Använda en skärmläsare för att skapa en fråga i Access-databaser för skrivbordet

Du kan använda en skärmläsare och ett tangentbord för att skapa en fråga i Access. En fråga gör det enklare att visa, lägga till, ta bort eller ändra data i en Access-databas för skrivbordet. Frågor är även användbara när du snabbt vill hitta specifika data, beräkna eller summera data eller automatisera datahanteringsuppgifter, som att regelbundet granska senast tillgängliga data.

Obs!: I det här avsnittet antas att JAWS-användarna har inaktiverat funktionen Virtual Ribbon Menu.

I det här avsnittet

Frågetyper

I en väl utformad databas, finns de data du vill presentera i ett formulär eller en rapport normalt i flera olika tabeller. En fråga samlar information från olika tabeller och ordnar den för visning i ett formulär eller en rapport. Det finns två huvudtyper av frågor, urvalsfrågor och redigeringsfrågor. Det typ av fråga du skapar beror på vad du vill göra.

En urvalsfråga är en begäran om dataresultat. En urvalsfråga hjälper dig att hämta just de data du behöver i en databladsvy. Använd en urvalsfråga för att:

  • Granska data från bara vissa fält i en tabell

  • Granska data från flera relaterade tabeller samtidigt

  • Granska data baserat på vissa villkor

  • Göra beräkningar

  • Kombinera data från olika tabeller.

Om exempelvis en Produkt-tabell har flera fält (kolumner), kan du skapa en urvalsfråga för att få en renare översikt som fokuserar på precis de fält (kolumner) du behöver. Du kan även lägga till villkor för att filtrera de rader som hämtas, så att exempelvis bara rader med produkter som kostar mer än 1000,00 kr hämtas.

En redigeringsfråga är en begäran att utföra åtgärder på data. Använd en redigeringsfråga för att lägga till, ändra eller ta bort data från databasen. Varje uppgift, som att lägga till eller ta bort data, har en specifik typ av redigeringsfråga.

Skapa en urvalsfråga

Du kan skapa en urvalsfråga genom att använda Frågeguiden eller Frågedesignern. För att utföra en enkel fråga använder du Frågeguiden. Om du vill lägga till villkor till frågan använder du Frågeguiden.

Använda Frågeguiden

  1. Tryck på Alt+C, Q+Z. Fönstret Ny fråga öppnas, med Frågeguiden markerad.

    Tips!: 

    • Om du ännu inte sparat tabellen du vill skapa en fråga för, ombeds du att göra detta innan Frågeguiden öppnas.

    • Frågeguiden kan även användas för att skapa andra typer av frågor: Korsfråga, dubblettfråga (för att hitta poster med dubblettvärden i samma tabell), och omatchad fråga (för att hitta poster [rader] i en tabell som inte har några relaterade poster i en annan tabell).

  2. Tryck på Retur. Fönstret Enkel fråga öppnas med fokus på listrutan Tillgängliga fält.

  3. För att gå till Tabeller/frågor-kombinationsrutan för redigering trycker du på Alt+T eller Skift+Tabb.

  4. Tryck på Alt+Nedåtpil för att öppna en listruta. I listrutan väljer du den tabell du vill köra frågan på med Uppåtpil och Nedåtpil.

  5. Tryck på tabbtangenten för att gå till listrutan Tillgängliga fält. Använd Nedåtpil för att välja det fält du vill köra frågan på.

  6. Tryck på Alt+S för att lägga till fältet i din fråga. Fokus flyttas till listrutan Markerade fält.

  7. Tryck på tabbtangenten. Tryck på Retur när du hör ”Knappen större än”. Om du vill lägga till alla fält trycker du på Alt+S och sedan på tabbtangenten tills du hör ”Dubbel högerpil-knapp”, och sedan trycker du på Retur.

    Tryck på Alt+T för att lägga till fler tabeller i din fråga. Fokus flyttas till redigeringsfältet Tabeller/frågor. Upprepa steg 4–7 efter behov.

  8. När du lagt till alla tabeller och fält, går du till nästa sida i guiden med Alt+N.

    Tips: Nästa sida i guiden beror på den information du lagt till. Du kan exempelvis ombes att välja en detaljerad eller sammanfattande version av frågan. Välj ett alternativ och tryck på Alt+N för att gå till nästa sida i guiden.

  9. När du går till en ny sida i guiden och hör ”Vilken rubrik ska frågan ha?” trycker du på Skift+Tabb. Fokus flyttas till fältet Redigera rubrik. Skriv ett namn.

  10. Visa, ändra och spara din fråga.

    • Tryck på Alt+O och sedan Retur, för att spara frågan och öppna den för att se informationen. Tryck på F6 för att stänga frågan.

    • Tryck på Alt+F för att spara frågan och lämna guiden utan att visa resultaten. När guiden stängs, visas frågan på en ny flik, med fokus på den första cellen

    • Tryck på Alt+M och sedan Retur för att redigera frågan. Frågan öppnas i designvyn.

Använda Frågedesignern

  1. Tryck på Alt+C, Q+D. Dialogrutan Visa tabell öppnas med fliken Tabeller markerad, och du hör ”Dialogrutan visa tabell”.

  2. I rutan Visa tabell använder du Nedåtpil och sedan Alt+A för att välja en tabell och lägga till den till frågan. Tabellen klistras in i arbetsytan, ovanför designrutnätet.

  3. Tryck på Alt+C för att stänga dialogrutan Visa tabell.

  4. Fokus är i designrutnätet, i redigeringsrutan Fältrad. Du hör ”Design, Räknare, typ och text”. (I Skärmläsaren hör du ”Access, Rad 1, Kolumn 1”.) Tryck på Alt+Nedåtpil för att lägga till ett fält i designrutnätet. En listruta med tillgängliga fält öppnas.

  5. Tryck på Ctrl+Uppåtpil för att gå till listrutan. (I Skärmläsaren flyttas fokus automatiskt till listrutan.)

  6. Använd Nedåtpil och sedan Retur för att välja ett fält från listrutan. Fältet du valde visas i kolumnen. Fokus flyttas automatiskt till nästa kolumn.

  7. Upprepa steg 4–6 för att lägga till ett annat fält i din fråga.

  8. För att lägga till ett villkor för ett fält:

    1. I kolumnen för det fält där du vill lägga till ett villkor trycker du på Nedåtpil tills du hör "Villkor". (I Skärmläsaren hör du "Rad 11, kolumn 1".)

    2. Ange ett villkor. För ett prisfält i en produkttabell skulle du exempelvis kunna ange >=100 för att visa en lista med produkter som kostar 100,00 kr eller mer.

  9. Tryck på Alt, J+Q och sedan på G, för att se resultaten för frågan.

  10. Tryck på Ctrl+S för att spara filen. I dialogrutan Spara som, anger du ett namn för frågan och trycker på Retur.

Obs!: Du kan använda Frågedesignern för att visa data från flera relaterade tabeller samtidigt. Om du exempelvis har en databas med en tabell för Kunder och en för Order, och båda tabellerna har fältet Kund-ID, som används för att skapa ett 1:n-samband mellan de två tabellerna, kan du skapa en fråga som visar order för kunder i en viss stad. För att skapa en fråga som samlar data från olika tabeller använder du den procedur som anges här, men upprepa steg 2 till 8 för att lägga till ytterligare tabeller, fält och villkor i frågan.

Skapa en parameterfråga

Om du ofta kör varianter av en viss fråga kan det vara värt att använda en parameterfråga. När du kör en parameterfråga, ber frågan dig ange fältvärden och använder sedan värdena du anger för att skapa villkor för frågan.

  1. Välj den fråga du vill basera parameterfrågan på i navigeringsfönstret.

  2. Tryck på menytangenten (finns normalt nere till höger på tangentbordet) eller på Skift+F10. En snabbmeny öppnas och du hör ”Öppna, O”.

  3. Tryck på D. Frågan öppnas i designvyn, med fokus på den första raden i det första fältet i rutnätet för frågedesign.

  4. Använd Högerpil för att gå till fältet du vill redigera.

  5. För att gå till raden Villkor trycker du på Nedåtpil tills du hör ”Villkor”. (I Skärmläsaren hör du ”Rad 11, kolumn 1”.)

  6. Ta bort eventuell befintlig information i cellen och ange en parametersträng. Om du exempelvis vill skapa en parameterfråga för en fråga som visar kunder i New York, tar du bort ”New York” och anger [För vilken stad?]. Du kan inte använda en punkt (.) eller ett utropstecken (!) som text i en parameterprompt.

    Strängen [För vilken stad?] är din parameterprompt. Hakparenteserna anger att du vill att frågan ska fråga om ett indatavärde medan texten (För vilken stad? i det här fallet) är själva frågan som parameterprompten visar.

  7. Tryck på Alt, J+Q och sedan på G för att köra frågan. Fönstret Ange parametervärde öppnas, med fokus i redigeringsfältet. Ange ett värde, exempelvis New York.

  8. Tryck på tabbtangenten tills du kommer till knappen OK och tryck på Retur. I det här exemplet visas order för kunder i New York.

Ange parameterns datatyper

Du kan även ange vilken typ av data en parameter ska hantera. Datatypen kan ställas in för alla parametrar, men det är särskilt viktigt att ställa in datatypen för numeriska data, valutor samt datum/tid. När du anger den datatyp som en parameter ska godta, visas ett hjälpsammare felmeddelande om användare anger data av fel typ, som exempelvis text när frågan kräver en valuta.

Obs!: Om en parameter anges till att acceptera textdata, tolkas alla inmatningar som text och inget felmeddelande visas.

Så här anger du datatypen för parametrar i en fråga:

  1. Öppna parameterfrågan. Tryck på Alt+H, W och sedan D för att växla till designvyn. Designrutnätet öppnas.

  2. Tryck på Alt, J+Q och sedan på S+P. Dialogrutan Frågeparametrar öppnas med fokus i kolumnen Parameter.

  3. Ange prompten för varje parameter för vilken du vill ange datatypen. Se till att varje parameter överensstämmer med prompten som du använder raden Villkor i designrutnätet. Om du exempelvis angav [För vilken stad?], anger du samma sak i dialogrutan Frågeparametrar.

  4. Tryck på tabbtangenten för att gå till kolumnen Datatyp.

  5. Tryck på Alt+Nedåtpil för att öppna en listruta.

  6. Använd Nedåtpil för att välja datatypen för en parameter.

  7. Tryck på Retur för att spara och stänga dialogrutan.

Mer information om att använda parametrar för att begära indata när en fråga körs.

Skapa en korsfråga

Använd en korsfråga när du vill omstrukturera sammanfattningsdata för att göra dem enklare att läsa och förstå. En korsfråga beräknar en summa, ett genomsnitt eller någon annan mängdfunktion och grupperar sedan resultatet efter två uppsättningar värden – en längs med databladets sida och en längst upp. Med Frågeguiden kan du snabbt skapa en korsfråga.

I Korsfrågeguiden får du välja en tabell eller fråga som källan för korsfrågan. Om en tabell inte innehåller alla data du vill ha med i korsfrågan, börjar du med att skapa en urvalsfråga som returnerar de data du behöver.

  1. Tryck på Alt+C, Q+Z. Dialogrutan Ny fråga öppnas med Frågeguiden markerad.

    Tips: Om du ännu inte sparat tabellen du vill skapa en fråga för, ombeds du att göra detta innan Frågeguiden öppnas.

  2. Tryck på Nedåtpil. Du hör ”Korsfrågeguiden”.

  3. Tryck på Retur eller Alt+N. Korsfrågeguiden öppnas, med alternativknappen Tabeller markerad och fokus på listrutan Tabeller.

  4. Markera de objekt du vill använda för att skapa en korsfråga:

    • Använd Nedåtpil för att markera en tabell.

    • Tryck på Alt+Q för att markera en fråga. När du hör ”Alternativknapp frågor markerad”, trycker du på Skift+Tabb för att gå till listrutan och använder sedan Nedåtpil för att markera en fråga.

    • Tryck på Alt+O för att markera både tabeller och frågor. När du hör ”Alternativknapp båda markerad”, trycker du på Skift+Tabb för att gå till listrutan och använder sedan Nedåtpil för att markera de tabeller och frågor du vill.

  5. Tryck på Retur eller Alt+N för att flytta till nästa sida.

  6. Nästa sida öppnas med fokus på listrutan Tillgängliga fält. Tryck på Nedåtpil för att välja det fält som innehåller de värden du vill använda som radrubriker.

  7. Tryck på tabbtangenten och Retur för att lägga till det valda fältet. Upprepa för varje fält du vill lägga till.

    Tips!: 

    • Du kan välja upp till tre fält som källa till radrubriker, men ju färre rubriker du använder desto enklare blir korsfrågans datablad att läsa.

    • Om du väljer fler än ett fält för radrubriker sorteras resultatet i samma ordning som du väljer fälten.

  8. Tryck på Retur eller Alt+N för att gå till nästa sida i guiden

  9. Använd Nedåtpil i nästa sida för att välja det fält som innehåller de värden du vill använda som kolumnrubriker.

    Tips: I allmänhet bör du välja ett fält som innehåller få värden, så att resultatet blir enklare att läsa. Du bör till exempel hellre använda ett fält som bara har ett par möjliga värden (till exempel kön) i stället för ett fält som kan innehålla många olika värden (till exempel ålder).

  10. Om fältet du väljer för kolumnrubriker är av datatypen Datum/tid, lägger guiden till ett steg där du kan gruppera datum i intervall. Du kan ange År, Kvartal, Månad, Datum eller Datum/tid. Om du inte väljer ett fält av typen Datum/tid för kolumnrubriker, hoppar guiden över denna sida.

  11. Tryck på Retur eller Alt+N för att flytta till nästa sida. När sidan öppnas är det första fältet valt i listrutan Fält och fokus är i listrutan Funktioner.

  12. Tryck på Skift+Tabb för att gå till listrutan Fält och välja ett annat fält. Du hör ”Fält, kolon, listruta”, och namnet på det första fältet. (I Skärmläsaren hör du ”Fält, markerat”.)

  13. Använd Nedåtpil för att markera ett fält.

  14. Tryck på tabbtangenten för att flytta till listrutan Funktioner. Du hör ”Funktioner, kolon, listruta”, och namnet på den första funktionen. (I Skärmläsaren hör du ”Funktioner, markerat”.)

  15. Använd Nedåtpil för att markera en funktion du vill använda för att beräkna sammanfattningsvärden. Datatypen för det valda fältet avgör vilka funktioner som är tillgängliga.

  16. När du är klar med ditt val, använder du tabbtangenten för att gå till kryssrutan Ja, ta med radsummor och markera eller avmarkera den.

    Om du tar med radsummor får korsfrågan en extra radrubrik som använder samma fält och funktion som fältvärdet. Om du tar med en radsumma infogas en extra kolumn som summerar resten av kolumnerna. Om korsfrågan till exempel beräknar medelvärdet efter placering och kön (med kön som kolumnrubrik) beräknar den extra kolumnen medelåldern efter plats, för båda könen.

    Tips: Du kan byta vilken funktion som används för att skapa radsummor genom att redigera korsfrågan i designvyn.

  17. Tryck på Retur eller Alt+N för att gå till nästa sida i guiden.

  18. På nästa sida namnger du din fråga genom att trycka på Skift+Tabb och sedan skriva in ett namn. Standardnamnet har suffixet ”_korsfråga”.

  19. Visa, ändra och spara frågan.

    • Tryck på Retur för att se korsfrågan.

    • Tryck på Alt+M och sedan Retur för att redigera frågan.

    • Tryck på Alt+F för att spara frågan och stänga guiden.

Skapa en borttagningsfråga

När du vill ta bort hela poster (rader) från en tabell eller från två relaterade tabeller, använder du en borttagningsfråga. En borttagningsfråga är användbar eftersom den ger möjlighet att ange villkor för att snabbt hitta och ta bort data. Den kan även spara tid eftersom du kan återanvända en sparad fråga.

Meddelanden: 

  • Innan du tar bort data eller kör en borttagningsfråga bör du se till att du har en säkerhetskopia av din Access-databas för skrivbordet. En borttagningsfråga ger dig möjlighet att se vilka rader som kommer att tas bort innan de raderas.

  • Om du bara vill ta bort några få poster, behöver du inte en fråga. Öppna bara tabellen i databladsvy, välj fälten (kolumner) eller posterna (rader) du vill ta bort och tryck sedan på Delete. Du kommer att få bekräfta den permanenta borttagningen.

Skapa en borttagningsfråga

  1. Tryck på Alt+C, Q+D. Dialogrutan Visa tabell öppnas.

  2. Använd Nedåtpil för att markera en tabell. Tryck på Alt+A. Upprepa detta för alla tabeller du vill ta bort poster från.

  3. Tryck på Alt+C för att stänga dialogrutan Visa tabell. Tabellen visas som ett fönster uppe till vänster i rutnätet för frågedesign, med alla fält listade.

  4. Tryck på Alt, J+Q och sedan X. Designrutnätet öppnas med fokus på det första fältet. I designrutnätet är raderna Sortera och Visa inte längre tillgängliga och raden Ta bort är nu tillgänglig.

  5. När du hör ”Räknare, rad 1, typ och text”, trycker du på Alt+Nedåtpil för att öppna listrutan.

  6. För att ta bort alla tomma rader i tabellen eller fältet:

    1. Använd Nedåtpil för att markera ett fält i tabellen och tryck sedan på Retur. Fokus flyttas till nästa kolumn.

    2. Tryck på Vänsterpil för att gå till föregående kolumn.

    3. Tryck på Nedåtpil för att gå till raden Ta bort. När du hör "Ta bort kolon trycker du på Alt+Nedåtpil för att öppna en listruta.

    4. Tryck på Uppåtpil och sedan på Retur för att välja "Var". Fokus flyttas till nästa kolumn.

    5. Tryck på Vänsterpil för att gå till föregående kolumn.

    6. Tryck på Nedåtpil för att gå till raden Villkor.

    7. När du hör "Villkor" eller "Rad 11, kolumn 1" är typen Null.

  7. För att använda specifika villkor i en borttagningsfråga:

    1. a. Använd Nedåtpil och tryck på Retur för att välja fältet med villkoret du vill använda för borttagning.

    2. b. Tryck på Nedåtpil för att gå till raden Ta bort. Tryck på Alt+Nedåtpil och tryck sedan på Nedåtpil och Retur för att välja ”Var”. Fokus flyttas till nästa kolumn.

    3. c. Tryck på Vänsterpil för att gå till föregående kolumn.

    4. d. Tryck på Nedåtpil för att gå till raden Villkor.

    5. e. Ange villkor. En lista med exempel på villkor i frågor finns i Skapa och kör en borttagningsfråga.

    6. f. Tryck på Uppåtpil för att gå till raden Visa.

    7. g. Avmarkera kryssrutan Visa för varje villkor.

  8. För att kontrollera att frågan returnerar de poster du vill ta bort trycker du på Alt+H, W och sedan H.

  9. För att köra frågan:

    1. Tryck på Ctrl+H, W och sedan D för att växla till vyn Design.

    2. I vyn Design trycker du på Alt, J+Q och sedan G. Ett bekräftelsefönster öppnas och ber dig bekräfta borttagningen av x rader.

    3. Tryck på Retur för att ta bort raderna.

  10. Spara frågan genom att trycka på Ctrl+S. I dialogrutan Spara som anger du ett namn och trycker Retur.

Säkerhetskopiera din databas

  1. Tryck på Alt+F, A. Sidan Spara som öppnas med Spara databas som markerat.

  2. Tryck på B och Retur för att säkerhetskopiera databasen. Dialogrutan Spara som öppnas med redigeringsrutan Filnamn markerad. Om du vill anger du ett nytt namn för databasen och trycker på Retur.

Om du använder en skrivskyddad fil eller en databas som skapades i en tidigare version av Access, kan det visas ett meddelande om att det inte går att skapa en säkerhetskopia av databasen.

Om du vill återställa till en säkerhetskopia avslutar du och byter namn på originalfilen så att säkerhetskopian kan ha samma namn som originalversionen. Använd den ursprungliga versionens namn som namn på säkerhetskopian, och öppna säkerhetskopian i Access.

Teknisk support för kunder med funktionshinder

Microsoft vill tillhandahålla bästa möjliga upplevelse för alla kunder. Om du har en funktionsnedsättning eller har frågor om hjälpmedel kan du kontakta Microsofts Answer Desk för hjälpmedel för teknisk support. Supportteamet som arbetar på Answer Desk för hjälpmedel har utbildning i att använda många populära hjälpmedelstekniker och kan erbjuda hjälp på engelska, spanska, franska och amerikanskt teckenspråk. På webbplatsen för Microsofts Answer Desk för hjälpmedel hittar du kontaktuppgifter för din region.

Om du är användare från en myndighet, kommersiell inrättning eller ett företag kan du kontakta Answer Desk för hjälpmedel för företag.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×