Använda Outlook-kontakter som datakälla för en dokumentkoppling

Använda Outlook-kontakter som datakälla för en dokumentkoppling

Om du ska göra ett massutskick till personer i kontaktlistan i Outlook kan du använda dokumentkoppling i Word. En kontaktlista i Outlook kan användas som datakälla för dokumentkopplingen. Kontaktlistan är en adressbok som används för att samla in och ordna information om personer.

Koppla dokument med hjälp av en kontaktlista i Outlook

Det viktigaste steget i dokumentkopplingen är att konfigurera och förbereda dina data för kopplingen. Ett kontaktkort i Outlook kan innehålla grundläggande information såsom namn, e-postadress och ytterligare information som t.ex. gatuadress, telefonnummer och foto. Om du vill lägga till fler kontakter till din adressbok i Outlook, se Lägga till en kontakt.

När din kontaktlista i Outlook är klar följer du stegen nedan för att koppla dokumenten med Word.

  1. Gå till mappen Outlook-kontakter och välj Koppla dokument på fliken Start i menyfliksområdet.

    Knappen Koppla dokument finns på fliken Start i gruppen Åtgärder

  2. Välj de alternativ du vill använda i dialogrutan Koppla dokument för kontakter. Välj sedan den dokumenttyp du vill skapa. Klicka på OK.

    Starta en koppling genom att klicka på Koppla dokument på fliken Start i mappen Kontakter

    Tips!: 

    • Om du bara vill koppla markerade kontakter markerar du alternativknappen Endast markerade kontakter. Du måste dock ha valt kontakterna redan innan det här steget. Om du missade detta väljer du Avbryt, går tillbaka till mappen Kontakter, markerar dem och börjar om med steg 1.

    • Om du redan har skapat och sparat ett kopplat Word-dokument markerar du alternativknappen Befintligt dokument och anger det. Om inte så lämnar du alternativknappen Nytt dokument markerad. Word kommer att uppmana dig att skapa ett när du kommer till steg 3.

    • Om du planerar att använda den här listan igen markerar du kryssrutan Permanent fil, ger kontaktfilen ett namn och sparat den. Det här är särskilt användbart om du har markerat en särskild uppsättning kontakter genom att koppla dokument och vill återanvända den utan att behöva markera dem manuellt varje gång.

  3. Microsoft Word öppnas. Beroende på vilka alternativ du valde i steg 2 visas antingen ett i förväg skapat kopplat dokument eller ett nytt tomt dokument. Skriv in den text som du vill ska visas på alla de kopplade dokumenten.

    Obs!: Om du vill ha mer hjälp med att koppla dokument går du till fliken Utskick i gruppen Starta koppling av dokument och väljer Starta koppling av dokument > Steg-för-steg-guiden Koppla dokument. Du kan referera till informationen i den här artikeln när du kommer till steg 3 i Steg-för-steg-guiden Koppla dokument, Välj mottagare.

  4. Infoga kopplingsinstruktioner som hämtar information från kontaktlistorna i Outlook och infogar den i dokumentet.

    Meddelanden: Exempel på kopplingsinstruktioner:

    • Adressblock. Används för att lägga till en mottagares fullständiga namn och adress från din kontaktlista i Outlook och infoga detta i ett brev eller ett e-postmeddelande.

      Välj Adressblock i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    • Hälsningsrad. Används när du vill lägga till en hälsningsfras (t.ex. ”Bäste herr Andersson”) i ett brev eller ett e-postmeddelande.

      Välj Hälsningsrad i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Med gruppen Skriv och infoga fält kan du infoga fält i ett kopplat dokument.

    Mer information om hur du lägger till kopplingsinstruktioner från dina Outlook-kontakter finns i Infoga kopplingsinstruktioner.

  5. När dokumentet är klart väljer du Förhandsgranska och sedan knappen Nästa Knappen Nästa post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat eller Föregående Knappen Föregående post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat för att visa de olika kopiorna av dokumentet.

  6. Slutför kopplingen genom att gå till gruppen Slutför och välja Slutför och koppla och välja Skriv ut dokument eller Skicka e-postmeddelanden.

Spara dokumentkopplingen

När du sparar kopplingsdokumentet förblir det kopplat till datakällan.

Återanvända ditt kopplade dokument

  • Öppna det kopplade dokumentet och välj Ja när Word uppmanar dig att behålla anslutningen.

Redigera din distributionslista

  • Öppna det kopplade dokumentet och välj Redigera mottagarlista för att sortera, filtrera och välja specifika adresser.

Har du en fråga om hur man kopplar dokument i Word som vi inte har besvarat här?

Ställ en fråga i Word-communityforumet

Hjälp oss att förbättra Outlook

Har du några förslag på hur vi kan förbättra Koppla dokument (eller någon annan funktion) i Outlook? Gå i så fall till Outlook User Voice och berätta det för oss!

Mer information finns i

Koppla dokument – en kostnadsfri självstudiekurs i videoform på 10 minuter

Dokumentkoppling med kuvert

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×