Använda ett arbetsflöde för insamling av signaturer

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Arbetsflödet för insamling av signaturer cirkulerar ett Microsoft Office-dokument som sparas i en lista eller ett bibliotek till en grupp personer för insamling av digitala signaturer. Arbetsflödet för insamling av signaturer fungerar endast med Microsoft Office Word 2007- eller Microsoft Office Excel 2007-dokument som innehåller en eller flera Microsoft Office-signaturrader. Som standard associeras arbetsflödet för insamling av signaturer med dokumentinnehållstypen och är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek för dokument eller arbetsböcker som innehåller Microsoft Office-signaturrader.

I den här artikeln

Hur fungerar arbetsflöde för insamling av signaturer?

Lägga till eller ändra ett arbetsflöde för insamling av signaturer för ett bibliotek eller en innehållstyp

Starta ett arbetsflöde för insamling av signaturer i ett dokument eller en arbetsbok

Slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer

Hur fungerar arbetsflödet för insamling av signaturer?

Arbetsflödet för insamling av signaturer stöder en affärsprocess som handlar om att skicka ett dokument till en grupp personer för insamling av signaturer. Med arbetsflödet för insamling av signaturer blir processen med digitala signaturer effektivare genom att alla användaruppgifter i signaturprocessen hanteras och spåras och en arkivhandling för signaturprocessen tillhandahålls när processen har slutförts.

Arbetsflödet för insamling av signaturer skiljer sig från andra fördefinierade arbetsflöden i Microsoft Office SharePoint Server 2007 på så sätt att användare måste starta detta arbetsflöde i Microsoft Office 2007-systemet-klientprogrammet som signeringsuppgiften ska utföras i. Deltagare måste också slutföra sina signeringsuppgifter för arbetsflödet för insamling av signaturer i klientprogrammet.

Om du vill använda ett arbetsflöde för insamling av signaturer, måste du först spara dina dokument eller en arbetsbok i ett SharePoint-dokumentbibliotek där den specifika arbetsflöde för insamling av signaturer som du vill använda finns. Öppna Office Word 2007 dokument eller Office Excel 2007 arbetsboken som du vill använda att samla in en eller flera signaturer om du vill starta ett arbetsflöde för insamling av signaturer. Om dokumentet eller arbetsboken inte redan innehåller Microsoft Office signaturrader som du behöver, måste du infoga dem eller arbetsflöde för insamling av signaturer är inte tillgängliga för användning. Klicka på Microsoft Office-knappenarbetsflöden för att starta arbetsflödet från inom klientprogrammet och väljer därefter arbetsflödet för insamling av signaturer som du vill använda. Fylla i ett formulär för initiering av arbetsflöde där du anger du namnen på de personer som behöver signera dokumentet. Formuläret visas automatiskt namnen på Föreslagen undertecknare som har angetts i dokumentet eller arbetsboken. Du kan välja att tilldela signaturuppgifter i den ordning som signaturer visas eller till alla undertecknare samtidigt.

När arbetsflödet har startats tilldelar servern signaturuppgifter till alla deltagare. Om e-postaviseringar är aktiverade för servern skickas också e-postaviseringar om signaturuppgifterna till alla deltagare. Deltagarna kan klicka på knappen Redigera den här uppgiften i e-postaviseringen för att öppna det dokument eller den arbetsbok som ska signeras och slutföra signaturuppgifterna.

När arbetsflödet för insamling av signaturer pågår kan arbetsflödets ägare eller deltagare visa sidan Arbetsflödesstatus för att se vilka deltagare som har slutfört arbetsflödesuppgifterna. När arbetsflödesdeltagarna slutför arbetsflödesuppgifterna avslutas arbetsflödet, och ägaren får ett e-postmeddelande om att arbetsflödet för insamling av signaturer har slutförts. I detta e-postmeddelande specificeras namnen på alla de personer som har signerat dokumentet samt namnen på de personer som ursprungligen har angetts som föreslagna undertecknare.

Överst på sidan

Lägga till eller ändra ett arbetsflöde för insamling av signaturer för ett bibliotek eller en innehållstyp

Innan ett arbetsflöde för insamling av signaturer kan användas måste det läggas till i ett bibliotek eller en innehållstyp för att de ska bli tillgängligt för dokument eller objekt på en specifik plats. Arbetsflödet för insamling av signaturer är huvudsakligen avsett för användning i bibliotek och kan startas enbart för dokument som öppnas i Office Word 2007 eller Office Excel 2007. Du måste ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbetsflöde i ett bibliotek eller en innehållstyp. Webbplatsadministratörer eller individer som hanterar specifika listor eller bibliotek utför i de flesta fall denna uppgift.

Tillgängligheten för arbetsflödet på en webbplats varierar, beroende på var det läggs till:

  • Om du lägger till ett arbetsflöde direkt i ett bibliotek är det tillgängligt endast för dokument i det biblioteket.

  • Om du lägger till ett arbetsflöde i en listinnehållstyp (en instans av en webbplatsinnehållstyp som har lagts till i ett specifikt bibliotek), är det tillgängligt endast för objekt av den innehållstypen i det specifika biblioteket som innehållstypen associeras med.

  • Om du lägger till ett arbetsflöde i en webbplatsinnehållstyp, är arbetsflödet tillgängligt för alla objekt av den innehållstypen i varje lista och bibliotek som en instans av webbplatsinnehållstypen har lagts till i. Om du vill att ett arbetsflöde ska ha omfattande tillgänglighet över bibliotek i en webbplatssamling för objekt av en specifik innehållstyp, är det effektivaste sättet att lägga till arbetsflödet direkt i en webbplatsinnehållstyp.

Lägga till eller ändra ett arbetsflöde för insamling av signaturer för ett bibliotek eller en innehållstyp

Om du vill lägga till ett arbetsflöde för insamling av signaturer i ett bibliotek eller en innehållstyp, eller om du vill ändra ett arbetsflöde för insamling av signaturer som redan associeras med ett bibliotek eller en innehållstyp, följer du samma steg.

  1. Gör något av följande om du vill gå till sidan Lägg till arbetsflöde eller sidan Ändra arbetsflöde för biblioteket eller innehållstypen som du vill lägga till ett arbetsflöde för.

    • För ett bibliotek:

      1. Öppna det bibliotek som du vill lägga till eller ändra ett arbetsflöde för.

        1. Klicka på inställningar för typ av bibliotek som du öppnar på Inställningar-menyn menyn inställningar .

          I ett dokumentbibliotek klickar du till exempel på Inställningar för dokumentbibliotek.

      2. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Behörigheter och hantering.

    • För en listinnehållstyp:

      1. Öppna det bibliotek som innehåller instansen av den listinnehållstyp som du vill lägga till eller ändra ett arbetsflöde för.

        1. Klicka på inställningar för typ av bibliotek som du öppnar på Inställningar-menyn menyn inställningar .

          Klicka till exempel på Inställningar för dokumentbibliotek i ett dokumentbibliotek.

      2. Klicka på namnet på innehållstypen under Innehållstyper.

        Obs!: Om biblioteket inte har konfigurerats för att tillåta flera innehållstyper visas inte avsnittet Innehållstyper på sidan Anpassa för biblioteket.

      3. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Inställningar.

    • Om det gäller en webbplatsinnehållstyp:

      1. Peka på Webbplatsinställningar på startsidan för webbplatssamlingen på Webbplatsåtgärder-menyn Bild av knapp , och klicka sedan på Ändra alla Webbplatsinställningar.

      2. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Gallerier.

      3. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp för vilken du vill lägga till eller ändra ett arbetsflöde och klicka sedan på Arbetsflödesinställningar.

        Om arbetsflöden redan har lagts till för biblioteket eller innehållstypen dirigeras du direkt till sidan Ändra arbetsflödesinställningar. Klicka på Lägg till arbetsflöde för att gå till sidan Lägg till arbetsflöde. Om inga arbetsflöden har lagts till för biblioteket eller innehållstypen dirigeras du direkt till sidan Lägg till arbetsflöde.

  2. Klicka på Lägg till arbetsflöde på sidan Ändra arbetsflödesinställningar eller klicka på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningarna för.

  3. Gör något av följande:

    • Om du lägger till ett arbetsflöde klickar du på arbetsflödesmallen Samla in signaturer i avsnittet Arbetsflöde på sidan Lägg till arbetsflöde.

    • Om du ändrar inställningarna för ett arbetsflöde gör du önskade ändringar enligt följande steg på sidan Ändra arbetsflöde.

  4. Ange ett unikt namn för arbetsflödet vid Namn.

    1. Ange en uppgiftslista som ska användas med detta arbetsflöde i avsnittet Uppgiftslista.

      • Du kan använda den standardinställda Uppgifter-listan eller skapa en ny lista. Om du använder den standardinställda Uppgifter-listan, kommer arbetsflödesdeltagare enkelt att kunna hitta och visa sina arbetsflödesuppgifter genom att använda Mina uppgifter-vyn över Uppgifter-listan.

      • Om uppgifterna för detta arbetsflöde medger insyn i känslig eller konfidentiell information som du vill hålla separat från den allmänna Uppgifter-listan, ska du skapa en ny uppgiftslista.

      • Om ditt företag planerar att skapa många arbetsflöden eller om arbetsflödena omfattar många uppgifter bör du skapa en ny uppgiftslista. I detta fall kan det vara lämpligt att skapa uppgiftslistor för varje arbetsflöde.

  5. I avsnittet Historiklista väljer du en historiklista som ska användas med detta arbetsflöde. I historiklistan visas alla de händelser som inträffar under varje instans av arbetsflödet.

    Du kan använda den standardinställda Historik-listan eller skapa en ny. Om din organisation kommer att ha många arbetsflöden kan det vara lämpligt att skapa en separat historiklista för respektive arbetsflöde.

  6. Ange i avsnittet Startalternativ hur, när och av vem ett arbetsflöde kan startas.

    Meddelanden: 

    • Specifika alternativ är eventuellt inte tillgängliga om de inte stöds av arbetsflödesmallen som du valt.

    • Alternativet Starta det här arbetsflödet om du vill godkänna publiceringen av en huvudversion av ett objekt är tillgängligt endast om stöd för större eller mindre versionshantering har aktiverats för biblioteket och om den arbetsflödesmall som du har valt kan användas för godkännande av innehåll.

  7. Om du lägger till detta arbetsflöde i en innehållstyp för webbplats, anger du om du vill lägga till arbetsflödet i alla innehållstyper som ärver från denna innehållstyp i avsnittet Uppdatera list- och webbplatsinnehållstyper.

    Obs!: Avsnittet Uppdatera list- och webbplatsinnehållstyper visas på sidan Lägg till arbetsflöde endast för innehållstyper för webbplats.

  8. Klicka på OK.

Överst på sidan

Starta ett arbetsflöde för insamling av signaturer för ett dokument eller en arbetsbok

Innan du kan starta ett arbetsflöde för insamling av signaturer måste du spara det dokument eller den arbetsbok som du vill samla in signaturer för i ett SharePoint-bibliotek som arbetsflödet för insamling av signaturer är tillgängligt för. Du måste minst ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde. För vissa arbetsflöden kan du också behöva ha behörigheten Hantera listor för att starta ett arbetsflöde för ett dokument eller objekt.

Obs!: Om du vill se till att arbetsflödesdeltagare får e-postaviseringar och -påminnelser om arbetsflödesuppgifterna när du har startat ett arbetsflöde, kontaktar du serveradministratören för att verifiera att e-postaviseringar har aktiverats för webbplatsen.

  1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart.

    Om ditt biblioteks namn inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll, och klicka sedan på namnet på ditt bibliotek.

  2. Peka på dokumentet eller arbetsboken som du vill starta ett arbetsflöde för insamling av signaturer, klickar du på pilen som visas och klicka sedan på Redigera i programnamn.

  3. Om dokumentet eller arbetsboken inte redan innehåller signaturrader för de digitala signaturer som du vill samla in, infogar du dem nu.

    Hur gör jag?

    1. Placera pekaren på den plats som du vill lägga till en signaturrad i det öppna Office Word 2007- eller Office Excel 2007-dokumentet.

    2. Klicka på pilen bredvid Signaturrad i gruppen Text på fliken Infoga, och klicka sedan på Microsoft Office-signaturrad.

    3. Skriv information om den person som ska signera på denna signaturrad i dialogrutan Signaturinställningar. Denna information visas direkt under signaturraden i dokumentet. Gör något av följande:

      • Skriv in undertecknarens namn i rutan Föreslagen undertecknare.

      • Skriv undertecknarens organisationstitel (om någon) i rutan Den föreslagna undertecknarens titel.

      • Skriv undertecknarens e-postadress (om någon) i rutan Den föreslagna undertecknarens e-postadress.

    4. Om du vill ge instruktioner till undertecknaren skriver du instruktionerna i rutan Instruktioner till undertecknaren. Dessa instruktioner visas i dialogrutan Signera som undertecknaren använder för att signera dokumentet.

    5. Om du vill att undertecknaren ska kunna lägga till kommentarer tillsammans med signaturen, markerar du kryssrutan Tillåt att undertecknaren lägger till kommentarer i dialogrutan Signera.

    6. Om du vill visa datum för när signaturen läggs till på signaturraden, markerar du kryssrutan Visa signaturdatum på signaturraden.

    7. Klicka på OK.

    8. Upprepa steg 1 till 7 om du vill lägga till fler signaturrader.

  4. Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Spara för att spara ändringarna, om du lägger till nya signaturrader.

  5. Om dokumentet är utcheckat måste det checkas in, innan du startar arbetsflödet. Du checkar in dokumentet genom att klicka på Microsoft Office-knappen, peka på Server och sedan klicka på Checka in.

  6. Starta arbetsflödet genom att klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Arbetsflöden.

  7. Leta reda på det Samla in signaturer-arbetsflöde som du vill använda i dialogrutan Arbetsflöde och klicka på Start.

  8. Skriv namnen på de personer du vill signera dokumentet på rätt undertecknare raderna i rutan Namn på arbetsflöde eller klicka på undertecknaren att välja personer från katalogtjänsten.

  9. Markera kryssrutan Begär signaturer i ordningen ovan (inte alla på en gång) om uppgifterna ska tilldelas i den ordning som motsvarar visningsordningen för signaturraderna i dokumentet.

    Obs!: Detta alternativ är bara tillgängligt om dokumentet innehåller mer än en Microsoft Office-signaturrad.

  10. Om du vill att andra personer ska få meddelanden (inte aktivitetstilldelningar) när arbetsflödet har startats, skriver du namnen på raden Kopia eller klickar på Kopia för att välja personer och grupper från katalogtjänsten.

  11. Klicka på Start.

Överst på sidan

Slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer

När du vill slutföra en arbetsflödesuppgift genom att lägga till en signatur i ett dokument, måste du slutföra uppgiften i antingen Office Word 2007 eller Office Excel 2007. Du kan emellertid redigera en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer på servern för att delegera uppgiften till en annan person eller för att ange att din signatur inte längre krävs.

Signera ett dokument för att slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer

  1. Klicka på knappen Redigera den här uppgiften och sedan på Öppna dokument i e-postuppgiftsmeddelandet.

  2. Klicka på Signera i meddelandefältet som visas överst i det aktiva dokumentet.

    Meddelanden: 

    • Om biblioteket som detta dokument är sparat i kräver att dokument måste checkas ut innan de redigeras, kan du behöva klicka på Checka ut i meddelandefältet innan du klickar på Signera.

    • Om signaturen begärs på mer än en plats i dokumentet, klickar du på Visa arbetsflödesuppgifter i meddelandefältet. Markera en uppgift i dialogrutan Arbetsflödesuppgifter och klicka på Öppna för att signera en specifik plats. Upprepa för varje signaturuppgift som visas.

  3. Gör något av följande i dialogrutan Signera när du vill lägga till din signatur i dokumentet:

    • Om du vill lägga till en utskriven version av signaturen, skriver du ditt namn i rutan bredvid X.

    • Om du vill välja en bild för den skrivna signaturen, klickar du på Välj bild. Leta reda på platsen för signaturbildfilen i dialogrutan Välj signaturbild, markera filen som du vill använda och klicka på Välj.

    • Om du vill lägga till en handskriven signatur (endast Tablet PC-användare) signerar du med ditt namn i rutan bredvid X med hjälp av funktionen för pennanteckning.

  4. Klicka på Signera i dialogrutan Signera.

Överst på sidan

Redigera en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer på servern

  1. Gå till listan Uppgifter för webbplatsen och välj Mina uppgifterVisa-menyn för att leta reda på arbetsflödesuppgiften.

    Obs!: Om arbetsflödet inte använder standardlistan Uppgifter, kan det hända att arbetsflödesuppgiften inte visas i listan Uppgifter. Leta reda på arbetsflödesuppgiften genom att gå till det bibliotek som arbetsflödesobjektet är sparat i. Peka på önskat objekt, klicka på pilen som visas och sedan på Arbetsflöden. Klicka på namnet på det arbetsflöde som du är deltagare i under Pågående arbetsflöden. Leta reda på arbetsflödesuppgiften under Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus.

  2. Peka på namnet på den uppgift som du vill slutföra, klicka på pilen som visas och sedan på Redigera objekt.

  3. Gör något av följande:

    • Om du vill tilldela din signaturuppgift till en annan person, skriver du den personens namn på raden Delegera eller så klickar du på Delegera för att välja en person från katalogtjänsten.

    • Så här anger du att signaturraden har redan signerats eller att din signatur inte längre krävs, under uppdatering, markerar du kryssrutan signaturraden har redan signerats, eller en signatur krävs inte längre.

  4. Klicka på OK.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×