Använda Access-mallen för elevdatabas

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Använd elevdatabasmallen i Access 2007 om du vill hålla reda på information om elever, inklusive kontakter vid nödfall, information om medicin och information om deras vårdnadshavare. Du kan även söka efter och filtrera elever, hålla reda på elevnärvaro, visa eller dölja kolumner och visa elevers adresser på en karta.

Mall för elevdatabasen

Använda databasen

I den här artikeln beskriver vi de grundläggande stegen för att använda elevdatabasmallen.

Förbereda databasen för användning

  • När du först öppnar databasen visas sidan Komma igång. Om du inte vill att den här sidan visas nästa gång du öppnar databasen avmarkerar du kryssrutan Visa Komma igång när databasen öppnas.

    Stäng sidan Komma igång när du vill börja använda databasen.

  • Gör på följande sätt för att kontrollera att allt innehåll i databasen är aktiverat:

    1. Klicka på Alternativ i meddelandefältet.

    2. I dialogrutan Säkerhetsalternativ för Microsoft Office markerar du Aktivera innehålletoch klickar sedan på OK.

      Mer information om hur du aktiverar databasinnehåll finns i artikeln Bestämma om du ska betrakta en databas som betrodd.

Samla in data via e-post

Du kan samla in elevinformation från e-postanvändare genom att skicka dem ett formulär i ett e-postmeddelande. När användarna skickar tillbaka de ifyllda formulären kan uppgifterna bearbetas och lagras i elevlistan.

  1. Klicka på Samla in data i formuläret Tillgångslista.

  2. Följ anvisningarna i guiden Samla in data via e-postmeddelanden om du vill samla in data från de angivna e-postmottagarna.

Söka efter en elev

Med hjälp av rutan Snabbsökning kan du snabbt hitta en elev i formuläret Elevlista.

  • Skriv den text du vill söka efter i rutan Snabbsökning och tryck sedan på RETUR eller klicka på .

    Listan filtreras så att endast de poster som innehåller texten du sökte efter visas. Om du vill gå tillbaka till hela listan klickar du på Visa alla poster.

Filtrera elevlistan

I formuläret Elevlista kan du filtrera listan med elever och spara dina favoritfilter för framtida användning.

  1. Använd filter genom att högerklicka på formuläret och välja de filter du vill ha.

  2. Klicka på Spara filter.

  3. Ange ett filternamn och en beskrivning i formuläret för filterinformation och klicka sedan på Stäng.

  4. Använd rutan för att filtrera favoriter om du vill använda ett sparat filter, eller klicka på (Rensa filter) om du vill ta bort filtret.

Visa eller dölja kolumner

Vissa fält (kolumner) är som standard dolda i formuläret Elevlista. Så här ändrar du vilka fält som visas:

  1. Klicka på Visa/dölj fält.

  2. Markera kryssrutan bredvid de kolumner du vill visa i dialogrutan Ta fram kolumner. Avmarkera kryssrutan om du vill dölja kolumnen.

Visa elevinformation

I formuläret Elevinformation kan du visa och ange mer information om en elev, inklusive bilder, vårdnadshavare, information för nödsituationer och närvaro. Så här visar du formuläret Elevinformation:

  • Klicka på Öppna bredvid det objekt du vill se i formuläret Elevlista.

Lägga till en bild

I formuläret Elevinformation kan du lägga till bilder och andra bifogade filer.

  • Klicka + / – bilder under bildramen.

  • Klicka på Lägg till i dialogrutan Bifogade filer.

  • Bläddra till den mapp som innehåller filen i dialogrutan Välj fil.

  • Markera filen du vill lägga till och klicka sedan på Öppna.

  • Klicka på OK i dialogrutan Bifogade filer.

Obs!: Du kan bifoga flera filer för varje objekt, inklusive olika filtyper, till exempel dokument eller kalkylblad.

Lägga till elever från Microsoft Office Outlook 2007

Om du använder Office Outlook 2007 kan du lägga till elever från det programmet utan att behöva skriva in informationen igen.

  1. Klicka på Lägg till från Outlook i formuläret Elevlista.

  2. Markera namnen som du vill lägga till i databasen i dialogrutan Markera namn som ska läggas till.

  3. Klicka på Lägg till och sedan på OK.

Visa en karta för en elevs adress

Om du har angett en gatuadress för eleven i formuläret Elevinformation kan du visa en karta över platsen:

  • Klicka på Klicka för karta.

Visa rapporter

Elevdatabasen innehåller flera rapporter, till exempel Alla elever, Allergier och mediciner, Kontaktinformation vid nödfall, Information om vårdnadshavare med mera. Så här visar du en rapport:

  • Dubbelklicka på rapporten du vill visa i navigeringsfönstret under Rapporter.

Du kan skapa egna anpassade rapporter. Mer information finns i artikeln Skapa en enkel rapport.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×