Använda avvikelsedata i framtida projekt

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Av Jane Suchan, PMP

Förra hösten när jag renoverade köket lade jag och renoveringsfirman mycket tid på att beräkna kostnaden för skåp, golv, vitvaror, belysning och utrustning.    De rotade runt på vinden och undersökte mitt föråldrade proppskåp. Sedan fick jag en detaljerad arbetsplan och en uppskattning av antal arbetstimmar och material. Siffrorna låg omkring det belopp jag var villig att lägga. De kunde sätta igång en månad senare, och köket skulle vara klart innan semestern. Jag skrev under kontraktet. Vi hade en överenskommelse.

Sedan började jag prata med vänner som hade renoverat sina hem: "Förbered dig på att behöva lägga mer än budgeten, minst 50 procent över." "Vem vet vad de hittar när de börjar riva väggar och golv." "Ditt hem kommer vara ett kaos i månader."

En nära vän hade rekommenderat renoveringsfirman och jag valde den bland flera andra som jag hade intervjuat. Kanske räckte det inte med att kolla referenser och se tidigare utförda arbeten. Jag kanske inte ställde rätt frågor.

En projektledare borde veta bättre

Vad jag borde frågat är sådant som den ursprungliga tids- och kostnadsuppskattningen för andra projekt som firman hade skött, vad de i slutändan kostade och hur lång tid de tog. För att använda projektledningsterminologi borde jag ha frågat om avvikelserna mellan originalplanens schema och kostnad, och det slutliga schemat och kostnaden för firmans senaste projekt. En avvikelse, eller varians, är skillnaden mellan det du förväntade dig och det du i slutändan fick.

Som alla bra projektledare skulle hålla med om kommer den som ignorerar det förflutna att upprepa det. Många hyllmeter har skrivits om ämnet tillbakablickar inom projektledning och vikten av att dokumentera erfarenheter, och av goda skäl. När du gå vidare till ett nytt projekt är det svårt att komma ihåg det du lärde dig i föregående projekt så att du kan använda dessa erfarenheter i framtiden.

Genom att fokusera på att samla in och analysera avvikelsedata i ditt aktuella projekt blir det lättare att skapa bättre tids- och kostnadsuppskattningar för framtida projekt. På så sätt kan du undvika tidskrävande och dyra ändringsförfrågningar.

Fastställa lämpliga avvikelsedata

Nedan följer några vanliga rekommendationer för insamling av avvikelsedata:

  • Investera i framtiden genom att samla in avvikelsedata.    Bestäm mycket tidigt i planeringsprocessen vilka avvikelsedata som ska samlas in. Det kan tyckas självklart, men alltför ofta definieras projektens mätvärden med kortsiktiga mål i åtanke, och insamlingen av data för att uppnå långsiktiga fördelar (t.ex. bättre uppskattningar) ignoreras ofta. Integrera de data som du beslutar att samla in i framgångskriterier och framgångsmått för projektet: kvantitativa mått för att utvärdera, beräkna eller fastställa framsteg och resultat i monetära enheter, uppnådda schemamilstolpar eller kvalitativa resultat. Avvikelsedata är en delmängd av projektets mätvärden.

  • Arbeta med intressenter för att fastställa vilka avvikelser som ska spåras.    Involvera projektsponsorn och dina teammedlemmar för att tillsammans bestämma vilka avvikelser som ska samlas in och på vilken detaljnivå. Ju mer du vet om avvikelseinformationen, desto mer information kan du bygga in i projektets schema och budget. Stabiliteten i rapporterings- och uppföljningsmekanismerna har en direkt koppling till hur väl dessa data uppfylls. Investera också den tid som krävs för att få det stöd av ditt team som projektet kräver. Du kan behöva be din sponsor om hjälp med detta mål.

  • Fokusera på planerade jämfört med faktiska data i fråga om schema och kostnad.    Planerade jämfört med faktiska värden är de avvikelsedata som de flesta projektledare fokuserar på.

    • Schemaavvikelsen är skillnaden mellan det faktiska förloppet och projektschemat. Den här avvikelsen kan spåras på projekt-, fas-, milstolpe- eller uppgiftsnivå.

    • Kostnadsavvikelsen är skillnaden mellan de faktiska kostnaderna för utfört arbete och projektets budget. Även den kan mätas på projekt-, fas-, milstolpe- eller uppgiftsnivå, beroende på originalkostnaden.

      Dessa avvikelser är skillnaden mellan ursprungliga data och data som samlats in under projektets gång. Genom att jämföra planerade och faktiska värden kan du se hur saker och ting förändras i takt med att projektet fortskrider. Avvikelsedata bör integreras, i vanliga statusrapporter, och lämnas till projektsponsorn och intressenter.

  • Följa upp kostnads- och schemauppskattningar jämfört med planer.    Den här informationen är skillnaden mellan kostnads- och schemauppskattningarna som godkändes för projektet, och kostnaden och schemat när projektplanen slutförs eller initieras. Om du har tagit fram ett originalschema och originalkostnader och inser att du kommer behöva mer tid eller pengar bör du säga till direkt. De som granskar avvikelsen – även på hög nivå – kommer att se behovet av att investera i förberedande projektplanering. Det du undviker är uppskattningar baserat på gissningar, utvecklade utan detaljerad planering eller feedback från dem som ska utföra arbetet.

Överst på sidan

Utnyttja det du lärt dig från avvikelsedata

Något av det bästa du kan göra är att granska dina avvikelsedata och fråga dig själv vad avvikelserna beror på. Ändringarna kan bero på projektteamet, kunden, leverantörer eller på grund av ett skifte av något slag, t.ex. nya bestämmelser. Oavsett orsaken bör du analysera ändringarna för att identifiera problem och utveckla strategier som gör att problemen kan undvikas i framtida projekt. Ju mer du vet om orsaken till avvikelserna, desto lättare blir det att undvika fallgropar nästa gång.

  • Ta fram nya idéer för att undvika framtida avvikelser.    Samla in feedback om avvikelserna från projektteamet. Håll er till data och fakta och undvik att skylla på varandra.

  • Be ditt team att uppskatta avvikelsernas effekter.    Du kanske inte har insyn i alla områden, men du kan få reda på mer genom att samla in bättre information.

  • Ta med all avvikelseinformation i projektsammanställningen.    Dela dina insikter med kollegor, så att även de kan ha nytta av dem.

  • Använd avvikelsedata som en originalplan för beräkningar i nästa projekt.    Dessa originaldata är särskilt värdefulla om projekten påminner om varandra eller om du ska arbeta med samma projektteam igen. Beräkningarna för det nya projektet kommer att vara mycket mer exakta.

  • Använd avvikelsedata som utgångspunkt för uppskattningar för framtida projekt.    När du skapar en preliminär schema- eller kostnadsuppskattning stöter du garanterat på intressenter eller sponsorer som vill få projektet klart snabbt och till lägre kostnad. Med data som stödjer dina beräkningar har du det som krävs för att genomdriva projektet, utan att behöva förlita dig på din övertalningsförmåga.

Överst på sidan

Använd strategi, inte tur, för att säkra framtida framgångar

Och hur gick köksrenoveringen? Den var klar i tid och bara en aning över budget. Jag hade förmodligen tur. Men du bör inte förlita dig på turen i dina projekt. Säkra framgången nu och i framtiden med avvikelsespårning redan på ett tidigt stadium. Samla in data under hela projektets livscykel, analysera dem även efter projektet och tillämpa vad du lärt dig i ditt nästa projekt.

Genom att integrera dessa riktlinjer för insamlingen och användningen av avvikelsedata i projekthanteringen kan du göra bättre uppskattningar, identifiera och undvika omständigheter som leder till avvikelser samt minska antalet projektändringar.

Överst på sidan

Om författaren     Jane Suchan är programansvarig med erfarenhet av att hantera företagsprojekt och att utveckla projektledningsmetoder. Jane bor i Seattle, Washington (USA).

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×