Använda dokumentkoppling för att anpassa brev för massutskick

Använda dokumentkoppling för att anpassa brev för massutskick

När du har massutskick som ska skickas till personer på en distributionslista kan du använda dokumentkoppling för att skapa en uppsättning personliga brev. Varje brev som skapas har samma layout, formatering, text och grafik. Endast vissa delar i e-postmeddelandet varierar och är personligt anpassade.

Det är tre filer inblandade i processen att skapa och skriva ut brev med dokumentkoppling:

  • Huvuddokumentet
    Det här dokumentet innehåller text och grafik (t.ex. en logotyp eller bild) som är identisk för varje version av det kopplade dokumentet. Brödtexten i brevet är ett exempel på det identiska innehållet.

  • Distributionslistan
    Det här är datakällan som används för att fylla i information i brevet. Distributionslistan innehåller till exempel namn och huvuddokumentet är brevet som ska adresseras till namnen på listan.

  • Ditt kopplade dokument
    Det här dokumentet är en kombination av huvuddokumentet och distributionslistan. Dokumentkoppling hämtar informationen från distributionslistan och lägger till den i huvuddokumentet, vilket resulterar i ett personligt brev för varje person.

Du kan lära dig mer om hur dokumentkoppling för brev fungerar i följande video som är en del av en kurs.

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Steg 1: Förbereda huvuddokumentet

Innan du påbörjar dokumentkopplingen ska du förbereda brevet. Om du till exempel berättar för mottagarna om ett kommande evenemang inkluderar du namn, datum, tid och plats för händelsen. Det är de uppgifter som är viktiga för alla mottagare av brevet.

  1. På fliken Utskick i gruppen Starta koppling av dokument väljer du Starta koppling av dokument > Brev.

    Gå till fliken Utskick i Word, välj Starta koppling av dokument och välj sedan ett alternativ.

  2. Skriv texten i brevet (exempel följer) som du vill skicka till alla i Word.

    Exempel på brev i Word som ska användas för en dokumentkoppling.

Steg 2: Konfigurera din distributionslista

Distributionslistan är din datakälla. Det kan vara ett Excel-kalkylblad, en katalog med Outlook-kontakter, en Access-databas eller en Office-adresslista. Den innehåller poster som Word hämtar information från för att skapa brevet.

Tips

  • Om du inte har en distributionslista kan skapa du en under dokumentkopplingen. Innan du påbörjar dokumentkopplingsprocessen samlar du ihop alla dina dataposter och lägger till dem i datakällan.

  • Om du använder ett Excel-kalkylblad kontrollerar du att kolumnen för postnummer är formaterad som text så att inga nollor försvinner.

  • Om du vill använda dina Outlook-kontakter måste du se till att Outlook är ditt standardprogram för e-post.

Steg 3: Länka distributionslistan till huvuddokumentet

Nu är du redo att öppna datakällan för distributionslistan och länka den till brevet.

  1. Välj Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och välj sedan ett alternativ.

    I funktionen för dokumentkoppling i Word går du till fliken Utskick och till gruppen Starta koppling av dokument. Där väljer du Välj mottagare och sedan Ange en ny lista

  2. Gör något av följande:

    • Om du inte har en distributionslista väljer du Ange en ny lista och skapar en.

      eller

    • Om din distributionslista finns i ett Excel-kalkylblad, en Access-databas eller en annan typ av datafil väljer du Använd befintlig lista. Gå sedan till listan och välj Öppna.

      eller

    • Om du använder dina Outlook-kontakter väljer du Välj från Outlook-kontakter.

  3. Välj Arkiv > Spara som.

  4. I rutan Filnamn anger du ett filnamn och väljer sedan Spara.


Redigera mottagarlista

Om du skapar och skriver ut brev till alla på listan går du till ”Steg 4: Lägga till anpassat innehåll i brevet”. Om du vill skicka brev till personer som till exempel bor inom 2 mil från ett evenemang som du är värd för kan du till exempel använda ett postnummer som filter för att begränsa listan.

  1. Välj Redigera mottagarlista.

    Välj Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick, som en del av dokumentkoppling i Word.

  2. I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument markerar du kryssrutan bredvid namnet på varje person som du vill ska få e-postmeddelandet.

    Välj rader genom att markera kryssrutan

I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument finns alternativ för att förfina mottagarlistan. De två vanligaste alternativen är att sortera och filtrera listan för att göra det lättare att hitta namn och adresser.

Välj Redigera mottagare i ett kopplat Word-dokument och välj ett alternativ i dialogrutan Koppla dokument för mottagare under Förfina mottagarlistan.

Mer detaljerad information finns i Sortera och filtrera data för koppling av dokument.

Steg 4: Lägga till anpassat innehåll i brevet

Du kan lägga till innehåll i brevet som är olika för varje person som får det – till exempel mottagarnas namn och adress. Det bästa sättet att lägga till den här informationen är att infoga kopplingsfält i huvuddokumentet.

  1. Välj Adressblock i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    I funktionen för dokumentkoppling i Word går du till fliken Utskick i gruppen Skriv och infoga fält och väljer Adressblock.

  2. I dialogrutan Infoga adressblock väljer du ett format för mottagarens namn så som det ska visas i brevet.

    Alternativ för Adressblock

  3. Välj OK.

    Obs!: Om du vill se hur en adress kommer att visas i brevet går du till Förhandsgranska och väljer Förhandsgranska resultat. Välj knappen för Nästa Knappen Nästa post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat eller Föregående Knappen Föregående post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat post för att gå igenom posterna i datakällan.

  4. Välj Hälsningsrad i gruppen Skriv och infoga.

    I funktionen för dokumentkoppling i Word går du till fliken Utskick i gruppen Skriv och infoga fält och väljer Hälsningsrad.

  5. Välj det format du vill använda i dialogrutan Infoga hälsningsrad.

  6. Välj OK för att infoga det kopplade fältet i brevet.

  7. Välj Arkiv > Spara för att spara brevet (exempel följer) som du skapar för dokumentkopplingen.

    Exempel på dokumentkopplingsbrev i Word som visar fälten "adressblock" och "hälsningsrad".

Om du vill infoga annan anpassad information i brevet från din distributionslista kan du läsa om att lägga till ett fält för kopplade dokument i taget.


Verifiera kopplingsfältnamnen

Se till att Word hittar namnen och adresserna i distributionslistan.

  1. Välj Matcha fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Tips: Kopplingsfält kan också öppnas från dialogrutan Infoga adressblock som du använde för att lägga till ett adressblock i huvuddokumentet.

  2. I dialogrutan Matcha fält kontrollerar du att postfälten som visas i listan matchar namnen på kolumnrubrikerna för posterna i distributionslistans datakälla.

    Dialogrutan Matcha fält

    Obs!: Det finns två kolumner i dialogrutan. Den vänstra kolumnen är en lista med vanliga namn i t.ex. ett affärsregister. Den högra kolumnen är fältnamnet för det vanliga namn som är mappat till en kolumnrubrik i datakällfilen.

  3. Gör något av följande:

    • Om fältnamnen som visas matchar kolumnrubrikerna du använde för poster i distributionslistans datakälla behöver du inte göra något.

      eller

    • Om (Ej matchad) visas i ett fältnamn som du förväntar dig ska matcha en kolumnrubrik i datakällan väljer du nedpilen för listrutan och väljer sedan fältnamnet i distributionslistans datakälla. Upprepa så många gånger det behövs.

  4. Välj OK.


Formatera kopplingsinstruktionerna för e-post

Om du vill ändra teckensnittet, storleken eller radavståndet för det kopplade innehållet väljer du namnet på kopplingsinstruktionen och gör önskade ändringar.

  1. På fliken Utskick i gruppen Förhandsgranska resultat väljer du Förhandsgranska resultat för att växla från kopplingsresultaten tillbaka till kopplingsinstruktionerna för e-post i ditt meddelande.

    Gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick i Word.

  2. Välj namnet på kopplingsinstruktionen.

    Fältet Adressblock markerat

  3. Välj teckensnittet och teckenstorlek som du vill använda på fliken Start.

    Välj ett teckensnitt och en teckenstorlek i gruppen Teckensnitt på fliken Start i Word.

  4. Välj styckeavståndet som du vill använda på fliken Sidlayout (Word 2013) eller fliken Layout (Word 2016).

    Ställ in radavstånd i gruppen Stycke på fliken Layout i Word.

    Obs!: Eftersom Word behandlar varje rad i ett adressblock som ett stycke vill du kanske minska radavståndet mellan raderna.

Steg 5: Förhandsgranska och skriva ut breven

  1. Välj Förhandsgranska och välj sedan knappen Nästa post Knappen Nästa post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat eller Föregående post Knappen Föregående post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat för att kontrollera att namnen och adresserna i brevets brödtext ser rätt ut.

    Tips:  Du kan gå till början av listan genom att välja knappen Första posten Knappen Första posten för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat och gå till slutet av listan genom att välja knappen Sista posten Knappen Sista posten för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat .

  2. Välj Slutför och koppla > Skriv ut dokument.

    I funktionen för dokumentkoppling i Word går du till fliken Utskick i gruppen Slutför och väljer Slutför och koppla och sedan ett alternativ.

Steg 6: Spara ditt personliga brev

När du sparar det kopplade dokumentet fortsätter det att vara kopplat till din distributionslista så att du kan använda det för nästa massutskick.


Återanvända ditt kopplade dokument

  • Öppna det kopplade dokumentet och välj Ja när Word uppmanar dig att behålla anslutningen.


Ändra adresser i kopplade dokument

  • Öppna det kopplade dokumentet och välj Redigera mottagarlista för att sortera, filtrera och välja specifika adresser.

Mer information

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×