Använda ett trelägesarbetsflöde

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Med trelägesarbetsflödet följs status för ett listobjekt upp genom tre faser (lägen). Det kan användas i hantering av affärsprocesser där en organisation är tvungen att följa upp en stor volym av ärenden eller objekt, exempelvis kundtjänstärenden, säljmöjligheter och projektuppgifter. Exempelvis kan en projektuppgift ha tre statuslägen, Ej startad, Pågående och Slutförd.

I den här artikeln:

Så fungerar trelägesarbetsflödet

Konfigurera en lista som används med ett trelägesarbetsflöde

Skapa en ärendeuppföljningslista

Skapa en anpassad lista som kan användas med ett trelägesarbetsflöde

Anpassa en anpassad lista som kan användas med ett trelägesarbetsflöde

Lägga till ett trelägesarbetsflöde i en lista

Starta ett trelägesarbetsflöde manuellt på ett objekt

Slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde

Så fungerar trelägesarbetsflödet

Trelägesarbetsflödet stöder affärsprocesser som kräver att en organisation följer upp status för ett ärende eller ett objekt genom tre lägen och två övergångar mellan dessa lägen. En person tilldelas en uppgift och erhåller en e-postavisering om uppgiften från arbetsflödet i samband med varje övergång. När uppgiften utförts, uppdateras statusen för objektet av arbetsflödet, som sedan fortsätter till nästa statusläge. Trelägesarbetsflödet fungerar med listmallen Ärendeuppföljning, men kan användas med alla listor som konfigureras med en kolumn för Alternativ med tre eller fler värden. Värdena i kolumnen Alternativ fungerar som de statuslägen som arbetsflödet följer upp.

En lista kan ha flera alternativkolumner och alternativkolumnen kan ha fler än tre värden. Trelägesarbetsflödet kan dock bara konfigureras för en av alternativkolumnerna och bara tre av värdena i den valda alternativkolumnen kan användas. När du lägger till ett trelägesarbetsflöde i en lista eller ett bibliotek väljer du en alternativkolumn och tre av de värden som finns i kolumnen.

Trelägesarbetsflödet kan användas i hantering av affärsprocesser där en organisation är tvungen att följa upp en stor volym ärenden eller objekt, exempelvis kundstödsärenden, säljmöjligheter och projektuppgifter. De anställda på ett litet evenemangsplaneringsföretag kan exempelvis med en ärendeuppföljningslista och ett anpassat trelägesarbetsflöde hantera de många evenemangsrelaterade uppgifter som de planerar. I arbetsflödet följs evenemangsplaneringsuppgifterna upp genom tre lägen: Aktiv, Färdig för granskning och Slutförd. Alla evenemangsförberedande uppgifter som ska utföras inför ett specifikt evenemang kompileras i en ärendeuppföljningslista som skapats för evenemanget och markeras som Aktiv. Evenemangskoordinatorn tilldelar enskilda uppgifter till sina gruppmedlemmar och startar sedan arbetsflödet på dessa objekt, så att arbetet med evenemangsuppgiften kan påbörjas.

När arbetsflödet startar skapas en uppgift för den person som valts ut för denna. När en gruppmedlem tagit emot en uppgift, utför han eller hon det arbete som krävs för att uppgiften ska slutföras. Det kan vara arbete som utförs utanför listan eller webbplatsen där ärendeuppföljningslistan finns. Om en gruppmedlem exempelvis erhåller en arbetsflödesuppgift som går ut på att utarbeta ett cateringschema, kontaktar han eller hon ett cateringföretag och utarbetar sedan tillsammans med företaget en plan. När cateringschemat tagits fram markerar gruppmedlemmen sin arbetsflödesuppgift som slutförd. I det här läget uppdateras status för evenemangsuppgiften i ärendeuppföljningslistan från Aktiv till Färdig för granskning och en andra uppgift skapas, i vilken evenemangskoordinatorn ska granska cateringschemat. När evenemangskoordinatorn granskat och godkänt cateringschemat markerar hon eller han arbetsflödesuppgiften som slutförd och status för uppgiften uppdateras från Färdig för granskning till Slutförd.

Obs!: En arbetsflödesdeltagare kan slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde på två sätt. Deltagaren kan redigera arbetsflödesuppgiften så att den markeras som slutförd eller ändra status för arbetsflödesobjektet i listan (om deltagaren har behörighet att ändra denna lista). Om en deltagare manuellt uppdaterar status för arbetsflödesobjektet i listan, slutförs arbetsflödesuppgiften. Om deltagaren redigerar arbetsflödesuppgiften så att den markeras som slutförd, uppdateras status för arbetsflödesuppgiften i listan till Slutförd.

Åtgärderna i trelägesarbetsflödet i föregående exempel följer denna process:

Flödesschema av ett exempel på trelägesarbetsflöde

Överst på sidan

Konfigurera en lista som används med ett trelägesarbetsflöde

Innan du kan använda ett trelägesarbetsflöde måste du konfigurera en lista som innehåller de objekt du planerar att spåra eller hantera med arbetsflödet. Denna lista måste innehålla de objekt som du planerar att följa upp eller hantera med hjälp av arbetsflödet. Listmallen Ärendeuppföljning fungerar med trelägesarbetsflödet, men du kan också skapa en anpassad lista som används med arbetsflöden. Om du skapar en anpassad lista måste du säkerställa att listan innehåller minst en Alternativ-kolumn som inkluderar tre eller fler alternativvärden. När du konfigurerar arbetsflödet som ska användas med listan måste du ange den Alternativ-kolumn som innehåller lägesvärdena som arbetsflödet följer upp.

Överst på sidan

Skapa en ärendeuppföljningslista

Du kan som standard använda ett trelägesarbetsflöde med alla listor som du skapar från listmallen Ärendeuppföljning.

  1. Klicka på Lägg till ett programInställningar-menyn Knappen Office 365-inställningar .

  2. Klicka på Ärendeuppföljning på sidan Dina appar och skriv ett namn på listan. Listans namn är obligatoriskt.

  3. Om du vill ange en beskrivning av listan klickar du på Avancerade alternativ.

    • Beskriv vad listan ska användas till i rutan Beskrivning. Beskrivningen är inte obligatorisk.

  4. Klicka på Skapa.

Överst på sidan

Skapa en anpassad lista som kan användas med ett trelägesarbetsflöde

Om du vill skapa en anpassad lista som kan användas med ett trelägesarbetsflöde måste du lägga till minst en Alternativ-kolumn som innehåller minst tre lägesvärden som ska följas upp av arbetsflödet.

  1. Klicka på Lägg till ett programInställningar-menyn Knappen Office 365-inställningar .

  2. Klicka på Anpassad lista på sidan Dina apparoch skriv ett namn på listan. Listans namn är obligatoriskt.

  3. Om du vill ange en beskrivning av listan klickar du på Avancerade alternativ.

  4. Beskriv vad listan ska användas till i rutan Beskrivning. Beskrivningen är inte obligatorisk.

  5. Klicka på Skapa.

Överst på sidan

Anpassa en anpassad lista som kan användas med ett trelägesarbetsflöde

  1. Klicka på den anpassade lista du skapade i föregående steg.

  2. Klicka på fliken Lista i menyfliksområdet och sedan på Listinställningar Settings i gruppen Inställningar.

  3. Klicka på Skapa kolumn under Kolumner.

  4. I avsnittet namn och typ. under kolumnnamn skriver du namnet på kolumnen som du vill använda för att ange värdena för arbetsflödet. Du kan till exempel ange namnet som Arbetsflödestillstånd.

  5. Välj Alternativ (flervalsmeny) under Informationstypen i den här kolumnen är.

  6. Ange en frivillig beskrivning för kolumnen vid Ytterligare kolumninställningar under Beskrivning.

  7. Klicka på Ja under Kräv att den här kolumnen innehåller information.

  8. Skriv tre eller flera valvärden som du vill använda för den här kolumnen i listrutan under Ange varje alternativ på en separat rad. Dessa värden blir lägen för arbetsflödet. Du kan till exempel ange aktiv, redo för granskning, och slutföra som de tre alternativ.

  9. Välj Nedrullningsbar meny eller Alternativknappar under Visa alternativ med.

  10. Klicka på Nej under Tillåt egna alternativ.

  11. Ange om du önskar ett specifikt standardvärde för denna kolumn eller om du vill lägga till det i standardvyn för listan.

  12. Klicka på OK.

Överst på sidan

Lägga till ett trelägesarbetsflöde i en lista

Du måste lägga till ett trelägesarbetsflöde i en lista innan du kan använda det på objekt i listan. När du lägger till ett trelägesarbetsflöde i en lista, anger du vilken kolumn i listan som innehåller lägesvärdena som du vill ska följas upp av arbetsflödet. Du anger också information om vad du vill ska hända vid respektive läge i arbetsflödet. Du kan exempelvis ange ämne och text för de e-postaviseringar som uppgiftsmottagarna får.

Trelägesarbetsflödet är aktiverat som standard på de flesta typer av webbplatser. En administratör för webbplatssamlingen kan dock inaktivera funktionen. Om trelägesarbetsflöden inte är tillgängliga kontaktar du administratören för webbplatssamlingen.

Viktigt!: Du måste ha behörigheten Hantera listor för att kunna lägga till ett arbetsflöde i en lista.

  1. Öppna den lista som du vill lägga till ett trelägesarbetsflöde i.

  2. Klicka på fliken Lista > Listinställningar, eller klicka på inställningarna för den typ av bibliotek som du håller på att öppna. I ett dokumentbibliotek klickar du till exempel på Inställningar för dokumentbibliotek.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Behörigheter och hantering.

  4. Klicka på Lägg till arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.

  5. Klicka på sidan Lägg till ett arbetsflöde i avsnittet arbetsflöde under Välj en arbetsflödesmall tre lägen.

  6. Ange ett unikt namn för arbetsflödet vid Namn.

  7. Ange en uppgiftslista som ska användas med arbetsflödet vid Uppgiftslista.

    Obs!: 

    • Du kan använda standardlistan Uppgifter eller skapa en ny lista. Om du använder standardlistan Uppgifter kan arbetsflödesdeltagare enkelt hitta och visa sina arbetsflödesuppgifter genom att använda vyn Mina uppgifter för listan Uppgifter.

    • Skapa en ny uppgiftslista om uppgifterna för detta arbetsflöde kommer att exponera känslig eller konfidentiell information som du vill hålla separat från den allmänna listan Uppgifter.

    • Skapa en ny uppgiftslista om din organisation kommer att ha många arbetsflöden eller om arbetsflödena omfattar många uppgifter. I det här fallet kan det vara lämpligt att skapa uppgiftslistor för respektive arbetsflöde.

  8. I avsnittet Historiklista väljer du en historiklista som ska användas med detta arbetsflöde. I historiklistan visas alla de händelser som inträffar under varje instans av arbetsflödet.

    Obs!: Du kan använda den standardinställda Historik-listan eller skapa en ny. Om din organisation kommer att ha många arbetsflöden kan det vara lämpligt att skapa en separat historiklista för respektive arbetsflöde.

  9. Gör något av följande vid Startalternativ:

    • Om du vill tillåta att arbetsflödet startas manuellt markerar du kryssrutan Tillåt att det här arbetsflödet startas manuellt av en autentiserad användare med behörigheten Delta. Markera kryssrutan Kräv behörigheten Hantera listor för att starta arbetsflödet om du vill kräva ytterligare behörigheter för att starta arbetsflödet.

    • Om du vill att arbetsflödet ska startas automatiskt när nya objekt skapas, markerar du kryssrutan Starta det här arbetsflödet när nya objekt skapas.

  10. Klicka på Nästa.

  11. Välj, vid Arbetsflödestillstånd under Välj ett Alternativ-fält, den Alternativ-kolumn i listan som innehåller de värden som du vill använda för lägena i ditt arbetsflöde och välj sedan de kolumnvärden som du vill ha som Starttillstånd, Mellantillstånd och Sluttillstånd i arbetsflödet.

  12. Ange i de två avsnitten Ange vad som ska göras när ett arbetsflöde initieras (alternativ för den första uppgiften i arbetsflödet) och Ange vad som ska göras när ett arbetsflöde ändras till sitt mellantillstånd (alternativ för den andra uppgiften i arbetsflödet) följande information:

    Uppgiftsinformation

Fält

Beskrivning

Uppgiftsrubrik:

Om du vill kan du ändra meddelanderubriken som visas i uppgiften när arbetsflödet initieras eller når det mellersta läget. Om du markerar kryssrutan Inkludera listfält läggs det fält du valt till i slutet på meddelandet.

Uppgiftsbeskrivning:

Ange information som du vill inkludera i beskrivningen av uppgiften. Om du markerar kryssrutan Inkludera listfält läggs det fält du valt till i slutet på meddelandet. Om du markerar kryssrutan Infoga länk till listobjekt inkluderas en länk till listobjektet i beskrivningen.

Förfallodatum för uppgift:

Om du vill ange ett förfallodatum för uppgiften markerar du kryssrutan Inkludera listfält och markerar sedan den datumkolumn i listan som innehåller datuminformationen som du vill använda för förfallodatumet.

Uppgift tilldelad:

Om du vill tilldela uppgiften till en person som angetts i listan klickar du på Inkludera listfält och väljer sedan den kolumn i listan som innehåller användarinformationen som du vill använda. När detta arbetsflöde startas tilldelas den första uppgiften till den person vars namn visas i denna kolumn för arbetsflödesobjektet.

Om du i alla instanser av arbetsflödet vill tilldela denna uppgift till en person som du anger, klickar du på Egen och skriver eller markerar sedan namnet på den person du vill tilldela uppgiften.

  1. Markera kryssrutan Skicka e-postmeddelande om du vill att arbetsflödesdeltagarna ska få e-postaviseringar om sina arbetsflödesuppgifter.

    Obs!:  Om du vill säkerställa att arbetsflödesdeltagarna får e-postaviseringar och påminnelser om deras arbetsflödesuppgifter efter att arbetsflödena startats kontaktar du administratören för webbplatssamlingen för att verifiera att e-post är aktiverad för din webbplats.

    Information om e-postmeddelande

Fält

Beskrivning

Till

Skriv namnet på den person som du vill att en e-postavisering om arbetsflödesuppgiften ska skickas till. Markera kryssrutan Inkludera uppgift tilldelad till om du vill skicka e-postaviseringen till ägaren av uppgiften.

Ämne

Skriv önskad ämnesrad för e-postaviseringen. Markera kryssrutan Använd uppgiftsrubrik om du vill lägga till uppgiftsrubriken på ämnesraden i e-postmeddelandet.

Brödtext

Skriv den information som du vill ska visas som brödtext i e-postaviseringen. Markera kryssrutan Infoga länk till listobjekt om du vill inkludera en länk till listobjektet i meddelandet.

  1. Klicka på OK.

Överst på sidan

Starta ett trelägesarbetsflöde manuellt på ett objekt

Ett trelägesarbetsflöde måste först läggas till i en lista för att det ska bli tillgängligt för användning på objekt i listan. Mer information finns i tidigare avsnitt.

Ett trelägesarbetsflöde kan konfigureras så att det startas automatiskt när nya objekt läggs till i en lista eller konfigureras så att användare som har specifika behörigheter tillåts starta arbetsflödet manuellt. Vissa arbetsflöden kan tillåta båda alternativen.

Om du vill starta ett trelägesarbetsflöde på ett listobjekt manuellt följer du stegen nedan. Du måste ha behörigheten Redigera objekt för listan. Vissa arbetsflöden kan kräva att du har behörigheten Hantera listor.

Obs!: Om du vill säkerställa att arbetsflödesdeltagarna får e-postaviseringar och påminnelser om deras arbetsflödesuppgifter efter att du har startat ett arbetsflöde kontaktar du administratören för webbplatssamlingen för att verifiera att e-post är aktiverad för din webbplats.

  1. Öppna listan som innehåller det objekt som du vill starta ett trelägesarbetsflöde på.

  2. Klicka på ellipsen bredvid det objekt där du vill starta ett arbetsflöde. Klicka på Arbetsflöden på den meny som visas.

    Obs!: Kommandot Arbetsflöden är endast tillgängligt när objektet är i en lista eller ett bibliotek som minst ett arbetsflöde associerats till.

  3. Klicka på Visa allt webbplatsinnehåll på menyn Inställningar Knappen Office 365-inställningar .

  4. Klicka på namnet på trelägesarbetsflödet som du vill starta under Starta ett nytt arbetsflöde.

    Arbetsflödet startas genast.

Överst på sidan

Slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde

För att kunna slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde, måste du ha minst behörigheten Redigera objekt för uppgiftslistan där arbetsflödesuppgifterna registreras.

  1. Öppna listan Uppgifter för webbplatsen och välj Mina uppgifterVisa-menyn om du vill leta reda på arbetsflödesuppgiften.

    Obs!: Om arbetsflödet inte använder standardwebbplatsens lista Uppgifter, kan det hända att arbetsflödesuppgiften inte visas i listan Uppgifter. Leta reda på arbetsflödesuppgiften genom att gå till den lista eller det bibliotek som arbetsflödesobjektet är sparat i. Peka på namnet på objektet som du vill slutföra, klicka på pilen som visas och sedan på Arbetsflöden. Klicka på namnet på det arbetsflöde som du är deltagare i under Pågående arbetsflöden på sidan Arbetsflödesstatus. Klicka på arbetsflödesuppgiften under Uppgifter och gå sedan vidare till steg 3.

  2. Öppna den lista som innehåller det objekt som vill markera som slutfört.

  3. Peka på namnet på den uppgift som du vill slutföra, klicka på pilen som visas och sedan på Redigera objekt.

  4. Skriv eller välj den information som krävs för att slutföra uppgiften i dialogrutan Uppgifter och klicka sedan på Spara.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×