Använda Access eller Excel för att hantera data

Kalkylprogram som Microsoft Office Excel 2007 innehåller avancerade funktioner för beräkningar och diagram, och är användbara när du vill visa och hantera data i tabeller. De kan också vara bara att lagra listor med information i, t.ex. distributionslistor och inventeringar. Om listorna blir alltför komplexa kan det dock vara svårt att underhålla alla data i ett kalkylprogram. När du vill skapa och arbeta med komplexa listor passar ett program för relationsdatabas, t.ex. Microsoft Office Access 2007, bättre och innehåller många kraftfulla verktyg som du kan använda för att registrera, ordna, underhålla och hämta data.

Att välja rätt program är viktigt för att kunna komma åt och uppdatera informationen på ett så optimalt och effektivt sätt som möjligt. När du har läst den här artikeln kommer du att veta vilket program som bäst passar dina data och hur du kan skydda dessa data.

Vad vill du göra?

Förstå skillnaderna mellan Access och Excel

Bestämma vilket program som ska användas

Skydda dina data i Access och Excel

Förstå skillnaderna mellan Access och Excel

Office Access 2007 och Office Excel 2007 är lika på många sätt. I båda programmen kan du:

  • Köra kraftfulla frågor för att sortera och filtrera data.

  • Göra avancerade beräkningar för att visa önskad information.

  • Använda pivottabellvy och pivottabelldiagram för att arbeta interaktivt med information.

  • Generera rapporter baserade på aktuella data och visa dem i flera olika format.

  • Använda formulär för att enkelt lägga till, ändra, ta bort och överblicka dina data.

  • Skapa en dokumentkoppling i Microsoft Office Word 2007  om du exempelvis vill massproducera adressetiketter.

  • Ansluta till externa data så att du kan visa, fråga och redigera dessa data utan att behöva importera dem.

  • Skapa webbsidor för att skrivskydda informationen eller för att komma åt den i ett uppdateringsbart format.

  • Importera data från externa databaser (t.ex. Access, Microsoft SQL Server) och andra filtyper (TXT eller HTM).

I båda programmen ordnas data i kolumner (även kallade fält) som innehåller en särskild typ av data, alltså en fältdatatyp. Den första cellen längst upp i varje kolumn används för att namnge kolumnen. En skillnad i terminologin är att det som kallas för en rad i Excel kallas för en post i Access.

Som exempel kanske du vill skapa en personallista i Excel. Listan ska innehålla fem kolumner över de anställdas anställningsnummer, förnamn, efternamn, arbetstelefon och anställningsdatum. Cellraden överst i varje kolumn innehåller textetiketter som beskriver informationen.

Excel är inget databashanteringssystem. Det är ett kalkylbladsprogram som lagrar data i celler på rader och i kolumner, på så kallade kalkylblad. Access å sin sida lagrar data i tabell som visserligen påminner om kalkylbladen men som har utformats för att besvara komplexa frågor i relation till data som lagras i andra tabeller och på andra platser, och till och med i fält i andra tabeller.

Båda programmen kan således användas för att hantera data. Vilket program du väljer beror på vilken typ av information du hanterar och vad du vill göra med den.

Överst på sidan

Bestämma vilket program som ska användas

För att bestämma vilket program som passar bäst att lagra data i måste du ställa dig själv följande frågor: handlar det om relationella eller icke-relationella data? Om du kan lagra dina data i en enskild tabell eller på ett kalkylblad är det också just det som du bör göra. Data som kan lagras på en enskild sida eller ett enskilt blad kallas platta eller icke-relationella data. Informationen i exemplet ovan är av denna typ. Du sparar ju inte den anställdes efternamn i någon annan tabell än förnamnet. Informationen i tabellens olika kolumner beskriver ju samma storhet: den anställde.

Om personaltabellen eller kalkylbladet innehåller en rad kolumner med liknande namn, t.ex. Dator1, Dator2 och Dator3, är detta ett tecken på att informationen är relationell och måste lagras i mer än en tabell. Då behöver du ett program som kan hantera relationsdatabaser, t.ex. Access. I en relationsdatabas innehåller varje tabell i princip information om en typ av data (exempelvis anställda, datorer, händelser, produkter eller beställningar). Om du behöver använda en relationsdatabas betyder det att det finns ett en-till-många-relation i informationen. I en databas för kundorder innehåller exempelvis en tabell namnen på kunderna och en annan deras order. Kom ihåg att varje kund kan ha flera order. Om du vill kan du skapa ytterligare en tabell för orderinformation eftersom varje enskild order kan inkludera flera artiklar. Relationella data lagras bäst i Access eftersom det för sådana data krävs flera, relaterade tabeller.

Mer information om relationella data hittar du om du klickar på länken om databasdesignens grunder i avsnittet Se även.

Det finns ett direkt samband mellan storleken på informationen och svårigheten att ordna den på ett effektivt sätt. Ju mer information du måste spara, desto mer nytta har du av att lagra den i flera tabeller i Access. I både Access och Excel används unika identifierare som underlättar datahanteringen och säkerställer informationens riktighet. I Access används en primärnyckel (som identifieras av en ikon i form av en nyckel som du ser när tabellen visas i designläge) för att unikt identifiera varje post. I Excel har varje rad ett nummer och varje kolumn en bokstav, vilket betyder att varje cell eller cellområde har en unik referens, t.ex. B5.

Unika identifierare hjälper till att upprätthålla dataintegriteten och garantera att inte två rader (eller poster) innehåller exakt samma information. Det är dessutom det snabbaste sättet att hämta data när du söker efter eller sorterar information.

När bör jag använda Access?

Använd Access i följande fall:

  • Om du behöver en relationsdatabas (flera tabeller) för att lagra informationen.

  • Om du kan behöva lägga till fler tabeller i framtiden till en från början platt eller icke-relationell uppsättning data.

    Om du exempelvis vill hålla ordning på kundinformation, t.ex. för- och efternamn, adresser och telefonnummer, och är medveten om att informationen kan växa till att även omfatta kundåtgärder, exempelvis order, bör du överväga att använda Access.

  • Om du har en mycket stor mängd data (flera tusen poster).

    Om du till exempel arbetar på ett stort företag och får i uppdrag att lagra personalinformation, bör du använda Access.

  • Om dina data främst består av text.

  • Om du förlitar dig på flera externa databaser för att komma åt och analysera informationen.

    Om du exempelvis behöver importera eller exportera data från Access-databaser med jämna mellanrum är det förmodligen bäst att arbeta i Access för maximal kompatibilitet.

  • Om du behöver en öppen anslutning till en stor extern databas, t.ex. en som bygger på Microsoft SQL Server.

  • Om du vill köra komplexa frågor.

    Om du till exempel arbetar med kundorder på ett stort företag kan du behöva leta upp kundnamnen i en SQL Server-databas och skapa nya kundorder i Access. Du kan ansluta till SQL Server-databasen från tabellvyn i Access. När du lägger till eller hämtar ett kundnamn arbetar du mot SQL Server-databasen, men all ny orderinformation som du registrerar lagras lokalt i Access-tabeller.

  • Om många olika personer arbetar i databasen och du vill kunna tillhandahålla olika visningsalternativ.

När bör jag använda Excel?

Använd Excel i följande fall:

  • Om du behöver en platt eller icke-relationell vy över dina data (det vill säga ingen relationsdatabas med flera tabeller).

    Detta gäller särskilt om informationen huvudsakligen består av numeriska värden, t.ex. ekonomisk information för ett visst år.

  • Om du framför allt vill göra beräkningar och statistiska jämförelser baserat på dina data, t.ex. inkludera en kostnads- eller vinstanalys i företagets budget.

  • Om du vet att det rör sig om en hanterbar datamängd (högst 15 000 rader).

Överst på sidan

Skydda dina data i Access och Excel

Oavsett vilket program du väljer är det viktigt att du vet hur du kan skydda informationen. Här följer några tips:

  • Skapa en säkerhetskopia av filen varje gång du uppdaterar informationen.

  • Undvik tomma celler på de rader och i de kolumner som ska innehålla data. Det kan du göra med hjälp av dataverifiering i Access.

  • Använd Visa/dölj-alternativet för att dölja viktiga data i vyn om så är möjligt.

  • Vidta åtgärder för att kontrollera användarnas åtkomst till informationen och skydda den. Säkerhetsåtgärderna omfattar bland annat

    • Kryptering

    • Krav på lösenord

    • Digitala signaturer

    • Läsbehörigheter

Mer information om hur du skyddar dina data hittar du om du klickar på länkarna i avsnittet Se även.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×