt. Det kan vara användbart om ett listobjekt till exempel innehåller konfidentiell information.

  • Skapa och hantera vyer    Gruppen kan skapa olika vyer av samma lista. Innehållet i listan är detsamma, men listobjekten sorteras eller filtreras så att det går lättare att hitta den information som är viktigast eller av störst intresse.

  • Hålla dig informerad om ändringar    Du kan prenumerera på RSS-feeds från listor och vyer och visa uppdateringar av listorna i din RSS-visningsprogram, till exempel Outlook 2007. Om företaget har konfigurerat inkommande e-post kan du få e-postaviseringar när objekt ändras.

  • Hantera listor och arbeta offline med listor i Microsoft Office Access 2007    Du kan hantera listor med databasverktyg och arbeta med listorna offline med Office Access 2007.

  • Visa listor på mobila enheter    Du kan visa många listor, till exempel uppgiftslistor och kalendrar samt dokumentbibliotek på mobila enheter. Om du vill visa en lista på en mobil enhet skriver du /m efter webbplatsens adress. Vissa listtyper har ingen anpassad listvy för mobila enheter, till exempel diskussioner, och då kanske inte alla kolumntyper visas.

Vanliga listtyper för samarbete

Här följer några exempel på de vanligaste listtyperna för företag:

  • Kalender     Använd en kalender för alla gruppens aktiviteter eller för specifika situationer, till exempel en projektkalender eller en kalender för företagssemestrarna.

  • Uppgifter och projektuppgifter     Använd uppgiftslistor för att hålla reda på information om projekt och andra uppgifter för gruppen. Du kan tilldela användare uppgifter och bevaka statusen och procent färdigt i takt med att uppgiften utförs. I en projektuppgiftslista visas uppgifterna med förloppsindikatorer i ett format som kallas Gantt-schema.

  • Ärendeuppföljning     En ärendeuppföljningslista används för att lagra ärenden, deras status och åtgärder. Detta är en vanlig listtyp för att spåra supportärenden och supporthändelser, till exempel kundtjänst, kvalitetssäkring och teknisk support.

  • Diskussionstavlor     Använd en diskussionstavla om du vill skapa en central plats där du kan registrera och lagra gruppdiskussioner i ett format som påminner om nyhetsgrupper.

  • Meddelanden     Använd en meddelandelista om du vill dela nyheter och status och skicka påminnelser.

  • Kontakter     Du kan använda en kontaktlista för att lagra information om personer eller grupper du arbetar med.

  • Länkar     Använd en länklista som en central plats för länkar till Internet, till företagets intranät och till andra resurser.

  • Undersökningar    Om du vill samla in och sammanställa feedback, till exempel enkäter eller frågor som ska besvaras av företagets anställda, använder du en undersökning.

  • Anpassad     Du kan anpassa alla typer av inbyggda listor, men du kan också börja med en anpassad lista och sedan lägga till de specifika inställningar som du vill använda. Du kan även skapa en lista utifrån ett kalkylblad, till exempel en arbetsbok för hantering av leverantörskontrakt i Microsoft Office Excel 2007.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×