Använd dokumentkoppling för att skapa och skriva ut brev

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

När du har massutskick som ska skickas till personer på en distributionslista kan du använda dokumentkoppling för att skapa en uppsättning personliga brev. Varje brev som skapas har samma layout, formatering, text och grafik. Endast vissa delar i e-postmeddelandet varierar och är personligt anpassade.

Dokumentkopplingen innehåller de här stegen:

  1. Konfigurera huvuddokumentet. Huvuddokumentet innehåller text och grafik som är gemensamma för alla versioner av det kopplade dokumentet, till exempel avsändaradressen eller hälsningsfrasen i ett standardbrev.

  2. Anslut dokument till en datakälla. En datakälla är en fil som innehåller informationen som ska kopplas till ett dokument. Till exempel namn och adresser för mottagarna av en bokstav.

  3. Förfina listan över mottagare eller objekt. Microsoft Office Word genererar en kopia av huvuddokumentet för varje objekt eller den första posten i datafilen. Om datafilen är en distributionslista, dessa objekt är antagligen mottagare av dina meddelanden skickas. Om du vill generera kopior för vissa objekt i datafilen kan välja du vilka objekt (poster) ska ingå.

  4. Lägg till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i dokumentet. När du utför dokumentkopplingen fylls kopplingsinstruktionerna med informationen från datafilen.

  5. Förhandsgranska och slutföra kopplingen. Du kan förhandsgranska varje kopia av dokumentet innan du skriver ut hela uppsättningen.

Kommandona på fliken Utskick används för att koppla dokument.

Viktigt!: Om du planerar att använda anpassad kontaktfält med kontaktlistan i Microsoft Office Outlook måste du Starta kopplingen i Outlook.

Obs!: 

Du kan även utföra ett kopplat dokument med hjälp av åtgärdsfönstret Koppla dokument som leder dig steg för steg genom processen. Om du vill använda åtgärdsfönstret i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick, klicka på Starta koppling av dokument och sedan på Step by Step dokumentkoppling guiden.

Menyfliksområdet i Word

Steg 1: Ange ett huvuddokument

  1. Starta Word.

    Ett tomt dokument öppnas som standard. Låt det vara öppet. Om du stänger det blir kommandona i nästa steg inte tillgängliga.

  2. Klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  3. Klicka på bokstäver.

Du kan också använda dokumentkoppling för att skapa:

  • En katalog eller en katalog    Samma typ av information, till exempel namn och beskrivning, visas för varje objekt, men namnet och beskrivning i varje objekt är unikt. Klicka på katalogen om du vill skapa den här typen av dokument.

  • En uppsättning kuvert     Avsändaradressen är detsamma på alla kuvert, men måladressen är unikt på var och en. Mer information finns i Skapa och skriva ut kuvert för ett massutskick.

  • En uppsättning adressetiketter    Varje etikett visar en persons namn och adress, men namn och adress på varje etikett är unikt. Mer information finns i Skapa och skriva ut etiketter för ett massutskick.

  • En uppsättning e-postmeddelanden     Grundläggande innehåll är samma i alla meddelanden, men varje meddelande skickas till enskilda mottagare och varje meddelande innehåller information som är specifik för den mottagaren, till exempel mottagarens namn eller några andra viss information. Mer information finns i använda koppling av dokument att skicka personanpassade e-postmeddelanden till adresslistan.

Obs!: 

Om du behöver slutar fungera i ett kopplat dokument kan du spara huvuddokumentet och fortsätta med kopplingen senare. Microsoft Office Word behåller informationen om käll- och fält. Om du använder åtgärdsfönstret Koppla dokument, returnerar Word till din plats i åtgärdsfönstret när du fortsätta med kopplingen.

  1. När du vill fortsätta öppnar du dokumentet.

    Word visar ett meddelande där du ombeds att bekräfta om du vill öppna dokumentet, och då körs ett SQL-kommando.

  2. Eftersom det här dokumentet är kopplat till en datakälla och du vill hämta data, ska du klicka på Ja. Om du öppnar ett dokument som du inte visste var kopplat till en datakälla, klickar du på Nej så att du inte riskerar att hämta skadliga data av misstag.

    Texten i dokumentet visas tillsammans med fälten du infogat.

  3. Klicka på fliken Utskick och fortsätt med kopplingen.

Överst på sidan

Steg 2: Anslut dokumentet till en datakälla

Om du vill koppla information till huvuddokumentet måste du koppla dokumentet till en datakälla eller en datafil. Om du inte redan har en datafil kan skapa du en under dokumentkopplingen.

Viktigt!: Om du använder en befintlig lista kan du kontrollera att den innehåller den information som du vill använda, inklusive alla kolumner och rader. Du kan göra vissa ändringar i dokumentkopplingen, men du kan inte öppna datakällan separat i dokumentkopplingen. Dokumentkopplingar är enklare om datakällan är klar innan du ansluter till den.

Välja en datafil

  1. Klicka på Välj mottagare på fliken Utskick i gruppen Starta koppling av dokument.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  2. Gör något av följande:

    • Använd Outlook-kontakter    Om du vill använda din kontaktlista i Outlook klickar du på Välj från Outlook-kontakter.

      Mer information om hur du använder listan kontakter finns i Tips för hur du arbetar med en kontaktlista.

    • Använda en befintlig fil som datakälla    Om du har ett Excel-kalkylblad, Microsoft Office Access-databas eller en annan typ av datafil, klickar du på Använd befintlig lista och leta reda på filen i dialogrutan Välj datakälla.

      För Excel kan du välja data från vilket kalkylblad eller namngivet intervall i en arbetsbok som helst. För Access kan du välja data från en tabell eller fråga som definierats i databasen.

      Tips om hur du formaterar data i ett Excel-kalkylblad för dokumentkoppling finns i Tips på hur du formaterar data i Excel.

      När det gäller andra typer av datafiler väljer du filen i dialogrutan Välj datakälla. Om filen inte visas väljer du lämplig filtyp eller Alla filer i rutan Filformat. I en dokumentkoppling kan du använda följande typer av datafiler:

      • Filer från enkla nivån, Arkiv-baserade databasprogram som du har installerat en OLE-DB provider eller ODBC-drivrutin (ett antal som ingår i Microsoft Office).

      • En HTML-fil som innehåller en enda tabell. Den första raden i tabellen måste innehålla kolumnnamn och de andra raderna måste innehålla data.

      • Elektroniska adressböcker:

        • Microsoft Outlook-adressbok

        • Microsoft Schedule+ 7.0-kontaktlista

        • En liknande adresslista som har skapats med en MAPI-kompatibelt meddelandesystem, till exempel Microsoft Outlook.

      • Microsoft Word-dokument. Dokumentet måste innehålla en enda tabell. Den första raden i tabellen måste innehålla rubriker och de andra raderna måste innehålla de poster som du vill sammanfoga. Du kan också använda en rubrikkälla som datakälla.

      • Valfri textfil med datafält avgränsade (eller avgränsade) med TABB eller kommatecken och poster avgränsade med stycketecken.

    • Skapa en ny datafil i Word    Om du ännu inte har en datafil klickar du på Skriv ny lista och sedan använda formuläret som öppnas om du vill skapa en lista. Listan sparas som en databas (.mdb) som du kan återanvända. Mer information finns i skriva en ny lista.

Om du har installerat Microsoft Office 2007-systemet (i stället för att installera Microsoft Word) kan använda du också Microsoft Query för att skapa en fråga och hämta de data du vill använda från en extern datakälla.

Om du är redo att fortsätta går du till nästa steg.

Om du har frågor om hur du arbetar med en kontaktlista, formaterar data i Excel, eller skriva en ny lista går du till Tips och ytterligare procedurer.

Steg 3: Förfina listan över mottagare eller poster

När du ansluter till en viss datafil kanske du inte vill koppla information från alla poster i datafilen till huvuddokumentet.

Om du planerar att använda hela listan kan du Gå vidare till nästa steg.

Så här begränsar du listan med mottagare eller använder en delmängd av posterna i datafilen:

  1. På fliken Utskick i gruppen Starta koppling av dokument klickar du på Redigera mottagarlista.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  2. Gör något av följande i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument:

    • Välj enskilda poster    Den här metoden är mest användbar om listan är kort. Markera kryssrutorna bredvid de mottagare som du vill inkludera och avmarkerar du kryssrutorna bredvid de mottagare du vill undanta.

      Om du vet att du vill ta med bara några få poster i dokumentkopplingen kan du markera de poster som du vill använda avmarkerar du kryssrutan i rubrikraden. På samma sätt om du vill ta med delen av listan markerar du kryssrutan i rubrikraden och avmarkera sedan kryssrutorna för de poster som du inte vill ta med.

    • Sortera poster    Klicka på kolumnrubriken för det objekt som du vill sortera efter. Listan sorteras i stigande alfabetisk ordning (från A till Ö). Klicka på kolumnrubriken igen om du vill sortera listan i fallande alfabetisk ordning (Ö till A).

      Om du vill ha mer komplexa sortering, klicka på Sortera under Förfina mottagarlistan och välj Sortera inställningarna på fliken Sortera poster i dialogrutan Filtrera och sortera. Du kan till exempel använda den här typen av sortering om du vill att mottagarnas adresser i bokstavsordning efter efternamn inom varje postnummer och postnummer i nummerordning.

    • Filtrera poster    Det här är användbart om listan innehåller poster som du vet du inte vill se eller ha med i dokumentkopplingen. När du har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna inkludera och exkludera poster.

      Så här sorterar du poster:

      en.

      Klicka på Filtrera under Förfina mottagarlistan.

      b.

      På fliken Filtrera poster i dialogrutan Filtrera och sortera väljer du de kriterier som du vill använda för filtret.

      Till exempel om du vill generera kopior av huvuddokumentet för adresser listan Australien som land/region, klicka land eller din Region i listan lika med i listan jämförelse och Australien i jämföra att lista.

      c.

      Om du vill finjustera filtret ytterligare klickar du på och eller eller och sedan ange fler villkor.

      Till exempel om du vill generera kopior av huvuddokumentet för företag i München vill du filtrera poster vars fältet för staden innehåller München och vars Företagsnamn fältet inte är tomt. Om du använder eller i stället för och i det här filtret innehåller dokumentkopplingen alla München adresser samt alla adresser som innehåller ett företagsnamn, oavsett ort.

    • Lägga till mottagare    Så här lägger du till mottagare i listan:

      en.

      På fliken Utskick i gruppen Starta koppling av dokument klickar du på Redigera mottagarlista.

      b.

      Klicka på datafilens namn under Datakälla.

      c.

      Klicka på Redigera.

      d.

      Klicka på Ny adress i dialogrutan Redigera datakälla och ange sedan informationen för den mottagaren.

      Tips: Vissa processer kanske inte tillgängliga beroende på vilken typ av datakälla som du använder. Kontrollera om det är möjligt att datafilen är klar innan du ansluter till etiketthuvuddokumentet.

    • Sök efter en mottagare

      Du kan söka efter en viss mottagare eller grupp med mottagare som delar ett gemensamt attribut. Om du vill identifiera en person eller grupp av personer som delar vanliga attribut (till exempel ett efternamn, postnummer och födelsedatum månad), kan du söka i listan.

      en.

      Klicka på Sök mottagare i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument.

      b.

      I dialogrutan Sök post anger du det attribut som du vill söka efter i rutan Sök text, ange det eller de fält som du vill söka och klicka sedan på Sök nästa.

Om du har installerat ett adressverifieringsprogram klickar du på Validera adresser i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument för att bekräfta mottagarnas adresser.

Överst på sidan

Steg 4: Lägga till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i dokumentet

När du har kopplat huvuddokumentet till en datafil är du redo att skriva texten i dokumentet och lägga till platshållare som anger var den unika informationen ska visas i varje kopia av dokumentet.

Om du känner till hur dokumentkoppling fält arbete läsa on.you kan gå vidare till Mappa och slå ihop.

Om du vill veta mer om hur dokumentkopplingsfält fungerar går du till Tips för hur du använder kopplingsinstruktioner.

Mappa kopplingsinstruktioner till datafilen

Om du vill vara säker på att Word kan hitta en kolumn i datafilen som motsvarar alla adress- eller hälsningselement, måste du mappa kopplingsinstruktionerna i Word till kolumnerna i datafilen.

Du mappar instruktionerna genom att klicka på Matcha fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

Gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick i Word

Dialogrutan Matcha fält öppnas.

Dialogrutan Matcha fält

Elementen i en adress och hälsning anges till vänster. Kolumnrubrikerna från datafilen anges till höger.

Word söker efter kolumnen som matchar respektive element. I bilden har datafilens Surname-kolumn automatiskt matchats till Last Name. Men andra element kunde inte matchas. Från den här datafilen går det till exempel inte att matcha First Name.

Du kan markera kolumnen från datafilen som matchar elementet till vänster i listan till höger. I bilden matchar kolumnen Name nu Förnamn. Det är bra att Titel, Unik identifierare och mellannamn inte matchats. Kopplingsdokumentet behöver inte använda alla fält. Om du har lagt till ett fält som inte innehåller data från datafilen visas den i det kopplade dokumentet som en tom platshållare, vanligtvis en tom rad eller ett dolt fält.

Dialogrutan Matcha fält

Skriva innehåll och lägga till platshållare eller fält

  1. I huvuddokumentet skriver du allt innehåll som du vill ska visas på varje kopia av dokumentet.

    Om du vill lägga till en bild, till exempel en logotyp, klickar du på bild i gruppen illustrationer på fliken Start.

  2. Klicka där du vill infoga fältet.

  3. Använd gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick i Word

  4. Lägg till något av följande:

    Adressblock med namn, adress och annan information

    1. Klicka på Adressblock.

    2. I dialogrutan Infoga adressblock markerar du de adresselement som du vill infoga och de format som du vill använda och klickar sedan på OK.

    3. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan det bero på att en del information för adressblocket inte kunde hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

    Hälsningsraden

    1. Klicka på Hälsningsrad.

    2. Välj format för hälsningsraden, vilket innefattar hälsningsfras, namnformat och skiljetecken efter frasen.

    3. Välj vilken text som ska visas om mottagarnamnet inte kan tolkas av Microsoft Word, till exempel när datakällan inte innehåller något förnamn eller efternamn utan bara ett företagsnamn.

    4. Klicka på OK.

    5. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan det bero på att en del information för hälsningsraden inte kunde hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

    Enskilda fält

    Du kan infoga information från enskilda fält, exempelvis förnamn, telefonnummer eller en bidragssumma från en lista över donatorer. Om du snabbt vill lägga till ett fält från datafilen i huvuddokumentet klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och sedan på fältnamnet.

    Om du vill visa fler alternativ när du infogar enskilda fält gör du så här:

    1. Klicka på Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    2. Gör något av följande i dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion:

      • Om du vill välja adressfält som automatiskt motsvarar fält i datakällan, även om datakällans fält inte har samma namn som fälten, klickar du på Adressfält.

      • Om du vill välja fält som alltid hämtar information direkt från en kolumn i datafilen klickar du på Databasfält.

    3. Klicka på fältet i rutan Fält.

    4. Klicka på Infoga och klicka sedan på Stäng.

    5. Om dialogrutan Matcha fält visas kan det bero på att den information som behövs för att infoga fältet inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

      Obs!: Om du infogar ett fält från listan Databasfält och sedan byter till en datakälla som inte har en kolumn med samma namn, kan den här fältinformationen inte infogas i kopplingsdokumentet.

Egna fält från Outlook-kontakter

Det enda sättet att inkludera anpassade kontaktfält i huvuddokumentet är att starta kopplingen i Outlook. Då måste du först ställa in en vy över dina kontakter med de fält som du vill använda i dokumentkopplingen. Starta dokumentkopplingen. När du har valt de inställningar som du vill att Word öppnas automatiskt och du kan slutföra kopplingen.

Konfigurera en vy med kontakter som innehåller egna fält

  1. I Outlook-kontakter klickar du på Visa-menyn pekar du på Aktuell vy och klicka sedan på Telefonlista.

  2. Högerklicka på en kolumnrubrik och klicka sedan på Fältväljaren.

  3. Markera Egna fält i mapp i den nedrullningsbara listrutan längst upp i dialogrutan Fältväljaren.

  4. Dra det fält som du vill lägga till från dialogrutan till kolumnrubrikerna. En liten röd pil hjälper dig att placera fältet på rätt plats.
    Dra eget fält från Fältväljaren till mappvyn Kontakter

    Du kan lägga till ett nytt fält i dialogrutan Fältväljaren genom att klicka på Nytt längst ned.

  5. Stäng dialogrutan Fältväljaren när du har lagt till alla egna fält i vyn.

  6. Om du vill ta bort ett fält som du inte vill ha med i dokumentkopplingen, klickar du på fältnamnet i kolumnrubriken i vyn Telefonlista och drar det sedan bort från kolumnrubriken.

  7. Om du vill köra dokumentkopplingen via Outlook i Outlook-kontakter markerar du enskilda kontakter genom att trycka på SKIFT och klicka på om du vill markera ett område eller genom att trycka på CTRL och klicka på om du vill välja personer. Klicka inte på alla kontakter om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn.

  8. Klicka på Koppla dokumentVerktyg-menyn.

  9. Om du har markerat enskilda kontakter som ska tas med i kopplingen klickar du på Endast markerade kontakter. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn klickar du på Alla kontakter i aktuell vy.

  10. Om du har konfigurerat vyn Telefonlista så att den innehåller exakt de fält som du vill använda i kopplingen, klickar du på Kontaktfält i aktuell vy. Annars klickar du på Alla kontaktfält så att alla kontaktfält blir tillgängliga för kopplingen.

  11. Om du vill skapa ett nytt huvuddokument för kopplingen klickar du på Nytt dokument. Annars klickar du på Befintligt dokument och sedan på Bläddra och bläddrar till dokumentet som ska användas som huvuddokument.

  12. Om du vill spara kontakterna och fälten som du har markerat, så att de kan återanvändas, markerar du kryssrutan Permanent fil och klickar på Bläddra för att spara filen. Informationen sparas i ett Word-dokument som kommaavgränsade data.

  13. Välj önskade alternativ för koppla:

    • Standardbrev      Förbered en samling bokstäver för ett massutskick.

    • Adressetiketter     Skapa adressetiketter för ett massutskick.

    • Kuvert     Konfigurera kuvert för ett massutskick.

    • Katalog     Skapa ett dokument som innehåller en katalog eller adress lista.

    • Nytt dokument     Generera kopplade dokument som du kan redigera individuellt i Word.

    • Skrivare     Skicka kopplade dokument direkt till standardskrivaren.

    • E-post     Generera kopplade dokument utformade för att vara e-postmeddelanden. När du är redo att slutföra koppling av dokument i Word på fliken Utskick i gruppen är klar klickar du på Slutför och koppla och klicka sedan på Skicka e-postmeddelanden. Raden ämne fylls med den text som du skrev i dialogrutan Koppla dokument för kontakter i Outlook.

  14. Klicka på OK. När dokumentet öppnas i Word på fliken Utskick i gruppen Skriv och infoga fält klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och klicka sedan på de fält som du vill lägga till dokumentet.

  • Du kan inte skriva tecken för kopplingsinstruktioner (««»») manuellt eller använda kommandot SymbolInfoga-menyn. Du måste använda funktionen Koppla dokument.

  • Om kopplingsinstruktionerna visas inom klammerparentes, till exempel { MERGEFIELD Stad }, som Microsoft Word visar fältkoder i stället för fältresultat. Detta påverkar inte kopplingen, men om du vill visa resultatet i stället, högerklickar du på fältkoden och klicka sedan på Växla fältkoder på snabbmenyn.

Formatera kopplade data

Databasen och kalkylblad program, till exempel Microsoft Office Access och Microsoft Office Excel lagras den information som du skriver i cellerna oformaterade data. Formatering som används i Access eller Excel, till exempel teckensnitt och färger, sparas inte med rådata. När du kopplar information från en datafil till ett Word-dokument kopplar du rådata utan formatering.

  1. Markera kopplingsinstruktionen. Se till att du markerar tecknen « » som omsluter fältet.

  2. Välj önskad formatering i gruppen Tecken på fliken Start. Du kan också klicka på dialogruteikonen Tecken om du vill visa fler alternativ.

Viktigt!: Om du vill minimera extra utrymme mellan raderna i adresser på etiketterna du måste markera raderna, klicka på Starta dialogrutan stycke på fliken Start och skriv sedan 0 i den före och efter rutor för styckeavstånd. Om du använder kopplingsinstruktionen Adressblock markerar du hela fältet, inklusive på v-formen («»), och sedan justera avståndet.

Överst på sidan

Steg 5: Förhandsgranska, Slutför dokumentkopplingen och skriva ut dokument

När du lägger till fält i huvuddokumentet är du redo att förhandsgranska resultatet. När du är nöjd med resultatet kan slutföra du kopplingen.

Förhandsgranska kopplingen

Du kan förhandsgranska de kopplade dokumenten och göra ändringar innan du slutför kopplingen.

Gör något av följande i gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick:

Bild av menyfliksområdet i Word

  • Klicka på Förhandsgranska resultat.

  • Bläddra igenom varje kopplat dokument med hjälp av knapparna Nästa post och Föregående post i gruppen Förhandsgranska resultat.

  • Förhandsgranska ett visst dokument genom att klicka på Sök mottagare.

Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick om du vill öppna dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera listan eller avmarkera mottagare om det finns poster som du inte vill ha med.

Bild av menyfliksområdet i Word

Slutföra kopplingen

Du kan skriva ut kopplade dokument eller ändra dem individuellt. Du kan skriva ut eller ändra hela eller en delmängd av dokumenten.

Om du vill skriva ut en delmängd av dokument som kan du ange uppsättningen av olika postnumren. Om du vill skriva ut sidor i stället för att ange postnumren följer du anvisningarna i avsnittet ändra enskilda kopior av dokumentet .

Skriva ut kopplade dokument
  1. Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick. Klicka sedan på Skriv ut dokument.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  2. Välj om du vill skriva ut hela uppsättningen av dokument, enbart kopian som visas eller en del av den mängd som du kan ange genom att spela in tal.

Ändra enskilda kopior av dokumentet
  1. Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick. Klicka sedan på Redigera enskilda dokument.

    Bild av menyfliksområdet i Word

  2. Välj om du vill redigera alla dokument, enbart kopian som visas eller en delmängd av den mängd som du kan ange genom att spela in tal. Word sparar kopior som du vill redigera till en enda fil med en sidbrytning mellan varje kopia av dokumentet.

När du har redigerat den nya filen med etiketter, kan du skriva ut etiketterna genom att klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och klicka på Skriv ut.

Spara huvuddokumentet

Kom ihåg att kopplade dokument som du sparar skiljer sig från huvuddokumentet. Det är en bra idé att spara själva huvuddokumentet om du planerar att använda för en annan koppling.

När du sparar huvuddokumentet sparar du också sin anslutning till datafilen. Nästa gång du öppnar huvuddokumentet, uppmanas du att välja om du vill att informationen från datafilen återigen ska kopplas till huvuddokumentet.

  • Om du klickar på Ja öppnas dokumentet med informationen från den första kopplade posten.

  • Om du klickar på Nej har anslutningen mellan huvuddokumentet och datafilen brutits. Huvuddokumentet blir ett vanligt Word-dokument. Fält ersätts med unik information från den första posten.

Överst på sidan

Tips och ytterligare procedurer

Välj bland följande alternativ för mer information om hur du arbetar med en kontaktlista, formaterar data i Excel eller skapa en ny lista.

Tips för hur du arbetar med en kontaktlista

Tips på hur du formaterar data i Excel

Tips för att använda kopplingsinstruktioner

Skriva en ny lista

Tips för hur du arbetar med en kontaktlista

Ansluta till mappen Kontakter i Outlook är vanligtvis enkelt att, men ibland kan du stöta på problem. Välj ett objekt från den nedrullningsbara listrutan för lösningar på vanliga problem som kan uppstå.

Du kanske måste aktivera egenskapen Visa denna mapp som en e-postadressbok i Outlook, eller så måste du ändra användarprofilen i Outlook.

Att aktivera egenskapen visa denna mapp som en e-postadressbok

  1. Klicka på kontakter i Microsoft Office Outlook på till-menyn.

  2. Högerklicka på den kontaktmapp som innehåller den information som du vill använda för att koppla dokument och klicka sedan på Egenskaper.
    Kontaktegenskaper i Outlook

  3. Markera kryssrutan Visa denna mapp som en e-postadressbok på fliken Outlook-adressbok och klicka sedan på OK.

Ändra din användarprofil i Outlook

En användarprofil i Outlook består av en grupp e-postkonton och adressböcker. Vanligtvis behöver du bara en användarprofil, men om du delar datorn med andra eller använder olika adressböcker för olika ändamål kan du konfigurera mer än en profil. Om du använder en profil som inte innehåller just den kontaktmapp som du vill använda när du startar dokumentkopplingen är den mappen inte tillgänglig.

Om du vill växla till en annan profil startar du om Outlook. När du uppmanas att ange en profil väljer du den som innehåller mappen Kontakter som du vill använda i kopplingen.

Om du inte uppmanas att ange någon profil och du vet att det finns flera, kanske du måste konfigurera Outlook så att du får en uppmaning. Så här gör du:

  1. Stäng Outlook.

  2. Växla till klassiskt läge på Kontrollpanelen och klicka sedan på e-post.

  3. Klicka på Visa profiler.

  4. Om du vill välja profil varje gång du startar Outlook klickar du på Fråga efter profil och klickar på OK.


Tillbaka till Outlook-tips

Om du försöker ansluta till mappen Kontakter vid en dokumentkoppling i Word och Outlook inte har angetts som standardprogram för e-post i Windows Internet Explorer visas följande felmeddelande:

"Antingen finns det ingen standardklient för e-post eller så går det inte att utföra meddelandebegäran med den aktuella e-postklienten. Kör Microsoft Office Outlook och ange det som standardklient för e-post."

Så här undviker du att det här meddelandet visas under en dokumentkoppling:

  1. Avsluta Word.

  2. Klicka på Internetalternativ på Internet Explorer Verktyg-menyn och klicka sedan på fliken program.

  3. Klicka på Microsoft Office Outlook under e-post, och klicka sedan på OK.

Starta Word igen, öppna kopplingsdokumentet och anslut till kontaktmappen i Outlook.

Tillbaka till Outlook-tips

Om du inleder en koppling i Word och försöker att ansluta till en kontaktmapp i Gemensamma mappar i Outlook, visas följande felmeddelande:

"Det går inte att slutföra den här åtgärden på grund av fel i motorn för dialogrutan eller databasen. Försök igen senare."

Om du försöker igen senare visas samma felmeddelande.

Om du vill använda en kontaktmapp i Gemensamma mappar som datafil för dokumentkopplingen måste du starta kopplingen i Outlook.

Tillbaka till Outlook-tips

Du kan inte ansluta till den här typen av adressbok direkt vid en dokumentkoppling. I stället kan exportera dina Outlook Express-adressboken som en CSV-textfil och sedan ansluta till den i formuläret.

Exportera dina Outlook Express-adressbok

  1. Starta Microsoft Outlook Express.

  2. Peka på ExporteraArkiv-menyn och klicka sedan på Adressbok.

  3. Klicka på Textfil (kommaavgränsade värden) i dialogrutan Exportera för Windows Adressbok och klicka sedan på Exportera.

  4. Skriv ett filnamn för den exporterade filen i rutan Spara exporterad fil som och klicka sedan på Bläddra.

  5. I listan Spara i dialogrutan Spara som väljer du var du vill spara filen och klicka sedan på Spara. Det är praktiskt att spara datafiler i mappen Mina datakällor i mappen Mina dokument. Det är där Word söker efter datafiler när du söker efter dem under en koppling.

  6. Klicka på Nästa. Markera kryssrutorna bredvid de fält som du vill exportera och klicka sedan på Slutför.

    Obs!: När du bestämmer vilka fält du vill exportera i åtanke standardbrev eller e-postmeddelanden eller etiketter som du tänker skapa med dokumentkoppling. Till exempel om du aldrig inkluderar smeknamn eller personliga webbplatser i dina kopplade dokument, exporterar du inte dessa fält.

  7. Klicka på OK när du får meddelandet om att exporten har slutförts.

  8. Klicka på Stäng om du vill stänga dialogrutan Exportera för Windows Adressbok och avsluta Outlook Express.

När du är tillbaka i Word och arbetar med dokumentkopplingen och du kommer till steget där du ska ansluta till en fil, bläddra och leta upp den .csv-fil som du just har exporterat alternativet Använd en befintlig lista. Innan filen öppnas uppmanas du att välja vilket avgränsningstecken separera en kolumn från en annan i din adresslista. Klicka på kommatecken och klicka sedan på OK.


Tillbaka till Outlook-tips

Tips på hur du formaterar data i Excel

Om datafilen är ett Excel-kalkylblad som innehåller procent, valutavärden eller postnummer kan du bevara den numeriska formateringen av informationen genom att använda DDE (Dynamic Data Exchange) när du ansluter till Excel-kalkylbladet från Word. Du kan till exempel se till att det femsiffriga postnumret 07865 från datafilen inte visas som talet 7865 (utan inledande nolla).

Gör följande i Word innan du ansluter till kalkylbladet:

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Word-alternativ.

  2. Klicka på Avancerat.

  3. Rulla till avsnittet Allmänt och markera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning.

  4. Klicka på OK.

  5. Med det huvuddokument för kopplingsdokumentet öppet i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick, klickar du på Välj mottagare och klicka sedan på Använd befintlig lista.

  6. Leta reda på Excel-kalkylbladet i dialogrutan Välj datakälla och dubbelklicka på det.

  7. Klicka på MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) och klicka sedan på OK i dialogrutan Bekräfta källdokument.

    Om MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) inte visas markerar du kryssrutan Visa alla.

  8. Markera det cellområde eller kalkylblad som innehåller den information som du vill koppla under Cellintervall i dialogrutan Microsoft Office Excel. Klicka sedan på OK.

    Om du vill uppmaning ska visas varje gång du öppnar en fil, kan du inaktivera alternativet Bekräfta konvertering vid Öppna när du har anslutit till kalkylbladet.

Tillbaka till Tips och ytterligare procedurer

Tips för att använda kopplingsinstruktioner

Platshållare, till exempel adress och hälsning, kallas kopplingsinstruktioner. Fält i Word motsvarar kolumnrubrikerna i datafilen som du väljer.

Datafil med kolumner (kategorier) och rader (poster)

1. Kolumnerna i en datafil representerar kategorier med information. Fälten som du lägger till i huvuddokumentet är platshållare för dessa kategorier.

2. Raderna i en datafil representerar poster med information. När du utför en dokumentkoppling genererar Word en kopia av huvuddokumentet för varje post.

Genom att placera ett fält i huvuddokumentet anger du att en viss kategori med information, till exempel ett namn eller en adress, ska visas där.

Fält som infogas i ett Word-dokument

När du infogar en kopplingsinstruktion i huvuddokumentet omges namnet på instruktionen alltid av kopplingstecken (« »). Dessa tecken kommer inte med i de kopplade dokumenten – de hjälper dig bara att skilja kopplingsinstruktionerna i huvuddokumentet från den vanliga texten.

Vad händer när du kopplar dokument

När du kopplar ersätter informationen från den första raden i datafilen instruktionerna i huvuddokumentet för att skapa det första kopplade dokumentet. Informationen från den andra raden i datafilen ersätter instruktionerna för att skapa det andra kopplade dokumentet och så vidare.

Koppla information från en datafil till ett dokument

Arbeta med fält: exempel

Du kan lägga till en kolumnrubrik från datafilen till huvuddokumentet som ett fält. Detta ger dig flexibilitet när du utformar standardbrev, etiketter, e-postmeddelanden och andra kopplade dokument. Till exempel:

  • Anta att du skapar en bokstav att meddela lokala företag att de har markerats som ska användas i din årliga stad guide. Om datafilen innehåller en kolumn för företag med namnet på varje företag som du vill kontakta, kan du infoga fältet «Företag» i stället för att skriva in namnet på varje enskilt företag.

  • Anta att du skickar kvartalsvis e-postmeddelanden till dina kunder om att nya produkter och specialerbjudanden. Om du vill anpassa dessa meddelanden för dina bästa kunder, kan du lägga till en PersonalNote kolumn i datafilen där du kan skriva anteckningar som till exempel "Missar Miller nya widgeten är exakt vad du har letar du efter." Du kan inkludera dessa anteckningar längst ned i vissa meddelanden genom att placera ett «PersonalNote»-fält i huvuddokumentet.

  • Anta att distributionslistan är för prenumeranter på nyhetsbrevet och datafilen innehåller en kolumn som heter ExpireDate, för att lagra det datum då varje prenumeration upphör att gälla. Om du infogar ett «ExpireDate»-fält i etiketthuvuddokumentet innan du utför kopplingen, ser prenumeranter var och en sin egen förfallodatum på deras adressetikett.

Du kan kombinera fält och avgränsa dem med skiljetecken. Till exempel om du vill skapa en adress, kan du konfigurera fält i huvuddokumentet så här:

«Förnamn» «Efternamn»

«Gatuadress»

«Postnummer» «Ort»

För saker som du använder ofta, som Adressblock och hälsningsfraser får Word sammansatta fält som grupperar flera fält tillsammans. Till exempel:

  • Fältet Adressblock är en kombination av flera fält, till exempel förnamn, efternamn, gatuadress, ort och postnummer.

    Element i instruktionen Adressblock

  • Fältet Hälsningsrad kan innehålla en eller flera namnfält, beroende på valfri hälsning.

Du kan anpassa innehållet i var och en av dessa sammansatta fält. Till exempel i adressen, kanske du vill markera ett formellt format (Brian Joshua Randall Jr..); i hälsning, kanske du vill använda "Till" i stället för "Hej".

Tillbaka till Tips och ytterligare procedurer

Skriva en ny lista

  1. Skriv informationen för den första adressen eller den första posten som du vill ta med i dokumentkopplingen etikett i dialogrutan Ny adresslista.

    Klicka på Anpassa kolumner om du vill lägga till eller ta bort kolumner, och gör sedan önskade ändringar.

  2. När du har angett all information för den första posten klickar du på Ny post. Ange informationen för nästa post och fortsätt sedan tills du har fört in alla poster du vill inkludera.

  3. Klicka på OK när den nya listan är klar.

  4. Ange ett namn för den nya listan i dialogrutan Spara adress och klicka på Spara.

Tillbaka till Tips och ytterligare procedurer

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×