Allt om arbetsflöden för insamling av feedback

Allt om arbetsflöden för insamling av feedback

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Arbetsflöden som ingår i SharePoint-produkter finns funktioner som du kan använda för att automatisera affärsprocesser, att göra dem mer konsekvent och effektivare. Du kan använda ett arbetsflöde för SharePoint Insamling av Feedback för att dirigera dokument och andra objekt som lagras i SharePoint-produkter till en eller flera personer för deras feedback. Och med ett SharePoint-arbetsflöde hantering av processen du har mer tid för alla andra saker du behöver göra.

Mer information finns i om arbetsflöden som ingår i SharePoint.

Viktigt!:  Som standard är arbetsflöden för insamling av feedback inte aktiverade, och finns inte heller med som ett alternativ i listan i listrutan Välj arbetsflödesmall i associationsformuläret. En webbplatsadministratör måste aktivera arbetsflöden på webbplatssamlingsnivå för att du ska kunna använda dem.

Om du behöver göra är slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av Feedback    Bara rulla ned till avsnittet övervaka FÄRDIGT och expandera den. Du kanske inte behöver någon av de andra segmenten just nu.

Jämförelse mellan manuell process och automatiserat arbetsflöde

SharePoint-arbetsflöden är:

  • Effektiv och    konsekvent A insamling av Feedback arbetsflöde cirkuleras automatiskt dokument eller objekt, tilldelar granska uppgifter och spårar utvecklingen och skickar påminnelser och meddelanden när det behövs. Aktivitet i ett arbetsflöde kan övervaka och anpassas från en central statussida och historik över händelser i ett arbetsflöde kör upprätthålls i 60 dagar efter slutförande.

  • Du nöjer dig med mindre    Med ett arbetsflöde för insamling av feedback kan du och dina kollegor spara tid och bekymmer, samtidigt som feedbackprocessen effektiviseras och standardiseras.

Här är ett diagram över en enkel version av arbetsflödet för insamling av feedback.

Diagram över enkelt arbetsflöde för insamling av feedback

Tips för dig som läser den här artikeln

Informationen i den här artikeln presenteras i tio expanderbara avsnitt.

Klicka här för några tips om hur du får ut det mesta av den här artikeln

Om du behöver göra är slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av Feedback    Bara rulla ned till avsnittet övervaka FÄRDIGT och expandera den. Du kanske inte behöver någon av de andra segmenten just nu.

Om du vill lägga till, starta, övervaka och underhålla arbetsflöden    Om du inte känner till de här uppgifterna utförs, kan det vara praktiskt att gå igenom den här artikeln segment genom att avsnittet ska först gången som du design och lägga till ett arbetsflöde. När du är bekant med informationen och artikeln layout, kan du gå direkt till i avsnittet som du behöver på RETUR besök.

En anmärkning om bilderna    Skärmbilderna och de konceptuella diagrammen i den här artikelserien om arbetsflöden baseras huvudsakligen på arbetsflöden för godkännande. Bilderna och diagrammen i den här artikeln har emellertid anpassats för arbetsflöden för insamling av feedback då detta ansetts nödvändigt för att undvika missförstånd.

Några ord om hur du skriver ut den här artikeln    Det här är en lång artikel. Om du bara vill skriva ut vissa avsnitt kontrollerar du att bara de avsnitten är expanderade när du skriver ut. (Om du vill att alla bilder ska skrivas ut väljer du liggande orientering i stället för stående.)

Några ord om hur du söker    Innan du söker efter text eller ord i den här artikeln kontrollerar du att alla avsnitt som du vill söka i är expanderade.

Vad vill du göra?

Konceptuell ikon för avsnittet Mer information

MER INFORMATION om arbetsflöden för insamling av feedback

Mer information om arbetsflöden för insamling av feedback

Ett arbetsflöde för insamling av feedback är en funktion i SharePoint som dirigerar ett dokument eller ett annat objekt som lagras i en SharePoint-lista eller i ett SharePoint-bibliotek till en eller flera personer som ska lämna feedback om dokumentet eller objektet. Med ett arbetsflöde automatiseras, effektiviseras och standardiseras hela processen.

Arbetsflöde som dirigerar objekt till deltagare

Det grundläggande arbetsflödet för insamling av feedback som ingår i SharePoint fungerar som en mall. Med hjälp av mallen kan du lägga till flera arbetsflöden för insamling av feedback på dina webbplatser. Varje arbetsflöde som du lägger till är en unik version av det grundläggande arbetsflödet för insamling av feedback och fungerar på ett särskilt sätt, beroende på vilka inställningar som du anger när du lägger till det.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Vad gör ett arbetsflöde för insamling av Feedback för mig?

  2. Vad kan ett arbetsflöde för insamling av Feedback?

  3. Vem kan använda den här typen av arbetsflöde?

  4. Hur du planerar, lägga till, kör, och behålla den här typen av arbetsflöde?

1. Hur kan ett arbetsflöde för insamling av feedback hjälpa mig?

  • Första gången du lägger till ett arbetsflöde för insamling av feedback i en lista, i ett bibliotek eller i en webbplatssamling kan du ange antalet deltagare samt om deltagarnas uppgifter ska tilldelas en i taget efter varandra (seriellt eller i följd) eller alla på en gång (parallellt). Du kan också välja om du vill dela upp deltagarnas uppgifter i två eller flera faser, samt ange ett sista förfallodatum och/eller hur lång tid som får ägnas åt varje uppgift. Du kan ändra dessa inställningar varje gång du startar arbetsflödet manuellt för ett objekt.

  • Varje angiven deltagare tilldelas en uppgift via arbetsflödet. Deltagarna kan sedan välja att skicka feedback om objektet, begära en ändring av objektet, tilldela om uppgiften eller ta bort uppgiften.

  • När arbetsflödet körs kan du övervaka förloppet och göra justeringar (om det behövs) från samma centrala sida med arbetsflödesstatus.

  • Listan över alla arbetsflödeshändelser som inträffade under körningen (instansen) av arbetsflödet är tillgänglig på sidan Arbetsflödesstatus i 60 dagar efter arbetsflödets slutförande.

Överst i avsnittet

2. Vad kan jag inte göra med ett arbetsflöde för insamling av feedback?

Arbetsflödet Samla in feedback är inte avsett för insamling av godkännanden och avvisanden av objekt eller för att styra publiceringen av webbsidor för en webbplats. Om du vill lägga till ett arbetsflöde där deltagarna godkänner eller avvisar det objekt som de granskar läser du artikeln Allt om arbetsflöden för godkännande under Se även.

Observera också att arbetsflöden för insamling av feedback inte är avsedda för insamling av signaturer. Om du vill använda ett arbetsflöde för att samla in signaturer i ett Microsoft Word-dokument, en Microsoft Excel-arbetsbok eller ett Microsoft InfoPath-formulär läser du artikeln Allt om arbetsflöden för insamling av signaturer under Se även.

Få reda på hur du ytterligare kan anpassade arbetsflöden som ingår i SharePoint, med hjälp av Microsoft SharePoint Designer 2013, i MSDN-hjälpsystemet (hjälpsystemet för Microsoft Software Developer Network).

Överst i avsnittet

3. Vem kan använda den här typen av arbetsflöde?

Att lägga till en    arbetsflöde som standard, du måste ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbetsflöde. (Gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och gruppen besökare inte.)

Så här startar du en    arbetsflödet också som standard, du måste ha behörigheten Redigera objekt för att Starta ett arbetsflöde som redan lagts till. (Gruppen medlemmar och gruppen ägare har båda behörigheten Redigera objekt som standard, gruppen besökare betyder inte.)

Ägare kan också välja att konfigurera särskilda arbetsflöden så att de bara kan startas av medlemmar i gruppen Ägare. (Om du vill göra det markerar du kryssrutan Kräv behörigheten Hantera listor för att starta arbetsflödet på den första sidan i associationsformuläret.)

Överst i avsnittet

4. Hur planerar jag, lägger till, kör och underhåller den här typen av arbetsflöde?

Huvudfaserna är som följer:

  • INNAN arbetsflödet körs (planera, lägga till, starta)   
    innan du lägger till ett arbetsflöde kan du planera där du vill lägga till det (för en enskild lista eller ett bibliotek eller för hela webbplatssamlingen) och information om hur det fungerar. När du har lagt till och konfigurerat arbetsflödet, starta alla med nödvändig behörighet arbetsflödet för ett visst objekt. Arbetsflödet kan också ställas in ska köras automatiskt. Automatisk körs kan aktiveras baserat på ett eller båda av två utlösande händelser: när ett objekt läggs till eller skapats i en lista eller ett bibliotek, eller när en artikel i en lista eller ett bibliotek är ändras.

  • När arbetsflödet körs (utföra, övervaka, justera)   
    när arbetsflödet körs enskilda deltagare utföra sina tilldelade uppgifter. Automatiska påminnelser skickas till deltagare som inte uppfyller aktivitet deadlines. Under tiden kan du övervaka förloppet för arbetsflödet från en central sidan Arbetsflödesstatus för den särskilda instansen av arbetsflödet. Justeringar till arbetsflödet när det körs kan göras från den samma sidan. och om det behövs kan arbetsflödet avbryts eller avslutas därifrån.

  • När arbetsflödet har körts (granska, rapport, ändra)   
    när arbetsflödet har slutförts, hela historiken för den kör (eller instans) kan granskas för upp till 60 dagar på sidan Arbetsflödesstatus. Statistiska rapporter på prestanda för den här arbetsflödesversionen kan skapas från samma sida. Om du har något som du vill ändra hur funktionerna arbetsflöde, du slutligen öppnar och redigerar Associationsformuläret som du har slutfört när du lade till arbetsflödet.

Följande flödesschema illustrerar dessa faser ur synvinkeln för någon som lägger till ett nytt arbetsflöde.

Arbetsflödesprocess

Nästa steg

Innan du planerar ett nytt arbetsflöde för insamling av Feedback först läser avsnittet tillåta den i den här artikeln och gå vidare till avsnittet planera .

Överst i avsnittet | Överst i artikeln


Expando-ikon för avsnittet Tillåta

TILLÅTA feedback enbart i uppgiftsformuläret eller även i objekt

Tillåta feedback enbart i uppgiftsformuläret eller även i objekt

Följande två frågor kan hjälpa dig att fatta ett viktigt beslut om arbetsflödet:

  • Ska deltagarna bara kunna lämna feedback i fältet Kommentarer i uppgiftsformuläret eller ska de också kunna infoga spårade ändringar och kommentarer i själva objektet?

  • Om deltagarna kan infoga spårade ändringar och kommentarer i själva objektet, ska de i så fall göra det i en samarbetsmiljö där flera deltagare kan redigera dokumentet samtidigt eller måste varje deltagare checka ut dokumentet och ha exklusiva redigeringsrättigheter under tiden för deras granskning?

Här är ett diagram som illustrerar alternativen.

Olika alternativ för att tillåta och lämna feedback

Ha följande i åtanke när du läser den här artikeln:

  • Inget arbetsflöde kan starta för ett objekt som är utcheckat.

  • Arbetsflöden av typen Samla in feedback innehåller ett alternativ som gör att arbetsflödet avbryts direkt om objektet som granskas ändras.

  • Du kan bara lägga till spårade ändringar och kommentarer i ett objekt om det öppnas i den installerade versionen av det program som det skapades i, inte när det öppnas i en webbprogramversion av programmet.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Tillåta feedback i uppgiftsformuläret endast

  2. Tillåta feedback i uppgiftsformuläret och i objektet (samarbetsversion)

  3. Tillåta feedback i uppgiftsformuläret och objekt (enda access version)

1. Bara tillåta feedback i uppgiftsformuläret

Den här konfigurationen har den fördel att den är enklast rent mekaniskt. Deltagarna kan bara föreslå ändringar på två sätt, som båda involverar uppgiftsformuläret:

  • Skicka kommentarer.

  • Begära att objektet ändras när arbetsflödet fortfarande körs.

Den främsta nackdelen är givetvis att deltagarna inte kan ange specifika ändringar direkt i objektet. Ju större antal föreslagna ändringar, desto troligare är det att deltagarna vill kunna arbeta direkt i objektet.

En anmärkning om hur du skyddar objekt mot ändringar    Det enklaste sättet att se till att deltagarna daN ”t gör ändringar i själva objektet är att checka ut objektet under kör. Men som sagt lite sätt tillbaka arbetsflöden kan starta på ett objekt som är utcheckat.

Du kan kringgå detta på två olika sätt:

  • Du kan vänta tills arbetsflödet har startat och sedan checka ut objektet under tiden då arbetsflödet körs. (Om arbetsflödet startar automatiskt kontrollerar du att du finns med i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret. När du får aviseringen om att arbetsflödet har startat för ett objekt checkar du ut objektet.) En begränsning med den här metoden är att inget annat arbetsflöde kan starta för samma objekt så länge det är utcheckat.

  • Du kan också lämna objektet incheckat och upplysa deltagarna om hur viktigt det är att de inte checkar ut eller gör ändringar i objektet. Det är självklart en bra idé att ta med den här uppmaningen i kommentarerna som du lägger till i uppgiftsaviseringarna. Om deltagarna inte har erfarenhet av arbetsflöden för insamling av feedback kan det vara bra att vara övertydlig och skicka ett separat e-postmeddelande innan arbetsflödet startar eller kontakta och prata med deltagarna direkt.

Överst i avsnittet

2. Tillåta feedback både i uppgiftsformuläret och i objektet (samarbetsversion)

I den här konfigurationen är objektet tillgängligt för alla deltagare hela tiden. Alla kan granska objektet när de vill – ingen behöver vänta på att någon annan ska bli färdig först. Den här flexibiliteten är möjlig tack vare samarbetsfunktionerna i SharePoint.

Se bara till att deltagarna vet att de måste göra följande:

  • Lämna objektet incheckat när de gör ändringar.

  • Öppna objektet i den installerade versionen av programmet som det skapades i, inte i webbprogramversionen av programmet.

  • Aktivera ändringsspårning innan de gör ändringar eller infogar kommentarer.

  • Spara sina ändringar på servern.

Glöm inte att arbetsflöden av typen Samla in feedback innehåller ett alternativ som gör att arbetsflödet avbryts direkt om objektet som granskas ändras. Om det här alternativet är aktiverat avbryts arbetsflödet direkt första gången en deltagare sparar ändringar i objektet, även spårade ändringar och/eller kommentarer.

Om du planerar att tillåta ändringar i själva objektet kontrollerar du också att Användare måste checka ut dokument innan de kan redigera dem har inställningen Nej i Versionsinställningar för listan eller biblioteket.

Överst i avsnittet

3. Tillåta feedback både i uppgiftsformuläret och i objektet (version med exklusiv åtkomst)

I den här konfigurationen kan bara en deltagare i taget checka ut objektet och göra ändringar i det:

  • Om uppgifterna i arbetsflödet tilldelas efter varandra (seriellt) är detta antagligen inget problem.

  • Om alla uppgifter tilldelas samtidigt (parallellt) kan deltagarna ibland behöva vänta tills en annan deltagare är färdig innan de får åtkomst till objektet.

Eftersom arbetsflödet inte kan starta för ett objekt när objektet är utcheckat måste du se till att objekten är incheckade innan det här arbetsflödet körs för dem.

Meddela deltagarna att de måste göra följande:

  • Checka ut objektet innan de öppnar det.

  • Öppna objektet i den installerade versionen av programmet som det skapades i, inte i webbprogramversionen av programmet.

  • Aktivera ändringsspårning innan de gör ändringar eller infogar kommentarer.

  • Spara ändringarna på servern och checka in objektet på nytt så fort de är klara med det.

Glöm inte att arbetsflöden av typen Samla in feedback innehåller ett alternativ som gör att arbetsflödet avbryts direkt om objektet som granskas ändras. Om det här alternativet är aktiverat avbryts arbetsflödet direkt första gången en deltagare sparar ändringar i objektet, även spårade ändringar och/eller kommentarer.

Nästa steg

Om du är redo att planera ett nytt arbetsflöde för insamling av Feedback kan du gå vidare till avsnittet planera i den här artikeln .

Överst i avsnittet | Överst i artikeln


Konceptuell ikon för avsnittet Planera

PLANERA ett nytt arbetsflöde för insamling av feedback

Planera ett nytt arbetsflöde för insamling av feedback

I det här avsnittet ska vi titta närmare på de beslut som du måste fatta och den information som du behöver innan du lägger till en version av arbetsflödet för insamling av feedback.

Om du redan är bekant med hur du lägger till den här typen av arbetsflöde och bara behöver du en påminnelse om hur du kan du gå direkt till relevant lägga till-avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Mallar och versioner

  2. Associationsformuläret

  3. Tolv frågor

1. Mallar och versioner

De arbetsflöden som ingår i SharePoint fungerar som huvudmallar som de enskilda arbetsflöden som du lägger till för listor, bibliotek och webbplatssamlingar baseras på.

Varje gång du lägger till ett arbetsflöde för insamling av feedback lägger du i själva verket till en version av den allmänna arbetsflödesmallen för insamling av feedback. Du ger varje version ett eget namn och egna inställningar, som du anger i associationsformuläret när du lägger till just den versionen. På så sätt kan du lägga till flera arbetsflöden, där alla versioner baseras på huvudarbetsflödesmallen för insamling av feedback, men där varje version namnges och anpassas efter hur den ska användas.

I den här bilden har tre arbetsflöden som baseras på arbetsflödesmallen för godkännande lagts till: Ett för alla innehållstyper i ett enskilt bibliotek, ett för en enskild innehållstyp i ett enskilt bibliotek och ett för en enskild innehållstyp i en hel webbplatssamling.

Tre arbetsflöden som baseras på arbetsflödesmallen för godkännande

Överst i avsnittet

2. Associationsformuläret

När du lägger till en ny arbetsflödesversion baserat på någon av de medföljande arbetsflödesmallarna fyller du i ett associationsformulär där du anger hur du vill att den nya versionen ska fungera.

Följande avsnitt innehåller en lista med frågor som hjälper dig att fylla i associationsformuläret. Men börja gärna med att titta igenom formuläret och fälten i det.

Den första sidan i associationsformuläret

Första sidan i initieringsformuläret

Andra sidan i associationsformuläret

Andra sidan i associationsformuläret med fält för initieringsformuläret

Obs!: Fälten i den röda rutan på den här andra sidan visas också i initieringsformuläret, som öppnas varje gång arbetsflödet startas manuellt, och kan redigeras där för en enstaka körning.

Överst i avsnittet

3. Tolv frågor

När du har besvarat alla frågorna i det här avsnittet är det dags att lägga till arbetsflödet.

  1. Är det här rätt arbetsflödestyp?

  2. En lista, ett bibliotek eller hela webbplatssamlingen? (och) En innehållstyp eller alla innehållstyper?

  3. Vad är ett bra namn?

  4. Åtgärdsfönstrets listorna och historik: befintligt eller nytt?

  5. Hur (och av vem) kan det här arbetsflödet startas?

  6. Hämtar innehållstyper som ärver från den här innehållstypen även det här arbetsflödet?

  7. Deltagare: Vilka användare och i vilken ordning?

  8. Vilken ytterligare information behöver deltagarna?

  9. Feedback på enbart i uppgiftsformuläret eller även i objektet?

  10. När måste uppgifterna ha slutförts?

  11. När måste det här arbetsflödet slutföras?

  12. Vem måste underrättas?

1. Är det här rätt arbetsflödestyp?

I den här artikeln gäller arbetsflödesmallen som visas på menyn som Samla in Feedback – SharePoint 2013. Gå tillbaka till Läs mer i den här artikeln om du inte vet att den här arbetsflödestyp är det bästa valet för dig. Mer information om andra arbetsflödesmallar som är tillgängliga finns i artikeln om arbetsflöden som ingår i SharePoint, i avsnittet Se även.

Överst i avsnittet

2. En lista, ett bibliotek eller hela webbplatssamlingen? och En innehållstyp eller alla innehållstyper?

Du kan välja att den nya versionen av arbetsflödet för insamling av feedback bara ska vara tillgängligt i en enskild lista eller i ett enskilt bibliotek, eller i hela webbplatssamlingen.

  • Om du lägger till arbetsflödet för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek kan du konfigurera det så att det körs för alla innehållstyper eller bara för en enskild innehållstyp.

  • Om du lägger till arbetsflödet för hela webbplatssamlingen måste du däremot konfigurera det så att det bara körs för en enskild webbplatsinnehållstyp.

Översikt över webbplatssamling med förklaringar av hur du lägger till ett arbetsflöde på tre olika sätt

Vad är en innehållstyp?

Varje dokument eller andra objekt som lagras i en SharePoint-lista eller ett bibliotek som hör till en eller en annan typ av innehåll. En innehållstyp kan vara lika enkelt och allmän som dokument eller en Excel-kalkylbladeller så mycket specialiserade som Juridiskt avtal eller en Specifikation av produkten Design. Vissa innehållstyper som är tillgängliga i SharePoint-produkter som standard, men du kan både anpassa dessa och lägga till andra som du själv skapar.

Överst i avsnittet

3. Vad är ett bra namn?

Ge arbetsflödesversionen ett namn som:

  • Beskriver vad arbetsflödet används för.

  • Skiljer arbetsflödet från andra arbetsflöden.

Ett exempel

Anta att du är medlem i en grupp med redigerare och att ni vill använda två olika arbetsflöden för insamling av feedback:

  • Det första arbetsflödet ska köras för varje dokument som skickats av en medlem i gruppen. Det här arbetsflödet samlar bara in feedback från gruppledaren.

  • Det andra arbetsflödet ska köras för varje dokument som skickats av en person som inte ingår i gruppen. Genom det här arbetsflödet samlas feedback in frånalla medlemmar i gruppen.

Du kan döpa det första arbetsflödet I Skicka Feedback och det andra Till Feedback – externa.

Tips: Som vanligt är det en bra idé att etablera konsekventa namngivningsregler, som distribueras till relevanta användare.

Överst i avsnittet

4. Uppgifts- och historiklistor: Befintliga eller nya?

Du kan välja att arbetsflödet ska använda webbplatsens standardlista för uppgifter och historik, andra befintliga listor eller begära nya listor för detta specifika arbetsflöde.

  • Om webbplatsen ska ha flera arbetsflöden, eller om vissa arbetsflöden ska omfatta flera uppgifter, bör du överväga att begära nya listor för varje arbetsflöde. (Hanteringen av onödigt långa listor kan påverka prestanda negativt. Det är lättare för systemet att hantera flera kortare listor än en väldigt lång lista.)

  • Om uppgifterna och historiken för det här arbetsflödet kommer att innehålla känsliga eller konfidentiella data som måste hållas åtskilda från de allmänna listorna, bör du definitivt ange att du behöver nya, separata listor för det här arbetsflödet. (När du har lagt till arbetsflödet kontrollerar du att lämpliga behörigheter har angetts för de nya listorna.)

Överst i avsnittet

5. Hur (och av vem) kan det här arbetsflödet startas?

Ett arbetsflöde kan konfigureras så att det alltid startas manuellt, alltid automatiskt eller på endera sätt:

  • När du startar ett arbetsflöde för insamling av feedback för ett särskilt dokument eller objekt manuellt visas ett annat formulär, initieringsformuläret. Initieringsformuläret innehåller de flesta inställningarna från den andra sidan av associationsformuläret. Det betyder att den person som startar arbetsflödet kan ändra inställningarna (endast för den aktuella instansen) innan han eller hon klickar på Starta.

  • Med en automatisk start visas givetvis inget initieringsformulär, vilket innebär att standardinställningarna som har angetts i associationsformuläret används utan modifikation.

Följande bild illustrerar skillnaden mellan en manuell och en automatisk start.

Jämförelse mellan formulär för manuell och automatisk start

De ändringar som du gör i initieringsformuläret är tillämpade endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill ändra standardinställningarna för permanent, av arbetsflödet , redigera det ursprungliga Associationsformuläret enligt anvisningarna i avsnittet Ändra i den här artikeln.

Manuell start

Om du tillåter manuella starter kan alla med nödvändig behörighet när som helst starta arbetsflödet för tillämpligt objekt.

En fördel med en manuell start är att du och dina kollegor kan köra arbetsflödet om och när ni väljer att göra det. En annan är att du kan välja att ändra inställningar med hjälp av initieringsformuläret varje gång du kör arbetsflödet.

Ett snabbt exempel    Om du endast vill köra arbetsflödet för objekt som har skapats av någon utanför din grupp förhindrar du att det körs automatiskt för objekt som har skapats av dig eller någon annan i gruppen genom att konfigurera det så att det bara startas manuellt. (En annan lösning är att använda en lista eller ett bibliotek för objekt som skapats av någon i gruppen och en separat lista eller ett separat bibliotek för objekt som skapats av andra. På så sätt kan du köra arbetsflödet automatiskt, men endast för listan med objekt som har skapats av utomstående.)

Den främsta nackdelen med en manuell start är att du måste komma ihåg att köra arbetsflödet när det behövs.

Automatisk start

Du kan konfigurera arbetsflödet så att det startas automatiskt när något av följande inträffar:

  • Ett nytt objekt skapas i eller överförs till listan eller biblioteket.

  • Ett objekt som redan lagras i listan eller biblioteket ändras.

Fördelen med en automatisk start är att ingen behöver komma ihåg att starta arbetsflödet. Det körs varje gång som en utlösande händelse inträffar.

Ett snabbt exempel    Anta att organisationens revisor måste granska varje budget som överförs till eller som skapas i ett budgetbibliotek. Du kan lägga till ett arbetsflöde för insamling av feedback för biblioteket och lägga till revisorn som den enda deltagaren. Du kan konfigurera arbetsflödet så att det startar automatiskt varje gång ett nytt objekt läggs till i ("skapas i") listan. På så sätt kan revisorn alltid hålla sig uppdaterad.

Två nackdelar med en automatisk start:

  • Du kan inte hindra arbetsflödet från att köra när en utlösande händelse inträffar.

  • Du kan inte ändra inställningarna i början av en enskild instans.

Överst i avsnittet

6. Ska arbetsflödet även användas för innehållstyper som ärver från den här innehållstypen?

När du lägger till ett arbetsflöde för en innehållstyp för hela webbplatssamlingen kan du välja att även lägga till arbetsflödet för alla andra innehållstyper i webbplatssamlingen som ärver från den innehållstyp som du lägger till arbetsflödet för. (Det här alternativet visas inte i associationsformuläret om du lägger till ett arbetsflöde för en enskild lista eller ett enstaka bibliotek.)

Kommentarer

  • Det kan ta lång tid att göra alla ytterligare tillägg.

  • Om du vill lägga till arbetsflödet för underordnade innehållstyper på webbplatser eller underwebbplatser där arvskopplingen har brutits, kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare för webbplatserna eller underwebbplatserna innan du påbörjar åtgärden.

Överst i avsnittet

7. Deltagare: Vilka användare och i vilken ordning?

Du måste uppge namnet och e-postadressen för alla som ska tilldelas granskningsuppgifter.

En fas eller flera    faser? Du kan välja att endast en fas av granska uppgifter, eller att ha flera faser. Om du har fler än en fas kan ska stadierna utföras efter varandra.

Parallella eller seriella    granskningar? Du kan välja att deras granska uppgifter som tilldelats alla samtidigt (parallellt) eller har aktiviteterna granska tilldelas en i taget (seriellt) i den ordning som du anger för deltagare i en fas. Alternativet seriell kan vara användbart om till exempel du ställa in arbetsflödet ska avslutas efter det första avvisandet, eller om du vill att deltagarna ytterligare tillsammans för att kunna titta på kommentarer från tidigare deltagare som en del av kontexten för sina granskningar.

Ett exempel

Det här enkla scenariet illustrerar några av fördelarna med både flera faser och seriella granskningar:

Anta att Frank lägger till ett nytt arbetsflöde för insamling av feedback. Han vill att hans kollegor Anna och Sean ska granska varje objekt först, innan han själv granskar dem. På så sätt kan han se deras kommentarer innan han börjar sin egen granskning. Frank kan konfigurera detta på något av två sätt:

  • Med hjälp av en seriell    granskning Frank ställer in en enkel stadiet seriell granskning där Anna och Stefan är de två första deltagarna och han är tredje.
    i det här upplägget Anna måste feedback hennes innan Stefan aktiviteten är placerad. och sedan Stefan måste feedback hennes innan Frank uppgiften tilldelas.
    Här finns information om hur Frank ställer in sin single stadiet seriell granskning.
    Formulär med konfiguration för seriell fas

  • Med hjälp av två    etapper om Frank vill Anna och Stefan tilldelas sina granskningar samtidigt, så att Stefan inte behöver vänta på att hon ska slutföras innan hon kan han kan konfigurera två faser i arbetsflödet: först en parallell fas för Anna och Stefan granskning s och den andra som en separat tonen för eget endast granskning. Om det första steget inte är klar startar aldrig i andra stadiet.
    Här finns information om hur Frank ställer in sin parallella granska två faser.
    Formulär med konfiguration för parallell fas

Här är diagram som illustrerar båda lösningarna.

Ett seriellt arbetsflöde och ett arbetsflöde med två faser bredvid varandra

Utomstående deltagare    Deltagare som inte är medlemmar i SharePoint-organisationen läggs till enligt en särskild process. I den här processen fungerar en webbplatsmedlem som ett ombud för den utomstående deltagaren.

Här är ett diagram som illustrerar den processen:

Processflödesschema som illustrerar hur utomstående deltagare läggs till

En uppgift tilldelas till varje grupp eller till varje gruppmedlem?    Om du lägger till en grupp adress eller fördelning bland dina arbetsflödesdeltagarna, har du arbetsflödet tilldela en uppgift till varje medlem i gruppeneller tilldela enda aktivitet till den hela gruppen (men fortfarande skicka en meddelande om den enskild uppgiften till varje medlem). När bara en uppgift tilldelas till hela gruppen, kan sedan en medlem i gruppen begära och utföra denna uppgift i ett enstaka. (Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.)

Överst i avsnittet

8. Vilken ytterligare information behöver deltagarna?

Associationsformuläret innehåller ett textfält där du kan lägga till anvisningar, information om krav, resurser o.s.v.

Frågor som du kan besvara i det här textfältet:

  • Vem ska deltagarna kontakta om de har problem eller frågor?

  • Kan granskare lämna feedback i uppgiftsformuläreteller kan de också infoga spårade ändringar och kommentarer i objektet itself?

  • Om granskare kan infoga spårade ändringar och kommentarer i själva objektet ska de i så fall checka ut objektet innan de ändrar det eller ska de lämna det incheckat så att flera granskare kan arbeta med det samtidigt?

  • Om arbetsflödet tilldelar en enskild uppgift till varje grupp eller distributionslista, nämna här att en medlem av varje sådan grupp begära aktiviteten innan du slutför det. På så sätt kan andra medlemmar i gruppen inte slösar tid genom att börja samma aktivitet. (Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.)

Överst i avsnittet

9. Ska feedback bara tillåtas i uppgiftsformuläret eller även i objektet?

Det finns flera saker som är relaterade till den här viktiga frågan. Om du inte redan har gjort det redan, öppna och läsa på TILLÅT i den här artikeln för mer information.

Överst i avsnittet

10. När måste uppgifterna ha slutförts?

Du kan ange när arbetsflödesuppgifter förfaller på något av två sätt:

Efter kalenderdatum    Du kan ange ett kalenderdatum då alla uppgifter förfaller.

  • Om du har konfigurerat arbetsflödet ska starta automatiskt, du vanligtvis bör 't Använd det här alternativet. Detta beror på att det datum som värdet som du inte anger automatiskt justera själva relation till dagens datum varje gång arbetsflödet startas automatiskt.

Efter uppgiftens varaktighet    Du kan ange hur många dagar, veckor eller månader som ska avsättas för varje uppgift, med början då uppgiften tilldelas.

  • Ett kalenderdatum åsidosätter uppgiftens varaktighet om den anges. Det betyder att om det är den 10 juni i dag och jag tilldelas en uppgift i dag som har en varaktighet på tre dagar, men som också har ett förfallodatum den 11 juni, så förfaller uppgiften den 11 juni (kalenderdatumet) och inte den 13 juni (den sista dagen i tredagarsperioden).

Överst i avsnittet

11. När måste det här arbetsflödet slutföras?

För att undvika att tid läggs ned på onödiga granskningar kan du ange att arbetsflödet ska avbrytas omedelbart om ändringar görs i objektet.

Om du väljer det här alternativet kan deltagarna bara lämna feedback i uppgiftsformulären. Det betyder att de inte kan infoga spårade ändringar och kommentarer i själva objektet eftersom det skulle medföra ändringar i objektet, vilket i sin tur skulle medföra att arbetsflödet avbröts. Om du väljer det här alternativet är det viktigt att du lägger till en anmärkning i fältet Begäran som beordrar deltagarna att inte göra några ändringar direkt i objektet som ska granskas.

Obs!:  Ett arbetsflöde kan inte starta för ett objekt som är utcheckat. När arbetsflödet har startats kan objektet som ska granskas checkas ut så att det inte kan ändras av andra. (Inget annat arbetsflöde kan emellertid köras för objektet medan det är utcheckat.)

Överst i avsnittet

12. Vem måste underrättas?

Du kan skriva namnen på eller adresserna till alla som ska meddelas när det här arbetsflödet startas eller avslutas i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret.

  • Du tilldelar inte någon arbetsflödesuppgift till personen i fråga genom att ange hans eller hennes namn här.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

Nästa steg

Om du är redo att lägga till det nya arbetsflödet för insamling av Feedback i listan, biblioteket eller webbplatssamlingen går du till relevant lägga till-avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Överst i avsnittet | Överst i artikeln

Konceptuell ikon för Lägga till-avsnitt

LÄGGA TILL ett arbetsflöde för insamling av feedback (för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek)

Lägga till ett arbetsflöde för insamling av feedback
(för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek)

Om du inte redan känner till att lägga till arbetsflöden, kan det vara praktiskt att granska föregående får du reda påTILLÅToch Planera segmenten i den här artikeln innan du fortsätter med steg i det här avsnittet.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Innan du börjar

  2. Lägga till arbetsflödet

1. Innan du börjar

Två saker måste vara i ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

E-post    För att e-postaviseringar och påminnelser ska kunna skickas från arbetsflödet måste e-post vara aktiverat för SharePoint-webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du är osäker på om detta redan har gjorts eller inte.

Behörigheter    Standardinställningarna måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek, eller webbplatssamlingar. (Gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte. Mer information om behörigheter finns i avsnittet Läs mer i den här artikeln.)

Överst i avsnittet

2. Lägga till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

  1. Öppna den lista eller det bibliotek som du vill lägga till arbetsflödet för.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

    Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. Exempelvis heter fliken Kalender i en kalenderlista.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. Ange antingen en innehållstyp som arbetsflödet ska köras eller alla (för alla innehållstyper) och klicka på Lägg till ett arbetsflöde på sidan arbetsflödesinställningar.
    Sidan Lägg till arbetsflöde med alternativen Alla innehållstyper och Lägg till arbetsflöde

  5. Gå igenom den första sidan i associationsformuläret.
    (Anvisningar finns efter bilden.)

Första sidan i associationsformuläret med numrerade bildtexter

Bildtext 1

Innehållstyp

Behåll Alla som standardval, eller välj en särskild innehållstyp.

Bildtext 2

Arbetsflöde

Välj mallen Samla in feedback – SharePoint 2013.

Obs!:  Om mallen Samla in feedback – SharePoint 2013 inte finns med i listan kan du be SharePoint-administratören att aktivera den för din webbplatssamling eller arbetsyta.

Bildtext 3

Namn

Skriv ett namn för arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för de som använder listan eller biblioteket.

Förslag på hur du namnger ett arbetsflöde, finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Uppgiftslista

Välj en uppgiftslista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig uppgiftslista eller klicka på Ny uppgift om du vill skapa en ny lista.

Information om när du bör skapa en ny uppgiftslista (i stället för att välja en befintlig lista) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 5

Historiklista

Välj en historiklista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Ny historiklista om du vill skapa en ny lista.

Information om när du bör skapa en ny historiklista (i stället för att välja en befintlig lista) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 6

Startalternativ

Ange hur arbetsflödet kan startas.

Information om de olika alternativen finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

  1. När du är nöjd med inställningarna i formuläret klickar du på Nästa.

  2. Gå igenom den andra sidan i associationsformuläret.
    (Anvisningar finns efter bilden.)

    Obs!: I SharePoint visas de första alternativen på den andra sidan i associationsformuläret –  nummer ett till sju i bilden här nedanför, från Tilldela till Kopia  – varje gång som du startar arbetsflödet manuellt. Det gör att du kan ändra alternativen för bara den aktuella instansen.

Andra sidan i associationsformuläret med numrerade bildtexter

Bildtext 1

Tilldela

Ange namn eller adresser för de användare som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt)   
    ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt (parallellt)   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför organisationen SharePoint   
    för mer information om illustrerar hur utomstående deltagare läser du avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Ange om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder seriella och parallella faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till valfria faser utöver den första fas som du nyss konfigurerat.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

Mer information om hur du använder flera faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Utöka grupper

  • Markera den här kryssrutan om du vill att en uppgift ska tilldelas till varje medlemi varje grupp som du anger i fältet Tilldela. (Alla medlemmar i gruppen får en uppgiftsavisering och varje medlem får en egen uppgift att utföra.)

  • Ha endast enuppgift tilldelas till varje hel grupp som du anger i tilldela till fältet Avmarkera den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan begära och utföra enskild uppgift åt hela gruppen. Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.)

Bildtext 5

Begäran

Den text som du lägger till här visas i alla uppgiftsaviseringar som skickas via arbetsflödet. Glöm inte att lägga till ytterligare anvisningar eller resurser som deltagarna kan behöva, t.ex.:

  • Kontaktperson vid frågor och problem

  • Om feedback skickas endast i uppgiftsformuläret eller även i själva objektet. (Och om i objektet, om granskare kan checka ut dokumentet eller måste lämna den incheckat.)
    Mer information finns i avsnittet TILLÅT i den här artikeln.

  • Om det behövs lägger tilldelade en anmärkning om begära enskilda uppgifter till hela grupper eller fördelning listor.
    Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Bildtext 6

Förfallodatum och uppgifternas varaktighet

Ange ett sista förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som har avsatts för varje uppgift från den tidpunkt då de tilldelades.

  • Om det här arbetsflödet kan startas automatiskt är det oftast en bra idé att lämna fältet Förfallodatum för alla uppgifter tomt och bara använda de två fälten för varaktighet för att styra förfallodatumet. Du kan alltid ange ett exakt förfallodatum i initieringsformuläret om och när du startar arbetsflödet manuellt.

Mer information om när du bör använda förfallodatum och när du bör använda varaktigheter för uppgifter finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 7

KOPIA

Ange namnen på eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startas eller avslutas.

  • Ange ett namn här 't resultatet tilldelar en uppgift i ett arbetsflöde.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

Bildtext 8

Avsluta arbetsflödet

Välj det här alternativet om du vill att arbetsflödet ska stoppas och avbrytas så fort en ändring görs i objektet som granskas.

Tänk på att granskare inte kan lägga till spårade ändringar och kommentarer i objektet utan att arbetsflödet avbryts om du väljer det här alternativet.

  1. När du är nöjd med alla inställningar på den här sidan skapar du arbetsflödet genom att klicka på Spara.

Den nya arbetsflödesversionen skapas i SharePoint.

Nästa steg

Om du är klar går du till avsnittet Starta i den här artikeln och starta den första instansen om du vill testa det nya arbetsflödet.

Överst i avsnittet | Överst i artikeln

Konceptuell ikon för Lägga till-avsnitt

LÄGGA TILL ett arbetsflöde för insamling av feedback (för en hel webbplatssamling)

Lägga till ett arbetsflöde för insamling av feedback
(för en hel webbplatssamling)

Om du inte redan känner till att lägga till arbetsflöden, kan det vara praktiskt att granska föregående får du reda påTILLÅToch Planera segmenten i den här artikeln innan du fortsätter med steg i det här avsnittet.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Innan du börjar

  2. Lägga till arbetsflödet

1. Innan du börjar

Två saker måste vara i ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

E-post i ordning för att arbetsflödet ska skicka e-postaviseringar och påminnelser, e-post måste vara aktiverad för webbplatsen. Om du inte vet att det redan har utförts kontrollerar du detta med SharePoint-administratören.

Behörigheter    Standardinställningarna i SharePoint måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek, eller webbplatssamlingar. (Gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte. Mer information om behörigheter finns i avsnittet Läs mer i den här artikeln.)

Överst i avsnittet

2. Lägga till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

  1. Gå till webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar-ikon Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webbdesignergallerier på sidan Webbplatsinställningar.

  4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som du vill lägga till ett arbetsflöde för på sidan Webbplatsinnehållstyper.

    Obs!:  Ett arbetsflöde som läggs till för hela webbplatssamlingen måste läggas till för objekt som bara hör till en innehållstyp.

    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

    1. Klicka på Arbetsflödesinställningar på sidan för den valda innehållstypen under Inställningar.
      Länken Arbetsflödesinställningar under Inställningar

    2. Klicka på länken Lägg till ett arbetsflöde på sidan arbetsflödesinställningar.
      Länken Lägg till arbetsflöde

    3. Gå igenom den första sidan i associationsformuläret.
      (Anvisningar finns efter bilden.)

Första sidan i associationsformuläret med numrerade bildtexter

Bildtext 1

Arbetsflöde

Välj mallen Godkännande – SharePoint 2013.

Obs!:  Om mallen Godkännande – SharePoint 2013 inte finns med i listan kan du be SharePoint-administratören att aktivera den för din webbplatssamling eller arbetsyta.

Bildtext 2

Namn

Skriv ett namn för arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för de som använder webbplatssamlingen.

Förslag på hur du namnger ett arbetsflöde, finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Uppgiftslista

Välj en uppgiftslista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig uppgiftslista eller klicka på Ny uppgift om du vill skapa en ny lista.

Information om när du bör skapa en ny uppgiftslista (i stället för att välja en befintlig lista) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Historiklista

Välj en historiklista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Ny historiklista om du vill skapa en ny lista.

Information om när du bör skapa en ny historiklista (i stället för att välja en befintlig lista) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 5

Startalternativ

Ange hur arbetsflödet kan startas.

Information om de olika alternativen finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 6

Uppdatera innehållstyper för lista och webbplats?

Ange om arbetsflödet ska läggas till för (associeras med) alla andra webbplats- och listinnehållstyper som ärver från den här innehållstypen.

  • Det kan ta lång tid att göra alla ytterligare tillägg.

  • Om du vill lägga till arbetsflödet för underordnade innehållstyper på webbplatser eller underwebbplatser där arvskopplingen har brutits, kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare för webbplatserna eller underwebbplatserna innan du påbörjar åtgärden.

  1. När du är nöjd med inställningarna på sidan klickar du på Nästa.

  2. Gå igenom den andra sidan i associationsformuläret.
    (Anvisningar finns efter bilden.)

    Obs!: I SharePoint-produkter visas de första alternativen på den andra sidan i associationsformuläret – nummer ett till sju i bilden här nedanför, från Granskare till Kopia – varje gång som du startar arbetsflödet manuellt. Det gör att du kan ändra alternativen för bara den aktuella instansen.

Andra sidan i associationsformuläret med numrerade bildtexter

Bildtext 1

Tilldela

Ange namn eller adresser för de användare som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt)   
    ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt (parallellt)   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför organisationen SharePoint   
    för mer information om illustrerar hur utomstående deltagare läser du avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Ange om uppgifterna i den här fasen ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder seriella och parallella faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till valfria faser utöver den första fas som du nyss konfigurerat.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

Mer information om hur du använder flera faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Utöka grupper

  • Markera den här kryssrutan om du vill att en uppgift ska tilldelas till varje medlemi varje grupp som du anger i fältet Tilldela. (Alla medlemmar i gruppen får en uppgiftsavisering och varje medlem får en egen uppgift att utföra.)

  • Ha endast en aktivitet som tilldelats till varjehel grupp som du anger i fältet tilldela, avmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan begära och utföra enskild uppgift åt hela gruppen. Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.)

Bildtext 5

Begäran

Den text som du lägger till här visas i alla uppgiftsaviseringar som skickas via arbetsflödet. Glöm inte att lägga till ytterligare anvisningar eller resurser som deltagarna kan behöva, t.ex.:

  • Kontaktperson vid frågor och problem

  • Om feedback skickas endast i uppgiftsformuläret eller även i själva objektet. (Och om i objektet, om granskare kan checka ut dokumentet eller måste lämna den incheckat.)
    Mer information finns i avsnittet TILLÅT i den här artikeln.

  • Om det behövs lägger tilldelade en anmärkning om begära enskilda uppgifter till hela grupper eller fördelning listor.
    Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Bildtext 6

Förfallodatum och uppgifternas varaktighet

Ange ett sista förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som har avsatts för varje uppgift från den tidpunkt då de tilldelades.

  • Om det här arbetsflödet kan startas automatiskt är det oftast en bra idé att lämna fältet Förfallodatum för alla uppgifter tomt och bara använda de två fälten för varaktighet för att styra förfallodatumet. Du kan alltid ange ett exakt förfallodatum i initieringsformuläret om och när du startar arbetsflödet manuellt.

Mer information om när du bör använda förfallodatum och när du bör använda varaktigheter för uppgifter finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 7

KOPIA

Ange namnen på eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startas eller avslutas.

  • Ange ett namn här 't resultatet tilldelar en uppgift i ett arbetsflöde.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

Bildtext 8

Avsluta arbetsflödet

Välj det här alternativet om du vill att arbetsflödet ska stoppas och avbrytas så fort en ändring görs i objektet som granskas.

Tänk på att granskare inte kan lägga till spårade ändringar och kommentarer i objektet utan att arbetsflödet avbryts om du väljer det här alternativet.

  1. När du är nöjd med alla inställningar på den här sidan skapar du arbetsflödet genom att klicka på Spara.

Den nya arbetsflödesversionen skapas i SharePoint.

Nästa steg

Om du är klar går du till avsnittet Starta i den här artikeln och starta den första instansen om du vill testa det nya arbetsflödet.

Överst i avsnittet | Överst i artikeln

Konceptuell ikon för avsnittet Starta

STARTA ett arbetsflöde för insamling av feedback

Starta ett arbetsflöde för insamling av feedback

Ett arbetsflöde kan konfigureras så att det alltid startas manuellt, alltid automatiskt eller på endera sätt:

  • Manuellt när som helst genom att alla som har behörigheten som krävs.

  • Automatiskt när en viss utlösande händelse inträffar, det vill säga när ett objekt har lagts till i listan eller biblioteket och/eller när ett objekt som redan finns i listan ändras på något sätt.
    (Utlösande händelse eller händelser har angetts i den första sidan i Associationsformuläret, under ursprungliga lägga till och konfigurera av arbetsflödet. Mer information finns i avsnittet Planera i den här artikeln.)

Obs!: Ett arbetsflöde kan inte startas för ett objekt som är utcheckat. (Ett objekt kan checkas ut efter att ett arbetsflöde har startats för det, men därefter kan inga fler arbetsflöden startas för objektet förrän det har checkats in igen.)

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Starta arbetsflödet automatiskt

  2. Starta arbetsflödet manuellt

  3. Starta manuellt från listan eller biblioteket

  4. Starta manuellt från ett Microsoft Office-program

1. Starta arbetsflödet automatiskt

Om arbetsflödet har konfigurerats att starta automatiskt körs det för objektet som har utlöst det varje gång en utlösande händelse inträffar.

När arbetsflödet startar tilldelas den eller de första uppgifterna och en uppgiftsavisering skickas till alla som tilldelats en uppgift. Dessutom skickas startaviseringar (som inte bör förväxlas med uppgiftsaviseringar) till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet och till alla personer i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret.

Obs!: När ett nytt arbetsflöde som startar automatiskt läggs ska fältet Förfallodatum för alla aktiviteter (på den andra sidan i Associationsformuläret) vanligtvis vara tomt, eftersom alla explicita datum värdet angivna finns inte Justera själva automatiskt utifrån det datum då arbetsflödet startas varje gång. Mer information finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Överst i avsnittet

2. Starta arbetsflödet manuellt

Några ord om behörigheter    Vanligtvis måste du ha behörigheten Redigera objekt du vill starta ett arbetsflöde. (Som standard, gruppen medlemmar och gruppen ägare båda har den här behörigheten men gruppen besökare inte. En ägare kan dock också välja, på grundval arbetsflöde arbetsflöde Kräv behörigheten Hantera listor för personer som startar arbetsflödet. Genom att välja det här alternativet anger ägare princip att endast de och andra ägare kan starta ett visst arbetsflöde. Mer information finns i Läs mer i den här artikeln.)

Två ställen att starta från

Du kan starta ett arbetsflöde manuellt från två ställen:

  • Från listan eller biblioteket där objektet lagras

  • Från i själva objektet, öppnad i Microsoft Office-program som den skapades. (Observera att det här måste vara det fullständiga, installerade programmet och inte en webbprogram version.)

De återstående två underavsnitten i det här avsnittet innehåller anvisningar för båda metoderna.

Överst i avsnittet

3. Starta manuellt från listan eller biblioteket

  1. Gå till den lista eller det bibliotek där det objekt som du vill köra arbetsflödet för lagras.

  2. Markera objektet genom att klicka på ikonen framför dess namn och klicka sedan på Arbetsflöden i gruppen Arbetsflöden på fliken Filer i menyfliksområdet.

  3. På sidan arbetsflöden: objektets namn under Starta ett nytt arbetsflöde på det arbetsflöde som du vill köra.
    Länk för att starta arbetsflödet

  4. Ändra den här instansen av arbetsflödet efter önskemål i initieringsformuläret.

    Obs!: Ändringar du gör här, i initieringsformuläret är används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra de ändringar som tillämpas varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, finns i avsnittet Ändra i den här artikeln.

Initieringsformulär med numrerade bildtexter

Bildtext 1

Tilldela

Gör önskade ändringar i listan med personer som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget   
    ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför organisationen SharePoint   
    för mer information om illustrerar hur utomstående deltagare läser du avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Kontrollera inställningarna som anger om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder seriella och parallella faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till fler faser utöver de som redan har konfigurerats om det behövs.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

Mer information om hur du använder flera faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Utöka grupper

  • Markera den här kryssrutan om du vill att en uppgift ska tilldelas till varje medlemi varje grupp som du anger i fältet Tilldela. (Alla medlemmar i gruppen får en uppgiftsavisering och varje medlem får en egen uppgift att utföra.)

  • Om du vill att endast en aktivitet som tilldelats till var och en kryssrutan hel grupp som du anger i fältet tilldela om du villAvmarkera den här. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan begära och utföra enskild uppgift åt hela gruppen. Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.)

Bildtext 5

Begäran

Den text som du lägger till här visas i alla uppgiftsaviseringar som skickas via arbetsflödet. Glöm inte att lägga till ytterligare anvisningar eller resurser som deltagarna kan behöva, t.ex.:

  • Kontaktperson vid frågor och problem

  • Om feedback skickas endast i uppgiftsformuläret eller även i själva objektet. (Och om i objektet, om granskare kan checka ut dokumentet eller måste lämna den incheckat.)
    Mer information finns i avsnittet TILLÅT i den här artikeln.

  • Om det behövs lägger tilldelade en anmärkning om begära enskilda uppgifter till hela grupper eller fördelning listor.
    Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Bildtext 6

Förfallodatum och uppgifternas varaktighet

Ange ett sista förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som har avsatts för varje uppgift från den tidpunkt då de tilldelades.

Mer information om när du bör använda förfallodatum och när du bör använda varaktigheter för uppgifter finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 7

KOPIA

Ta bort och lägg till efter behov. Tänk på att:

  • Ange ett namn här 't resultatet tilldelar en uppgift i ett arbetsflöde.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  1. När du är nöjd med inställningarna i initieringsformuläret startar du arbetsflödet genom att klicka på Starta.

Den eller de första uppgifterna tilldelas via arbetsflödet och startaviseringar skickas till dig och alla som lagts till i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Överst i avsnittet

4. Starta manuellt från ett Microsoft Office-program

  1. Öppna objektet i ett Office-program som är installerat på datorn.

  2. Klicka på fliken Arkiv i det öppna objektet, på Spara och skicka och sedan på det arbetsflöde som du vill köra för objektet

  3. Klicka på knappen Checka in om det kommer upp ett meddelande som säger att arbetsflödet kräver att filen checkas in.

  4. Klicka på den stora knappen Starta arbetsflöde.

  5. I initieringsformuläret på sidan Ändra ett arbetsflöde kan du ändra den aktuella instansen av arbetsflödet så att den passar dina önskemål.

    Obs!: Ändringar du gör här, i initieringsformuläret är används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra de ändringar som tillämpas varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, finns i avsnittet Ändra i den här artikeln.

    Initieringsformulär med numrerade bildtexter

Bildtext 1

Tilldela

Gör önskade ändringar i listan med personer som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget   
    ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • Om du tilldelar en uppgift till någon utanför organisationen SharePoint   
    för mer information om illustrerar hur utomstående deltagare läser du avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Kontrollera inställningarna som anger om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder seriella och parallella faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till fler faser utöver de som redan har konfigurerats om det behövs.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

Mer information om hur du använder flera faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Utöka grupper

  • Markera den här kryssrutan om du vill att en uppgift ska tilldelas till varje medlemi varje grupp som du anger i fältet Tilldela. (Alla medlemmar i gruppen får en uppgiftsavisering och varje medlem får en egen uppgift att utföra.)

  • Om du vill att endast en aktivitet som tilldelats till var och en kryssrutan hel grupp som du anger i fältet tilldela om du villAvmarkera den här. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan begära och utföra enskild uppgift åt hela gruppen. Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.)

Bildtext 5

Begäran

Den text som du lägger till här visas i alla uppgiftsaviseringar som skickas via arbetsflödet. Glöm inte att lägga till ytterligare anvisningar eller resurser som deltagarna kan behöva, t.ex.:

  • Kontaktperson vid frågor och problem

  • Om feedback skickas endast i uppgiftsformuläret eller även i själva objektet. (Och om i objektet, om granskare kan checka ut dokumentet eller måste lämna den incheckat.)
    Mer information finns i avsnittet TILLÅT i den här artikeln.

Om det behövs lägger tilldelade en anmärkning om begära enskilda uppgifter till hela grupper eller fördelning listor.
Hittar du instruktioner för hur en deltagare begär en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Bildtext 6

Förfallodatum och uppgifternas varaktighet

Ange ett sista förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som har avsatts för varje uppgift från den tidpunkt då de tilldelades.

Mer information om när du bör använda förfallodatum och när du bör använda varaktigheter för uppgifter finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 7

KOPIA

Ta bort och lägg till efter behov. Tänk på att:

  • Ange ett namn här 't resultatet tilldelar en uppgift i ett arbetsflöde.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  1. När du är nöjd med inställningarna i initieringsformuläret startar du arbetsflödet genom att klicka på Starta.

Den eller de första uppgifterna tilldelas via arbetsflödet och staraviseringar skickas till dig och alla som lagts till i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Nästa steg

  • Om det är första gången det här arbetsflödet har körts de andra deltagarna måste information och hjälp för att kunna utföra sina tilldelade uppgifter? (De kan användbart FÄRDIGT segmentet i den här artikeln.)

  • Det är också en bra idé att kontrollera att deltagarna får sina e-postaviseringar, och särskilt att de inte hanteras fel av skräppostfiltren.

  • Och du kan naturligtvis ha en eller flera arbetsflödesuppgifter att slutföra dig själv. Gå till den FÄRDIGT i den här artikeln för information.

  • Under tiden, om du vill ta reda på hur du kan hålla reda på förloppet för den aktuella instansen av arbetsflödet, går du till avsnittet ÖVERVAKA i den här artikeln.

Överst i avsnittet | Överst i artikeln

Konceptuell ikon för avsnittet Utföra

UTFÖRA en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av feedback

Utföra en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av feedback

Om det här är första gången du tilldelats en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av feedback rekommenderar vi att du läser det här avsnittet i artikeln innan du utför uppgiften. På så sätt vet du vilka alternativ du har att välja mellan.

Obs!: Om du vet att du har tilldelats en arbetsflödesuppgift, men inte har fått något aviseringsmeddelande i inkorgen för e-post kontrollerar du om aviseringen har skickats till fel mapp på grund av skräppostfiltret. I så fall ändrar du inställningarna för filtret så att aviseringarna inte filtreras bort.

Börja med att försäkra dig om att du läser rätt artikel

Olika typer av arbetsflöden kräver olika uppgiftsåtgärder.

Innan du börjar bör du därför kontrollera att den uppgift som du har tilldelats verkligen är en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av feedback och inte en uppgift för en annan typ av arbetsflöde.

Leta efter texten texten granska i någon av följande platser:

  • På raden ämne i uppgiftsaviseringen
    Texten Godkänn på raden Ämne i uppgiftsaviseringen

  • I meddelandefältet i objektet som ska granskas
    Texten Godkänn i meddelandefältet i objektet

  • I uppgiftsrubriken på sidan Arbetsflödesstatus
    Texten Granska i uppgiftsnamn på statussidan

Om du inte kan se texten granska text på dessa platser, kontrollerar du detta med den person som startade eller lade till arbetsflödet att ta reda på vilka arbetsflödesmall som baseras på, eller om det är ett anpassat arbetsflöde. Du hittar länkar till artiklar om hur du använder andra typer av arbetsflöden som ingår i SharePoint-produkter i avsnittet Se även i den här artikeln.

Om din uppgift verkligen är en uppgift för insamling av feedback läser du bara vidare.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. En översikt över processen

  2. Öppna objektet och uppgiftsformuläret från meddelandet med uppgiftsaviseringen

  3. Öppna objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

  4. Du granska objektet

  5. Slutför och skicka uppgiftsformuläret

  6. Aviseringar om försenade uppgifter

  7. Begära en Gruppuppgift innan du utför den (valfritt)

  8. Begära en ändring av objektet (valfritt)

  9. Tilldela en uppgift till någon annan (valfritt)

  10. Utföra en uppgift åt en utomstående deltagares (valfritt)

1. En översikt över processen

När du tilldelas en uppgift i ett arbetsflöde får du vanligtvis reda på detta på något av tre sätt:

  • Du får en uppgiftsavisering via e-post.

  • Du öppnar ett Microsoft Office-dokument och ser ett meddelandefält som informerar dig om att du har tilldelats en relaterad uppgift.

  • Du besöker SharePoint-webbplatsen och upptäcker att du har tilldelats en eller flera uppgifter.

När du får reda på att du har tilldelats en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av feedback gör du normalt sett två saker:

  • Du granskar objektet    Du öppnar och granskar objektet.

  • Du utför uppgiften    Du använder uppgiftsformuläret för att skicka resultatet av granskningen.

Följande tre objekt är ofta involverade i genomförandet av en uppgift:

  • Aviseringsmeddelandet (som du får som ett e-postmeddelande)

  • Objektet som skickats för granskning (som du öppnar och granskar)

  • Uppgiftsformuläret (som du öppnar, fyller i och skickar)

Så här ser de tre objekten ut.

Meddelande med uppgiftsavisering, objekt för granskning och uppgiftsformulär

Obs!: Knappen Öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i meddelandet med uppgiftsaviseringen visas bara när meddelandet öppnas i den fullständiga, installerade versionen av Outlook, inte när det öppnas i webbprogrammet Outlook Web Access.

Överst i avsnittet

2. Öppna objektet och uppgiftsformuläret från meddelandet med uppgiftsaviseringen

Följ anvisningarna nedan:

  1. Klicka på länken till objektet i anvisningarna under Så här slutför du den här uppgiften i meddelandet med uppgiftsaviseringen.

  2. Klicka på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet i det öppna objektet.

Öppna objektet och uppgiftsformuläret från meddelandet med e-postaviseringen

Obs!: Knappen Öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i meddelandet med uppgiftsaviseringen visas bara när meddelandet öppnas i den fullständiga, installerade versionen av Outlook, inte när det öppnas i webbprogrammet Outlook Web Access.

Överst i avsnittet

3. Öppna objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

Följ anvisningarna nedan:

  1. I listan eller biblioteket där objektet som ska granskas lagras klickar du på länken Pågår för objektet och arbetsflödet.

  2. Klicka på rubriken för din uppgift på sidan Arbetsflödesstatus.

  3. Klicka på länken till objektet i meddelandefältet Det här arbetsflödet gäller för i uppgiftsformuläret.

Öppna objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

Överst i avsnittet

4. Granska objektet

I det här exemplet är objektet ett Microsoft Word-dokument.

Tips: Om det här är en Gruppuppgift – det vill säga en enskild aktivitet som tilldelats till en hel grupp eller distributionslista lista så att en enskild gruppmedlem kan utföra uppgift för hela gruppen, är det en bra idé att begära aktiviteten innan du granskar objektet. På så sätt kan du minska risken för att en annan medlem i gruppen också läser igenom artikeln. Instruktioner finns i avsnittet 7 i det här avsnittet, begär en Gruppuppgift innan du utför den.

Objekt som ska granskas med två gula meddelandefält

Lägg märke till de två gula meddelandefälten överst i dokumentet:

Server Läs-    Endast det här dokumentet är öppet i skrivskyddat läge – det vill säga kan du läsa dokumentet, men du kan inte gör några ändringar i den.

Den person som kör arbetsflödet kan välja att bara tillåta feedback i uppgiftsformuläret eller att också tillåta spårade ändringar och kommentarer i själva objektet. Om du är osäker på om du ska arbeta i själva objektet eller inte kontaktar du den person som startade arbetsflödet, eller den person som lade till det. Om du förväntas lägga till spårade ändringar och kommentarer klickar du på knappen Redigera dokument.

Några saker att tänka på:

  • Det är viktigt att du har klart för dig om du förväntas checka ut dokumentet innan du infogar ändringar och kommentarer eller om du ska lämna det incheckat så att flera granskare kan arbeta med det samtidigt.

  • Kontrollera att du Aktivera ändringsspårning innan du infogar ändringar eller kommentarer. Mer information finns i avsnittet tillåta den i den här artikeln.

  • Spara dina ändringar på servern när du har arbetat klart med objektet. Om du checkade ut objektet checkar du in det igen.

Arbetsflöde    Aktivitet när du är redo att slutföra och skicka uppgiftsformuläret klickar du på knappen Öppna den här uppgiften.

Överst i avsnittet

5. Gå igenom och skicka uppgiftsformuläret

Uppgiftsformuläret för ett arbetsflöde för insamling av feedback ser ut ungefär så här.

Uppgiftsformuläret för insamling av feedback med markerade fält

Observera att de första två kontroller (Ta bort objekt och det här arbetsflödet gäller Objektrubrik) visas inte i uppgiftsformuläret när det öppnas från inuti objekt för granskning.

Bildtext 1

Ta bort objekt

Klicka på den här länken om du vill ta bort den här uppgiften från den aktuella instansen av arbetsflödet.

  • Objektet som ska granskas tas inte bort om du tar bort uppgiften.

  • En uppgift som har tagits bort visas inte längre i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (Borttagningen registreras dock i området Historik på sidan.)

Obs!:  Om du inte startade den här instansen av arbetsflödet kanske du vill höra med den person som startade det innan du tar bort uppgiften.

Bildtext 2

Det här arbetsflödet gäller Objektrubrik

Klicka på länken här om du vill öppna objektet för granskning.

Bildtext 3

Status, begärd av, konsoliderade kommentarer, förfallodatum datum

Du kan inte redigera eller ändra posterna i de här fyra fälten, men informationen i fälten kanske kan vara till hjälp.

Observera att rutan Konsoliderade kommentarer inte bara innehåller ytterligare anvisningar för hur uppgiften ska utföras, utan även kommentarer som skickats via formuläret av deltagare som redan har utfört sina uppgifter i samma instans av arbetsflödet.

På samma sätt visas den text som du lägger till i rutan Kommentarer (4) i rutan Konsoliderade kommentarer för efterföljande deltagare när du har skickat in ditt formulär.

Bildtext 4

Kommentarer

Skriv eller klistra in din feedback här.

Den text som du anger här registreras i arbetsflödeshistoriken och visas också i fältet Konsoliderade kommentarer (3) för efterföljande deltagare.

Bildtext 5

Skicka feedback

När du har lagt till din feedback i fältet Kommentarer (4) och/eller infogat spårade ändringar och kommentarer i själva objektet skickar du din feedback och utför uppgiften genom att klicka på den här knappen.

Obs!: Innan du gör några ändringar i item, se till att du 'tas ska göra det.. Mer information finns i avsnitt 4i det här avsnittet, Granska objektet.

Bildtext 6

Avbryt

Klicka på den här knappen om du vill stänga uppgiftsformuläret utan att spara ändringarna eller svaren. Uppgiften förblir ofullständig och tilldelad till dig.

Bildtext 7

Begär ändring

Klicka på den här knappen om du vill begära en ändring av objektet som du granskar.

En bild av formuläret där du anger information om begäran och ytterligare anvisningar finns i underavsnitt 8 i det här avsnittet, begär en ändring av objektet.

Obs!: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.

Bildtext 8

Tilldela om uppgift

Klicka på den här knappen om du vill tilldela uppgiften till någon annan.

En bild av sidan där du anger information om omtilldelningen finns i och ytterligare anvisningar går du till avsnittet 9 i det här avsnittet, tilldela en uppgift till någon annan.

Obs!: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.

Överst i avsnittet

6. Aviseringar om försenade uppgifter

Om en uppgift eller en hel arbetsflödesinstans är försenad skickas aviseringar automatiskt till:

  • Den person som tilldelats uppgiften.

  • Den person som startade arbetsflödet (eller den person som lade till arbetsflödet om det startades automatiskt).

Överst i avsnittet

7. Begära en gruppuppgift innan du utför den (valfritt)

Om en uppgift har tilldelats till en hel grupp som du hör till kan alla medlemmar i gruppen begära och utföra uppgiften för gruppens räkning.

Begär uppgiften innan du granskar objektet. Så fort du begär uppgiften tilldelas den till dig och ingen annan medlem i gruppen kan utföra den. (På så sätt arbetar bara en person med uppgiften.)

  1. Peka på namnet på uppgiften som har tilldelats till gruppen på sidan Arbetsflödesstatus tills en pil visas.

  2. Klicka på pilen, klicka på Redigera objekt och klickar sedan på knappen Begär uppgift i uppgiftsformuläret.
    Så här begär du en gruppuppgift

När sidan Arbetsflödesstatus uppdateras kan du se att uppgiften inte längre är tilldelad till gruppen, utan specifikt till dig.

Om du senare vill frisläppa uppgiften till gruppen igen utan att utföra den, följer du samma steg för att komma tillbaka till uppgiftsformuläret, men nu klickar du på knappen Släpp uppgift.

Knappen Släpp uppgift i uppgiftsformuläret

Tillbaka till granska objektet

8. Begära en ändring av objektet (valfritt)

Innan du påbörjar den här processen bör du ha i åtanke att arbetsflödet kan ha konfigurerats att avslutas direkt om objektet ändras. Det kan vara bra att fråga den person som startade eller som lade till arbetsflödet om det är okej att ändra objektet så att arbetsflödet avslutas i detta läge.

Vi ska demonstrera hur du begär en ändring i ett verkligt scenario:

Anta att du heter Frank.

Anta vidare att din kollega Anna har startat ett arbetsflöde för insamling av feedback för ett dokument som hon har skapat.

När du granskar Annas nya dokument tycker du att inledningen är för lång.

Du klickar på knappen Begär ändring längst ned i uppgiftsformuläret för arbetsflödet och fyller sedan i det här formuläret.

Formulär för att begära ändring av objekt

Bildtext 1

Begär ändring från

Ange namnet på eller e-postadressen till den person som du begär ändringen från.

(Om du vill skicka begäran till den person som startade den här instansen av arbetsflödet , eller till den person som lade till arbetsflödet för insamling av feedback om det startades automatiskt, kan du lämna det här fältet tomt.)

Bildtext 2

Ny begäran

Beskriv den ändring som du anser nödvändig och lägg till information som den person som ansvarar för att göra ändringen behöver.

(Den text som du lägger till här visas i området Konsoliderade kommentarer.)

Bildtext 3

Ny varaktighet

Gör något av dessa tre saker:

  • Vill behålla det befintliga förfallodatumet    datum lämna det här fältet tomt.

  • Ta bort förfallodatumet    Skriv helt talet 0.

  • Ange ett nytt förfallodatum    datum Skriv in ett tal och ange sedan varaktighetsenheterna i följande fält. De två posterna identifiera tillsammans, period innan ändra uppgift förfaller.

Bildtext 4

Nya varaktighetsenheter

Om du har angett en ny varaktighet för aktiviteten, använda det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera period innan uppgiften förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller 2 veckor.)

När du är nöjd med formulärposter sätt att du önskar, klicka på Skicka och den aktuella uppgiften markerasfärdigt. (Men du ännu inte är klar. Du ska tilldelas en granskningsuppgift igen när hon är klar ändra aktiviteten.)

Under tiden får Anna följande e-postavisering:

Avisering som skickas när en ändring av ett objekt begärs

Anna ser genast på raden Ämne (nummer 1 i bilden) att det här inte är en vanlig avisering om insamling av feedback, utan en begäran om en ändring av objektet. Hon hittar informationen om den specifika ändring som begärts vid Ändring av (nummer 2).

Anna checkar ut objektet, gör de begärda ändringarna (eller inte), sparar eventuella ändringar och checkar in objektet igen. (Tänk på att den här åtgärden gör att arbetsflödet avslutas om det har konfigurerats att avslutas så fort objektet ändras.)

Därefter går Anna till sidan Arbetsflödesstatus och öppnar uppgiften med ändringsbegäran från området Uppgifter.


Formulär som skickas när den begärda ändringen har gjorts

Anna lägger till önskad information i fältet Kommentarer och klickar på Skicka svar. Två åtgärder utförs i arbetsflödet:

  • Uppgift med ändringsbegäran markeras Annas markeras som slutförd.

  • Du tilldelas en ny granskningsuppgift (med Annas kommentarer i området Konsoliderade kommentarer) och du får en avisering om uppgiften.

Nu kan du fortsätta och slutföra din granskning av det ändrade objektet.

Under tiden spåras alla dessa åtgärder och visas i området Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus, som du ser i bilden nedan.

Arbetsflödeshistorik med åtgärder från en ändringsbegäran

Här är ett diagram som illustrerar hela processen.

Flödesschema för ändringsbegäran

Överst i avsnittet

9. Tilldela en uppgift till någon annan (valfritt)

Om du vill att någon annan ska utföra en arbetsflödesuppgift som du har tilldelats klickar du på knappen Tilldela om uppgift i uppgiftsformuläret för arbetsflödet.

Formuläret visas.

Formulär för omtilldelning av uppgift

Bildtext 1

Tilldela om uppgift till

Ange namnet på eller adressen till den person som du vill tilldela uppgiften.

Om du vill tilldela uppgiften till den person som startade arbetsflödet, eller till den person som lade till arbetsflödet om det startades automatiskt , lämnar du det här fältet tomt.

Bildtext 2

Ny begäran

Lägg till information som den person som du tilldelar om uppgiften till behöver för att kunna utföra uppgiften. (Den text som du lägger till här visas i området Konsoliderade kommentarer.)

Bildtext 3

Ny varaktighet

Gör något av dessa tre saker:

  • Vill behålla det befintliga förfallodatumet    datum lämna det här fältet tomt.

  • Ta bort förfallodatumet    Skriv helt talet 0.

  • Ange ett nytt förfallodatum    datum Skriv in ett tal och ange sedan varaktighetsenheterna i följande fält. De två posterna identifiera tillsammans, period innan ändra uppgift förfaller.

Bildtext 4

Nya varaktighetsenheter

Om du har angett en ny varaktighet för aktiviteten, använda det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera period innan uppgiften förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller 2 veckor.)

När formuläret är klar klickar du på Skicka. Uppgiften markeras slutförd, en ny uppgift tilldelas till personen som nu ansvarar för uppgiften och en uppgiftsavisering skickas.

Eventuell ny information som du angav visas i området med texten Delegerad av i den nya uppgiftsaviseringen (nummer 1 i följande bild).

Uppgiftsavisering för omtilldelad uppgift

Under tiden spåras alla dessa ändringar och visas i områdena Uppgifter och Historik på sidan Arbetsflödesstatus, som du ser här.

Områdena Uppgifter och Historik på sidan Arbetsflödesstatus för en omtilldelad uppgift

Överst i avsnittet

10. Utföra en uppgift för en utomstående deltagares räkning (valfritt)

Deltagare som inte är medlemmar i SharePoint-organisationen läggs till enligt en särskild process. I den här processen fungerar en webbplatsmedlem som ett ombud för den utomstående deltagaren:

  1. Lägg till e-postadressen för den utomstående deltagaren i relevant Tilldela-fas på den andra sidan i associationsformuläret.

  2. Den utomstående deltagarens uppgift tilldelas automatiskt till den webbplatsmedlem som startade arbetsflödet, eller till den medlem som lade till arbetsflödet om det startar automatiskt. Den här personen som uppgiften egentligen tilldelas till fungerar som ett ombud för den utomstående deltagaren.

  3. Den här webbplatsmedlemmen får en uppgiftsavisering, med instruktioner om att skicka en kopia av objektet för granskning till den utomstående deltagaren. (Under tiden får den utomstående deltagaren en kopia av uppgiftsaviseringen, som kan fungera som en användbar påminnelse.)

  4. Webbplatsmedlemmen som uppgiften egentligen tilldelas till skickar en kopia av objektet till den utomstående deltagaren.

  5. Den utomstående deltagaren granskar objektet och skickar tillbaka sitt svar till webbplatsmedlemmen.

  6. När svaret kommer in slutför webbplatsmedlemmen uppgiften i SharePoint för den utomstående deltagarens räkning.

Här är ett diagram som illustrerar processen.

Processflödesschema som illustrerar hur utomstående deltagare läggs till

Överst i avsnittet | Överst i artikeln

Ikon för avsnittet Övervaka

ÖVERVAKA, justera eller stoppa ett arbetsflöde för insamling av feedback som körs

Övervaka, justera eller stoppa ett arbetsflöde för insamling av feedback som körs

Sidan Arbetsflödesstatus för en arbetsflödesinstans är en central plats där du kan övervaka, justera eller stoppa det pågående arbetsflödet.

Först ska vi demonstrera hur du kommer till sidan, därefter lär du dig hur du använder alternativen och informationen på sidan och slutligen ska vi titta på två andra sidor som innehåller ytterligare övervakningsinformation.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Gå till sidan Arbetsflödesstatus

  2. Använd sidan Arbetsflödesstatus övervaka arbetsflödesförloppet

  3. Ändra aktiva uppgifter (uppgifter som redan har tilldelats)

  4. Ändra framtida uppgifter (uppgifter som inte har tilldelats)

  5. Avbryta eller avsluta den aktuella arbetsflödesinstansen

  6. Ta reda på vilka arbetsflöden som körs på ett objekt

  7. Övervaka arbetsflöden för hela webbplatssamlingen

1. Gå till sidan Arbetsflödesstatus

Klicka på länken Pågår  för önskat objekt och arbetsflöde i listan eller biblioteket som objektet finns i.

I det här exemplet är objektet dokumentet Utkast till viktiga idéer och arbetsflödet är Godkännande 3.

Klicka på länken för arbetsflödesstatus

Sidan Arbetsflödesstatus öppnas.

Meddelanden: 

  • Om listan eller biblioteket innehåller ett stort antal objekt kan du snabbt hitta det objekt som du letar efter genom att sortera och/eller filtrera. Om du märker att du ofta sorterar och/eller filtrerar på samma sätt kan det vara en bra idé att skapa en anpassad vy som automatiserar sorteringen eller filtreringen.

  • Du kan också öppna sidan Arbetsflödesstatus genom att klicka på länken Visa statusen för det här arbetsflödet i en e-postavisering av typen "har startat" eller på länken Visa arbetsflödeshistorik i en e-postavisering av typen "har slutförts" för den specifika instans som du är intresserad av.

Överst i avsnittet

2. Använd sidan Arbetsflödesstatus övervaka arbetsflödesförloppet

Här, under bilden av varje avsnitt på sidan Arbetsflödesstatus, hittar du frågorna om övervakning som besvaras i avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödesinformation

Avsnittet Arbetsflödesinformation på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor som besvaras:

  • Vem startade den här instansen av arbetsflödet?

  • När startades den här instansen?

  • När inträffade den senaste åtgärden i den här instansen?

  • Vilket objekt körs den här instansen för?

  • Vilken är den här instansens aktuella status?

Avsnittet Uppgifter

Avsnittet Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor som besvaras:

  • Vilka uppgifter har redan skapats och tilldelats och vad har de för status?

  • Vilka uppgifter har redan utförts och vad blev resultatet?

  • Vilket är förfallodatumet för varje uppgift som redan har skapats och tilldelats?

Uppgifter som har tagits bort och som inte redan har tilldelats visas inte i det här avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik

Avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor som besvaras:

  • Vilka händelser har redan inträffat i den här instansen av arbetsflödet?

  • Observera att försenade uppgifter och aviseringar om försenade uppgifter inte visas i det här området.

Överst i avsnittet

3. Ändra aktiva uppgifter (uppgifter som redan har tilldelats)

Du kan ändra uppgifter som redan har tilldelats med inte utförts än på två sätt:

  • Ändra en enskild aktiv uppgift

  • Ändra alla aktiva uppgifter

Ändra en enskild aktiv uppgift

Behörighet att göra ändringar i en enskild aktivitet som tilldelats till någon annan än dig själv måste du ha behörigheten Hantera listor. (Gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte. Så är det möjligt, till exempel för att har behörighet att starta ett arbetsflöde men inte om du vill göra ändringar i en annan deltagare uppgift.)

Om du har nödvändiga behörigheter:

  1. Klicka på rubriken för uppgiften i listan uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus.
    Klicka på rubriken för en uppgift i listan

  2. Använd uppgiftsformuläret och fylla i, ta bort, tilldela om eller begär en ändring av objektet.

Mer detaljerad information om hur du använder uppgiftsformuläret finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Ändra alla aktiva uppgifter

Behörigheter alla fyra kommandolänkar i bilden nedan visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan för den person som startade arbetsflödesinstansen men denAvsluta arbetsflödet länk 't visas om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Igen, gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte.)

  1. Klicka på länken Uppdatera aktiva uppgifter i Samla in feedback i området strax nedanför Visualisering av arbetsflöde på sidan Arbetsflödesstatus.

  2. Gör ändringarna i formuläret som öppnas och klicka på OK.

    • Meddelanden som återspeglar dina ändringar skickas till alla som har tilldelats uppgifter i den här instansen.

    • Uppgifter som redan har utförts eller tagits bort och inte redan har tilldelats aktiviteter ärn't påverkas av de ändringar du gör i det här formuläret.

    • Om du vill ändra uppgifter som inte har tilldelats finns i följande avsnitt i det här avsnittet, Ändra framtida uppgifter.

      Ändringsformulär för aktiva uppgifter

Bildtext 1

Varaktighet Per uppgift, varaktighetsenheter

Om du vill behålla det befintliga förfallodatumet    datum lämna Varaktighet Per uppgift tomt och ändra inte Varaktighetsenheter.

Ta bort förfallodatumet så att det finns    ingen Skriv talet 0 i Varaktighet Per uppgift.

Flytta fram förfallodatumet genom att utöka aktivitetens    varaktighet använda båda varaktighetsfälten för att ange antalet och typen av enheter som du vill utöka varaktigheten.

Bildtext 2

Begäran

Så här ändrar du begäran    texten för Begärangör önskade ändringar i textrutan.

  1. När du är nöjd med fälten i formuläret klickar du på OK.

Alla aktiva uppgifter i den aktuella instansen uppdateras.

Överst i avsnittet

4. Ändra framtida uppgifter (uppgifter som inte har tilldelats)

Behörigheter alla fyra kommandolänkar i bilden nedan visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan av den person som startade arbetsflödesinstans, men denAvsluta arbetsflödet länken inte visas om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Igen, gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte.)

  1. Klicka på länken Lägg till eller uppdatera granskare av Samla in feedback i området strax nedanför Visualisering av arbetsflöde på sidan Arbetsflödesstatus.

  2. Gör ändringarna i formuläret som öppnas och klicka på UPPDATERA.

    Obs!:  Uppgifter som redan har skapats och tilldelats påverkas inte av de ändringar som du gör i det här formuläret.

Ändringsformulär för framtida uppgifter

Bildtext 1

Deltagare, ordning, utöka grupper

  • Lägga till eller ta bort deltagare, eller ändra ordning på uppgifter    Lägga till, ta bort och/eller ändra ordning på deltagarnas namn eller adresser i dendeltagare fält.

  • Ta bort en hel fas Klicka i denTilldela för fasen och tryck sedan på CTRL + del.

Obs!: Du kan använda denUtöka grupper markerar du kryssrutan Ange om distributionsgrupper i listan ska tilldelas bara en uppgift för hela gruppen eller en uppgift per medlem.

Mer information om hur du använder de här fälten finns i avsnittet Planera och i relevant lägga till avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Bildtext 2

Begäran

  • Så här ändrar du begäran    text gör de ändringar som du vill att texten i rutan.

Bildtext 3

Förfallodatum för alla aktiviteter, varaktighet Per uppgift, varaktighetsenheter

  • Du ändrar eller tar bort förfallodatumet    datum ta bort befintliga datum och sedan antingen ange en ny eller om du vill ta bort specifika förfallodatum datum helt, lämna fältet tomt. (DaN ”t Skriv en nolla i det här fältet. Det här fältet måste antingen innehålla ett datumvärde för kalender eller vara tom.)

  • Vill behålla det befintliga    varaktigheten lämna Varaktighet Per uppgift tomt och ändra inte Varaktighetsenheter.

  • Ta bort varaktigheten så att det finns    ingen Skriv talet 0 i Varaktighet Per uppgift.

  • Du kan utöka aktiviteten    varaktighet använda båda varaktigheter fält för att ange antalet och typen av enheter som du vill utöka varaktigheten. Mer information om hur förfallodatum och varaktighet finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

  1. När du är nöjd med fälten i formuläret klickar du på OK.

Dina ändringar återges i alla framtida uppgifter i den aktuella instansen.

Överst i avsnittet

5. avbryta eller avsluta den aktuella arbetsflödesinstansen

Du kan stoppa en pågående arbetsflödesinstans innan den avslutas på normalt vis på något av två sätt:

  • Avbryt arbetsflödet    Alla uppgifter avbryts men finns kvar i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus.

  • Avsluta arbetsflödet    Alla uppgifter avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (De återges emellertid fortfarande i området Arbetsflödeshistorik.)

Anvisningar för respektive metod finns här nedan.

Avbryt alla uppgifter, men behåll dem i listan Uppgifter och i området Historik

Behörigheter alla fyra kommandolänkar i bilden nedan visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan för den person som startade arbetsflödesinstansen men denAvsluta arbetsflödet länk 't visas om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Igen, gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte.)

Du kan stoppa arbetsflödet om du inte vill använda den aktuella instansen eller inte längre behöver den.

  • Klicka på länken Avbryt alla uppgifter i Samla in feedback i området strax under Visualisering av arbetsflöde på sidan Arbetsflödesstatus.

Alla aktuella aktiviteter avbryts och arbetsflödet slutar med statusen Avbruten. Avbrutna uppgifter finns kvar i området uppgifter och i området Arbetsflödeshistorik.

Avbryt och ta bort alla uppgifter i listan Uppgifter men inte i området Historik

Behörigheter alla fyra kommandolänkar i bilden nedan visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera listor. De första tre länkarna visas på sidan för den person som startade arbetsflödesinstansen men denAvsluta arbetsflödet länk 't visas om inte den personen också har behörigheten Hantera listor. (Igen, gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och grupperna besökare inte.)

Om det uppstår ett fel eller om arbetsflödet stoppas eller slutar svara kan du avsluta det.

  • Klicka på länken Avsluta arbetsflödet i området strax under Visualisering av arbetsflöde på sidan Arbetsflödesstatus.

Alla aktiviteter som skapats av arbetsflödet avbryts och tas bort från området uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus, även om de är fortfarande visas i området Arbetsflödeshistorik. Arbetsflödet slutar med statusen Avbruten.

Överst i avsnittet

6. Kontrollera vilka arbetsflöden som körs för ett objekt

Sidan Arbetsflöden för ett objekt innehåller en lista över de arbetsflöden som för närvarande körs för objektet.

  1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

  2. Markera objektet genom att klicka på ikonen framför dess namn och klicka sedan på Arbetsflöden i gruppen Arbetsflöden på fliken Filer i menyfliksområdet.

  3. Det finns en lista med arbetsflödesinstanser som för närvarande körs för objektet under Pågående arbetsflöden på sidan Arbetsflöden: objektets namn.

Obs!:  Observera att flera instanser av en arbetsflödesversion inte kan köras för samma objekt samtidigt. Exempel: Två arbetsflöden som båda baseras på mallen Samla in feedback har lagts till. Det ena heter Feedback om planering och det andra Feedback om budget. En instans var av Feedback om planering och Feedback om budget kan köras samtidigt för ett objekt, men inte två instanser av det ena arbetsflödet.

Överst i avsnittet

7. Övervaka arbetsflöden för hela webbplatssamlingen

Webbplatsadministratörer kan snabbt få svar på följande:

  • Hur många arbetsflöden som baseras på respektive arbetsflödesmall finns det för tillfället i webbplatssamlingen?

  • Är respektive arbetsflödesmall aktiv eller inaktiv i webbplatssamlingen?

  • Hur många instanser av arbetsflödesversioner som baseras på respektive arbetsflödesmall körs för tillfället i webbplatssamlingen?

Så här visar du den här informationen:

  1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar-ikon Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Arbetsflöden under Webbplatsadministration på sidan Webbplatsinställningar.

Sidan Arbetsflöden öppnas och informationen visas.

Nästa steg

Om det är första gången som den här arbetsflödesversionen har kört kanske du vill använda instruktionerna i avsnittet Granska i den här artikeln visa händelser i instansen och Upptäck om funktionerna arbetsflöde som du vill att det ska.

Överst i avsnittet | Överst i artikeln

Konceptuell ikon för avsnittet Granska

GRANSKA resultatet från arbetsflödet för insamling av feedback och skapa rapporter

Granska resultatet från arbetsflödet för insamling av feedback och skapa rapporter

När arbetsflödesinstansen har slutförts kan du granska händelserna som registrerats i arbetsflödeshistoriken. (Den här informationen är tillgänglig i 60 dagar efter slutförd instans.)

Viktigt!:  Observera att arbetsflödeshistoriken bara är tänkt att användas som en informell referens. Den kan inte användas vid officiella granskningar eller som bevis i samband med juridiska ärenden.

Du kan också köra rapporter om arbetsflödets allmänna prestanda över flera instanser.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Granska händelser i den senaste instansen

  2. Visa instanshistorik i upp till 60 dagar

  3. Skapa arbetsflödesprestanda

1. Granska händelser i den senaste instansen

Så länge ett objekt finns kvar i samma lista eller bibliotek, och tills samma arbetsflöde körs igen för samma objekt, kan du visa historiken för den senaste instansen från listan eller biblioteket.

Så här visar du sidan Arbetsflödesstatus för den senaste instansen av ett arbetsflöde som körts för ett objekt:

  • Klicka på statuslänken för önskat objekt och arbetsflöde i listan eller biblioteket som objektet finns i.

I det här exemplet är objektet dokumentet med utkast till viktiga idéer och arbetsflödet är Godkännande av nya dok.

Klicka på länken för arbetsflödesstatus

Avsnittet Arbetsflödeshistorik finns i den nedre delen på sidan Arbetsflödesstatus.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus

Överst i avsnittet

2. Visa instanshistorik i upp till 60 dagar

Vad gör du om du vill granska historiken för en instans efter att du har kört samma arbetsflöde igen för samma objekt?

Du kan göra det i 60 dagar via listan, biblioteket eller aviseringen om att arbetsflödet slutförts. (Uppgiftshistoriken för arbetsflöden sparas i 60 dagar i SharePoint.)

Från listan eller biblioteket

  1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

  2. Markera objektet genom att klicka på ikonen framför dess namn och klicka sedan på Arbetsflöden i gruppen Arbetsflöden på fliken Filer i menyfliksområdet.

  3. På sidan arbetsflöden: objektets namn under Slutförda arbetsflöden, klicka på namn eller status för den arbetsflödesinstans som du vill granska.
    Listan Slutförda arbetsflöden på sidan Arbetsflöden för ett objekt
    fältet arbetsflödesstatus för instansen öppnas.

Från aviseringen om slutfört arbetsflöde

  • Öppna aviseringen om slutfört arbetsflöde för den instans som du vill granska och klicka sedan på länken Visa arbetsflödeshistorik.

Avisering om slutfört arbetsflöde med markerad länk till historiken
fältet arbetsflödesstatus för instansen öppnas.

För att behålla alla Aviseringsfunktionen slutförande kanske du vill skapa en Outlook-regel. Ställ in regeln att Kopiera alla inkommande meddelanden som innehåller text som har slutförts påämnesraden i sin egen, separat mapp. (Se till att din Outlook regel kopior på inkommande meddelanden och inte bara Flytta dem eller de också inte visas i din inkorg.) Mer information om hur du skapar regler i Outlook finns i artikeln Hantera e-postmeddelanden med regler.

Överst i avsnittet

3. Skapa rapporter över arbetsflödesprestanda

Om du vill kontrollera arbetsflödesversionernas prestanda rent generellt – över tid och över flera instanser – kan du skapa den ena eller båda av två fördefinierade rapporter:

  • Aktivitetsvaraktighet    Använd den här rapporten om du vill veta hur lång tid det i genomsnitt tar att utföra varje aktivitet i ett arbetsflöde, och hur lång tid det tar att utföra varje fullständig körning eller instans av arbetsflödet.

  • Avbrotts- och felrapport    Använd den här rapporten om du vill ta reda på om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det slutförs.

Skapa de tillgängliga rapporterna för ett arbetsflöde

  1. Klicka på en länk information i listan eller biblioteket i kolumnen Status för det här arbetsflödet.
    Klicka på arbetsflödesstatus

  2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus.
    Klicka på länken Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik

  3. Leta reda på det arbetsflöde som du vill visa en rapport och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
    Klicka på länken till Aktivitetsvaraktighet

  4. På sidan Anpassa behålla eller ändra platsen där rapportfilen skapas och klicka sedan på OK.
    Klicka på OK på platsen för fillagring
    rapporten skapat och sparat på den angivna platsen.

  5. När rapporten är klar klickar du på länken i följande illustration som visas för att visa den. Annars klickar du på OK för att slutföra och stänga dialogrutan. (Senare, när du är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
    Visa rapporten genom att klicka på länken

Nästa steg

Om arbetsflödet fungerar som förväntat kan du börja använda det.

Om det finns något du vill ändra hur det fungerar, finns i avsnittet Ändra i den här artikeln.

Överst i avsnittet | Överst i artikeln

Konceptuell bild för avsnittet Justera

ÄNDRA, inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde för insamling av feedback

Ändra, inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde för insamling av feedback

När du har kört den första instansen av det nya arbetsflödet för insamling av feedback och granskar resultatet kanske du vill ändra arbetsflödets konfiguration.

Du kanske också vill göra fler konfigurationsändringar vid andra tillfällen.

Det kan också hända att du någon gång vill inaktivera arbetsflödet en kortare eller längre tid, utan att ta bort det, eller så kanske du faktiskt vill ta bort det helt.

Underavsnitt i det här avsnittet

  1. Ändra permanenta inställningar för ett arbetsflöde

  2. Inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde

1. Ändra permanenta inställningar för ett arbetsflöde

Om du vill ändra inställningarna för ett befintligt arbetsflöde permanent öppnar du och redigerar associationsformuläret som användes för att lägga till det.

Om arbetsflödet bara körs i en lista eller i ett bibliotek

  1. Öppna listan eller biblioteket som arbetsflödet körs i.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

    Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. Exempelvis heter fliken Kalender i en kalenderlista.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. Klicka på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för under Namn på arbetsflöde (klicka här om du vill ändra inställningarna) på sidan Arbetsflödesinställningar.

    Obs!:  Om arbetsflödet för insamling av feedback som du vill arbeta med inte visas i listan kan det bero på att det bara är kopplat till en innehållstyp. Vilka arbetsflöden som visas i den här listan beror på kontrollen Visa arbetsflödesassociationer av typen som finns strax ovanför listan (se bilden). Klicka på de olika alternativen för innehållstyp på den nedrullningsbara menyn för att se vilket av dem som motsvarar det arbetsflöde du behöver. När rätt arbetsflöde visas i listan klickar du på dess namn.

  5. Gör och spara dina ändringar i samma tvåsidiga associationsformulär som du använde när du lade till arbetsflödet.

    Mer information om fält och kontroller i Associationsformuläret finns i avsnittet Planera och i relevant lägga till avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Om arbetsflödet körs i alla listor och i alla bibliotek i webbplatssamlingen

  1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar-ikon Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Gallerier på sidan Webbplatsinställningar.

  4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs för på sidan Webbplatsinnehållstyper.

  5. På sidan för den valda innehållstypen underInställningar, klickar du påArbetsflödesinställningar.

  6. Klicka på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för under Namn på arbetsflöde (klicka här om du vill ändra inställningarna) på sidan Arbetsflödesinställningar.

  7. Gör och spara dina ändringar i samma tvåsidiga associationsformulär som du använde när du lade till arbetsflödet.

    Mer information om fält och kontroller i Associationsformuläret finns i avsnittet Planera och i relevant lägga till avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Överst i avsnittet

2. Inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde

Om arbetsflödet bara körs i en lista eller i ett bibliotek

  1. Öppna listan eller biblioteket som arbetsflödet körs i.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

    Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. Exempelvis heter fliken Kalender i en kalenderlista.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. Klicka på länken Ta bort ett arbetsflöde på sidan arbetsflödesinställningar.
    Sidan Arbetsflödesinställningar med länken Ta bort arbetsflöde

  5. Använd formuläret på sidan ta bort arbetsflöden inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
    Formulär på sidan Ta bort arbetsflöden

Det finns fem kolumner i formuläret:

  • Arbetsflöde    Arbetsflödets namn.

  • Instanser    Antalet instanser av arbetsflödet som för närvarande körs för objekt.

  • Tillåt    Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta att fungera normalt.

  • Inga nya instanser    Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet kan slutföras, men som inaktiverar arbetsflödet så att inga nya instanser kan köras. (Den här åtgärden kan ångras. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)

  • Ta bort    Alternativet som tar bort arbetsflödet från listan eller biblioteket helt. Alla instanser avslutas omedelbart och kolumnen för det här arbetsflödet inte längre visas på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden inte är ”t kan ångras.)

Överst i avsnittet

Om arbetsflödet körs i alla listor och i alla bibliotek i webbplatssamlingen

  1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar-ikon Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Gallerier på sidan Webbplatsinställningar.

  4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs för på sidan Webbplatsinnehållstyper.

  5. På sidan för den valda innehållstypen underInställningar, klicka på Arbetsflödesinställningar.

  6. Klicka på länken Ta bort arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.

  7. Använd formuläret på sidan ta bort arbetsflöden inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
    Formulär på sidan Ta bort arbetsflöden

Det finns fem kolumner i formuläret:

  • Arbetsflöde    Arbetsflödets namn.

  • Instanser    Antalet instanser av arbetsflödet som för närvarande körs för objekt.

  • Tillåt    Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta att fungera normalt.

  • Inga nya instanser    Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet kan slutföras, men som inaktiverar arbetsflödet så att inga nya instanser kan köras. (Den här åtgärden kan ångras. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)

  • Ta bort    Alternativet som tar bort arbetsflödet från webbplatssamlingen helt. Alla instanser avslutas omedelbart och kolumnen för det här arbetsflödet inte längre visas på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden ärn't kan ångras.)

Nästa steg

Om du har gjort ändringar kontrollerar du ändringarna genom att köra en testinstans av arbetsflödet.

Överst i avsnittet

Ytterligare anpassningar

Du kan anpassa arbetsflödena i SharePoint på ännu fler sätt.

Du kan till och med skapa egna arbetsflöden från grunden.

Du kan använda följande program:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Anpassa arbetsflödesformulär, -åtgärder och -funktioner.

  • Microsoft Visual Studio    Skapa egna anpassade arbetsflödesåtgärder.

Mer information finns i MSDN-hjälpsystemet (Microsoft Software Developer Network).

Överst i avsnittet | Överst i artikeln

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×