Använda arbetsflöden för behovshantering i Project Online

Den här artikeln beskrivs hur behovshantering implementeras i Project Web App.

Du kan använda verktygen för behovshantering i Project Web App för att lagra alla projektidéer på ett ställe och sedan använda en beslutsprocess för dem som har anpassats till ditt företags behov. Med de här verktygen kan användarna fatta beslut om vilka förslag som ska godkännas och spåra ett projekt tills arbetet har slutförts.

Behovshanteringen i Project Online använder:

  • Projektinformationssidor    – Project Web App sidor där användare kan se och uppdatera projektinformation.

  • Steg    – uppsättningar av projektinformationssidor som är specifika för ett område i projektlivscykeln.

  • Faser    – ett sätt att ordna flera steg på.

  • Arbetsflöden    – ett sätt för att se till att dina affärsprocesser används när projekt går igenom olika faser och steg.

  • Företagsprojekttyper    – ett sätt för att använda faser, steg och informationssidor tillsammans med ett arbetsflöde på ett standardiserat sätt för att genomföra ett projekt.

Vi går igenom dem var för sig i de följande avsnitten.

Projektinformationssidor

Project Web App-användare kan se eller uppdatera projektuppgifter på projektinformationssidor. Du kan anpassa en projektinformationssida genom att välja vilka webbdelar som använder fälten du vill ska visas. I behovshantering visas projektinformationssidor för användaren för ett projekts olika steg när du behöver samla in information från eller visa information för en användare.

Steg

Ett steg innehåller en eller flera projektinformationssidor som grupperas för att samla in information om ett projekt. Den här informationen kan användas eller uppdateras genom ett arbetsflöde.

I Project Web App kan du bestämma vilka projektinformationssidor som visas i ett visst steg, vilka fält som är obligatoriska och vilka som är oskyddade eller skrivskyddade, samt vilken fas (vi pratar om faser i nästa avsnitt) som steg är en del av.

För varje steg i ett projekt rekommenderar vi att du definierar vilka åtgärder som måste genomföras och vilken information som behöver samlas in utifrån ditt företags krav för projektet. Den här informationen hjälper dig bestämma vilka fält du behöver visa på projektinformationssidorna och vilka åtgärder som måste genomföras i arbetsflödet. Följande steg listar den allmänna proceduren:

  1. Fastslå vad som ska hända med projektet i respektive steg

  2. Definiera den information som krävs som du vill samla in med projektinformationssidor

  3. Definiera fältens tillstånd i respektive steg (obligatoriskt, oskyddat eller skrivskyddat)

Faser

En behovshanteringsfas används för att ordna flera steg som utgör en samlad uppsättning aktiviteter i projektet. Exempel på steg är att skapa projekt, välja projekt och projekthantering (i standardstegen i Project Web App kallas de Skapa, Välja och Hantera). Själva faserna är bara ett sätt för dig att organisera dina olika steg och fastställer inte ordningen som stegen utförs i. (Stegens ordning fastslås av det kopplade arbetsflödet.)

Läs mer i Metodtips för att skapa faser och steg.

Arbetsflöden

Genom arbetsflöden tillämpas dina affärsprocesser och ett strukturerat sätt för att ta projekt igenom faser och steg. Du kan skapa ett arbetsflöde som utför flera olika åtgärder utifrån data som användaren anger för respektive steg. Bland åtgärderna finns skicka e-postmeddelanden, tilldela uppgifter och vänta på projektspecifika åtgärder.

Du kan till exempel ha ett steg som du kallar "Ursprungligt förslag" som omfattar en projektinformationssida med ett anpassat fält för projektkostnad. Du kan konfigurera arbetsflödet för att automatiskt acceptera eller avvisa projektet baserat på om projektkostnaden överskrider en viss gräns.

Bilden nedan visar de fem faserna av behovshantering som ingår i Project Web App och hur de passar ihop. I varje fas finns exempelsteg, t.ex. "Föreslå idé" och "Ursprunglig granskning". Varje steg kan ha en eller flera kopplade projektinformationssidor. Hela samlingen av steg representerar ett enda arbetsflöde som kan kopplas till en företagsprojekttyp.

Diagram som visar faser och etapper i ett arbetsflöde

Det finns fyra allmänna steg att utföra för att skapa arbetsflödet i Project Web App:

  1. Utforma arbetsflödet utifrån företagets behov.

  2. Skapa de anpassade fält, projektinformationssidor, faser och steg som krävs i Project Web App.

  3. Skapa arbetsflödet i SharePoint Designer 2013 och distribuera det till Project Web App.

  4. Skapa en företagsprojekttyp som använder arbetsflödet.

Företagsprojekttyper

I en företagsprojekttyp samlas alla delar av behovshantering genom att kombinera ett enda arbetsflöde med sina faser och steg med malldefinitioner för webbplatser för avdelningar och projekt. Normalt sett justeras företagsprojekttyper mot enskilda avdelningar, till exempel marknadsföringsprojekt, IT-projekt eller HR-projekt. Företagsprojekttyper gör det enklare att kategorisera projekt inom samma organisation som har en liknande projektlivscykel. En användare ser företagsprojekttyperna i en nedrullningsbar listruta när han/hon klickar på Nytt projekt i Projektcenter.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×