Använda externa datakolumner i ett Word-dokument

Använda externa datakolumner i ett Word-dokument

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Vill du snabbt och enkelt kunna lägga in korrekta och uppdaterade uppgifter i ett affärsdokument? Du kan använda data från en extern källa i ett dokument i Microsoft Word 2013 genom att kombinera Microsoft SharePoint-externa datakolumner och innehållskontrollerna i Word. Till exempel kan du skapa ett standardkundavtal i ett dokumentbibliotek, med kundinformation (kundens namn, företagets namn och kundens telefonnummer) från en affärsdatabas som SAP eller Dynamics CRM.

Mer information finns i hitta innehåll om externa data och Ange en Filmall för ett dokument- eller formulärbibliotek.

Vad vill du göra?

Innan du börjar

Läs mer om strukturerade dokument

Skapa externa datakolumner i en lista eller ett bibliotek

Skapa en Word-mall om du vill visa externa data i innehållskontroller

Skapa ett Word-dokument och Skriv information

Innan du börjar

För att du ska kunna arbeta med externa data måste du först utföra flera obligatoriska uppgifter för att skydda åtkomsten till aktuella data. Följande information är avsedd att hjälpa dig planera det du ska göra. Dessutom kan den hjälpa dig att identifiera eventuella problem som kan uppstå när du arbetar med externa data. Du eller en administratör måste göra följande om du vill kunna komma åt externa data:

Förbered den externa datakällan    En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.

Konfigurera SharePoint-tjänster och konton    En administratör måste aktivera tjänsterna Business Data Connectivity och säker lagringstjänst.

Konfigurera säkra lagringstjänster    En administratör måste göra följande: fastställa det bästa åtkomstläget för den externa informationen datakällan, skapa ett målprogram och ange autentiseringsuppgifter för målprogrammet.

Konfigurera Business Data Connectivity-tjänster    En administratör måste se till att den användare som skapar du externt innehåll har behörighet till metadatalagringen i Business Data Connectivity och att rätt användare har åtkomst till den externa innehållstypen som den externa listan baseras på.

Skapa en extern innehållstyp    En användare måste definiera en extern innehållstyp som innehåller information om anslutningar, åtkomst, åtgärdsmetoder, kolumner, filter och andra metadata som används för att hämta data från den externa datakällan.

Kontrollera att Office-produkterna är redo för användning    Om du vill synkronisera externa data med Office-produkter, måste du ha Windows 7 eller senare och kostnadsfria programvaruprodukterna nedan, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 och WCF Data Services 5.0 för OData V3 på varje klientdator (om det behövs, ombeds du automatiskt att hämta programvaran). Kontrollera att alternativet Office-installation, Business Connectivity Services    är aktiverat (detta är standardinställningen). Det här alternativet installeras på dynamisk Konnektivitetstjänster för företag-klienten som gör följande: lagrar och synkroniserar med externa data, mappas affärsdata till externa innehållstyper, visar väljaren för externt element i Office-produkter och körs anpassade lösningar i Office-produkter.

Överst på sidan

Läs mer om strukturerade dokument

Strukturerade dokument styr var i dokumentet innehållet kan placeras, vilken typ av innehåll som kan infogas i dokumentet och om innehållet kan redigeras. Här är exempel på strukturerade dokument:

  • Ett juridiskt dokument med fasta formuleringar som inte får redigeras

  • Ett standardförsättsblad till en offert där upphovsmannen måste fylla i titel, e-postadress, telefonnummer och namn

  • En faktura där aktuella kunduppgifter infogas automatiskt

När du skapar ett strukturerat dokument i Word 2013 använder du innehållskontroller för att ange innehållets placering och typ (text, datum, bild osv.) och för att färgmarkera och styra redigeringen. Du kan också länka innehållskontrollerna automatiskt till motsvarande externa datakolumner.

Överst på sidan

Skapa externa datakolumner i en lista eller i ett bibliotek

Obs!:  För att kunna skapa en extern datakolumn måste du ha deltagarbehörighet eller högre till listan eller biblioteket.

  1. Gå till SharePoint-webbplatsen och navigera till den aktuella listan eller det aktuella biblioteket.

    Obs!:  Du kan inte lägga till en extern datakolumn i en extern lista.

  2. Klicka på Lista eller Bibliotek >Listinställningar eller Inställningar för bibliotek.

  3. Klicka på Skapa kolumn i avsnittet Kolumner.

  4. Skriv namnet på kolumnen, t.ex. Kund, och klicka på Externa data under Kolumntyper.

  5. Klicka på Extern innehållstypsväljare under Extern innehållstyp och välj sedan ett lämpligt objekt i listan över externa innehållstyper, till exempel Kund.

  6. Bestäm hur du vill hantera åtgärderna som har angetts för den externa innehållstypen genom att göra ett eller flera av följande:

    • Klicka på Visa åtgärdsmenyn om du vill visa en meny med en eller flera åtgärder.

    • Klicka på Länka den här kolumnen till standardåtgärden för den externa innehållstypen om du vill att standardåtgärden ska utföras när den externa datakolumnen väljs.

  7. Klicka på Markera alla fält under Lägg till en kolumn för att visa följande fält eller markera ett eller flera särskilda fältnamn, till exempel Företagsnamn och TelefonArbete.

Överst på sidan

Skapa en Word-mall för att visa externa data i innehållskontroller

  1. Klicka på Bibliotek > Inställningar för bibliotek i SharePoint-dokumentbiblioteket.

  2. Klicka på Avancerade inställningar under Allmänna inställningar.

  3. Klicka på Redigera mall under Mall-URL i området Dokumentmall.

  4. När Word 2013 startas väljer du om du vill visa eller dölja dokumentinformationspanelen genom att öppna fliken Utvecklare, klicka på Dokumentpanel i gruppen Mallar, markera eller avmarkera Visa alltid dokumentinformationspanelen när dokument öppnas och första gången de sparas och klicka på OK.

  5. Skriv standardtexten som ska infogas i varje dokument.

    Du kan t.ex. skriva fördefinierad avtalstext som alltid ska ingå i en offert.

  6. Öppna fliken Infoga, klicka på Snabbdelar i gruppen Text, peka på Dokumentegenskap och klicka och dra fälten för de externa datakolumnerna till huvuddelen av dokumentet som innehållskontroller.

    Till exempel kan du klicka och dra fälten Kundnamn, Företagsnamn och TelefonArbete.

  7. Klicka på Arkiv > Spara och sedan på Avsluta Word 2013.

  8. Klicka på OK på sidan Avancerade inställningar i dokumentbiblioteket i SharePoint.

Överst på sidan

Skapa ett Word-dokument och skriv information

  1. Klicka på Dokument > Nytt dokument i dokumentbiblioteket.

  2. Ändra och revidera standardtexten vid behov.

  3. Fyll i rätt värden i de externa datakolumnerna genom att välja innehållskontrollen som innehåller väljaren för externt element.

    Om du till exempel väljer ett kundnamn fylls värdena i fälten Kund, Företagsnamn och TelefonArbete i automatiskt.

  4. Klicka på Arkiv>Spara. Avsluta sedan Word.

Värdena från de externa datakolumnerna sparas i Word-dokumentet. De visas också som externa datakolumnsvärden för dokumentet i dokumentbiblioteket.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×