Använda Microsoft Query för att hämta externa data

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Du kan använda Microsoft Query för att hämta data från externa källor. Genom att använda Microsoft Query för att hämta data från företagets databaser och filer kan du inte skriva in de data som du vill analysera i Microsoft Excel. Du kan också uppdatera Excel-rapporter och sammanfattningar automatiskt från den ursprungliga källdatabasen närhelst databasen uppdateras med ny information.

Vad vill du göra?

Mer information om Microsoft Query

Ansluta till en datakälla

Använd Frågeguiden för att definiera en fråga

Arbeta med data i Excel

Läsa mer om Microsoft Query

Med Microsoft Query kan du ansluta till externa datakällor, välja ut data från dessa källor, importera data till kalkylbladet och uppdatera data när det behövs, så att informationen i dina kalkylblad synkroniseras med data i de externa källorna.

Typer av databaser som kan användas     Det går att hämta data från flera typer av databaser, inklusive Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server och Microsoft SQL Server OLAP Services. Det går också att hämta data från Excel-arbetsböcker och textfiler.

Microsoft Office innehåller drivrutiner som du kan använda för att hämta data från följande datakällor:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-provider)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Textfilsdatabaser

Du kan använda också ODBC-drivrutiner eller drivrutiner för datakällor från andra tillverkare för att hämta information från datakällor som inte visas här, inklusive andra typer av OLAP-databaser. Information om hur du installerar en ODBC-drivrutin eller drivrutin för datakälla som inte finns med här finns i dokumentationen för databasen eller kontakta återförsäljaren.

Välja data från en databas     Du hämtar data från en databas genom att skapa en fråga i en extern databas. Om data t.ex. lagras i en Microsoft Access-databas, vill du kanske ta fram försäljningssiffrorna för en viss produkt uppdelade på regioner. Du kan då välja ut data för just den produkt och region som du vill analysera.

Med Microsoft Query kan du markera de datakolumner du vill importera och sedan importera just de kolumnerna till Excel.

Uppdatera kalkylbladet i ett steg     Med externa data i kalkylbladet kan du, närhelst databasen ändras, uppdatera dessa data för att uppdatera analysen utan att skapa nya sammanfattningsrapporter och diagram. Du kan t.ex. skapa en månatlig försäljningssammanfattning och uppdatera den varje månad när de nya försäljningssiffrorna kommer in.

Så här använder Microsoft Query datakällor     När du har skapat en datakälla för en viss databas kan du använda den varje gång du vill skapa en fråga för att välja ut och hämta data från den databasen. Du behöver alltså inte skriva in all information på nytt. Microsoft Query använder datakällan för att skapa en anslutning till den externa databasen och visa dig vilka data som finns tillgängliga. När du har skapat en fråga och returnerar data till Microsoft Excel, hämtar Microsoft Query data och förser arbetsboken i Microsoft Excel med både frågan och datakällan. På så sätt kan du ansluta till databasen på nytt varje gång du vill uppdatera data.

Diagram över hur Query använder datakällor

Använda Microsoft Query för att importera data     Följ dessa grundläggande steg om du vill importera externa data till Excel med Microsoft Query, som beskrivs mer detaljerat i följande avsnitt.

  1. Anslut till en datakälla.

  2. Använd Frågeguiden för att definiera en fråga.

  3. Arbeta med data i Excel.

Överst på sidan

Ansluta till en datakälla

Vad är en datakälla?     En datakälla är en mängd lagrad information som gör att Excel och Microsoft Query kan ansluta till en extern databas. När du ställer in en datakälla med Microsoft Query ger du datakällan ett namn och anger databasens eller serverns namn och plats tillsammans med ditt inloggningsnamn och lösenord. Informationen omfattar även namnet på en OBDC-drivrutin eller en drivrutin för datakällan, vilket är ett program som ansluter till en viss typ av databas.

Så här skapar du en datakälla med Microsoft Query:

  1. Klicka på Från andra källor i gruppen Hämta externa data på fliken Data och klicka sedan på Från Microsoft Query.

  2. Gör något av följande:

    • Om du vill ange en datakälla för en databas, textfil eller Excel-arbetsbok klickar du på fliken Databaser.

    • Klicka på fliken OLAP-kuber om du vill ange en datakälla för OLAP-kub. Den här fliken är endast tillgänglig om du körde Microsoft Query från Excel.

  3. Dubbelklicka på <Ny datakälla>

    eller

    klicka på <Ny datakälla> och sedan på OK.

    Dialogrutan Skapa ny datakälla öppnas.

  4. Ange ett namn som identifierar datakällan i steg 1.

  5. Klicka på en drivrutin i steg 2 för den typ av databas som du ska använda som datakälla.

    Om den externa databas som ska anslutas till inte stöds av ODBC-drivrutinerna som installerades med Microsoft Query, måste du skaffa och installera en Microsoft Office-kompatibel ODBC-drivrutin från en annan återförsäljare, t.ex. databasens tillverkare. Kontakta återförsäljaren angående installationsinstruktioner.

    Obs!: OLAP-databaser kräver inte ODBC-drivrutiner. När du installerar Microsoft Query installeras drivrutiner för att öppna databaser skapade med Microsoft SQL Server Analysis Services. Om du vill öppna andra OLAP-databaser måste du installera drivrutiner för datakällan och klientprogramvaran.

  6. Klicka på Anslut och ange informationen som krävs för att ansluta till databasen. För databaser, Excel-arbetsböcker och textfiler beror den information du anger på vilken typ av datakälla som du markerade. Du kan uppmanas att ange inloggningsnamn eller lösenord, vilken databasversion du använder, var databasen finns eller annan information för databastypen.

    Använd starka lösenord med kombinationer av stora och små bokstäver, siffror och symboler. Svaga lösenord är lösenord som inte är kombinationer av dessa element. Starkt lösenord: Y6dh!et5. Svagt lösenord: House27. Lösenord bör vara minst 8 tecken långa. Lösenord som innehåller minst 14 tecken är bättre.

    Det är viktigt att du kommer ihåg lösenordet. Microsoft kan inte hämta lösenordet om du skulle glömma det. Om du skriver ned ett lösenord måste du förvara det på en säker plats, och inte tillsammans med den information som det ska skydda.

  7. Ange den information som krävs och klicka på OK eller Slutför för att återvända till dialogrutan Skapa ny datakälla.

  8. Om databasen har tabeller och du vill ha en viss tabell ska visas automatiskt i Frågeguiden, klicka på rutan för steg 4 och klicka sedan på den tabell som du vill använda.

  9. Om du inte vill skriva inloggningsnamn och lösenord när du använder datakällan markerar du kryssrutan Spara mitt användar-ID och lösenord i källdatadefinitionen. Det sparade lösenordet är inte krypterat. Om kryssrutan inte är tillgänglig frågar du databasadministratören om alternativet kan göras tillgängligt.

    Säkerhetsmeddelande : Spara inte inloggningsinformationen när du ansluter till datakällor. Informationen kan lagras som vanlig text och en obehörig användare kan komma åt den och åsidosätta säkerheten för datakällan.

När dessa steg avslutats, visas namnet på datakällan i dialogrutan Välj datakälla.

Överst på sidan

Använda frågeguiden för att definiera en fråga

Använd Frågeguiden för de flesta frågor     Guiden gör det enkelt att välja ut och sammanställa data i en databas från olika tabeller och fält. I Frågeguiden kan du välja vilka tabeller och fält som du vill inkludera. En inre koppling (en frågeoperation som anger att rader från två tabeller kombineras utifrån identiska fältvärden) skapas automatiskt när guiden identifierar ett primärt nyckelfält i en tabell och ett fält med samma namn i en andra tabell.

Du kan också använda guiden för att sortera resultatet och för att göra enkel filtrering. I guidens sista steg kan du välja att returnera data till Excel eller fortsätta förfina frågan i Microsoft Query. När du har skapat frågan kan du köra den i antingen Excel eller Microsoft Query.

Starta Frågeguiden på följande sätt.

  1. Klicka på Från andra källor i gruppen Hämta externa data på fliken Data och klicka sedan på Från Microsoft Query.

  2. I dialogrutan Välj datakälla ska kryssrutan Använd Frågeguiden för att skapa eller redigera frågor vara markerad.

  3. Dubbelklicka på den datakälla du vill använda

    eller

    klicka på datakällan och på OK.

Arbeta direkt i Microsoft Query med andra sorters frågor     Om du vill skapa en mer komplex fråga än som är möjligt i Frågeguiden kan du arbeta direkt i Microsoft Query. Microsoft Query kan användas för att visa eller ändra frågor som först har skapats i Frågeguiden eller för att skapa nya frågor utan att använda guiden. Arbeta direkt i Microsoft Query när du vill skapa frågor som gör följande:

  • Väljer vissa data från ett fält     I en stor databas kanske du vill välja ut vissa data i ett fält och utesluta data som inte behövs. Om du t.ex. behöver data om två av produkterna i ett fält med data om många produkter, kan du använda villkor för att välja ut relevanta data.

  • Hämtar data baserade på olika villkor varje gång frågan körs     Om samma Excel-rapport eller sammanfattning måste skapas för olika områden i samma externa data, t.ex. separata säljrapporter för varje region, kan du skapa en parameterfråga. När en parameterfråga körs anger du ett värde som ska användas som villkor vid markering av poster i frågan. Du kan t.ex. ange en särskild region, och sedan återanvända frågan för att skapa varje säljrapport.

  • Kombinerar data på olika sätt     De inre kopplingar som Frågeguiden skapar är de vanligaste typerna av kopplingar som används när frågor skapas. Ibland kanske du ändå vill använda någon annan typ av koppling. Om du till exempel har en tabell med försäljningsinformation och en tabell med kundinformation kan en inre koppling (den typ som skapas av Frågeguiden) förhindra att kunduppgifter hämtas för kunder som inte har köpt något. Med Microsoft Query kan du koppla tabellerna så att alla kunduppgifter hämtas tillsammans med försäljningsinformation för de kunder som har köpt något.

Starta Microsoft Query på följande sätt.

  1. Klicka på Från andra källor i gruppen Hämta externa data på fliken Data och klicka sedan på Från Microsoft Query.

  2. I dialogrutan Välj datakälla ska kryssrutan Använd Frågeguiden för att skapa eller redigera frågor inte vara markerad.

  3. Dubbelklicka på den datakälla du vill använda

    eller

    klicka på datakällan och på OK.

Återanvända och dela frågor       Både i Frågeguiden och Microsoft Query går det att spara frågor som DQY-frågefiler som kan ändras, återanvändas och delas. Microsoft Excel kan öppna DQY-filer direkt. Därmed kan du och andra användare skapa nya externa dataområden av samma fråga.

Så här öppnar du en sparad fråga i Excel:

  1. Klicka på Från andra källor i gruppen Hämta externa data på fliken Data och klicka sedan på Från Microsoft Query. Dialogrutan Välj datakälla visas.

  2. Klicka på fliken Frågor i dialogrutan Välj datakälla.

  3. Dubbelklicka på den sparade fråga du vill öppna. Frågan visas i Microsoft Query.

Om du vill öppna en sparad fråga och Microsoft Query redan är öppet, klickar du på Arkiv-menyn i Microsoft Query och sedan på Öppna.

Om du dubbelklickar på en DQY-fil öppnas Excel, frågan körs och resultatet infogas i ett nytt kalkylblad.

Om du vill dela en summering eller rapport i Microsoft Excel som är baserad på externa data kan du ge andra användare en arbetsbok som innehåller ett externt dataområde. Du kan även skapa en mall. I mallen kan du spara summeringen eller rapporten utan att spara externa data. Därmed blir filen mindre. Externa data hämtas när en användare öppnar rapportmallen.

Överst på sidan

Arbeta med data i Excel

När du har skapat en fråga i antingen Frågeguiden eller Microsoft Query kan du returnera data till ett kalkylblad i Excel. Data blir då externt dataområde eller en Pivottabellrapport som går att formatera och uppdatera.

Formatera hämtade data     I Excel kan du använda verktyg, till exempel diagram eller automatiska delsummor, för att visa och sammanfatta data som hämtats av Microsoft Query. Du kan formatera dessa data, och formateringen bevaras när du uppdaterar externa data. Du kan använda egna kolumnetiketter i stället för fältnamnen och lägga till radnummer automatiskt.

Excel kan formatera nya data som du skriver i slutet av ett område automatiskt så att de matchar de föregående raderna. Excel kan också kopiera formler som har upprepats på föregående rader automatiskt och förlänga dem till ytterligare rader.

Obs!: För att format och formler ska kunna förlängas till nya rader i området måste de visas i minst tre av fem föregående rader.

Du kan aktivera (eller inaktivera) det här alternativet när som helst:

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen , klicka på Excel-alternativ och klicka sedan på kategorin Avancerat.

  2. I avsnittet Redigera markerar du Format och formler övertas från befintliga celler om du vill inaktivera alternativet. Om du vill inaktivera automatisk formatering av dataområden igen avmarkerar du kryssrutan.

Uppdatera externa data     När du uppdaterar externa data kan kör du frågan om du vill hämta alla nya eller ändrade data som matchar dina specifikationer. Du kan uppdatera en fråga i Microsoft Query och Excel. Excel innehåller flera alternativ för uppdatering av frågor, inklusive uppdatering av data när arbetsboken öppnas och automatisk uppdatering vid regelbundna intervaller. Du kan fortsätta att arbeta i Excel när data uppdateras och du kan också kontrollera status medan data uppdateras. Mer information finns i Uppdatera anslutna (importerade) data.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×