Använda Access-mallen för projektdatabas

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Av Michael Groh, Access MVP

Använd projekthanteringsdatabasen i Access 2007 för att hantera projekt samt uppgifter och anställda som är kopplade till projekten. Du kan även söka efter och filtrera projektinformation, ange vanliga uppgifter och skicka och ta emot data via e-postmeddelanden.

Projektens databasmall

Använda databasen

I den här artikeln beskriver vi de grundläggande stegen för att använda skrivbordsdatabasmallen för projekt.

Förbereda databasen för användning

Gör på följande sätt för att kontrollera att allt innehåll i databasen är aktiverat:

  1. Klicka på Alternativ i meddelandefältet.

  2. I dialogrutan Säkerhetsalternativ för Microsoft Office markerar du Aktivera innehålletoch klickar sedan på OK.

Mer information om hur du aktiverar databasinnehåll finns i artikeln Bestämma om du ska betrakta en databas som betrodd.

Lägga till anställda

Det första steget när du vill börja använda projektdatabasmallen är att lägga till anställda, så att du har någon att tilldela projekt och uppgifter. Följ den här proceduren om du vill lägga till anställda manuellt eller gå till nästa avsnitt om du vill lägga till anställda från dina kontakter i Outlook 2007.

  1. Klicka på Lista över anställda i formuläret Projektlista.

  2. Fyll i informationen om respektive anställd i formuläret Lista över anställda.

  3. Om du vill ange mer detaljerad information om en anställd dubbelklickar du på den anställdas namn i formuläret Lista över anställda och anger informationen i formuläret Information om anställd.

  4. Klicka på Stäng om du vill gå tillbaka till formuläret Projektlista.

Lägga till kontakter från Microsoft Office Outlook 2007

Om du använder Office Outlook 2007 kan du lägga till anställda från det programmet utan att behöva skriva in informationen igen.

  1. Klicka på Lista över anställda i formuläret Projektlista.

  2. Klicka på Lägg till från Outlook i formuläret Lista över anställda.

  3. Markera namnen som du vill lägga till i databasen i dialogrutan Markera namn som ska läggas till.

  4. Klicka på Lägg till och sedan på OK.

Lägg till ett nytt projekt

  1. Klicka på Nytt projekt i formuläret Projektlista.

  2. Fyll i information om projektet i formuläret Projektinformation och klicka sedan på Stäng.

Redigera ett befintligt projekt

  1. Dubbelklicka på projektet du vill redigera i formuläret Projektlista.

  2. Lägg till eller redigera information om projektet i formuläret Projektinformation.

    Lägg till en aktivitet

    • Klicka på Ny uppgift i formuläret Projektinformation.

    • Fyll i information om uppgiften i formuläret Uppgiftsinformation och klicka sedan på Stäng.

      Det nya projektet visas i listan Projektuppgifter i formuläret Projektinformation.

      Redigera en uppgift

    • Klicka på Projektuppgifter i formuläret Projektinformation.

    • Dubbelklicka på den uppgift du vill redigera.

    • Redigera informationen om uppgiften i formuläret Uppgiftsinformation och klicka sedan på Stäng.

      Lägga till en vanlig uppgift

      Vanliga uppgifter är uppgifter som används ofta i många olika projekt, till exempel budgetering eller utbildning. När du har angett en vanlig uppgift kan du lägga till den i valfritt projekt i projektdatabasen utan att ange uppgiftsinformationen igen.

    • Klicka på Vanliga uppgifter i formuläret Projektinformation.

    • Markera kryssrutan bredvid de vanliga uppgifter du vill lägga till i projektet. Lägg till nya vanliga uppgifter i slutet av listan.

    • Klicka på Stäng om du vill gå tillbaka till formuläret Projektinformation.

Samla in data via e-post

Du kan samla in information om projekt eller anställda från e-postanvändare genom att skicka dem ett formulär i ett e-postmeddelande. När användarna skickar tillbaka de ifyllda formulären kan uppgifterna bearbetas och lagras i uppgiftslistan.

  1. Klicka på Samla in data i formuläret Projektlista eller formuläret Lista över anställda.

  2. Följ anvisningarna i guiden Samla in data via e-postmeddelanden om du vill samla in data från de angivna e-postmottagarna.

Filtrera projektlistan

I formuläret Projektlista kan du filtrera listan med projekt och spara dina favoritfilter för framtida användning.

  1. Använd filter genom att högerklicka på formuläret och välja de filter du vill ha.

  2. Klicka på Spara filter.

  3. Ange ett filternamn och en beskrivning i formuläret för filterinformation och klicka sedan på Stäng.

  4. Använd rutan för att filtrera favoriter om du vill använda ett sparat filter, eller klicka på (Rensa filter) om du vill ta bort filtret.

Visa information om projekt eller anställda

I formulären Projektinformation och Information om anställd kan du visa och ange mer information om ett projekt eller en anställd. Så här visar du formuläret Projektinformation eller formuläret Information om anställd:

  • Dubbelklicka på objektet du vill se i formuläret Projektlista eller formuläret Information om anställd.

Lägga till bifogade filer

I formulären Projektinformation, Uppgiftsinformation och Information om anställd kan du lägga till bilder och andra bifogade filer.

  • Dubbelklicka på fältet Bifogade filer i valfritt Information-formulär (i formuläret Information om anställd dubbelklickar du på bildikonen).

  • Klicka på Lägg till i dialogrutan Bifogade filer.

  • Bläddra till den mapp som innehåller filen i dialogrutan Välj fil.

  • Markera filen du vill lägga till och klicka sedan på Öppna.

  • Klicka på OK i dialogrutan Bifogade filer.

Obs!: Du kan bifoga flera filer för varje objekt, inklusive olika filtyper, till exempel dokument eller kalkylblad.

Visa rapporter

Projektdatabasen innehåller flera rapporter, till exempel Öppna projekt, Uppgiftsinformation, Adressbok för anställda med mera. Så här visar du en rapport:

  • Klicka på den rapport du vill visa i listan Rapporter i formuläret Projektlista.

Så här skriver du ut en rapport:

  • Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Skriv ut.

Du kan skapa egna anpassade rapporter. Mer information finns i artikeln Skapa en enkel rapport.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×