Använda ett trelägesarbetsflöde

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Arbetsflödet tre lägen är utformad för att spåra status för ett listobjekt genom tre lägen (faser). Det kan användas för att hantera affärsprocesser som kräver organisationer att spåra en stor volym ärenden eller objekt, exempelvis kundstödsärenden, säljmöjligheter och projektuppgifter.

Artikelinnehåll

Så fungerar trelägesarbetsflödet

Konfigurera en lista som används med ett trelägesarbetsflöde

Lägga till ett trelägesarbetsflöde i en lista

Starta ett trelägesarbetsflöde på ett objekt

Slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde

Så fungerar trelägesarbetsflödet

Arbetsflödet tre lägen stöder affärsprocesser som kräver organisationer att spåra status för ett ärende eller ett objekt med tre olika lägen och två övergångar mellan staterna. Med varje övergång emellan arbetsflödet tilldelas en uppgift till en person och skickar den personen en e-postavisering om uppgiften. När uppgiften är slutförd, uppdaterar arbetsflödet status för önskat objekt och fortlöper till nästa steg. Arbetsflödet tre lägen är utformad för att fungera med listmallen Ärendeuppföljning, men det kan användas med alla listor som är inställd att innehålla en inställning kolumn med tre eller flera värden. Värdena i den här kolumnen val fungera som states som arbetsflödet spårar.

Arbetsflödet tre lägen kan användas för att hantera affärsprocesser som kräver organisationer att spåra en stor volym ärenden eller objekt, exempelvis kundstödsärenden, säljmöjligheter och projektuppgifter. Till exempel anställda på en liten händelse planera företag kan använda en ärendeuppföljningslista och en anpassad Trelägesarbetsflödet att hantera många uppgifter avseende händelser de planerar. Arbetsflödet tre lägen spårar planering av evenemang-aktiviteter till tre lägen: aktiva, är du redo för granskningoch färdigt. Alla händelse förberedande uppgifter avseende en viss händelse kompileras till en ärendeuppföljningslista som har skapats för händelsen och som har markerats som aktiv. Samordnare händelse tilldelar enskilda uppgifter till gruppmedlemmar och startar arbetsflödet tre lägen för dessa objekt som ska påbörja arbetet med händelsen aktivitet.

När arbetsflödet startas, skapar en uppgift för den angivna. När en gruppmedlem får en aktivitet, utför han eller hon det arbete som krävs för att slutföra aktiviteten. Det kan vara arbete som sker utanför listan eller webbplatsen där listan ärendeuppföljning finns. Till exempel om en gruppmedlem får en uppgift i ett arbetsflöde för att utveckla en plan för restaurang han eller hon kontaktar en restaurang företag och fungerar med dem för att utveckla en plan. När restaurang planen upprättats, markeras gruppmedlemmen hans eller hennes arbetsflödesuppgift som slutförd. Vid den här tidpunkten arbetsflödet uppdaterar status för händelsen uppgiften i listan ärendeuppföljning från aktiv till klar för granskningoch som skapas en andra uppgift för händelsen samordnare granska restaurang planen. När händelse samordnare granskar och godkänner restaurang abonnemang, markerar hon sin uppgift som slutförd i ett arbetsflöde och arbetsflödet har uppdaterats status för aktivitet från redo för granskningslutförd.

En arbetsflödesdeltagare kan slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde på två olika sätt. Deltagaren kan redigera arbetsflödesuppgiften så att den markeras som slutförd eller ändra status för arbetsflödesobjektet i listan (om deltagaren har behörighet att ändra denna lista). Om en deltagare manuellt uppdaterar status för arbetsflödesobjektet i listan, slutförs arbetsflödesuppgiften. Om deltagaren redigerar arbetsflödesuppgiften så att den markeras som slutförd, uppdateras status för arbetsflödesuppgiften i listan till Slutförd.

Åtgärderna i trelägesarbetsflödet i det här exemplet följer denna process:

Flödesschema av ett exempel på trelägesarbetsflöde

Överst på sidan

Konfigurera en lista som används med ett trelägesarbetsflöde

Innan du kan använda ett Trelägesarbetsflöde, måste du ställa in en lista att använda tillsammans med arbetsflödet vid uppgiftslista. Den här listan måste innehålla de objekt som du planerar att spåra eller hantera med hjälp av arbetsflödet. Listmallen Ärendeuppföljning utformad för att fungera med Trelägesarbetsflödet, men du kan också skapa en anpassad lista kan användas med dessa arbetsflöden. Om du skapar en anpassad lista kan användas med arbetsflödet tre lägen måste du kontrollera att listan innehåller minst en inställning kolumn som innehåller tre eller fler valvärden. När du konfigurerar en Trelägesarbetsflöde som kan användas med i listan måste du ange inställning kolumnen som innehåller värdena som arbetsflödet ska övervaka.

Skapa en ärendeuppföljningslista som används med ett trelägesarbetsflöde

Du kan som standard använda ett trelägesarbetsflöde med alla listor som du skapar från listmallen Ärendeuppföljning.

  1. Klicka på Visa allt webbplatsinnehåll och klicka sedan på Skapa på sidan allt webbplatsinnehåll.

    I de flesta fall kan du använda Webbplatsåtgärder-menyn Bild av knapp i stället att slutföra det här steget.

  1. Klicka på Ärendeuppföljning under Uppföljning.

    1. Skriv ett namn för listan i rutan namn. Listans namn krävs.

      Namnet visas överst på listsidan, blir en del av webbadressen för listsidan och visas i navigeringselement som hjälper användare att hitta och öppna listan.

  2. Beskriv vad listan ska användas till i rutan Beskrivning. Beskrivningen är inte obligatorisk.

  3. Klicka på Ja i avdelningen Navigering om du vill lägga till en länk till den här listan på Snabbstart.

  4. Klicka på Skapa.

Skapa en anpassad lista som kan användas med ett trelägesarbetsflöde

Om du vill skapa en anpassad lista som kan användas med ett trelägesarbetsflöde måste du lägga till minst en Alternativ-kolumn som innehåller lägesvärdena som ska följas upp av arbetsflödet.

  1. Klicka på Visa allt webbplatsinnehåll och klicka sedan på Skapa på sidan allt webbplatsinnehåll.

    I de flesta fall kan du använda Webbplatsåtgärder-menyn Bild av knapp i stället att slutföra det här steget.

  1. Klicka på Anpassad lista under Anpassade listor.

    1. Skriv ett namn för listan i rutan namn. Listans namn krävs.

      Namnet visas överst på listsidan, blir en del av webbadressen för listsidan och visas i navigeringselement som hjälper användare att hitta och öppna listan.

  2. Beskriv vad listan ska användas till i rutan Beskrivning. Beskrivningen är inte obligatorisk.

  3. Klicka på Ja i avdelningen Navigering om du vill lägga till en länk till den här listan på Snabbstart.

  4. Klicka på Skapa.

Anpassa en anpassad lista som kan användas med ett trelägesarbetsflöde

  1. Om listan inte redan är öppen, klickar du på dess namn i Snabbstart.

    Om namnet på listan inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på namnet på listan.

  2. Klicka på Inställningar för listaInställningar-menyn menyn inställningar .

  3. Klicka på Skapa kolumn under Kolumner.

  4. Ange vid Namn och typ under Kolumnnamn namnet på den kolumn som du ska ange lägesvärdena för arbetsflödet med.

  5. Välja Alternativ (flervalsmeny) under Informationstypen i den här kolumnen är.

  6. Ange en frivillig beskrivning för kolumnen i avsnittet Ytterligare kolumninställningar under Beskrivning.

  7. Klicka på Ja under Kräv att den här kolumnen innehåller information.

  8. Ange tre eller fler alternativvärden som du vill ha för den här kolumnen i listrutan under Ange varje alternativ på en separat rad.

    Dessa värden kommer att bli arbetsflödets lägen.

  9. Välj Nedrullningsbar meny eller Alternativknappar under Visa alternativ med.

  10. Klicka på Nej under Tillåt egna alternativ.

  11. Ange om du önskar ett specifikt standardvärde för denna kolumn eller om du vill lägga till det i standardvyn för listan.

  12. Klicka på OK.

Överst på sidan

Lägga till ett trelägesarbetsflöde i en lista

Du måste lägga till ett Trelägesarbetsflöde i en lista innan du kan använda den på objekt i listan. När du lägger till ett Trelägesarbetsflöde i en lista kan ange du vilken kolumn i listan innehåller värdena som du vill att arbetsflödet ska följa upp. Du kan också ange information om vad som ska hända i varje steg av arbetsflödet. Du kan till exempel ange de personer som uppgifterna ska tilldelas och information om e-postmeddelandet aviseras aktiviteten mottagarna får.

Du måste ha behörigheten Hantera listor för att kunna lägga till ett arbetsflöde i en lista.

  1. Öppna listan som du vill lägga till ett trelägesarbetsflöde i.

    1. Klicka på Inställningar för listaInställningar-menyn menyn inställningar , eller klicka på inställningar för typ av bibliotek som du öppnar.

      I ett dokumentbibliotek klickar du till exempel på Inställningar för dokumentbibliotek.

  2. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Behörigheter och hantering.

    Om arbetsflöden har redan lagts till i den här listan, biblioteket eller innehållstyp, det här steget tar dig direkt till sidan Ändra arbetsflödesinställningar och du måste du klicka på Lägg till ett arbetsflöde om du vill gå till sidan Lägg till arbetsflöde. Om inga arbetsflöden har redan lagts till i den här listan, biblioteket eller innehållstyp, tar det här steget dig direkt till sidan Lägg till arbetsflöde.

  3. Klicka på Lägg till arbetsflöde på sidan Ändra arbetsflödesinställningar.

  4. Klicka på Tre lägen under Välj arbetsflödesmall under Arbetsflöde på sidan Lägg till arbetsflöde.

  5. Ange ett unikt namn för arbetsflödet vid Namn.

  6. Ange en uppgiftslista som ska användas med arbetsflödet vid Uppgiftslista.

    • Du kan använda den standardinställda Uppgifter-listan eller skapa en ny lista. Om du använder den standardinställda Uppgifter-listan, kommer arbetsflödesdeltagare enkelt att kunna hitta och visa sina arbetsflödesuppgifter genom att använda Mina uppgifter-vyn över Uppgifter-listan.

    • Skapa en ny uppgiftslista om uppgifterna för detta arbetsflöde kommer att exponera känslig eller konfidentiell information som du vill hålla separat från den allmänna listan Uppgifter.

    • Skapa en ny uppgiftslista om din organisation kommer att ha många arbetsflöden eller om arbetsflödena inbegriper många uppgifter. I det här fallet kan det vara lämpligt att skapa uppgiftslistor för respektive arbetsflöde.

  7. I avsnittet Historiklista väljer du en historiklista som ska användas med detta arbetsflöde. I historiklistan visas alla de händelser som inträffar under varje instans av arbetsflödet.

    Du kan använda den standardinställda Historik-listan eller skapa en ny. Om din organisation kommer att ha många arbetsflöden kan det vara lämpligt att skapa en separat historiklista för respektive arbetsflöde.

  8. Gör något av följande vid Startalternativ:

    • Om du vill tillåta att arbetsflödet startas manuellt markerar du kryssrutan Tillåt att det här arbetsflödet startas manuellt av en autentiserad användare med behörigheten Redigera objekt. Markera kryssrutan Kräv behörigheten Hantera listor för att starta arbetsflödet om du vill kräva ytterligare behörigheter för att starta arbetsflödet.

    • Om du vill att arbetsflödet ska startas automatiskt när nya objekt skapas, markerar du kryssrutan Starta det här arbetsflödet när nya objekt skapas.

  9. Klicka på Nästa.

  10. Välj, vid Arbetsflödestillstånd under Välj ett Alternativ-fält, den Alternativ-kolumn i listan som innehåller de värden som du vill använda för lägena i ditt arbetsflöde och välj sedan de kolumnvärden som du vill ha som Starttillstånd, Mellantillstånd och Sluttillstånd i arbetsflödet.

  11. I de två underavsnitten anger Ange vad som ska hända när ett arbetsflöde initieras (alternativ för den första aktiviteten i arbetsflödet) och Ange vad som ska hända när ett arbetsflöde ändras till dess mitten status (alternativ för den andra aktiviteten i arbetsflödet) du följande information:

    Uppgiftsinformation

Uppgiftsrubrik:

Skriv in den information som du vill ska ingå i den i fältet aktivitet. Om du markerar kryssrutan Inkludera listfält läggs informationen rubrik för listobjektet till det anpassade meddelandet.

Uppgiftsbeskrivning:

Skriv in den information som du vill ta med i beskrivningen av aktiviteten. Om du markerar kryssrutan Inkludera listfält läggs informationen rubrik för listobjektet till det anpassade meddelandet. Om du markerar kryssrutan Infoga länk till listobjekt med en länk till listobjektet i beskrivningen.

Förfallodatum för uppgift:

Om du vill ange ett förfallodatum för uppgiften markerar du kryssrutan Inkludera listfält och markerar sedan den datumkolumn i listan som innehåller förfallodatuminformationen som du vill använda.

Uppgift tilldelad:

Om du vill tilldela uppgiften till en person som har angetts i listan, klicka på Inkludera listfält och välj kolumnen i listan som innehåller den användarinformation som du vill använda. När arbetsflödet startas tilldelas den första aktiviteten till den person vars namn visas i den här kolumnen för arbetsflöde-objekt.

Vill tilldela uppgiften i alla instanser av det här arbetsflödet till en person anger du, klickar du på anpassad och sedan skriver eller markerar du namnet på den person du vill tilldela uppgiften.

Information om e-postmeddelande

Markera kryssrutan Skicka e-postmeddelande om du vill att arbetsflödesdeltagarna ska få e-postaviseringar om sina arbetsflödesuppgifter.

Om du vill se till att arbetsflödesdeltagarna får e-postaviseringar och påminnelser om sina arbetsflödesuppgifter efter starta arbetsflöden Kontrollera med serveradministratören att kontrollera att e-post är aktiverat för webbplatsen.

Till

Skriv namnet på den person som du vill att en e-postavisering om arbetsflödesuppgiften ska skickas till. Markera kryssrutan Inkludera uppgift tilldelad till om du vill skicka e-postaviseringen till ägaren av uppgiften.

Ämne

Skriv önskad ämnesrad för e-postaviseringen. Markera kryssrutan Använd uppgiftsrubrik om du vill lägga till uppgiftsrubriken på ämnesraden i e-postmeddelandet.

Brödtext

Skriv den information som du vill ska visas som brödtext i e-postaviseringen. Markera kryssrutan Infoga länk till listobjekt om du vill inkludera en länk till listobjektet i meddelandet.

  1. Klicka på OK.

Överst på sidan

Starta ett trelägesarbetsflöde på ett objekt

En Trelägesarbetsflödet först måste läggas till i en lista så att det blir tillgängligt för användning på objekt i listan.

Ett trelägesarbetsflöde kan konfigureras så att det startas automatiskt när nya objekt läggs till i en lista eller konfigureras så att användarna med specifika behörigheter tillåts starta arbetsflödet manuellt. Vissa arbetsflöden kan tillåta båda alternativen. Om du vill starta ett trelägesarbetsflöde på ett listobjekt manuellt, måste du ha behörigheten Redigera objekt för listan. Vissa arbetsflöden kan kräva att du har behörigheten Hantera listor.

Om du vill säkerställa att arbetsflödesdeltagarna erhåller e-postaviseringar och påminnelser om respektive persons arbetsflödesuppgifter efter att du startat ett arbetsflöde, kontrollerar du hos serveradministratören att e-post aktiverats för din webbplats.

  1. Öppna listan som innehåller det objekt som du vill starta ett trelägesarbetsflöde på.

  2. Peka på objektet som du vill starta ett arbetsflöde på, klicka på pilen som visas och sedan på Arbetsflöden.

    Obs!: Kommandot Arbetsflöden är endast tillgängligt när objektet är i en lista eller ett bibliotek som minst ett arbetsflöde associerats till.

  3. Klicka på namnet på trelägesarbetsflödet som du vill starta under Starta ett nytt arbetsflöde.

    Arbetsflödet startas genast.

Överst på sidan

Slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde

För att kunna slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde, måste du ha minst behörigheten Redigera objekt för uppgiftslistan där arbetsflödesuppgifterna registreras.

  1. Öppna listan uppgifter för webbplatsen och välj sedan Mina uppgifterVisa-menyn och leta reda på arbetsflödesuppgiften.

    Obs!:  Om standardlistan Uppgifter inte används i arbetsflödet kanske inte din arbetsflödesuppgift visas i listan Uppgifter. Leta reda på arbetsflödesuppgiften genom att gå till den lista eller det bibliotek där arbetsflödesobjektet har sparats. Peka på namnet på den uppgift du vill slutföra, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden. Klicka på namnet på det arbetsflöde där du deltar under Pågående arbetsflöden på sidan Arbetsflödesstatus. Leta reda på din arbetsflödesuppgift under Uppgifter.

  2. Peka på namnet på den uppgift som du vill slutföra, klicka på pilen som visas och sedan på Redigera objekt.

  3. Skriv in eller markera den information som krävs för att slutföra uppgiften på det formulär som visas.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×