Använda en dokumentcenterwebbplats

Använda en dokumentcenterwebbplats

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

SharePoint innehåller många funktioner som du kan använda för att hantera innehåll, med bra skalningsmöjligheter. Om du har flera hundra eller flera tusen dokument, videofiler o.s.v. som du behöver hantera kan det vara en bra idé att använda webbplatsmallen Dokumentcenter (som ingår i SharePoint som standard). Den här mallen är optimerad för storskalig dokumenthantering och kan hjälpa dig att spara tid. Mallen innehåller viktiga funktioner som dokumentversioner, dokument-ID:n, dokumentuppsättningar, metadatanavigering och innehållstyper.

En dokumentcenterwebbplats fungerar i båda dessa scenarier:

  • Redigeringsmiljö    I en redigeringsmiljö för ett dokumentcenter skapar och redigerar användarna flera tusen dokument eller medieresurser som lagras i en central databas.

  • Innehållsarkiv    Användarna lagrar och visar dokument i ett innehållsarkiv, t.ex. en kunskapsbas.

I den här artikeln lär du dig mer om funktionerna i webbplatsmallen Dokumentcenter och hur du skapar en dokumentcenterwebbplats.

Om du vill skapa ett dokumentcenter finns i använda mallar för att skapa olika typer av SharePoint-webbplatser

Vad finns på en dokumentcenterwebbplats?

Webbplatsmallen Dokumentcenter innehåller funktioner som gör det lättare att skapa och hantera stora uppsättningar dokument på ett effektivt sätt. I de flesta fall kan en webbplatsägare lägga till dessa funktioner separat. I webbplatsmallen Dokumentcenter aktiveras däremot de rekommenderade dokumenthanteringsfunktionerna automatiskt. Funktionerna beskrivs kortfattat i följande avsnitt.

Du kan använda en dokumentcenterwebbplats som en redigeringsmiljö eller ett innehållsarkiv: I en redigeringsmiljö checkar användarna regelbundet in och ut filer och skapar mappstrukturer för filerna. Versionshantering är aktiverat och tio eller fler tidigare versioner av varje dokument kan sparas. Arbetsflöden kan dessutom implementeras för att styra dokumentens livscykler.

Mycket lite redigering sker däremot i ett innehållsarkiv. Användarna visar eller överför dokument. I webbplatsmallen Dokumentcenter kan du skapa en typ av innehållsarkiv kallade kunskapsbasarkiv. Kunskapsbaser innehåller vanligtvis enstaka versioner av dokument, och en webbplats kan skalas till 10 miljoner filer. Ett typiskt scenario är ett center för teknisk support för en stor organisation där 10 000 användare kan ha åtkomst till innehållet, främst för att läsa det. Mellan 3 000 och 4 000 av dessa användare kan dessutom överföra nytt innehåll till webbplatsen.

Nedan beskrivs några SharePoint-funktioner som du kan lägga till på en dokumentcenterwebbplats. Listan innehåller några av de många tillgängliga funktionerna. Förutom dessa funktioner väljer många företag att anpassa utseendet och navigeringen av ett dokumentcenter, och att lägga till anpassade webbdelar för funktioner som är unika för deras verksamhet.

Hanterade metadata är ett system där vissa termer kopplas till dokument i SharePoint. Du kan sedan använda termerna för att klassificera dokumenten. Du kan också använda metadata för att skapa ett kraftfullt navigeringsverktyg för användare som gör det lättare för dem att snabbt hitta vad de letar efter.

Anta exempelvis att ditt företag har en kunskapsbas som innehåller artiklar som hjälper anställda att felsöka problem med produkter. I så fall kan du skapa metadatatermer som kan användas för att filtrera information efter produkt, typ av problem eller andra egenskaper.

På en dokumentcenterwebbplats får varje del av innehållet ett unikt ID som inte är kopplat till dokumentets plats, t.ex. en URL-länk. Det betyder att ID:t är samma även om du flyttar eller byter namn på dokumentet. Du kan alltså använda ID:t för att skapa en slags permanent länk för dokumentet och minimera risken för brutna länkar och det extra arbete som det medför.

Dokumentversioner aktiveras automatiskt på en dokumentcenterwebbplats. Det innebär att du automatiskt har en historik över alla olika versioner av ett dokument. I en dokumentgranskningsprocess betyder det exempelvis att du har ett arkiv över alla uppdateringar som gjordes under granskningscykeln. Du kan spåra uppdateringar, kontakta ansvariga o.s.v. Om ett problem uppstår med den aktuella versionen av en artikel kan du dessutom snabbt återställa den senaste korrekta versionen.

En innehållstyp är en särskild typ av innehåll i kombination med en grupp inställningar för innehållet. När någon skapar ett dokument som hör till en viss innehållstyp får det automatiskt relevanta inställningar för innehållstypen i fråga. Ett dokumentcenter kan exempelvis innehålla en samling innehållstyper – olika typer av dokument, video, mallar o.s.v.

Ordna innehåll ingår inte automatiskt på en dokumentcenterwebbplats. Många användare väljer dock att lägga till funktionen. Ordna innehåll är en SharePoint-funktion som du kan använda för att hantera objektens organisation och struktur. Genom att använda metadata eller innehållstyper kan du konfigurera funktionen Ordna innehåll så att dokument och andra objekt automatiskt dirigeras till särskilda platser. I en kunskapsbas kan du till exempel konfigurera Ordna innehåll så att alla nya överföringar automatiskt dirigeras till ett särskilt bibliotek med artiklar för en särskild produkt.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×