Ange regler för kopplat dokument

Ange regler för kopplat dokument

Läs mer om regler för dokumentkoppling och undersök hur de olika reglerna kan användas av din organisation. Använd en regel om du skapar en brev eller ett e-postmeddelande till alla dina kunder och vill att meddelandet ska innehålla olika saker beroende på olika värden i vissa fält i datakällan.

Tänk dig att du t.ex. har skrivit ett brev om en kommande aktivitet som ska hållas på tre olika geografiska platser i världen. Du skapade brevet med hjälp av alternativet Starta koppling av dokument på fliken Utskick i Word, men när du granskar dokumentet upptäcker du att viss information upprepas och att delar av innehållet måste justeras beroende på var evenemanget äger rum. Du kan använda Regler i gruppen Skriv och infoga fält för att täcka en mängd olika eventualiteter.

Använda regler

Om du lägger till regler i ett kopplat dokument får du möjlighet att effektivisera arbetsflödet och införa flexibilitet. Med regler kan du kringgå behovet av att generera flera olika dokument och kan konfigurera innehåll som kan ändras snabbt och lätt.

Du kan lägga till regler medan du konfigurerar dokumentkopplingen.

  1. Välj Regler i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick i Word

  2. Välj en tillgänglig regel.

    Listrutan Regler med tillgängliga fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick i Word

Du kan inte komma åt reglerna förrän du har påbörjat dokumentkopplingen. Mer information om hur du konfigurerar fälten i dialogrutan för den valda regeln får du genom att klicka på ikonen ?. Du kan också kan söka efter fältnamnet i hjälpen för Word.

Tips: Tryck på Alt + F9 om du vill växla mellan att visa och dölja fältkoder.

Fält

Beskrivning

Exempel och metod

Fråga

Används för att upprepa en begäran om samma information på mer än en plats i ett dokument. Svar på frågan visas i det kopplade dokumentet

I dialogrutan Infoga fält: Fråga finns det en kryssruta med texten En fråga. Markera den här kryssrutan om du vill att frågan endast ska infogas i början av den slutliga dokumentkopplingen. Eller avmarkera kryssrutan (standardinställningen) om du vill bli tillfrågad för varje post.

Mer information finns i Fältet Fråga.

Det finns planer på att fira av en av era säljare som snart ska gå i pension. Inbjudan skickas via e-post till personer både i och utanför företaget. Mottagarna ombeds svara på om de kommer på festen eller inte.

I dialogrutan Infoga fält: Fråga skriver du Inbjudan i rutan Bokmärke.

I frågerutan skriver du Kommer du på festen?

Skriv Ja i Standardtext för bokmärke.

Klicka på OK när du är klar.

Fyll

Använd fältet Fyll när du vill ställa en fråga. Fältet Fyll liknar fältet Fråga flera gånger i samma dokument.

I dialogrutan Infoga fält: Fyll finns en kryssruta med texten En fråga. Markera kryssrutan om du vill att svaret ska gälla för varje post som kopplas. Eller avmarkera kryssrutan (standardinställningen) om du vill bli tillfrågad för varje post.

Mer information finns i Fältet Fyll.

Företaget skickar ut en hälsoundersökning till alla inställda. Varje anställd får ett konfidentiellt formulär skickat till sig. Formuläret efterfrågar information av typen ålder, höjd och vikt.

I dialogrutan Infoga fält: Fyll går du till frågerutan och skriver Hur gammal är du?

Klicka på OK när du är klar.

Om (If Then Else)

Används för att ange ett villkor som måste uppfyllas. Om det definierade villkoret uppfylls tillhandahålls specifik information. Om det definierade villkoret inte uppfylls tillhandahålls annan information.

Mer information finns i Fältet IF.

Du jobbar för en välgörenhetsorganisation med en stor medlemsdatabas. Medlemmarna ska få olika meddelanden om kommande välgörenhetsevenemang beroende på var de är bosatta rent geografiskt.

I dialogrutan Infoga fält: Om går du till listrutan Fältnamn och väljer kolumnnamnet för en plats i datakällan (vanligtvis ett Excel-kalkylblad).

Välj Lika med i listrutan Jämförelse.

Skriv Sydamerika i rutan Jämför med. Gå till rutan Infoga denna text och skriv in det innehåll som ska visas om villkoret uppfylls. Om villkoret inte uppfylls visas istället innehållet som angetts i rutan Infoga annars denna text.

Klicka på OK när du är klar.

Koppla post nr

Används för att registrera den faktiska postnumreringen från datakällan och låta den ingå i det kopplade dokumentet. Numret återspeglar eventuell sortering och filtrering som du har använt för datakällan före kopplingen ägde rum

Mer information finns i Fältet MERGEREC.

Använd ett fält av typen MERGEREC bredvid ett datumfält för utskrift om du vill skapa unika fakturanummer.

Välj Regler i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick. Välj sedan Koppla sekvens nr.

Koppla sekvens nr

Används när du vill räkna antalet poster i det kopplade dokumentet.

Mer information finns i Fältet MERGESEQ.

Du har kopplat en bunt med brev. Den sista posten i en bunt med standardbrev visar det totala antalet brev. Den summan kan du använda om du till exempel vill beräkna portokostnader.

Välj Regler i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick. Välj sedan Koppla sekvens nr.

Till nästa post

Används för att infoga nästa datapost i det aktuella dokumentet utan att starta ett nytt dokument.

Mer information finns i Fältet NEXT.

Välj Regler i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick. Välj sedan Nästa post.

Nästa post om

Används för att jämföra två värden. En matchning mellan innehållet i datafältet och värdet avgör om nästa post ska kopplas till det aktuella dokumentet eller till ett nytt dokument.

Mer information finns i Fältet NEXTIF.

Välj Regler i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick. Välj sedan Nästa post om.

I listan Fältnamn väljer du en kopplingsinstruktion, t.ex. Ort.

Markera den operand du vill ha i listanJämförelse. Om du t.ex. vill sortera ut mottagare i en viss stad markerar du Lika med.

Skriv in det värde du vill använda i rutan Jämför med. Om du t.ex. vill sortera ut mottagare i Tokyo skriver du Tokyo.

Sätt bokmärke

Används för att koppla ett bokmärkesnamn till ett specifikt värde. Ett bokmärke kan placeras på flera olika platser i ett dokument. Oavsett var du infoga bokmärket i ett dokument visas det värde som är länkad till bokmärket.

Mer information finns i Ange fält.

Ditt företag förbereder en offentlig version av ett dokument om ett miljöprojekt som ska genomföras i ett visst område. Projektledarna har tagit fram ett preliminärt projektnamn, men varnar för att det kan komma att ändras. Det bästa alternativet är att lägga till ett bokmärke. Om namnet ändras behöver du bara ändra bokmärket och inte i alla referenser till namnet.

I dialogrutan Infoga fält: Ange skriver du Projektnamn i rutan Bokmärke.

Skriv t.ex. Tunnelbygge för oxgrodor i blocket Värde

Klicka på OK när du är klar.

Hoppa över post om

Används för att jämföra innehållet i ett datafält med ett visst värde och sedan hoppa över infogningen av den aktuella dataposten om villkoret uppfylls.

Mer information finns i Fältet SKIPIF.

Du äger en klädbutik och har för mycket av en viss t-shirt på lager. Tyvärr har du bara ovanliga storlekar kvar. Du skapar ett reklamblad, men vill utesluta kunder med en viss storlek.

I dialogrutan Infoga fält: Hoppa över post om går du till listrutan Fältnamn och väljer kolumnnamnet för en storlek i datakällan (vanligtvis ett Excel-kalkylblad).

Välj Lika med i listrutan Jämförelse.

Skriv XL i rutan Jämför med. Klicka på OK när du är klar. Kunder med storleken XL får inte utskicket.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×