Använda dokumentkoppling för att skapa och skicka massutskick, etiketter och kuvert

Använda dokumentkoppling för att skapa och skicka massutskick, etiketter och kuvert

Organisationer kommunicerar med kunder i sin dagliga verksamhet. Kommunikation kan ske i olika former: välkomstbrev, utannonseringar, hälsningar via e-post och fakturor för att nämna några. Funktionen Koppla dokument i Word hjälper organisationer att mer effektivt kommunicera skriftligt.

Med dokumentkopplingsprocessen kan din organisation skapa och skicka ett stort antal personliga brev eller e-postmeddelanden till era kontakter. Varje brev eller e-postmeddelande kan innehålla standardiserat och anpassat innehåll. Du kan använda mottagarnas förnamn och adress eller annan unik information, som exempelvis medlemsnummer. All information du använder för att anpassa brev eller e-postmeddelanden hämtas från posterna i datakällan, exempelvis en distributionslista.

Genom att kombinera ett brev eller e-postmeddelande med en distributionslista kan du skapa ett kopplingsdokument som skickar ut massutskick till vissa eller alla personer på distributionslistan. Du kan även använda funktionen för att koppla dokument till att skapa och skriva ut adressetiketter.

Dokumentkopplingsprocessen

Dokumentkopplingsprocessen behöver tre dokument för att skapa och skriva ut brev och e-postmeddelanden, eller etiketter och kuvert.

  • Huvuddokumentet
    Det här dokumentet innehåller text och grafik (t.ex. en logotyp eller bild) som är identisk för varje version av det kopplade dokumentet. Ett exempel på identiska innehåll är avsändarens adress på kuvertet, eller i huvudet på ett brev eller e-postmeddelande.

  • Distributionslistan
    Det här dokumentet innehåller de data som används av huvuddokumentet. Din distributionslista kan till exempel innehålla adresserna som ska skrivas ut på etiketter eller kuvert.

  • Ditt kopplingsdokument
    Det här dokumentet är en kombination av huvuddokumentet och distributionslistan. Information hämtas från distributionslistan och infogas i huvuddokumentet, vilket ger ett kopplat dokumentet – brev, e-postmeddelande, etiketter eller kuvert – som är individuellt anpassat.

Vilken typ av massutskick vill skapa?

Vilken typ av distributionslista använder du?

Word kan hämta data från en mängd olika datakällor för en dokumentkoppling. Om du inte har en distributionslista kan du skapa en i samband med dokumentkopplingen. Här följer en lista med några enkla datakällor som du kan använda för dokumentkoppling.

Nu när du har valt dokumentet som ska skickas och en distributionslista, är det dags att genomföra dokumentkopplingen och göra utskicket till dina kunder.

Vilka typer av massutskick vill du skapa?

Typ av massutskick

Word för Mac 2011

Word för Mac 2016

Brev

Använda funktionen Koppla dokument för att skapa ett standardbrev (på engelska). Varje brev skrivs ut på ett separat blad.

Skapa och skriv ut anpassade brev till alla på din distributionslista. Varje brev skrivs ut på ett separat blad.

E-post

Den här funktionen finns inte i Word för Mac 2011

Skapa och skicka e-postmeddelanden till alla på din distributionslista, med information som hämtats från distributionslistan.

Kuvert

Skapa kuvert genom att använda dokumentkoppling i Word för Mac

Skapa kuvert genom att använda dokumentkoppling i Word för Mac

Etiketter

Skapa och skriva ut etiketter med hjälp av dokumentkoppling

Skapa och skriv ut etiketter med dokumentkoppling, där varje etikett har en unik adress.

Vilken typ av distributionslista använder du?

Word kan hämta data från en mängd olika datakällor för en dokumentkoppling. Om du inte har en distributionslista kan du enkelt skapa en i samband med dokumentkopplingen. Här är några enkla datakällor som du kan använda för dokumentkoppling.

Nu när du har valt dokumentet som ska skickas och har en distributionslista, är det dags att genomföra dokumentkopplingen.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×