Använda ett filter för att visa markerade poster i en Access-databas

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Filtrering är ett bra sätt att visa bara de data som du vill använda visas. Du kan använda filter om du vill visa specifika poster i ett formulär, rapport, frågan eller datablad eller skriva ut endast vissa poster från en rapport, tabell eller fråga. Genom att använda ett filter som du kan begränsa data i en vy utan att ändra design för det underliggande objektet. I den här artikeln lär du dig vilka typer av filter i Access och hur du kan använda, spara eller ta bort filter i en klientdatabas för Access 2010. I den här artikeln gäller inte att filtrera poster i en Access 2010-Webbdatabas.

I den här artikeln

Hur filter är användbara

Välja och använda ett filter

Ta bort eller använda ett filter igen

Ta bort ett filter

Spara ett filter

Hur filter är användbara

Eftersom den vy du får efter att du har använt ett filter endast innehåller poster med de värden du har valt kommer resten av alla data att vara dolda tills du rensat filtret.

Obs!: Kolumner i datablad och kontroller i formulär eller rapporter som är bundna till uttryck kan inte filtreras.

Det finns flera typer av filter och några av dem är lätta att använda och ta bort. Access 2010 innehåller några vanliga filter som är inbyggda i varje vy. Tillgången på filterkommandon beror på typen och värdena i fältet.

Om du till exempel vill visa posterna för de personer vars födelsedagar infaller under en viss månad klickar du på kolumnen Födelsedatum column, på fliken Start i gruppen Sortera och filtrera, klicka på Datumfilter och välj sedan önskad tidsperiod.

Filtrera efter ett datumfält

1. de filter som är tillgängliga för dig beror på datatypen i den markerade kolumnen.

2. alla datum i perioden filter ignorerar den dag och år delen av datumvärden.

I denna filtrerade vy ser du bara de poster där månadsdelen av fältet Födelsedatum är angivet till april.

BirthDate filtrerat för april

1. på filterikonen i kolumnrubriken och postnavigeringsfältet anger att den aktuella vyn är filtrerad efter kolumnen födelsedatum.

2. i databladsvyn, när du hovrar, med musen över kolumnrubrik, visas det aktuella filtervillkoret.

Obs!: När du tillämpar ett filter på en kolumn som redan har filtrerats tas föregående filtret bort automatiskt. Även om endast ett filter kan användas för ett fält åt gången kan du ange olika filter för varje fält i vyn.

Om du till exempel vill se namnen på kontakter som bor i Storbritannien och vars födelsedag infaller i april kan du filtrera tabellen Kontakter baserat på fältet Land och även på fältet Födelsedatum. När du filtrerar flera fält i en enda vy kombineras filtren med operatorn OCH, enligt följande:

CountryRegion = UK OCH month of BirthDate = April

Så här återgår du till ofiltrerad visning: Ta bort filtren. Om du tar bort ett filter tillfälligt tas det bort från vyn, så att du kan växla tillbaka till den ursprungliga ofiltrerade vyn.

Så här växlar du mellan filtrerad och ofiltrerad visning: klicka på Filter av/på i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start.

Du permanent tar bort ett filter från en vy: ta bort filtret. Information om hur du Rensa filter finns i avsnittet Ta bort ett filter.

Filterinställningarna gäller tills du stänger objektet, även om du växlar till en annan vy av objektet. Om du med andra ord filtrerar ett formulär i databladsvyn, gäller inställningarna även om du växlar till formulärvyn eller layoutvyn, och tills du stänger formuläret. Om du sparar objektet medan filtret används är det tillgängligt nästa gång du öppnar objektet. Du kan läsa mer om att spara ett filter i avsnittet Spara ett filter i den här artikeln.

Överst på sidan

Välja och tillämpa en filtertyp

Du kan välja mellan en mängd färdiga filter för en datatyp. Dessa filter finns som menykommandon i följande vyer: datablad, formulär, rapport och layout. Förutom dessa filter kan du också filtrera ett formulär eller datablad genom att fylla i ett formulär (vilket kallas för Filtrera enligt formulär).

Om du vill ha större flexibilitet och om du inte har något emot att skriva uttryck, kan du skapa egna filter med hjälp av alternativen på dokumentfliken Filter.

Välj bland följande typer av filter:

Vanliga filter: Filtrera värden eller ett intervall med värden.

Filtrera efter markering: Om du vill filtrera alla rader i en tabell som innehåller ett värde som motsvarar ett valt värde i en rad genom att filtrera databladsvyn.

Filtrera enligt formulär: att filtrera efter flera fält i ett formulär eller datablad, eller om du vill söka efter en viss post.

Avancerade filter: Om du vill definiera egna filtervillkor.

Obs!: Om du inte ser filterkommandona i någon av vyerna kan designer av formuläret eller databasen ha inaktiverat filtrering. Kontakta designer för att få hjälp.

Vanliga filter

Med undantag för OLE-objektfält och fält som visar beräknade värden, finns det vanliga filter för alla fälttyper. Vilka filter som finns är beroende av det valda fältets datatyp och värden.

Högerklicka på det fält som du vill filtrera. Om du vill filtrera flera kolumner eller kontroller, måste du antingen markera och filtrera varje kolumn eller kontroll för sig, eller använda ett avancerat filteralternativ. Mer information finns i avsnitten Filtrera enligt formulär och Avancerade filter i den här artikeln.

Till exempel för att se filter som är tillgängliga för fältet Födelsedatum på den Start med TABB-tangenten, i den gruppen Sortera och filtrera, klicka på Filter

Vanliga datumfilter
Exempel på vanliga datumfilter

1. Om du vill filtrera fram specifika värden använder du kryssrutelistan. Den listan innehåller alla värden som visas i fältet.

2. Klicka på någon av dessa filter om du vill filtrera efter ett intervall med värden, och ange värdena som krävs. Till exempel om du vill visa födelsedagar som faller mellan dagens datum och slutet av året Klicka mellan och ange start- och slutdatum datum mellan i dialogrutan. Om du vill se visas alla födelsedagar som infaller på ett visst datum klickar du på datumet och alla födelsedagar som infaller på den specifika dagens datumet.

Du bör vara medveten om att värdena i datumfältet påverkar listan med typspecifika filter. Om det senaste datumvärdet i datumfältet infaller under de två senaste åren, visas en längre och mer detaljerad filterlista. Om inget av datumet i listan är mindre än två år gammalt visas den kortare filterlistan.

Långa och korta listor för vanliga datumfilter
Långa och korta listor för vanliga datumfilter

Obs!: Typspecifika filter finns inte för ja/nej-fält, OLE-objekt-fält och fält för bifogade filer. Värdelistor finns inte för PM-fält eller för fält som innehåller RTF.

Använda ett vanligt filter

  1. Öppna en tabell, fråga, rapport eller ett formulär i någon av följande vyer: Datablad, Formulär, Rapport eller Layout.

  2. Kontrollera att vyn inte redan är filtrerad. I fältet spela in dataväljare verifierar du att antingen den ofiltrerad eller den nedtonade Ingen filterikonen finns.

    Tips: Du tar bort alla filter för ett visst objekt på den Start med TABB-tangenten, i den gruppen Sortera och filtrera, klickar du på Avancerat och klicka sedan på Radera alla filter.

  3. Klicka var som helst i kolumnen eller kontroll som motsvarar det första fältet som du vill filtrera och på den Start med TABB-tangenten, i den gruppen Sortera och filtrera klickar du på Filter

Att använda ett vanligt filter: peka på Text (eller tal eller datum ) filter, och klicka sedan på det filter som du vill använda. Filtrerar t.ex är lika med och mellan uppmanas du att ange värdena.

Tips: Vissa tecken, till exempel *, % och ?, har en speciell innebörd när anges i en textruta för filtret. Till exempel * representerar en teckensträng så strängen en * matchar valfri sträng som börjar med enoch inte bara teckensträng en *. Om du vill åsidosätta särskilda innebörden av ett tecken omge det med hakparenteser [], så här: ett [*]. Databaser som använder ANSI-89-standarden behandla *, ?, [,],!, -, och # som specialtecken. Databaser som använder ANSI-92-standarden behandla %, _, [,], ^, och - som specialtecken. Du kan använda antingen standard med Access, men du kan inte kombinera två standarder (till exempel ?a*) i en viss uttryck...

Du använder ett filter baserat på fältvärden: avmarkerar du kryssrutorna bredvid de värden som du inte vill filtrera och klicka sedan på OK.

Om du vill filtrera på något eller några av värdena i en lång lista först avmarkera den (Markera alla) markerar du kryssrutan och väljer sedan de värden du vill använda.

Filtrera fram null-värden (ett null-värde innebär avsaknad av data) i text, tal och datum-fält: I listan markerar du kryssrutan avmarkerar du den (Markera alla) markerar du rutan och markera kryssrutan bredvid (tomma).

Filtrera efter markering

Om du vill se alla rader i en tabell som innehåller ett värde som motsvarar värdet i en rad kan du snabbt filtrera databladsvyn genom att välja ett specifikt värde och sedan klicka på kommandot Markering. Den nedrullningsbara listrutan visar de tillgängliga filtreringsalternativen. Dessa alternativ varierar beroende på det markerade värdets datatyp. Ett annat sätt att komma åt filteralternativen är att högerklicka på önskad cell.

Om exempelvis värdet 1967-02-21 är markerat i fältet BirthDate, klickar du på Markering i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start om du vill visa filtret med hjälp av markeringskommandon och välj sedan de filteralternativ som du vill använda.

Urvalsbaserad filterlista

Listan med kommandon varierar också utifrån hur mycket av värdet som är markerat. Om du t.ex. markerar bara vissa tecken i värdet, visas en annan lista med kommandon beroende på vilken del av fältet som du markerar.

Filter som baseras på ett delvis markerat fält

1. Filter som använder inledningen på ett fältvärde...

2. ...mitten på ett fältvärde...

3. ...eller slutet på ett fältvärde.

Obs!: Filtrering på några är inte tillgängligt för flervärdesfält. Den markering kommandot är inte tillgängligt för bifogade filer.

Om du vill ta bort ett filter klickar du på Filter av/på i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start, eller klicka på Avancerat och klicka sedan på Ta bort alla filter.

Använda ett filter som baseras på en markering

  1. Öppna en tabell, fråga, rapport eller ett formulär i någon av följande vyer: Datablad, Formulär, Rapport eller Layout.

  2. Kontrollera att vyn inte redan är filtrerad. I fältet spela in dataväljare verifierar du att antingen den ofiltrerad eller den nedtonade Ingen filterikonen finns.

  3. Flytta till posten som innehåller värdena du vill använda i filtret och klicka sedan i kolumnen (i databladsvyn) eller kontrollen (i formulär- eller rapportvyn eller layoutvyn).

Om du vill filtrera baserat några; Markera de tecken som du vill använda öppnar den Start med TABB-tangenten, i den gruppen Sortera och filtrera klickar du på markeringen och klicka sedan på det filter som du vill använda.

Filtrera enligt formulär

Det här filtret är användbart när du vill filtrera efter flera fält i ett formulär eller datablad, eller om du försöker att hitta en viss post. Ett tomt formulär eller datablad skapas automatiskt som påminner om det ursprungliga formuläret eller databladet, och sedan kan du fylla i hur många fält du vill. När du är klar hittas de poster som innehåller de angivna värdena.

Obs!: Du kan inte ange fältvärden för flervärdesfält genom att filtrera efter formulär, varken för fält av typen PM, Hyperlänk, Ja/nej eller OLE-objekt, även om du kan ange värden för andra fält i postuppsättningen.

Om du t.ex. vill hitta alla kundposter där kontaktpersonens befattning är Owner och personen bor i antingen Portland eller Eugene, öppnar du formuläret Customers och klickar på Avancerat filter/sortering i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start och därefter på Filtrera enligt formulär.

Skriv den första uppsättningen villkor och klicka sedan på fliken Eller längst ned i databladet eller formuläret och skriv sedan nästa uppsättning villkor. Om ett fält ska fungera som filter oberoende av andra fält måste du ange värdet på fliken Slå upp och respektive Eller-flik. Med andra ord representerar varje Eller-flik en alternativ uppsättning filtervärden.

Att visa bara de poster som matchar dina indata:    På den Start med TABB-tangenten, i den gruppen Sortera och filtrera, klicka på Filter av /.

Använda ett filter genom att fylla i ett formulär

  1. Öppna en tabell eller fråga i databladsvyn eller ett formulär i formulärvyn.

  2. Kontrollera att vyn inte är filtrerad. I fältet spela in dataväljare verifierar du att antingen den ofiltrerad eller den nedtonade Ingen filterikonen finns.

  3. På den Start med TABB-tangenten, i den gruppen Sortera och filtrera, klicka på Avancerat och klicka sedan på Filtrera enligt formulär på snabbmenyn.

  4. Beroende på om du arbetar i databladsvyn eller formulärvyn gör du något av följande:

    Databladsvyn: Klicka på den första raden i kolumnen du vill filtrera, klickar du på pilen som visas och välj sedan ett värde. Om du vill lägga till ytterligare värden klickar du bara på den eller fliken längst ned i databladet och välj ett annat värde.

    Formulärvyn: Klicka på pilen som visas i kontrollen och väljer du ett värde som du vill filtrera. Om du vill lägga till ytterligare värden klickar du på den eller fliken längst ned i formuläret och välj ett annat värde.

    Tips!: Du kan inte ange fältvärden för uppslagsfältet med flera fält genom att använda filtret enligt formulär, men du kan ange värden för icke flervärdesfält i postuppsättningen.

    • Om du vill ange en lista med möjliga värden för ett fält använder du operatorn eller. Du kan t.ex. ange "Portland" eller "Oregon" i fältet City om du vill filtrera fram poster som innehåller något av dessa värden.

    • Om du vill filtrera utifrån statusen för en kontroll, t.ex. en kryssruta eller knapp, klickar du på kontrollen så att den hamnar i önskat läge. Du återställer kontrollen till neutral position, så att den inte används som villkor för filtrering av poster, genom att tona ned den (så att den inte kan användas).

    • Om du vill filtrera efter poster som innehåller null (saknas) inte är null, tom (tomma eller ""), eller icke-tomma värden, typ Är Null, Är inte Null, "", eller inte "" i fältet.

  5. Om du vill ange två alternativa uppsättningar villkor, t.ex. för att visa namnen på enbart de kontaktpersoner vars CountryRegion-värde är USA och vars födelsedag infaller under april kan du göra följande:

    • Om du vill hämta alla poster som uppfyller något av flera uppsättningar villkor, ange villkor genom att ange den första uppsättningen av villkor klickar du på den eller TABB och sedan RETUR till nästa uppsättning med villkor. Observera att du måste ange värdet om du vill att en fältvärdet ska fungera som ett filter oberoende av andra fältvärden i Leta efter fliken och var och en eller TABB. Med andra ord den Leta efter fliken och var och en eller fliken representerar en alternativ uppsättning filtervärden.

    • Observera också att varje gång du lägger till ett fält genom att kriteriet på fliken eller Access skapar en annan eller TABB. Här kan du ange flera villkor för "eller". Filtret returnerar alla poster som innehåller alla värden som anges på den Leta efter TABB eller alla värden som anges på först eller TABB eller alla värden som anges på andra eller fliken och så vidare.

Om du vill ta bort ett filter och visar alla poster klickar du på Filter av / igen.

Klicka på Avancerat om du vill ändra en Filtrera enligt formulär, och klicka sedan på Serverfilter efter formulär igen. Den aktuella filter kriterier visas.

Avancerat filter

Ibland kanske du vill använda ett filter som är en avancerad filtertyp och du kanske måste skriva filterkriteriet själv. Om du t.ex. vill hitta poster som innehåller datum som infaller under de senaste sju dagarna eller de sex senaste månaderna måste du skriva det filtervillkoret själv.

Användning av avancerade filter kräver att du skriver uttryck. Uttryck påminner om de formler som man skriver i Excel, och de villkor som du anger när du skapar en fråga.

Ett exempel på när du kan använda ett avancerat filter är om du vill hitta namnen på de kontakter vars födelsedagar har infallit under de senaste sju dagarna. När du tillämpar ett avancerat filter kan du begränsa resultaten till dem vars land/region är USA.

Använda ett avancerat filter

  1. Öppna en tabell, fråga, rapport eller ett formulär i någon av följande vyer: Datablad, Formulär, Rapport eller Layout.

  2. Se till att vyn inte redan är filtrerad. Kontrollera att Inget filter är nedtonat i postväljaren (kan inte användas). Om postnavigeringsfältet inte visas klickar du på Avancerat i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start och klickar sedan på Ta bort alla filter (om Ta bort alla filter är nedtonat används inga filter).

  3. På den Start med TABB-tangenten, i den gruppen Sortera och filtrera, klicka på Avancerat och klicka sedan på Avancerat Filter/sortering på snabbmenyn.

  4. Lägg till fälten som du vill filtrera efter i rutnätet.

  5. Ange ett villkor i raden Villkor för respektive fält. Villkoren tillämpas som en grupp, och enbart de poster som matchar alla villkor i raden Villkor visas. Om du vill ange ett alternativt villkor för ett enskilt fält, skriver du det första villkoret i raden Villkor och det andra villkoret i raden Eller o.s.v.

    Tips!: 

    • Hela uppsättningen med villkor på raden Eller används som ett alternativ till uppsättningen med villkor på raden Villkor. Alla villkor som du vill ska användas i båda villkorsuppsättningarna måste skrivas på både raden Villkor och raden Eller. Visa de filtrerade raderna genom att klicka på Filter av/på.

    • Ett bra sätt att lära dig att skriva villkor är att använda ett vanligt filter eller ett filter som baseras på val som ger ett resultat som liknar det du letar efter. Sedan med det filter som tillämpas på vyn visas den fliken Filter objekt

Specialkommandon på dokumentfliken Filter

Två speciella kommandon är tillgängliga för dig på den dokumentfliken Filter. När du högerklickar på valfri plats ovanför rutnätet på fliken på Load från frågan och Spara som fråga kommandon är tillgängliga på snabbmenyn.

Speciella filteralternativ

Kommandot Läs in från fråga läser in den valda frågans design till rutnätet. Det gör att du kan använda frågevillkoret som filtervillkor.

Med kommandot Spara som fråga kan du spara filterinställningarna som en ny fråga.

Överst på sidan

Ta bort eller använda ett filter igen

När du vill byta till den ofiltrerade visningen av data tar du bort filtren genom att klicka på Filtrerad i postnavigeringsfältet för att återgå till den fullständiga vyn.

När du tar bort de aktuella filtren, tas filtren tillfälligt bort från alla fält i vyn. Om du t.ex. först tillämpar filter på fälten CountryRegion och BirthDate, och sedan tar bort dem, visas alla posterna igen.

Om du vill tillämpa de senast använda filtren igen klickar du på ikonen Ofiltrerat i postnavigeringsfältet.

Överst på sidan

Ta bort ett filter

Radera ett filter när du inte längre behöver det. Om du raderar ett filter tas det bort från vyn och du kan inte använda det igen genom att klicka på ikonen Ofiltrerat i statusfältet. Du kan radera ett enskilt filter från ett enstaka fält, eller radera alla filter från alla fält i vyn.

  • Om du vill radera ett enstaka filter från ett enskilt fält: högerklicka på den filtrerade kolumnen eller kontrollen och klicka sedan på Ta bort filer från fältnamn.

  • Att ta bort alla filter från alla fält: på den Start med TABB-tangenten, i den gruppen Sortera och filtrera, klickar du på Avancerat och klicka sedan på Avmarkerar du alla filter på snabbmenyn.

Överst på sidan

Spara ett filter

Det kan vara lämpligt att spara ett filter om du kommer att använda det igen. De filterinställningar som gäller när du stänger en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport sparas automatiskt tillsammans med objektet, och de kan användas igen. Filterinställningarna används emellertid inte automatiskt nästa gång du öppnar objektet.

Om du vill vara säker på att de aktuella filtren används automatiskt nästa gång du öppnar en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport, från objektets egenskapslista ange objektets FilterOnLoad egenskap att Ja. Egenskapen FilterOnLoad tillämpas nästa gång du öppnar objektet. När du har ändrat den här inställningen måste du stänga objektet och sedan öppnar det för att kunna använda den nya inställningen.

Obs!: Den FilterOnLoad egenskapsinställning används endast när objektet läses in. Den här egenskapen för ett objekt i designvyn och sedan växla till en annan vy äventyrar inte inställningen för att användas. Du måste stänga och öppna objektet för ändringar i den FilterOnLoad egenskapsinställning ska träda i kraft...

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×