Använda funktionen koppla dokument för att skicka data till Word

Använda funktionen koppla dokument för att skicka data till Word

Att använda funktionen Koppla dokument är ett utmärkt sätt att arbeta med dina Access-data. Den här videon visar hur du gör för att skapa ett typiskt standardbrev i Word 2013 genom att starta med kommandot Koppla dokument i Access 2013. Du kan också titta på introduktionen i videon nedan om du föredrar det.

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

I videon

Här är en beskrivning av den vanligaste metoden för att koppla dokument i Word från Access:

  1. Öppna Access-databasen som innehåller de adresser du vill koppla till Word.

  2. Om navigeringsfönstret inte är öppet trycker du på F11 för att öppna det.

  3. Välj tabellen eller frågan som innehåller adresserna. Om adressfälten ligger över flera tabeller skapar du en fråga som innehåller de fält du behöver, och väljer den frågan för kopplingen.

  4. Klicka på Externa data > Koppla i Word.

  5. Välj om du vill att guiden ska koppla adresserna direkt till ett existerande Word-dokument, eller starta med ett nytt, tomt dokument.

  6. Klicka på OK.

Word startar och visar fliken Utskick och sedan fönstret Koppla dokument.

  1. Gå igenom stegen i guiden genom att klicka på länkarna Nästa och Föregående längst ned på fönstret Koppla dokument.

  2. Du behöver inte välja mottagarlistan i Steg 3 i guiden. Mottagarlistan bestämdes när du valde den i Access. Om du vill finjustera listan klickar du på Redigera mottagarlista. Du kan ta bort enskilda mottagare från kopplingen i rutan som öppnas, lägga till filter, sortera listan osv.

  3. I Steg 4 i guiden skriver du brevet (om du inte arbetar med ett befintligt dokument).

  4. Placera markören i dokumentet där du vill att adressdata ska visas och klicka sedan på Addressblock, Hälsningsrad eller Fler objekt i fönstret Koppla dokument för att lägga in Access-data i dokumentet. Välj det format du vill ha i rutorna som dyker upp och klicka sedan på Matcha fält för att vara säker på att fälten kopplas på ett korrekt sätt.

  5. I Steg 5 i guiden klickar du på knapparna Nästa (>>) och Föregående (<<) för att förhandsvisa hur kopplad data ser ut när du skriver ut dokumentet.

  6. I Steg 6 i guiden klickar du på Skriv ut och väljer de utskriftsalternativ du vill ha.

  7. Spara och stäng Word-dokumentet.

    Meddelanden: 

    • Om du vill gå tillbaka och ändra några av inställningarna för koppling av dokument efter att guiden är klar, går du till fliken Utskick i Word.

    • Om du gör designändringar i Access-databasen kan du behöva justera vissa av kopplingsinställningarna i Word för att få kopplingsfunktionen att fungera som den ska igen.

    • Guiden Koppla dokument är utformad för arbete med adressdatautskick. Men, du kan också använda funktionen Koppla dokument för att koppla alla typer av data till Word, till exempel inventeringsinformation, aktiviteter, eller något annat som du lagrar i Access.

Mer information om funktionerna Koppla dokument i Word finns i följande artiklar:

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×