Använda Microsoft Query för att hämta externa data

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Du kan använda Microsoft Query för att hämta data från externa källor. Genom att använda Microsoft Query för att hämta data från dina företags databaser och-filer behöver du inte skriva in de data som du vill analysera i Excel igen. Du kan också uppdatera Excel-rapporter och-summor automatiskt från den ursprungliga käll databasen när databasen uppdateras med ny information.

Med Microsoft Query kan du ansluta till externa data källor, välja data från de externa källorna, importera dessa data till kalkyl bladet och uppdatera data som behövs för att synkronisera kalkyl blads data med data i de externa källorna.

Typer av databaser som du kan komma åt     Du kan hämta data från flera olika typer av databaser, till exempel Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server och Microsoft SQL Server OLAP Services. Du kan också hämta data från Excel-arbetsböcker och från textfiler.

Microsoft Office tillhandahåller driv rutiner som du kan använda för att hämta data från följande data Källor:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-provider )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Text fil databaser

Du kan använda ODBC-drivrutiner eller driv rutiner för data källor från andra tillverkare för att hämta information från data källor som inte visas här, inklusive andra typer av OLAP-databaser. Information om hur du installerar en ODBC-drivrutin eller driv rutin för data källor som inte finns med i listan finns i dokumentationen för databasen eller kontakta databas leverantören.

Välja data från en databas     Du hämtar data från en databas genom att skapa en fråga, som är en fråga om data som lagras i en extern databas. Om dina data exempelvis lagras i en Access-databas kanske du vill veta försäljnings siffrorna för en viss produkt per region. Du kan hämta en del av informationen genom att välja endast data för den produkt och region som du vill analysera.

Med Microsoft Query kan du välja kolumner med data som du vill använda och bara importera data till Excel.

Uppdatera kalkyl bladet i en åtgärd     När du har externa data i en Excel-arbetsbok och databasen ändras kan du uppdatera informationen för att uppdatera din analys – utan att behöva skapa rapporterna och diagrammen på nytt. Du kan till exempel skapa en månads Sammanfattning och uppdatera den varje månad när de nya försäljnings siffrorna kommer in.

Hur Microsoft Query använder data källor     När du har konfigurerat en data källa för en viss databas kan du använda den när du vill skapa en fråga för att välja och hämta data från databasen – utan att behöva ange all anslutnings information. Microsoft Query använder data källan för att ansluta till den externa databasen och för att visa vilka data som är tillgängliga. När du har skapat frågan och returnerat informationen till Excel tillhandahåller Microsoft Query Excel-arbetsboken med både information om frågor och data källa så att du kan ansluta till databasen igen när du vill uppdatera data.

Diagram över hur Query använder datakällor

Använda Microsoft Query för att importera data     Om du vill importera externa data till Excel med Microsoft Query följer du dessa grundläggande steg som beskrivs i mer detaljer i följande avsnitt.

Vad är en data Källa?     En data källa är en lagrad mängd information som gör att Excel och Microsoft Query kan ansluta till en extern databas. När du använder Microsoft Query för att konfigurera en data källa ger du data källan ett namn och anger sedan namn och plats för databasen eller servern, typen av databas samt din inloggnings-och lösen ords information. Informationen inkluderar också namnet på en OBDC eller driv rutin för data källan, vilket är ett program som gör anslutningar till en viss typ av databas.

Så här konfigurerar du en data källa med Microsoft Query:

  1. Klicka på från andra källori gruppen Hämta externa data på fliken data och klicka sedan på Microsoft Query.

  2. Gör något av följande:

    • Om du vill ange en data källa för en databas, textfil eller Excel-arbetsbok klickar du på fliken databaser .

    • Om du vill ange en data källa för en OLAP-kub klickar du på fliken OLAP-kuber . Den här fliken är endast tillgänglig om du körde Microsoft Query från Excel.

  3. Dubbelklicka på _LT_New data Source>.

    - eller -

    Klicka på _LT_New data Source>och klicka sedan på OK.

    Dialog rutan Skapa ny data källa visas.

  4. I steg 1 skriver du ett namn som identifierar data källan.

  5. I steg 2 klickar du på en driv rutin för den typ av databas som du använder som data källa.

    Meddelanden: 

    • Om den externa databasen som du vill få åtkomst till inte stöds av de ODBC-drivrutiner som är installerade med Microsoft Query måste du skaffa och installera en Microsoft Office-kompatibel ODBC-drivrutin från en tredjepartsleverantör, till exempel tillverkaren av databas. Kontakta databas leverantören för att få installations anvisningar.

    • OLAP-databaser kräver inte ODBC-drivrutiner. När du installerar Microsoft Query installeras driv rutiner för databaser som har skapats med hjälp av Microsoft SQL Server Analysis Services. Om du vill ansluta till andra OLAP-databaser måste du installera en driv rutin för data källan och klient program vara.

  6. Klicka på Anslutoch ange den information som behövs för att ansluta till data källan. Informationen som du anger beror på vilken typ av data källa du har valt för databaser, Excel-arbetsböcker och textfiler. Du kan uppmanas att ange inloggnings namn, lösen ord, den version av databasen som du använder, databas platsen eller annan information som är specifik för typen av databas.

    Viktigt!: 

    • Använd starka lösenord med en kombination av versaler och gemener, siffror och symboler. Svaga lösenord är lösenord som inte är kombinationer av dessa element. Starkt lösenord: Y6dh!et5. Svagt lösenord: House27. Lösenord bör vara minst 8 tecken långa. Lösenord som innehåller minst 14 tecken är bättre.

    • Det är viktigt att du kommer ihåg lösenordet. Microsoft kan inte hämta lösenordet om du skulle glömma det. Om du skriver ned ett lösenord måste du förvara det på en säker plats, och inte tillsammans med den information som det ska skydda.

  7. När du har angett den information som krävs klickar du på OK eller Slutför för att återgå till dialog rutan Skapa ny data källa .

  8. Om databasen innehåller tabeller och du vill att en viss tabell ska visas automatiskt i Frågeguiden klickar du på rutan för steg 4 och sedan på den tabell som du vill använda.

  9. Om du inte vill skriva in ditt inloggnings namn och lösen ord när du använder data källan markerar du kryss rutan Spara mitt användar-ID och lösen ord i data käll definitionen . Det sparade lösen ordet är inte krypterat. Om kryss rutan inte är tillgänglig kan du läsa databas administratören och kontrol lera om det här alternativet kan göras tillgängligt.

    Säkerhetsmeddelande: Undvik att spara inloggningsinformation när du ansluter till datakällor. Informationen kan lagras som oformaterad text, vilket innebär att illvilliga användare kan komma åt den och använda den för att göra intrång i datakällan.

När du är klar med dessa steg visas namnet på data källan i dialog rutan Välj data källa .

Använda Frågeguiden för de flesta frågor     Med Frågeguiden är det enkelt att välja och samla data från olika tabeller och fält i databasen. Med Frågeguiden kan du välja vilka tabeller och fält som ska ingå. En inre koppling (en operation som anger att rader från två tabeller kombineras baserat på identiska fält värden) skapas automatiskt när guiden känner igen ett primärt fält i en tabell och ett fält med samma namn i en annan tabell.

Du kan också använda guiden för att sortera resultat uppsättningen och för att göra en enkel filtrering. I det sista steget i guiden kan du välja att returnera data till Excel eller förfina frågan i Microsoft Query. När du har skapat frågan kan du köra den i Excel eller Microsoft Query.

Om du vill starta Frågeguiden gör du följande:

  1. Klicka på från andra källori gruppen Hämta externa data på fliken data och klicka sedan på Microsoft Query.

  2. I dialog rutan Välj data källa kontrollerar du att kryss rutan Använd Frågeguiden för att skapa eller redigera frågor är markerad.

  3. Dubbelklicka på den data källa som du vill använda.

    - eller -

    Klicka på den data källa som du vill använda och klicka sedan på OK.

Arbeta direkt i Microsoft Query för andra typer av frågor     Om du vill skapa en mer komplex fråga än vad Frågeguiden tillåter kan du arbeta direkt i Microsoft Query. Du kan använda Microsoft Query för att visa och ändra frågor som du börjar skapa i Frågeguiden, eller så kan du skapa nya frågor utan att använda guiden. Arbeta direkt i Microsoft Query när du vill skapa frågor som gör följande:

  • Markera specifika data från ett fält     I en stor databas kan du välja vissa data i ett fält och utelämna data som du inte behöver. Om du till exempel behöver data för två av produkterna i ett fält som innehåller information för många produkter, kan du använda villkor för att välja data endast för de två produkter som du vill använda.

  • Hämta data baserat på olika villkor varje gång du kör frågan     Om du behöver skapa samma Excel-rapport eller sammanfattning för flera områden i samma externa data, till exempel en separat försäljnings rapport för varje region – kan du skapa en parameterfråga. När du kör en parameter fråga uppmanas du att ange ett värde som villkor när frågan väljer poster. En parameter fråga kan till exempel ange en särskild region och du kan återanvända den här frågan för att skapa var och en av dina egna försäljnings rapporter.

  • Koppla data på olika sätt     De inre kopplingarna som Frågeguiden skapar är den vanligaste typen av koppling som används för att skapa frågor. Ibland vill du kanske använda en annan typ av koppling. Om du till exempel har en tabell med information om produkt försäljning och en tabell med kund information kommer en inre koppling (typen skapad av Frågeguiden) att förhindra att kund poster hämtas till kunder som inte har gjort ett inköp. Med Microsoft Query kan du gå med i de här tabellerna så att alla kund poster hämtas tillsammans med försäljnings uppgifter för de kunder som har gjort köp.

Utför följande steg för att starta Microsoft Query.

  1. Klicka på från andra källori gruppen Hämta externa data på fliken data och klicka sedan på Microsoft Query.

  2. I dialog rutan Välj data källa kontrollerar du att kryss rutan Använd Frågeguiden för att skapa eller redigera frågor är avmarkerad.

  3. Dubbelklicka på den data källa som du vill använda.

    - eller -

    Klicka på den data källa som du vill använda och klicka sedan på OK.

Återanvända och dela frågor     I både Frågeguiden och Microsoft Query kan du spara dina frågor som en DQY-fil som du kan ändra, återanvända och dela. I Excel kan du öppna. dqy-filer direkt, vilket gör att du och andra kan skapa ytterligare externa data områden från samma fråga.

Så här öppnar du en sparad fråga från Excel:

  1. Klicka på från andra källori gruppen Hämta externa data på fliken data och klicka sedan på Microsoft Query. Dialog rutan Välj data källa visas.

  2. Klicka på fliken frågor i dialog rutan Välj data källa .

  3. Dubbelklicka på den sparade fråga som du vill öppna. Frågan visas i Microsoft Query.

Om du vill öppna en sparad fråga och Microsoft Query inte är öppet klickar du på Microsoft Query- menyn och sedan på Öppna.

Om du dubbelklickar på en. dqy-fil öppnas Excel, kör frågan och infogar sedan resultatet i ett nytt kalkyl blad.

Om du vill dela en Excel-Sammanfattning eller-rapport som baseras på externa data kan du ge andra användare en arbets bok som innehåller ett externt data område, eller så kan du skapa en mall. Med en mall kan du spara sammanfattningen eller rapporten utan att spara externa data så att filen blir mindre. Externa data hämtas när en användare öppnar rapport mal len.

När du har skapat en fråga i Frågeguiden eller i Microsoft Query kan du returnera informationen till ett Excel-kalkylblad. Informationen blir då en externt dataområde eller en Pivottabellrapport som du kan formatera och uppdatera.

Formatera hämtade data     I Excel kan du använda verktyg som diagram eller automatiska del summor för att visa och sammanfatta data som hämtats av Microsoft Query. Du kan formatera data och formateringen bevaras när du uppdaterar externa data. Du kan använda dina egna kolumn etiketter i stället för fält namnen och lägga till rad nummer automatiskt.

Excel kan automatiskt formatera nya data som du skriver i slutet av ett område så att de stämmer överens med föregående rader. I Excel kan du också automatiskt kopiera formler som har upprepats på föregående rader och utöka dem till fler rader.

Obs!: För att det ska kunna utökas till nya rader i intervallet måste format och formler visas på minst tre av de fem föregående raderna.

Du kan aktivera eller inaktivera det här alternativet när som helst:

  1. Klicka på Arkiv > Alternativ > Avancerat.

    I Excel 2007: Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen , klicka på Excel-alternativoch klicka sedan på kategorin Avancerat .

  2. I avsnittet redigerings alternativ markerar du kryss rutan utöka data områdes format och formler . Om du vill inaktivera automatisk data områdes formatering avmarkerar du den här kryss rutan.

Uppdatera externa data     När du uppdaterar externa data kör du frågan för att hämta alla nya eller ändrade data som matchar dina specifikationer. Du kan uppdatera en fråga i både Microsoft Query och Excel. Excel innehåller flera alternativ för uppdatering av frågor, inklusive uppdatering av data när du öppnar arbets boken och uppdaterar den automatiskt vid tidsintervall. Du kan fortsätta att arbeta i Excel när data uppdateras och du kan också kontrol lera statusen medan informationen uppdateras. Mer information finns i Uppdatera anslutna (importerade) data.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×