Använda dokumentkoppling för att skicka massutskick

Använda dokumentkoppling för att skicka massutskick

Om du har ett meddelande som ska skickas till många personer via e-post och som du vill anpassa för varje mottagare använder du funktionen för dokumentkoppling. Du kan skapa en uppsättning personliga e-postmeddelanden som är formaterade identiskt och använder samma text och grafik. Endast vissa delar av e-postmeddelandet varierar och anpassas. Med dokumentkoppling, och till skillnad från när du skickar ett meddelande till en grupp personer, blir varje mottagare av meddelandet ensam mottagare.

Tre filer i dokumentkopplingsprocessen, dvs. ett huvuddokument plus en distributionslista som ger uppsättningar med bokstäver eller e-postmeddelanden, kuvert och etiketter.

Det är tre dokument inblandade i processen att skapa e-postmeddelanden med dokumentkoppling:

  • Huvuddokumentet
    Det här dokumentet är e-postmeddelandet. Det innehåller text och grafik (en logotyp eller bild t.ex.) som är identiska för varje version av kopplingsdokumentet.

  • Distributionslistan
    Det här dokumentet innehåller de data som används för att fylla i information om brevet. T.ex. så innehåller distributionslistan namn medan huvuddokumentet är det e-postmeddelande som ska adresseras till namnen i listan.

  • Ditt kopplingsdokument
    Det här dokumentet är en kombination av huvuddokumentet och e-postlistan. Dokumentkoppling hämtar informationen från distributionslistan och lägger till den i huvuddokumentet, vilket resulterar i ett personligt, kopplat dokument för varje person i distributionslistan.

Steg 1: Förbereda huvuddokumentet

Skriv texten i e-postmeddelandet som du vill skicka till alla i Word innan du börjar. Om du till exempel berättar om ett kommande evenemang inkluderar du namn, datum, tid och plats för händelsen. Den här evenemangsinformationen är viktig att känna till för alla.

  • Välj Starta koppling av dokument > E-postmeddelanden i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Starta koppling av dokument och listan med tillgängliga alternativ för den typ av koppling som du vill köra.

Steg 2: Konfigurera din distributionslista

Om du ska kunna skicka e-postmeddelanden måste ett MAPI-kompatibelt e-postprogram som Outlook eller Gmail installeras. Om du använder Outlook MAPI måste du se till att dina versioner av Word och Outlook är desamma.

Distributionslistan är din datakälla. Det kan vara en katalog med Outlook-kontakter, en Access-databas eller en Office-adresslista. Den innehåller poster som Word hämtar information från för att skapa e-postmeddelandena.


Tips

Steg 3: Länka distributionslistan till ditt e-postmeddelande

Nu är det dags att välja mottagare från en datakälla (en adresslista). Kontrollera att datakällan har en kolumn för e-postadresser och att det finns en e-postadress för varje person som du skickar e-post till.

  1. Välj Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och välj sedan ett alternativ.

  2. Gör något av följande:

    • Om du inte har en distributionslista väljer du Ange en ny lista och skapar en.

      eller

    • Om din distributionslista finns i ett Excel-kalkylblad, en Access-databas eller en annan typ av datafil väljer du Använd befintlig lista. Gå sedan till listan och välj Öppna.

      eller

    • Om du använder dina Outlook-kontakter väljer du Välj från Outlook-kontakter.

  3. Välj Arkiv > Spara som.

  4. I rutan Filnamn anger du ett filnamn och väljer sedan Spara.


Redigera din distributionslista

Om du skickar e-postmeddelanden till alla på listan går du till steg 4: Lägga till anpassat innehåll i e-postmeddelandet. Om du vill skicka e-postmeddelanden till vissa personer på listan kan du begränsa listan genom att utföra stegen under Redigera distributionslistan.

  1. Välj Redigera mottagarlista.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Redigera mottagarlista markerat.

  2. Markera namnen på de personer som du vill skicka e-postmeddelandet till.

    Välj rader genom att markera kryssrutan

Du kan också sortera eller filtrera listan för att göra det lättare att hitta namn och adresser.

Steg 4: Lägga till anpassat innehåll i e-postmeddelandet

Anpassa varje e-postmeddelande genom att lägga till personens namn och adress. Bästa sättet för att lägga till den här informationen är att infoga kopplingsfält i huvuddokumentet.

  1. Välj Adressblock i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Kopplingsinstruktion för att infoga adressblock

  2. I dialogrutan Infoga adressblock väljer du ett format för mottagarens namn så som det visas i e-postmeddelandet.

    Alternativ för Adressblock

  3. Välj OK för att infoga det kopplade fältet.

  4. Välj Hälsningsrad i gruppen Skriv och infoga.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Hälsningsrad markerat.

  5. Välj det format du vill använda i dialogrutan Infoga hälsningsrad.

  6. Välj OK för att infoga det kopplade fältet.

  7. Välj Arkiv > Spara för att bevara e-posten.

    Obs!: Du måste formatera din e-post manuellt när du infogar fält.

Du kan också lägga till andra fält från datakällan till e-postmeddelandet. Mer information finns Infoga kopplingsinstruktioner.

Verifiera kopplingsfältnamnen

    Se till att Word hittar namnen och adresserna i distributionslistan.

    1. Välj Matcha fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

      Tips: Kopplingsfält kan också öppnas från dialogrutan Infoga adressblock som du använde för att lägga till ett adressblock i huvuddokumentet.

    2. I dialogrutan Matcha fält kontrollerar du att postfälten som visas i listan matchar namnen på kolumnrubrikerna för posterna i distributionslistans datakälla.

      Dialogrutan Matcha fält

      Obs!: Det finns två kolumner i dialogrutan. Den vänstra kolumnen är en lista med vanliga namn i t.ex. ett affärsregister. Den högra kolumnen är fältnamnet för det vanliga namn som är mappat till en kolumnrubrik i datakällfilen.

    3. Gör något av följande:

      • Om fältnamnen som visas matchar kolumnrubrikerna du använde för poster i distributionslistans datakälla behöver du inte göra något.

        eller

      • Om (Ej matchad) visas i ett fältnamn som du förväntar dig ska matcha en kolumnrubrik i datakällan väljer du nedpilen för listrutan och väljer sedan fältnamnet i distributionslistans datakälla. Upprepa så många gånger det behövs.

    4. Välj OK.


    Formatera kopplingsinstruktionerna för e-post

    Om du vill ändra teckensnittet, storleken eller radavståndet för det kopplade innehållet väljer du namnet på kopplingsinstruktionen och gör önskade ändringar.

    1. På fliken Utskick i gruppen Förhandsgranska resultat väljer du Förhandsgranska resultat för att växla från kopplingsresultaten tillbaka till kopplingsinstruktionerna för e-post i ditt meddelande.

      Gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick i Word.

    2. Välj namnet på kopplingsinstruktionen.

      Fältet Adressblock markerat

    3. Välj teckensnittet och teckenstorlek som du vill använda på fliken Start.

      Välj ett teckensnitt och en teckenstorlek i gruppen Teckensnitt på fliken Start i Word.

    4. Välj styckeavståndet som du vill använda på fliken Sidlayout (Word 2013) eller fliken Layout (Word 2016).

      Ställ in radavstånd i gruppen Stycke på fliken Layout i Word.

      Obs!: Eftersom Word behandlar varje rad i ett adressblock som ett stycke vill du kanske minska radavståndet mellan raderna.

Steg 5: Förhandsgranska och slutför

När du har lagt till kopplingsfälten i huvuddokumentet är du redo att förhandsgranska kopplingsresultatet. När du är nöjd med förhandsgranskningen slutför du kopplingen.

  1. Välj Förhandsgranska och välj sedan knappen Nästa post Knappen Nästa post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat eller Föregående post Knappen Föregående post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat för att kontrollera att namnen och adresserna i brevets brödtext ser rätt ut.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med gruppen Förhandsgranska resultat.

    Tips:  Du kan gå till början av listan genom att välja knappen Första posten Knappen Första posten för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat och gå till slutet av listan genom att välja knappen Sista posten Knappen Sista posten för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat .

  2. Välj Slutför och koppla > Skicka e-postmeddelanden.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Slutför och koppla och dess alternativ.

  3. Välj namnet på e-postadress kolumnen i listan i rutan Till.

    Obs!: Word skickar ett enskilt meddelande till varje e-postadress. Du kan inte ange andra mottagare i Kopia eller Hemlig kopia och du kan inte heller lägga till bifogade filer i e-postmeddelandet.

  4. Skriv en ämnesrad för meddelandet i rutan Ämnesrad.

  5. Välj HTML (standardinställningen) eller Oformaterad text i rutan E-postformat för att skicka dokumentet som brödtext i e-postmeddelandet.

    Viktigt!: Om du skickar e-postmeddelandet som oformaterad text inkluderas inte någon formatering eller grafik i huvuddokumentet.

  6. Gör något av följande under Skicka poster:

    • Acceptera standardinställningen för att koppla och skicka alla poster.

      eller

    • Välj Aktuell post så skickas endast den post som visas på skärmen med meddelandet.

      eller

    • Välj det sista alternativet sista och ange postnumret där du vill att kopplingen ska börja i rutan Från och postnumret där du vill att kopplingen ska sluta i rutan Till.

      Obs!: Inga e-postmeddelanden skickas till personer med ett postnummer utanför Från-Till-området.

  7. Välj OK för att köra dokumentkopplingen.

Steg 6: Spara det anpassade meddelandet

Spara e-postmeddelandet om du tänker använda det för en annan dokumentkoppling.

När du sparar huvuddokumentet sparar du också dess koppling till datakällan du valde. Nästa gång du öppnar huvuddokumentet uppmanas du i Word att välja om du vill behålla kopplingen till datakällan.

  • Om du väljer Ja öppnas dokumentet. Dokumentet visar information kopplad till den första posten.

  • Om du väljer Nej bryts kopplingen mellan huvuddokumentet och datakällan. Huvuddokumentet för e-postmeddelandet blir då ett vanligt Word-dokument.

Se även

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×